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1、档案管理制度编写指导文本目 录一、档案管理实施细则3示例文本一：档案管理实施细则4二、归档制度7示例文本二：归档制度8三、档案保管制度10示例文本三：档案保管制度10四、档案借阅制度11示例文本四：档案借阅制度12五、档案的鉴定与销毁制度13示例文本五：档案鉴定和销毁制度13六、档案员岗位责任制度14示例文本六：档案员岗位责任制度15示例文本七：档案综合管理制度（上墙）（云浮市通用文本） 16档案室职责16档案保管制度16档案利用制度18档案鉴定和销毁制度18档案保密制度19档案资料统计与检查制度20档案员的岗位职责和考核办法20示例文本八：中学档案室档案综合管理制度（云浮市通用文本）22七、
2、云浮市机关、事业单位档案分类编号方案(示范本) 28云浮市局档案分类编号方案28附件：、云浮市局档案分类体系表30、云浮市局档案排列编号方法和档号结构说明31、云浮市局档案分类、归档范围和保管期限表40云浮市机关、事业单位档案分类编号方案(示范本)使用说明42一、档案管理实施细则档案管理实施细则是个单位根据国家档案法及有关档案管理的规定，结合实际情况，对本单位档案工作原则、档案管理体制和档案工作人员职责、档案管理的各项业务建设的具体规定。档案管理实施细则，一般应包括以下几个方面的内容：1档案管理体制(1)应根据本单位实际情况，明确档案工作机构的设置。如不需要建立档案机构，则应规定设置适应档案管
3、理需要的工作岗位和配备专(兼)职档案工作人员。(2)明确档案工作主管领导，并将档案工作列入主管领导任期目标管理和岗位职责。(3)落实档案工作主管领导下的、以专职档案员为主并包括各个文件材料形成部门兼职档案员在内的档案管理网络。(4)规定档案工作机构和档案工作人员的职责与考核办法。2文件材料的形成与归档凡是属于本单位公务活动中形成的具有保存价值的材料都必须整理、立卷、归档。应根据文件材料的形成情况，确定本单位文件材料的归档范围。文件材料的形成、积累、整理和归档工作，应列入各部门人员的岗位职责。3档案的管理(1)确定本单位档案分类原则和档案分类方案(企业可参照国家档案局工业企业档案分类试行规则制订
4、本单位档案分类大纲和编号方案)。(2)编制档案检索工具。档案员应编制档案案卷目录、全引目录、总目录、分类目录、底图目录、专题目录、图书资料目录等基本检索工具。(3)档案库房管理。规定档案保管场所的防护设施和环境条件要求。(4)档案鉴定要根据国家和有关部门的规定，编制档案保管期限表，并组织对保管到期档案的鉴定销毁工怍。(5)档案统计，健全统计工作，统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠。(6)提出逐步实现档案管理现代化的目标和要求。4开发档案信息。规定利用档案资料、开发档案信息的手段和方式。各单位在制订档案管理实施细则时，要注意以下几点。(1)必须落实档案管理体制，明确档案工作岗位，这是做好档
5、案工作的关键。如果档案岗位是兼职，则注意不能兼职太多，以保证档案员有充足的时间和精力来完成档案管理工作。(2)必须坚持实行档案集中统管理原则，以保证档案完整安全。(3)要保持档案岗位的相对稳定，不要随意更换档案员的工作。【见示例文本一】示例文本一 档案管理实施细则1总则11 为了加强本单位档案业务建设，进一步提高档案管理水平，根据国家、广东省、云浮市档案局有关档案管理的规定，制订本细则。12 档案是指本单位在各项管理活动中形成的全部档案的总和，包括党政工团、人事劳资、教育培训、财务管理、产品生产、经营销售、基本建设、设备仪器，技术管理、计划统计、科技研究、友好往来等各项业务活动中形成的档案。1
6、3 档案工作是本单位各项管理的基础工作，是维护本单位经济利益、合法权益和历史真实面貌的项重要工作。14本单位档案工作实行集中统管理。2档案管理体制21 本单位成立综合档案室，负责统筹、协调、组织、管理本单位档案工作；配备专职档案员人，负责综合档案室档案的日常管理工作和各项具体的档案工作事务。22根据广东省档案管理规定第二十六条的规定，档案工作人员应当具备档案专业知识，持证上岗。23 综合档案室由本单位主管技术工作的领导分管，并纳入主管领导任期目标管理和岗位职责。24 各部门应指定兼职档案员，负责本部门形成的文件材料积累、整理和按时向档案室移交归档工作。3文件材料的形成与归档31 凡本单位在各项
7、业务工作中形成的具有保存价值的文件材料都必须向档案室移交归档归档的具体范围、时间和要求按归档制度的规定执行。32 根据本单位档案数量和种类，制订归档制度，明确归档范围、时间和要求。33 文件材料的形成和积累须纳入各部门工作计划和有关人员岗位职责。4档案的管理41 本单位档案分为文书档案、基建档案、设备仪器档案、会计档案、已故人员档案、特殊载体档案（声像档案）、专门档案、实物档案八大类。其中，文书档案按“年度保管期限”进行分类；基建档案按工程项目进行分类；设备仪器档案按种类或型号进行分类；会计档案按报表、帐簿、凭证、其他分类；已故人员档案按已故人员级别或去世时间先后分类；特殊载体档案（声像档案）
8、按照片、底片、录音带、录像带、机读材料、电子文档进行分类；专门档案按问题或机构设置；荣誉实物档案按荣誉品、纪念品进行分类。42 编制案卷目录、卷内文件目录、专题目录及底图目录等档案检索工具；按档案著录规则进行档案著录工作。43 档案鉴定。根据上级档案部门有关规定、编制档案保管期限表，档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2007年1月1日后档案保管期限分为永久、30年和10年三种档案鉴定分两次进行：归档前对文件材料价值进行鉴定；归档后，对保管期满档案的存毁进行鉴定，及时销毁失去保存价值的档案。44 建立档案管理统计工作。编制基本情况统计表，对档案数量、档案设备设施、档案人员、档案借阅利用人次、
9、档案的利用效果、编研情况进行统计，统计数据以原始记录为依据，做到准确可靠。45 档案库房管理。配备专门档案库房，做好防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等八防工作。4、51 档案存放应有铁制箱柜，箱柜排列方式要便于查找。452 对照片、胶片、磁带等特殊载体的档案必须配备特制的设备进行管理。453 定期对档案库房进行检查、清理、核对工作，做到帐物相符；对破损档案及时进行修补和复制。46档案管理现代化461 档案管理现代化是本单位现代化管理的组成部分，应列入本单位现代化管理的整体计划。462 逐步采用以电子计算机为主，包括缩微技术和先进的监控装置、通讯设施和办公自动化等现代化管理
10、手段。5开发档案信息51 在本单位内部实行档案开架阅览。52 在保证不泄密的前提下，对内对外交流档案目录。53 开展档案编研工作，根据本单位工作需要和档案库存情况，编制各种专题资料。54 在档案信息开发与提供利用中，必须严格遵守保密制度。55 对积极开发和提供利用档案并取得显著效益的人员，本单位应给予表扬和奖励。6附则61 本细则根据工作需要可另行补充。62 本细则由档案室负责解释。63 本细则自发布之日起执行。二、归档制度归档制度是保证一个立档单位的各种文件材料能够完整、及时、准确归档的一项重要的档案工作制度。其内容主要包括归档范围、归档时间、归档要求三个方面：1规定本单位文件材料的归档范围
11、。即在制度的条文中明确本单位所有文件材料中哪些需要归档，哪些不需要归档。归档和不归档的文件材料范围在归档制度里般是将本单位的文件材料按文书档案、基建档案、设备仪器档案、会计档案、已故人员档案、特殊载体档案（声像档案）、专门档案及实物档案等分类后，再用条款形式列出每应归档和不归档的文件材料的条目，一般用序号加文件材料名称的形式排列。2确定归档时间。就是确定各类文件材料移交档案室归档保存的时间。各类文件材料的归档时间，应按国家档案行政管理部门和有关主管部门的规定加以确定，比如：文书档案在第二年的上半年内归档；基建档案在工程竣工验收后归档。3提出归档要求。指对归档的文件材料质量要求，文件材料的质量要
12、求应包括完整性、原始性、准确性、系统性四个方面。案卷质量要求是指案卷的卷内文件加工、排列、编号、编目、标题拟写、案卷格式、保管期限的确定等符合国家规范要求。在制定归档制度时，应该注意以下几点：1归档文件材料应以本单位形成的材料(自制文)为主，以保证归档的文件材料能够比较全面地反映本单位的主要职能活动和基本情况特别是要注意对本单位内部产生和未经收发文渠道形成的文件材料的收集。2机关事业单位应参照国家档案局制订的机关文件材料归档与不归档范围，确定归档范围。3企业单位文件材料的归档范围，一般包括党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器、会计档案、干部职工档案
13、等方面。4专门档案的归档范围可参照国家档案行政管理部门和上级主管部门的有关规定，并结合本单位实际情况而定。5要防止有文必档的现象。【见示例文本二】示例文本二 归 档 制 度为了完整系统地保存本单位在工作活动中形成的各种门类和各种载体档案，提高归档文件的质量，更好地为本单位各项工作服务，特制订本制度。1文件材料的归档范围11 文件档案的归档范围，包括本单位在公务活动中形成的公文、电报、簿册、图表、书信、日记、会议材料等内容：12 科技档案的归档范围，包括本单位在科研、基建、设备调试、产品生产等活动中形成的图纸、说明书等内容。13 专门档案的归档范围，包括本单位在专门业务活动中形成的各种档案，如：会计档案、声像档案、公安档案、纪检档案、信贷档案、审计档案等2归档要求21 归档的文件材料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求，禁止使用圆
