{办公文秘}第二章秘书职能范畴

《{办公文秘}第二章秘书职能范畴》由会员分享，可在线阅读，更多相关《{办公文秘}第二章秘书职能范畴（91页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、第二章 秘书职能与职能环境建设,学习目标,主要内容,本章小结,思考练习,准确理解和把握秘书职能的两个方面，即 “辅助管理、综合服务”；准确理解和把握 秘书职能环境，主动营造良好的职能环境， 从而达到高效履行职能的目的。,第一节 秘书职能范畴,第二节 秘书职能环境建设,第一节 秘书职能范畴,本节要点,一、秘书辅助管理职能,二、秘书综合服务职能,“辅助管理”，是新时期管理活动赋予秘书的一项基本职能，也是秘书职能的本质特征。秘书辅助管理贯穿于管理活动的全过程，即从获取信息，根据获取的信息从中发现问题，拟定解决问题的方案提供给上级作出决定，对确定的决定方案贯彻执行，秘书在这整个过程中起辅助管理的作用。

2、“综合服务”是秘书的根本职能，领导的管理内容有多宽，秘书的服务范围也就有多宽。,秘书“辅助管理”职能：是指一个机关或单位在其管理的整个过程中，即从获取信息，根据获取的信息从中发现问题，拟定解决问题的方案到对确定的方案贯彻执行的 整个过程中，秘书起着帮助 或辅佐的作用。,一、秘书辅助管理职能,领导者兼听则明，准确、全面、有效地 利用信息是其正确开展领导和管理工作的基 础。秘书作为领导的近身参谋助手，不仅要 向领导提供信息充当领导的耳目，而且要为 领导者有效获取利用信息、进行适时的信息 沟通及排除信息沟通障碍等方面，进行参谋 智能辅助。,（一）辅助获取并利用信息,在实践中，不少领导者在信息获取和

3、利用的方向、信息量及信息结构等方面都 存在问题，因而使领导和管理工作失误。 对此，秘书要注重以下三个方面： 要注重在方向上的参谋辅助； 要注重在扩大信息量上的参谋辅助； 要注重优化信息结构方面的辅助。,1、获取并利用信息,各种形式的信息干扰是造成领导和管理 工作失误的重要原因。秘书有责任协助领导 者排除来自各方面的信息干扰，包括： 要注重排除思想障碍造成的干扰； 要注重排除感情障碍造成的干扰； 要注重排除利益冲突造成的干扰； 要注重排除时空因素造成的信息干扰。,2、排除信息干扰,从领导者产生决策意向进行决策准备开 始，秘书的参谋智能辅助就可同步进行，可协 助领导者做好以下工作（见图2-2）：,

4、（二）秘书辅助决策,1、决策准备阶段,秘书在准备阶段的工作,在决策形成阶段，秘书有诸多参谋智能辅助的 领域和渠道： 可进行创新思维，设计新的方案供决策者选择； 可综合来自各方面的意见和建议，形成系统的 可供选择的方案； 可按领导意图开展专家咨询活动，并将专家意 见、建议吸纳到有关决策方案中去； 可带着各套初选方案到有关部门和群众中去征 求意见，并根据各方面的意见进行修改；,2、决策形成阶段,对重大决策的初定方案，秘书往往还伴随领导， 到基层进行小规模试验，蹲点探索，取得成功 经验后，再由点到面地进行推广； 对各种供选择的方案进行一一对应的比较，比 较其投入成本和产出效益，比较其风险值与效 益值

5、，比较其科学性、合理性、可行性和可受 性等等。 决策形成阶段还包括科学、严密的决策论证。,决策是为实现特定目的对未来工作的选择与安 排，而真正使决策目标变为现实，还取决于有效的 实施决策。 在决策实施过程中，秘书的参谋智能辅助具有 独特的作用 ： 对谋求认同的辅助 对纠正偏差的辅助 对行为失范的辅助 对克服重大失误的辅助 对克服运行失调的辅助 弥补决策疏漏的辅助 对适应环境变化的辅助 对发现机遇的辅助,3、决策实施阶段,1、督促检查的内容 秘书对督促检查的辅助，主要是在领导 者的主持下，按照领导确定的督促检查内容 和目的，操办具体的事务。具体包括： 发现失调现象提出督促检查建议； 检查实施情况

6、； 督促办理； 反馈实施信息； 要归纳评估督促检查效果。,（三）辅助督促检查,督促检查是领导实施决策，保证领导工作部署得 效实施的重要组成部分。秘书操办督促检查中的事 务，既有利于领导者直接掌握执行情况，又有利于秘 书发挥近身综合辅助的优势；既有利于上情下达，使 执行者正确理解领导意图，又有利于下情上达，使领 导者全面把握执行情况，有针对性地进行指挥、协调 和控制，对维护组织管理协调运作具有积极的推动作 用。,（三）辅助督促检查,2、秘书辅助督促检查的意义,秘书对领导督促检查工作的辅助，是在 领导者主持下，围绕领导工作需要展开的， 主要有六条要领： 要抓住领导工作的重点、难点和热点； 要正确理

7、解和贯彻领导意图； 要及时反馈信息； 要坚持原则； 要讲究效率； 要谋求协调有序。,3、秘书督促检查的要领,1、信访工作的内容 信访工作指的是处理人民群众的来信和接待处 理来访。信访工作一直是充当领导参谋助手的秘书 职能范畴中的重要任务。秘书处理信访事务，是充 当领导耳目、了解群众的需要和要求的重要形式。 处理信访事务又是各类社会管理部门的有益补充。 它将重大的、复杂的、难以解决的问题直接反馈给 高层决策者，使之得到统筹解决；将具体的、看起 来是细小的、管理归属不清的、与当事人切身利益 相关的事情，进行归口分流，使之得到妥善的处 理。这对社会的贡献是不可替代的。,（四）辅助处理信访,秘书处理信

8、访事务主要有以下六方面要 领： 要遵循信访工作原则，要以事实为依据， 以法规政策为准绳，领导负责，归口处 理。要做到事事有回应，件件落到实处； 要严格按制度办事； 要严守办理程序；,2、秘书辅助处理信访的要领,要与有关部门协同配合； 要尽可能满足群众的正当要求，维护人 民群众的合法权益； 要正确对待信访老户，耐心做深入细致 的思想疏导工作，不能将矛盾上交要尽 可能将问题解决在本级组织的工作范围 之内。,1、随机协调的内容 随机协调指的是对组织运转中由不确定 因素随机出现的问题和失调现象的妥善处理， 化解或缓解矛盾，恢复组织协调运转。秘书 的随机协调，一是指在辅助管理等业务活动 中，随机发现失调

9、或问题，主动进行信息沟通 和思想交流，消除误会和隔阂，谋求共识，协 调关系；二是指受命于领导者，去处理随机出 现的失调问题。,（五）辅助随机协调,秘书处于组织运转的信息枢纽地位，对随机出 现的失调现象能够敏锐地发现。对一般性的、浅层 次的失调，秘书主动进行随机协调，便于把问题化 解在萌芽状态，避免酿成更为严重的失调；对突发 性的、重大的失调，秘书进行随机协调，有利于控 制事态，缓解冲突，为领导解决问题作好准备；对 严重的、深层次的失调，秘书及时调查失调的状态、 性质、变化态势、影响及失调的原因，并提出有关 协调方案的建议，对领导者采取协调举措具有重要 的参考作用。秘书随机协调的作用是确定的、具

10、 有不可替代性的。,秘书随机协调，是立足秘书本职地位进 行的协调活动，必须把握以下六点要领： 要注重与组织目标的一致性； 要注重对变化的适应性； 要注重非权力支配性； 要注重非职责限定性； 要注重沟通疏导性； 要注重量力适度性。,2、秘书随机协调辅助的要领,二、秘书综合服务职能,“综合服务”是秘书的根本职能。秘书提供“综合服务”的职能很宽广，可以说：领导的管理内容有多宽，秘书的服务范围也就有多宽，同时，秘书还得为平行的职能部门执行管理职能提供服务，并还要 为管理的相对人人民 群众提供服务。,办文在秘书工作中主要指文稿撰拟、运 行、整理及保管利用。自秘书性工作萌生开 始，办文就成为秘书性人员为领

11、导和管理工 作服务的重要手段，成为其辅政的主要方式。,（一）秘书“办文”服务事务,秘书撰拟文稿，主要是指受命于领导草各种 表达领导和管理意图的书信、文件、讲话稿等文 字材料。 秘书在撰拟文稿的过程中应注意以下六个方 面： 要明确自己代笔者的地位； 要准确使用规范的文种； 要选用准确而不含混、庄重而不易产生歧义 的语言表达； 要反复进行认真修改； 要依据可靠； 要有精益求精认真负责的态度。,1、文稿撰拟,文书运行包括收文和发文两个程序化运行过 程。收文程序的主要环节有：签收登记分办 传阅拟办批办承办催办注办等。发 文程序的主要环节有：授意拟稿审核签发 复核缮印校对用印登记封发等。 文书运行可根据

12、机关规模、文件流量、沟通 往来的需要等具体情况，对上述收文、发文程序 进行调整，增减其中的某些环节。,2、文书运行,文书整理主要指将已经办理完毕的文书的 处理，主要包括文书立卷和案卷归档。 文书立卷是指将已经办理完毕的、具有一 定查考利用价值的文件材料，按其形成过程中 的联系、特征和一定的规律组成案卷。,3、文书整理,文书立卷的范围,本机关工作活动中所形成的已经办理完毕的，具有一定查考利用价值的文书、电报、会议文件、内部文件、电话记录、会议记录、本机关编印的出版物原稿，以及图表、簿册、声像材料等； 上级机关发来的与本机关业务有关的决议、决定、指示、命令、重要通知、通报、条例、规定等； 下级机关

13、文件、与本机关无关的外来文等均不需立卷。,文书立卷的原则：保持文书间的历史联系， 区别保存价值，便于保管和利用。 经过整理的文书案卷，必须逐年移交给机关 档案室集中保管，称为归档。 归档的时限要求是办理完毕的文书经整理组 合成案卷后，（一般在）第二年的上半年向档案 部门移交。归档的质量要求是要维护文书材料的 齐全、完整；要按文书的内容上的联系合并整理、 立卷；要保持文书间的历史联系，区分保存价值， 分类整理、立卷，案卷要简明确切，便于保管和 利用。,秘书要收集保管一定数量的文献资料，以便 在领导工作需要时提供给领导参考，并在自身开 展业务活动中查阅。 秘书文献资料工作中必须注重以下五个方面：

14、要注重针对性； 要注重前沿性； 要注重系统性； 要注重动态性； 要注重消化应用性。,4、文献材料的保管和利用,秘书办会指的是协助领导者筹备会议、 操办会务、为会议有序进行和取得预期效果 提供服务。秘书办会主要包括会前准备、会 间服务、会后事务及在会前、会间、会后都 有大量会议文字工作和文件材料处理事务。,（二）秘书“办会”服务事务,秘书会务工作的原则： 要强调与领导者主辅配合； 要强调周密安排，有序运作； 要强调热情服务，提高效率； 要强调涉密会议的安全、保密； 在操办会议事务中要注重发挥参谋建 议和拾遗补阙作用； 要注重规范性与灵活性的结合。,1会务工作的原则和任务,秘书会务工作的任务： 主

15、要有会前筹备、会议接待、组织联络、会场管 理、会议文件工作、会议选举、会议保密、会议后 勤服务、会间事务、会后工作等。 秘书在会议活动全过程中尽职尽责地操办会务和 提供服务，对提高会议效率，优化会议效果具有不可 低估的积极作用。,秘书会务工作中，会前筹备是会议有效进行 的基础性工作。 会前筹备工作主要包括领导确定会议目的、 议题，秘书根据领导意图拟订会议筹备方案，领 导审核、批准会议筹备方案，组建会议筹备和组 织机构并按会议筹备方案进行分工，根据确定的 与会者名单送发会议通知，准备会议文件，布置 会场，按会议讨论要求将与会者编组，制作会议 代表证、工作人员证件及其他证件，根据与会者 特征安排其会议期间的住宿和接站车辆。,2、会前筹备,会议召开期间，必须办好以下工作： 会场签到，以便了解与会代表的人数； 会间调度，这是指对会议程序、内容、会场服务的 安排和调整； 会议记录，这是指会议情况的原始记录，它是贯彻 会议精神的依据，形成会议文件的基础； 会议简报，这是反映会议进程、动态，通报会议情 况的文书； 会议选举； 会议总结； 后勤保障。,3、会间事务,会后工作主要包括： 草拟和印发会议纪要，以记载和传达 会议的主要精神； 清理会议文件； 组织会议代表离会，为其提供各种方 便； 搞好宣传报道，扩大和传播会议影响； 会议工作总结；