{工作手册}采购工作手册

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1、采购工作手册,Version 1.01,采 购 工 作 手 册 目 录,. 采购的意义 . 采购的目的 . 采购的任务 . 采购的准则 . 采购作业 . 采购人员行为规范 . 绩效考核 . 采购组织与权责,A采购的意义,采购包括了购买组织1所需的原物料、半成品、成品、劳务和设备等所有相关的活动.采购的日常工作既厂商评估、成交条件、订单处理、交货通知、进货验收、及付款结报. 注1: 组织:指采购单位所隶属的公司及被其服务的关系企业、生产基地.,B采购的目的,经由以下的一系列7R活动来满足客户(请购单位、各生产基地、销售单位)的需求 以正确的价格(RIGHT PRICE)向正确的供货商(RIGHT

2、 VENDOR)购买合适的质量(RIGHT QUALITY)及正确数量(RIGHT QUANTITY)的物品或劳务,在正确的时间(RIGHT TIME)送达正确的地点(RHGHT PLACE),并且在需要时能得到供货商的实时服务(RIGHT SERVICE ),C采购的任务,主动积极开发最佳价值的全球供货商来源以符合的国际运筹管理策略及满足最终顾客的需求. 开发全球性的供应来源. 与供货商建构长期的策略性伙伴. 依最终顾客需求决定采购策略 重视最后利润的创造而非采购的价格，以适时供应各生产基地、各请购单位所需的货源、设备及服务 加强供应炼管理、消除浪费、降低成本，提高竞争力 应用信息科技取代存

3、货及提高采购作业效率 搜集分析产业商情及竞争者动态供决策参考 提供成本估算(RFQ)及样品索取服务(RFS) 转售SLOW MOVING物料,减少资金积压，增加可利用的仓储空间,D采购准则,货源 .采购对象 .价格 .采购模式 .与VENDOR建立双赢的合作关系 .COST DOWN,D采购准则,以下就“货源”、“采购对象”、“价格”、“采购模式”、“与供货商的关系”及“COST DOWN”等六大方面，在日常采购活动中，需“掌握的观念”、“紧守的原则”等加以规范，采购人员宜从中选取，加上自身的创意，以组合出“在不同的状况下宜采取的采购策略”经权责主管同意后，据之实施,货源：,采购人员需从组织的

4、国际运筹管理角度来建布货源，以就近、实时、经济且足够为原则提供客户（请购单位、各生产基地、销售单位）所需的货品及服务,争取做到JIT交货. 1-1采取多角化（DIVERSIFY）货源，以 a.掌握所需物料， b.分散风险， c.借卖方竞争取得的优惠交易条件、市场情报 及专业知识,1-2 国际采购 . 注3: 国际采购：为本地以外地区的供货商采购各类物品或服务的流程 注4: 这里的价格是指TOTAL COST OF OWNERSHIP“整体采购成本” 包括了 物品或及劳务的成本（SETUP CHARGE） 汇率风险 报关、运输、保险及其他在运送过程中所产生的费用 与内购的付款条件不同所衍生额外的

5、费用或利息支出 因外购的交货前置期较长所多出的库存成本 质量有瑕疵时的退货与处理成本 行政管理及出差费用 开发（NRE、模具）及承认费用,采购对象,2-1原则上争取DIRECTACCOUNT依序向原厂、分公司、代理商采购,以 a确保质量、交期 b避免中间加价 c取得较佳的售前及售后服务 d建立长期供需关系,采购对象,2-2适用于间接采购的状况，凡属于 a交易条件（如数量、付款办法）不符合DIRECTACCOUNT要求 b标准化制品 c需经中介者整合才能成为所需货品、设备者 d在质量无差异（HOMOGENEOUS）下，若中介者能提供 （i）较充裕的货源 （ii）较快交期 （iii）较便宜价格 （

6、iv）较好服务 （v）其他优异的交易条件， 则宜考虑间接采购唯须依序向原厂的分公司代理商采购,价格,-1取得较便宜的价格仅是采购要努力达成的目标之一,其他需努力的要项 有“质量与功能”、“交期”与供货商能提供给我们的“售前与售后服务”这四者质量与功能、交期、价格、售前与售后服务等，彼此息息相关且互动 3-2 除了“质量与功能”是固定不可打折扣之外，其余“价格”、“交期”与“售前与售后服务”，都可能经与供货商来取得较佳的条件，采购人员需依状况的不同来订出VENDOR NEGOTIATION(厂商谈判)时所要取得的目标及其优先级 -3若价格与货源、交期有所冲突时,采购人员需“在需要的时间内取得足够

7、且符合质量要求的货源”，优先于“价格改虑”的原则,价格,-4在与供货商谈判中,若不能取得较优惠的价格,则应朝取较多的货源、或/及较快的交期、或及较好的服务等方面努力. -5采购人员需做妥以下的准备方可与供货商进行谈判，如此才能知己知彼取得既定的目标成果 完成成本分析 了解我们对货源需求的时程或及急迫性 收集齐全各供货商或及争取订单的CANDIDATE的相关数据（含价格、交期、产能、质量和管理系统的水平，以往记录、业界评价及目前经营状况） 分析以上并与主管讨论后定出在谈判中要取得的目标及其优先级,采购模式,因物料特性、生产型态、货源、价格、存货水平及采购、仓储作业费用等不同，而有如下的采购模式

8、A现用现购 B预购备用 C政策性备料 D总括订单 E统购 F外包,4.1现用现购,凡物料具有如下特性之一者采用 a非共同使用的订制品（CUSTOMER-MADE）,如 OEM/ODM产品涵盖的专用物料 b货源畅旺不缺 c有时效性、耐候性顾虑 d价格趋跌 e重或体积庞大 f改版或改变频繁 g仪器、设备、夹治具等,4-2预购备用、授权备料,对于物料的LEAD TIME无法满足“接单至出货于天完成者” 依预估未来需求、该物料的L/T及生产排程等规划 预购备用：各生产基地购入干存货，以供应前加工、组装、销售需要 授权备料:授权VENDOR准备制造所需的材料,则接到正式出货订单或排程时,才能在需要的时间

9、内交货. VENDOR备货:若物料的生产安排无法“实时、灵活”，则要求VENDOR须自备STOCK，以作为缓衡,-3 政策性备料(STRATEGIC COMPONENT PROCUREMENT AUTHORIZATION),当物料的供需具有下述情况，经分析及取得经管层 同意5，执行投机采购，但须配合较紧凑且密集的 WATCH,以适时增加采购量或卖出库存 物料价格趋涨 预期货源短缺 制造厂即将PHASE-OUT的产品，但市场、生产基地仍有需求者 注5: 须填写 政策性备料单,-4总括订单（BLANKET ORDER）,就采购的物（货物或劳务），给予供应 商较长期的承诺（一年或更长），其目 的在借

10、短期的发单来满足生产，减少了 小批量的订单数量当然在期间内，供 应商需依约定以预定的价格供货，双方 也约定妥如何修订交易的价格及条件以 回应外在环境的变化,-5统购,与特定供货商签订供货合同，需求发生时，依约叫货，省却重复的请购、询价、议价等作业合约中明定调整价格的要件、方法及供货商需提供的维修、服务等适用于： a.经常需要且种类繁多的物品，如办公用 品 b.一般个人计算机及接口设备 c.规格标准化的物品，如螺丝、扣件及耗 材等,4-6外包,外包的目的在调节生产基地的产能以满足市场的需求依型分为： a.厂内包装：外包商带入到厂施工 b.半成品外包：以PCBA、机构件组装为大宗 c.FULL S

11、ET外包：例如将整台成品外包 由于市场需求变化甚快，为期长远且愉快地配合，所遴选外包商 需以下要件： a.经营理念、管理能力及质量系统符合我们要求 b.地点近(车程在一小时内),能配合产线需求,随时送货 c.应变快,能在很短时间内招募及训练合格的临时作业员. d.所配合的外商宜精不求多，如此才能喂饱其产能并留住其成为长期伙伴.,5. 与供货商建立双赢的合作关系:,5-1对VENDOR的要求 有能力、意愿供应我们所要求的物品或 SERVICE,经营理念与我们相近，管理能力 合我们要求者,才能有效沟通以建立共识 5-2建构长期的策略性伙伴 视VENDOR与我们是唇齿相依的共同体 ,多 为另一半着想

12、，才能共同协力面对挑战，处 理问题，建构成策略性伙伴,5. 与供货商建立双赢的合作关 系,-3信息交流及教育训练分享技术、管理、市场等信息并主动训练VENDOR，提升彼此的能力 -4共同合作开发产品邀请合適VENDOR在设计时间共同参与开发期，在材料、制程、成本控制及货源掌握等方面有所贡献，将有助于产品的顺利开发及量产 5-5弹性应变化，支持生产，提供服務因外在环境变化，组织必须变换生产基地，或及制造策略，或及增、减产能，供货商得弹性应变，跟着走，或及调整产能，或及经由必要的措施、途径，提供实时、经济且足够的货品及服务 5-6降低成本，提高竞争力，共享成果与VENDOR共同借动用价值分析及提升

13、效率、良率、与生产力来成本，提高竞争力，共享成果 5-7综合以上就是“共识” 、“共建”、“共创”、“共享”,COST DOWN,COST DOWN活动涵盖了产品的定位、研发、物料采购、管理、制 造效率、良率及配销运作等领域，须整合各单位及第三方，积极 实施成本管理，才能有成，以下就与物料有关领域讨论 -降低材料费 a全盘REVIEW设计是否“满足最终USER需求”、“合理”及 “OVER QUALITY 、FUNTION”（整体效果以在产品规划时 就彻 底REVIEW为最好，其次是在设计时间，最小是产品已 定型了才来检讨） b借厂商研讨活动、检讨导入新材料、新技术、代替品及低成本 制程等的可

14、行性以降价 c借批量采购、换VENDOR，掌握议价技巧及分析厂商成本等 来COST DOWN d辅导厂商改善体质，以提高制造效率及良率来降价,COST DOWN,-2管理费用 a提升订单作业效率,精简从需求到物料进厂的作业流程，如推动免检免验，加速各单位会PO签时效，及导入品牌普及率较高的电子商务系统产能需求 b转售SLOW MOVING物料最少每年一次，转售SLOW MOVING物料最好是在旺季来临前三个月，向各网站、各收货公司等发出转售通则可因在恰当的时间内有足够的议、比价活动，将有较大的机会全数出清或及卖到较好的价钱，减少呆料的损失,E.采购作业,原则 . 厂商管理 . 采买物品管理 .

15、 订单作业及稽核 .进货验收 .付款 .不良品处理 .对他部门服务 .教育训练,E.采购作业,原则 仅在有P/R（请购单）才可以进行采 购，仅在有备料需求时，经适当权限 主管同意，才可以发授权备料书给厂 商,E.2厂商管理,-1 SOURCING寻找供货商是采购最重要工作之一，采购人员须主动积极借各种途径寻找国内、外合适供货商 -2 评鉴、引进由采购、品管、工程等单位组成评选小组，依厂商办法及作业程序来评鉴、引进及登载在合格的VENDOR LIST上 2-3 辅导从小到大,由简而繁逐步增加VENDOR承制的工作.VENDOR为唇齿与共的一体,加以训练辅导,使成为能长期配合的伙伴,E.2厂商管理

16、,a.由采购、物管、品保三单位组成的评选小组(必要时邀请研发部门参加),依供货商管理办法每年一次对所有VENDOR加以评比,被升或被降者在SHARERATE或/及付款办法上将有所调整 b.采购、物管及QA人员平常得就VENDOR交货的质量、交期、价格等缺失，来要求及辅导厂商改善 c.对不能配合公司发展及要求的厂商，处置措施是HOLD住，暂不采购或从合格VENDORLIST上除名,E.3采买物品管理,-1 物料经验证，被承认等程序后列入A,B,C分类 ，采购需将SHARERATE及价格等信息经主管核准后在TipTop内建档，一有需求,物管即定期RUNMRP并转PR，然后由采购转成P/O进行采购动作 -2设备、模具、夹治具、及耗材，由设备及耗材采购人员处理，依需求单位之P/R来执行采购及发出P/O 3-3因价格、产能、质量及期货因素而需开发第二或更多的货源，采购人员