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1、信息技术有限公司 工程管理操作规范工程管理操作规范V1.0 二零零二年四月目 录1.目标52.工程管理规范53.工程施工管理73.1工程施工规范73.2工程施工流程说明83.3工程施工流程图104.工程异常情况及暂停、暂停后重新启动处理154.1定义15工程异常情况处理流程16工程暂停审定流程16工程重新启动操作流程175.工程现场管理规范176.施工文档规范186.1合同概况表196.2施工计划书196.3工程告知书196.4工程任务书196.5培训通知书206.6工程备忘录206.7工程会议纪要206.8工程月报206.9工程费用月报216.10工程状况总揽表216.11工程周志216.1
2、2阶段工作确认书216.13项目任务书226.14业务裁决书226.15故障记录表226.16需求修改建议书226.17设备订货申请表236.18催款通知书236.19设备交验货报告236.20合同设备清单236.21系统初验证书246.22系统终验证书246.23工程总结报告书247.施工文档管理257.1施工文档编号规范257.2施工文档归档258.出差审批、报销流程258.1目的25出差审批流程26报销流程269.工程验收管理269.1工程验收费用管理269.2应收帐款管理279.3合同施工终结2710.工程超预算处理2711.施工文档格式（见附件）2811.1合同概况表2811.2项目
3、任务书2811.3施工计划书2911.4工程告知书3011.5工程备忘录3111.6工程会议纪要3111.7工程月报3211.8工程简报3211.9工程周志3311.10需求修改建议书3311.11故障登记表3411.12工程任务书3511.13培训通知书3611.14工程师派遣单3711.15合同设备交验货报告3811.16合同设备清单3911.17工程状况总览表4011.18付款通知书4111.19阶段工作确认书4111.20业务裁决书4211.21系统初验报告4311.22系统终验报告4411.23工程总结报告45 1. 目标 为了进一步地完善公司工程管理运作体系和加强工程管理力度，以求
4、达到工程管理者在保证工程质量、不拖延工期、不突破工程预算的前提下完成工程施工任务和与最终用户保持长久合作关系。因此在工程施工管理的过程中牢牢把握工程施工管理目标以及规范工程施工管理流程是十分重要的，为此公司根据工程施工管理的特点制定本工程管理制度，用以作为工程管理的行为准则。2. 工程管理规范l 仔细反复阅读和体会工程合同条款，明确工程合同条款规定的各项责任和义务，确认用户的具体目标和约束条件，保证工程施工计划的实现。 l 注意和项目组人员、用户一起确认目标的优先次序和关键性的要求，以及实现这些目标的制约条件。l 确认用户哪些要求是无法满足的，并及时与其沟通协商，力争取得一致意见 。l 将工程
5、每月进展情况及存在的问题及时通报用户和参与工程施工的部门、客户经理，从反馈中体会其对工程的要求，并以此来对施工计划进行必要的调整，施工计划的调整应通知用户、客户经理和项目组各成员。 l 市场部负责合同预付款回笼，只有当合同预付款到帐后，工程服务部才可以同意下施工任务书给相应执行部门，如确系特殊情况，需由销售责任人员签署书面意见(需有部门总经理签字和技术总裁认可)交工程服务部，可在无预付款条件下执行合同。 l 工程经理是工程合同执行的总负责人，对施工协调上出现的问题负有不可推卸的责任。l 在公司授权范围内，工程经理作为实现公司合同工程目标的责任人，代表公司处理工程工程中非技术问题与用户的接口关系
6、，在此过程中，项目组各相关部门应积极配合客户经理完成此项工作的实施。 l 各种验收文件必须项目组根据工程合同编写，并由客户经理组织有关人员做好竣工验收的准备工作。在个别情况下可授权项目经理组织验收工作。l 项目经理有义务对工程施工中的所发生的工程文档、用户信息进行整理的工作，并递交工程服务部归档。l 项目经理委派工程组到用户现场施工时，应根据相应的工程进度按要求填写“工程任务书”及“工程告知书”，并提前2个工作日交工程服务部工程主管和本部门总经理，以确定到位的人数和任务完成的期限，并按任务负责人制定的阶段计划进行检查和监督，以避免人力资源的浪费，同时保证工程质量和工程进度的按计划进行。l 对于
7、客户在系统运行中遇到的所有软件和硬件方面的故障，均应由客户填写“故障纪录表”，并通过客户方工程总协调人签字确认后，由项目经理或工程经理交给相关执行部门和工程服务部，要求在收到书面需求后24小时内给客户明确的答复或解决方案。l 按合同执行是客户经理一切行动的基本准则，拒绝承担合同外的其它各方强加的干预是客户经理的基本权利，除特殊情况“涉及公司的品牌、信誉、及长久发展”而修改合同执行过程，则需公司决策层签字认可，方可改变。l 对于客户要求的工作量较小的需求改变，由客户工程总协调人填写“需求修改建议表”，由项目经理交给相关部门，要求在收到“需求修改建议表”后24小时内给客户明确的答复或解决方案。对于
8、客户要求的工作量较大的需求改变，由客户经理与客户进行商务谈判。l 对于实施阶段的项目，项目经理应及时提交工程周志和阶段工作确认书等项目工作记录资料给工程服务部。l 市场部在合同设备到达用户现场时应及时组织用户进行设备交验并及时提交合同设备交验货报告给工程服务部。在个别情况下也可授权项目经理组织验收。3. 工程施工管理3.1 工程施工规范3.1.1 施工组织1） 工程主管 工程主管由工程服务部委派。 2） 客户经理 客户经理由市场部委派。3） 项目经理 项目经理由各执行部门委派。 4） 项目组成员 项目组成员由各执行部门指派人员组成。 5） 第三方资源指参与到工程建设中非本公司的资源。3.1.2
9、 管理分工1） 工程主管a， 负责对所有承接的工程总体的监控。b， 负责对各执行部门下达施工任务。c， 负责对所有承接的工程在现场施工中出现了客户经理、项目经理 难以解决的问题的裁定和协调。d， 负责对施工文档的审核与协调。e， 负责对施工文档的审核和确认。2） 客户经理a， 负责配合项目组成员按施工计划书施工。b， 负责合同设备的交验工作。c， 负责协调项目组与用户的关系。d， 负责工程中对用户提出新的业务需求确认及商务谈判。e， 负责工程合同款的催款工作。3） 项目经理a， 负责项目按合同计划要求完成开发及施工、项目各阶段工作的 总结和项目验收工作。b， 负责对项目组成员的工作进行考评。c
10、， 负责项目现场的日常管理。d， 负责对整个项目的技术解决方案的总体设计及规范。e， 负责并且有义务对项目组成员形成的分析、设计、开发文档和 系统源代码进行管理。f， 负责与用户协调项目中出现的问题并及时汇报公司有关部门。g， 负责控制和尽量节约项目成本费用。h， 负责组织和管理公司所分配的项目资源，使其充分利用。4） 项目组成员a， 根据工程任务书上的任务要求按质按量地完成开发任务。b， 负责和项目经理协调，完成任务目标。c， 当客户经理、项目经理不在现场时，有义务完成和用户协调的 工作。d， 当客户经理、项目经理不在现场时，对施工现场出现的问题， 有义务及时反馈给客户经理、项目经理或工程服
11、务部。3.2 工程施工流程说明1. 客户经理在完成相关售前工作后，将合同草案按规定送相关部门审核通过后，将合同和最终技术方案（根据合同实际情况包含系统总体方案、PDS布线方案、系统可行性分析、系统需求报告、合同设备采购清单等复印件）提交到工程服务部，同时提交包括“联系人”“签约背景”“可能存在的问题”等要素的“合同概况表”。2. 工程服务部在收到合同相关资料1个工作日内，根据合同实际情况，将最终技术方案分发到相关部门，同时召集相关部门人员召开工程内部协调会：1）确定项目组成员，并就各成员的工作分工和责任予以书面明确；2）分析技术方案，确定项目组工作的大致工作量，形成工程计划草案。3. 项目经理
12、根据工程计划草案，运用项目管理工具，对项目任务进行细分和阶段安排，在收到项目经理委派书1个工作日内形成最终的施工计划书，并由各部门书面确认。项目经理在制定计划的过程中，应充分考虑到工程实施中可能发生的变化，特别是在合同设备采购、软件开发和客户等方面的不可确定因素，给进度安排留有一定的余地，使工程计划具有充分的可操作性。4. 执行部门于收到相关合同资料的2个工作日内形成项目立项报告递交工程服务部进行项目立项。5. 在工程进行的每个阶段，由工程服务部提前将该阶段的任务和期量填写到“项目任务书”，交相关部门负责人签署意见后，由相关人员执行，相关人员完成后，必须在“项目任务书”上说明完成情况，由客户和
13、客户经理或项目经理签字后，将任务完成情况反馈给工程服务部责任人。6. “工程任务书”所属的任务负责人，如在施工现场遇到自己不能解决的问题时，处理如下：1）如属本部门问题，由其负责直接和本部门协商解决，项目经理进行协助；2）如属跨部门问题，由工程服务部负责与相关部门进行协调，拿出解决方案。7. 客户经理根据合同及工程实施计划填写设备订货申请单交市场部采购人员进行采购。客户经理必须对市场部采购人员所下的设备订单进行有效的跟踪以确保最迟到货期和设备到货地点的及时性和有效性。8. 市场部必须对所下的合同设备定单信息及时反馈给工程服务部。合同设备到货后，由市场部或项目组根据合同设备清单逐一检验，并将逐一
14、检验的书面结果交客户经理和工程服务部。9. 客户经理对已检验的设备组织运输至最终用户地，并组织用户进行合同设备验收形成合同设备交验货报告对于合同设备错发、遗漏，客户经理负有不可推卸的责任，并在当月的考核中予以体现。10. 项目经理在施工现场进行施工管理时，应及时提交相应的施工文档，处理好项目组内部关系以及项目组与最终用户的关系，并及时反馈有关现场信息。11. 项目经理在处理合同规定的客户培训，如果合同规定在公司进行，需提前一周通知公司培训小组，如果合同规定在其它地方进行，报市场部协商解决。12. 工程在通过初验、试运行、终验，并取得相应的最终验收证书后，表示工程的竣工，竣工后的系统的维护工作由相关执行部门承担。3.3 工程施工流程图一、工程实施流程图：流程图责任门/责任人文件记录采购人员合同概况表/设备清单召开工程内部协调会议，确定项目组成员，各相关部门确定大致工作量，形成会议
