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1、行 政 助 理 职 业 化 训 练,集团培训部,“天将降大任于斯人也，必先苦其心志，劳其筋骨，饿其体肤，空乏其身，行拂乱其所为，所以动心忍性，曾益其所不能。 ” 孟子,行政助理养成训练计划,一个成功出色的团队要发展的快速及稳健，必须要有自己的行政助理人才。由组织内的精英挑选出来并加以训练，而这些被挑选出来的精英也能借此课程提升自己的层次，提高个人的综合素质，掌握工作所需的专业技能，帮助团队从繁杂琐碎的工作中解放出来，科学高效地处理各项办公事务，提高公司的整体办事效率。,课 程 纲 要,行政助理角色与功能 行政事务管理 高效沟通,调查表明，在被调查者中：,7%的人认为，做文秘、助理就是打杂、跑腿
2、，没有什么前途； 10%的人认为文秘、助理就是一个过度性职业，没有专业可言，是女性结婚 前最好的职业； 13%的人认为文秘、助理在国外是越老越值钱，国内却还以年轻取人； 22%的人赞成经济越发展，好的文秘、助理越缺乏； 48%的人认为，文秘、助理是一个可以积累经验的职业，是走向管理岗位的一个阶梯。 (摘自众人行管理培训网李革增),行 政 助 理 的 特 质,1、行政助理是人才而非人手。 人才：有企划能力，用脑力去管理部属者。 人手：依照上司旨意办事的人。 为政之本在于得才，千军易得，一将难寻 2、行政助理不是主官。 不能官大学问大，要真才实学，名副其实。 3、行政助理是综合各方关系的人，承上启
3、下。,什么样的人适合做行政助理呢？,懂得怎样解决问题的人， 工作效率永远赶不上懂得 懂得怎样避免问题的人。,对助理的基本要求：,1、认真敬业 2、团队工作 3、相互补台 4、保密 5、低调做人，高调做事,行政助理的类别,1、唯命是从型：强调阶级与服从，忠心耿耿，一切萧规曹随。 2、干预执行型：喜欢干预执行部属，抢部属工作，希望部属 多向他请示。 3、专权独断型：对上下级无信心，不信任，自以为是。 4、鸭 子 型：以不变应万变，一切按程序规定，没有创意。 5、外科医生型：重视情报，主动积极，发掘问题，解决问题。,行政助理工作的内涵,1、工作进度异常紧凑。集“三千宠爱于一身”，工作繁重而 忙碌。
4、2、行政助理都是行动导向者，偏爱沟通，“兵来将挡，水来 土淹”。口语沟通。 3、工作特点为“简短、精要、勤奋和灵活”，是团队情报中心。 4、行政助理的工作以沟通艺术成分居多。 业出于勤，而毁于惰！,行政助理的角色定位,领导,员 工,情报员,执行者,组织者,管理者,协助者,企业角度 官僚主义、和事佬、角色错位 角 色 误 区 个人角度 企业化身、唯我独尊、同情者,行政助理应具备的能力,行政助理应具备：人际性、概念性、诊断性等管理技巧。 同时应具备： 洞察力、敏感力、远视力、应变力、 集中力、忍耐力等能力。 轻财足以聚人，律己足以服人。 身先足以率人，量宽足以得人。,行政助理应具备的能力,1、人际
5、性：方法，技巧，工具，人情，上司，属下。 2、技术性：专长，专业，熟练，知识。 3、概念性：配合，协调，全面，体系，组织。 4、诊断性：因果，整体，分析，探讨。 5、创造性：洞察力，提出正确问题。 6、敏感力：对待别人。 7、应变力：预料变化。 8、远视力：开创未来。 9、集中力：执行政策。 10、忍耐力：活在远景里。,责任心,守密,细节,稳定,能力,行政助理应具备的能力,行政助理的做人内涵,1、心存感恩感谢之心：感谢上级的提拔，下属的帮忙和 协助，同事的配合。 2、要有胸襟与气度：不得理不饶人，非难和挑剔，逼人太甚。 3、不吝惜机会：设法使部属的人格发展成熟。 4、欣赏别人的才华：让部属发挥
6、所长，全力以赴，创造佳绩。,行政助理的做人内涵,5、责人先责己：多赞扬肯定别人的成就，不挑剔别人的缺点。 6、与部属分享情报和成果：长而不幸，为而不持，功成弗居。 7、洞悉上级的需求：“女为悦己者容，士为知己者死。” 8、识人与技巧并重：“知己知彼”、“对症下药”。,行政助理的做事态度,1、敢做事与多做事：“世事洞明皆学问， 人情练达即文章”。 2、尽人事而听天命：我做事而不等事做， 集中精神， 工作后就是天堂。 3、虚心学习：一切事物皆为吾师，多学多问， 多问为什么，才能追根究底。,谁是我们的客户?,小组讨论：我的服务提升计划,职业工具：,形 象 脑 子 一支笔 一个本子 电 脑 电 话,行
7、政事务管理,PDCA管理循环 工作清单,PDCA管理循环,有效改善 标准化,方针策略 目标,实施计划,工作日程表,工作分配,针对原因 之改善作法,工作问题原因检查与追踪,工作执行,工作进度或 结果检查,Action,Plan,Check,Do,人类因为梦想才伟大,物质生活富裕,家庭幸福美满,有成就感,事业辉煌,更多的帮助他人,赢得众人的敬重,您的 人生目标？,练 习：,每个人列一个目标，家庭、工作、学习、个人发展、爱好兴趣、财富、健康等等任何一个即可。,目 标 必 须 SMART,Specific 具体的 Measurable 可衡量的 Achievable 可实现性 Relevant 实际性
8、 Time bound 有时限的,请根据你的具体工作，应用SMART原则， 制定2011年工作绩效目标,练 习：,5W2H计划 1. -什么事？要做什么？2. -由谁来执行、谁来负责？3. -什么时候开始？什么时候结束？ 什么时候检查？4. -在哪里干，哪里开始？哪里结束？5. -这样干的必要性是什么？ 有没有更好的办法？6. - 怎么做？ 7. -做多少？做到什么程度为好？,工作日程表-甘特图,工作分配表,工作执行,执行本身就是一门学问，因为人们永远不可能通过思考而养成一种新的实践，而只能通过实践来学会一种新的思考方式。,我总是会在做出一项决策之后 马上对它的执行情况进行跟踪,工作检查,优秀
9、的领导者总是能够清楚地了解自己下属的优势与弱项，并能够最大限度地帮助他们发挥自己的长处，改正自己的缺点。适当处理那些不能完成自己任务的下属，并果断地处理一个快速发展的组织中许多不可避免的问题。,有效改善,杰克韦尔奇认为 在出现问题的时候一味理怨别人是没有任何意义的。恰恰相反，通常是对这些人进行指导、鼓励和帮助的好机会。 如果在某个环节遇到了麻烦，不应该一个人坐在那里，埋怨手下办事不力，或想着是否应当请公司来解决问题；相反，正确的做法是把在大家召集在一起，相互协商，并最终找出一个解决方案。,1、不要以自己的看法去替代上司的想法 2、要把握时机和场合 3、不要替代上司做决定 4、注意领导的眼和手
10、5、易地而处的聆听 6、保持自信,高 效 沟 通,TO DO LIST（工作清单）,每天的计划和任务 临时被安排的任务 容易忘记的事情 前一天没有完成的事情 随手记录,做计划的好处,每天做计划，可以提高两到三倍的效果 每天用20分钟做计划，等于节省一个小时 一个星期省出五个小时 一年省出250个小时 比别人多出两个星期 时间就是生命,生命里没有什么事是永远不变的，所以无论是个人或是组织，都必须持续改善，持续调整才行。大自然的物竞天择已经很明白的告诉我们，要是不努力调整、成长就只能是坐以待毙！ 头脑清楚的人改造自己以适应外在环境， 头脑不清的人则是改造别人以造就自己！ 萧伯纳,THANK YOU See you next time!,
