{办公文秘}秘书学——秘书工作内容

《{办公文秘}秘书学——秘书工作内容》由会员分享，可在线阅读，更多相关《{办公文秘}秘书学——秘书工作内容（77页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、秘 书 学,李静 2015年6月,Back to school,第二章 秘书工作的内容与性质,Back to school,Back to school,你心目中的秘书工作有哪些内容？,第一节 秘书工作的内容,安排会议,处理文件,领导的日程安排,接待信访,接听电话,起草文件资料,Back to school,秘书与秘书之间工作内容差别很大，但是在各种性质的机关中，秘书部门的职责却是基本相同的，而且所承担的具体事务也比较接近。 初级秘书：公司前台接待、接线生、部门事务助理等。职责相对单一，技术含量较低。 中级秘书：部门经理秘书、经理助理、 处于中层左右的秘书，权力与责任相 对大一些，外语与计算机

2、等能力要求 也相对高一些，有很好的协调能力,第一节 秘书工作的内容,Back to school,高级秘书：跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书等。这是处于高级领导层的要职，他们的领导能力、协调能力、管理能力等都需要多年培养和修炼。这是秘书职位的顶点，也要经过了这么多的经历，才能完全体会秘书工作全部的内涵。 上述几种秘书的工作，究其根本，其职责根本 是相同的，所承担的事务也跟我们后面 归纳的内容是相近的，只是程度差异。,第一节 秘书工作的内容,Back to school,第一节 秘书工作的内容,（1）协助首长综合情况，研究政策，推行工作 （2）协助首长密切各方面的工作联系 （3）协助首

3、长掌管机关内部统一战线工作 （4）协助首长保管保密工作 （5）掌管机要工作 （6）主持日常行政事务（公文、会议、监督执行） （7）掌管机关事务工作（财务、生活、学习等）,1951年7月，中央人民政府政务院作出的关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定所规定的七项“工作任务”,Back to school,第一节 秘书工作的内容,办公厅有秘书、警卫、调研、电讯、档案、信访、交通、保健、保密和机关生活等业务。 新时期秘书工作要实现“四个转变”： 出谋献策、力争主动服务、 实行科学管理、 建立健全信息体系，做好信息工作。,1985年1月，全国秘书长、办公厅主任座谈

4、会上，当时的中公中央办公厅主任王兆国在讲话中指出：,Back to school,（一）调查研究 （二）信息工作 （三）文书工作 （四）掌管机要 （五）管理档案 （六）安排会议 （七）操持内务 （八）其他工作,现代秘书的工作内容：,Back to school,（一）调查研究,调查 通过各种途径，运用各种方式方法，有计划、有目的地了解事物的真实情况； 研究 对调查材料进行去粗取精、去伪存真、 此及彼、由表及里的思维加工， 以获得对客观事物的本质和规律 的认识。,（一）调查研究,常用方法 调查会、现场观察、个别访谈、问卷调查、统计调查、专家咨询和论证。 这是一项重要任务，要围绕中心，针对领导和群

5、众关心的重点、热点、难点、疑点问题深入了解情况，总结经验教训，找准问题症结，探求解决问题的办法，为领导决策提供依据、预案或建议。,Back to school,（一）调查研究 （二）信息工作 （三）文书工作 （四）掌管机要 （五）管理档案 （六）安排会议 （七）操持内务 （八）其他工作,现代秘书的工作内容：,Back to school,（二）信息工作,信息工作是秘书部门一项重头业务，包括信息的收集、筛选、分类、加工、输出、反馈、储存等程序。 例如： 为领导或机关起草各种文件和材料，其内容必须依赖于平时的信息积累，而 写作过程实际上就是信息的处理 与加工。,Back to school,（二）

6、信息工作,要求： 准确完整、及时高效、适用适量,收集信息的渠道： 建立信息网络、通过文件资料、通过报纸杂志、广播电视等媒体，通过会议，通过 调查访问，通过信访等。,Back to school,（一）调查研究 （二）信息工作 （三）文书工作 （四）掌管机要 （五）管理档案 （六）安排会议 （七）操持内务 （八）其他工作,现代秘书的工作内容：,Back to school,（三）文书工作,写作是秘书最基本、最重要的业务能力，文稿撰写是最典型的秘书业务。,经常撰写的文稿包括：法定公文、商务文书、领导讲话稿、各类文章、新闻报道、总结汇报材料等。,Back to school,Back to scho

7、ol,（三）文书工作,Back to school,（三）文书工作,Back to school,（三）文书工作,承办文书主要包括对本机关各种文书的以下流程：,并按规定处理上级、同级和下级来文；筛选、摘录资料，供领导参阅。,Back to school,（三）文书工作,Back to school,（三）文书工作,Back to school,（一）调查研究 （二）信息工作 （三）文书工作 （四）掌管机要 （五）管理档案 （六）安排会议 （七）操持内务 （八）其他工作,现代秘书的工作内容：,Back to school,（四）掌管机要,机要文件和信息的传递、收发、报关、清退、销毁； 有机密内容

8、的会议、谈话的文字记录或录音、录像的处理和保管； 印信证章的保管、利用等。,秘书部门掌管的机要事项：,此外，机要工作还与保密工作息息相关,Back to school,（四）掌管机要,Back to school,（一）调查研究 （二）信息工作 （三）文书工作 （四）掌管机要 （五）管理档案 （六）安排会议 （七）操持内务 （八）其他工作,现代秘书的工作内容：,Back to school,（五）管理档案,档案工作,档案馆工作,档案室工作,档案管理亦称档案工作。是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。,Back to school,（五）管理档案,档案

9、工作的主要内容：,1.对本机关文书部门或业务部门的文书归档工作进行指导和监督,2.负责管理本机关的全部档案；积极提供利用，为机关各项工作服务，并为国家档案馆积累史料。,3.根据本地区、本系统、本单位的管理体制，制定本机关档案的工作制度、条例。,4.确保档案和档案机密的安全。,Back to school,（一）调查研究 （二）信息工作 （三）文书工作 （四）掌管机要 （五）管理档案 （六）安排会议 （七）操持内务 （八）其他工作,现代秘书的工作内容：,Back to school,（六）安排会议,从 时 间 上 看,从 内 容 上 看,会务工作是指直接为召开会议或举行集会服务的工作。,会前准备

10、 会间服务 会后处理,文字性工作 事务性工作,Back to school,（六）安排会议,从 时 间 上 看,会前 准备 会间 服务 会后 处理,制定会议预案、准备会议文件材料、发送会议通知、落实后勤服务、布置会场、制作会议证件、接站与报道等事项。,会场签到和统计人数、安排会议发言、会议记录、编印会议简报、起草或修改会议文件、会间生活服务等。,会议文件制发、会议文书材料收集和归档、会议后勤服务善后、会务工作总结,Back to school,（六）安排会议,Back to school,秘书部门根据领导决定，安排各种会议，办理会务工作，包括会议文件的起草，会议日程的安排，会议名称、人数、对象

11、、范围的确定，会议时间、地点、场所的选择，以及与会人员的通知、签到和食宿、医疗、 接送等方面的服务。会议 结束，需要上报总结。,Back to school,Back to school,（六）安排会议,（六）安排会议,Back to school,Back to school,（六）安排会议,Back to school,（一）调查研究 （二）信息工作 （三）文书工作 （四）掌管机要 （五）管理档案 （六）安排会议 （七）操持内务 （八）其他工作,现代秘书的工作内容：,Back to school,（七）操持内务,操持内务是指管理操办机关内部的事务工作，这项任务繁杂琐碎，主要包含以下具体内容

12、：,伙食管理、车辆管理、房屋管理、财务管理、办公用品管理,文化、娱乐、体育、卫生等活动的安排,节假日值班、内部安全保卫等必要接待应酬等事项,Back to school,（一）调查研究 （二）信息工作 （三）文书工作 （四）掌管机要 （五）管理档案 （六）安排会议 （七）操持内务 （八）其他工作,现代秘书的工作内容：,（八）其他工作,完成领导临时交办的其他工作,（八）其他工作,特别是有些秘书部门，因人手较少、分工不细、更经常被领导临时抓差。故秘书的工作岗位职责，一般都有完成领导临时交办的其他任务这一条。,Back to school,第二章 秘书工作的内容与性质,第二节 秘书工作的性质与要求,

13、所谓天才那就是假话，勤奋的工作才是实在的。 爱迪生,一、秘书工作的性质,秘书工作的性质,辅助性,从属性,政策性,机要性,事务性,综合性,服务性,服务性,一、秘书工作的性质,（一）辅助性,辅助性,主导性,领导处于主导地位,秘书部门或秘书处于从属地位,决策和宏观管理,在决策中当好助手和参谋,一、秘书工作的性质,（一）辅助性,秘书部门没有独立于领导工作需要以外的工作任务。辅助性是秘书工作特有的、也是最主要的性质。这要求秘书人员要摆正秘书和领导的关系，任何情况下都不能越权行事。 秘书在工作上不能按自己的意愿 自行其是，只能按照领导的授权和旨 意去办文、办会、办事，完成共同的 目标。遇事多请示，多汇报。

14、,一、秘书工作的性质,（一）辅助性,Back to school,秘书工作的辅助性,为领导决策提供文件、资料、情报、建议、意见等。,为领导的组织和指挥起传达、检查、督促作用。,处理日常事务并提供文字和物资方面的条件。,一、秘书工作的性质,（二）从属性,秘书工作机构不同于独立行使党和国家某项权 力的机关，也不是自成一体、独立决策的部门。各层次各类型的秘书班子，都是依附于所在单位的领导班子。,一方面，应该积极主动、富有创造性地开展工作。,另一方面，要以遵循领导指示或符合领导意图为前提。不能擅作主张。,一、秘书工作的性质,（三）政策性,秘书部门大多数工作都关系到党和国家的方针政策。党政机关秘书、企事

15、业单位秘书都一样具有政策性。没有任何例外。这要求秘书具有较高的理论水平和政策水平，熟悉国家法律、法规。,例如： 秘书经常为领导起草文件，文件的内容就必须符合党和国家 的方针政策。 调查研究其目的也是为制定政策做准备。或者为观察执行政 策收集反馈信息。 文书处理大多是为贯彻政策精神服务。 信访工作也必须严格按照政策办事，而信访中收集到的许多 重要信息又是领导制定政策和调整政策的重要依据。,一、秘书工作的性质,（四）机要性,“机密而重要”，其意义偏向于机密。 “ 秘书秘书，姓秘名书，一是离不开秘密，二是离不开文书。”是很有道理的。 要求秘书人员具有高度的责任感、严格的纪律性和牢固的保密观念。对知道

16、的秘密事项要守口如瓶。不仅是机关事业单位，任何企事业单位，在领导决策和管理活动中都会有一些暂时不宜公布的事项，如果提前泄露出去，就会使工作变得被动。,一、秘书工作的性质,（五）事务性,秘书部门每天的工作大多是一些很具体的工作，每天都要处理大量繁重而琐碎的事务。除了随从、接待、通信、值班、机关事务管理等，还包含其他大量事务性工作。 例如： 信息处理中的收集、筛选、输出、储存等； 公文处理中的校对、用印、分发、签收、登记、保管等。,一、秘书工作的性质,（五）事务性,秘书的事务性工作是由秘书工作的辅助性和秘书部门的从属地位决定的，秘书的助手作用主要是通过办理大量的具体事务来实现的。因为领导的决策管理活动中必然有大量的事务性工作，秘书处理好这些事情，领导才能集中精力考虑决策和指挥大事。,一、秘书工作的性质,（六）综合性,秘书工作综合性是由领导工作的综合性决定的，任何机关单位的领导，总是