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1、办公室5S管理 执行标准,内容: 一、何为“5S” 二、“5S”的含义 三、实施“5S”的好处 四、“5S”具体操作细节,一、何为“5S” “5S”实际是五个单词的简称,就是 整理、整顿、清扫、清洁、素养,其日 文的罗马拼音的第一个字母都是S,故 称之为“5S”。,二、“5S”含义整理:把所有的物品(硬件)分为两大类,要 与不要的,把不要的物品变卖、拆掉、 丢弃、清除。整顿:把要的物品分为几大类,经常使用;不 经常使用的;长时间不使用的;按照 相应的明确规定摆放好,并加以标示。清扫:所有要的物品及场所不间断的进行打 扫,维持上述物品和环境的较好的状态。清洁:经常性保持上述的行为结果。,素养:当
2、上述的四大方面能够实现时,不是 依靠公司的强制性法令或约束性制 度,而是要求员工形成习惯化,员工 都把那些方面看成自然而然的事,不 做就会不适应,这便是素养。,三、实施“5S”的好处:,“5S”有助于改变公司的形象。 “5S”有助于提高工作效率。 “5S”有利于节约有限的空间。 提高工具、机器设备的最大使用寿命。 实施“5S”对工作人员的身心健康有极 大好处。,四.5S具体操作细节,(一)整理的含义: 把所有的物品(硬件)分为两大类,要与不要 的,把不要的物品变卖、拆掉、丢弃、清除。 内容及要求: 1、每半年对文件(包括电子文档)作盘点,把文件分 为必要(有效)和不要(过期无效)的,不要的 全
3、部销毁。根据公司要求,必要文件上交法务部 送档案室归档。 2、每半年对表单记录(包括电子文档)作盘点,根 据公司要求,盘点后的有效表单记录上交法务部 送档案室归档。 3、各中心对所辖区域的物品、设备、空间做盘点, 并区分其“要”和“不要”,分类如下:,4、依据必要品的使用频率和常用程度基准决定 物品的“要”与“不要”。,5、“不要”物品经各部门经理判定后,集中报行政部 报废。,(二)整顿的含义: 把要的物品分为几大类,经常使用;不经常使用的;长时间不使用的;按照相应的明确规定摆放好,并加以标示。 内容及要求: 普通办公桌 横式屏风 转角屏风 坐椅 报刊 文件资料 水吧 储藏间 铁皮柜 各种线路
4、 个人物品 中心领导区 过道 墙面 门窗 暂放物品 会客区,1.普通办公桌(1)桌面除公司购置的文件架-盘(外侧)、电话机(中间)、键盘(中)、显示器(内侧角)、鼠标、水杯(靠文件架)、台历、绿色盆栽除外无其他物品;人离开半小时以上应将桌面收拾成规定状态。,(2)抽屉: 办公用品一般的常用品:笔、订书机、涂改液、即时帖、便条纸、橡皮、计算器,集中放置右侧第一抽屉内;书本类可以放置右侧第二抽屉内;个人的参考资料、文件卷宗、空白稿纸、各种表格及个人物品等,可放置第三抽屉;左侧有序的放置文件资料。,(3)UPS电源放在主机上靠桌内侧;有主机台的可放置台内 ;,(4)垃圾篓:罩塑料袋,放置桌洞下右前角
5、;,2.横式屏风:(1)内外侧不允许有任何张贴;桌面除笔筒、水杯、电话机、台历、绿色盆栽(从外至内依次内推)、键盘(中间)、显示器(内侧角)、鼠标外,无其他物品;人离开半小时以上应将桌面收拾成规定状态。,(2)抽屉柜: 办公用品一般的常用品:笔、订书机、涂改液、即时帖、便条纸、橡皮、计算器,集中放置右侧第一抽屉内;书本类可以放置右侧第二抽屉内;个人的参考资料、文件卷宗、空白稿纸、各种表格及个人物品等,可放置第三抽屉;左边两层,可以按照类别整齐放置资料和材料。,(3)主机和UPS电源(排插)竖式置桌内侧(靠墙处);,(4)垃圾篓:罩塑料袋,放置桌洞下左前角;,3.转角式屏风:(1)内外侧不允许有
6、任何张贴;桌面除文件架(内侧)、文件盘(内侧)、显示器(中间)、电话(文件盘与显示器中间)、鼠标、绿色盆栽(外侧)、台历外(外侧) ,不允许放其他物品;人离开半小时以上应将桌面收拾成规定状态。,(2)抽屉:放置屏风外侧角,办公用品一般的常用品:笔、订书机、涂改液、即时帖、便条纸、橡皮、计算器,集中放置左侧第一抽屉内;书本类可以放置左侧第二抽屉内;个人的参考资料、文件卷宗、空白稿纸、不常使用的文具及个人物品等,可放置第三抽屉内;,(3)主机和UPS电源竖式 置桌面下左侧;,(4)垃圾篓:罩塑料袋, 放置桌下右前角;,4. 中心领导区:(1)桌面除公司购置的电话机、笔筒、台历、(右侧)显示器(右侧
7、角)外无其他物品;,(2)抽屉柜放置内侧,笔、订书机、涂改液、即时帖、便条纸、橡皮、计算器,集中放置左侧第一层抽屉内;资料可以放置左侧第二层抽屉内;空白稿纸、不常使用的文具等,可放置第三层抽屉内;键盘、鼠标、文件架(盘)放置于柜面,主机放置与抽屉柜中间。垃圾篓:罩塑料袋,置桌下右前角;,(3)资料柜可放置办公桌 后靠墙处,第一层放 置文件夹资料(不能 超过18个),第二层 放置纪念牌,第三、 四、五层放置书、个 人常用的参考资料、 文件卷宗。,5. 坐椅: 靠背坐椅一律不能放任何物品,人离开时椅子调正,下班或离开半个小时以上,椅子应放回桌面下。,6.水吧: 饮水机放置指定的水吧,不得随意移动;
8、水杯放置指定的水吧台,靠内墙成 一排或二排直线;茶 叶、咖啡、私人用品等按照顺序放置水吧台上下柜中。如无水吧的部门,可放置办公室最合适的角落。,7.铁皮柜: 靠墙放置,柜面可放置公司配发绿色花草 ,内放各部门在过去的 一个月或一周内使用的资料文件; 必须分类整齐,并加以标识,明确责任人。,8.储藏间: 门口左侧靠墙处放置纯净水;门口左侧靠墙处放置铁皮文件柜;内左侧放置资料柜、铁皮文件柜;内右侧放置有序的杂用品。,9.电脑线、网线、电话线有序的固定放置,无乱接 线现象。 10.桌下不得堆积杂物。 11.过道:保持畅通,不得占道放置任何物品,地面保持干净、清爽。 12.墙面:无乱张贴,乱挂现象。
9、13.门窗:无乱张贴现象,严禁放置任何物品于窗台上。,14.暂放物品:如样品、材料等,合理定位,有序放置,并 标识责任人及放置时间。 15.个人物品:如外衣手袋等,请置于第三抽屉内或水吧柜 中,严禁随意放在办公桌椅上。 16.报刊:阅读完后必须上报架,或放入办公桌内。 17.会客区:桌椅定位摆放,桌面保持干净整洁。人员离开 后将桌面收拾成规定状态,椅子归位。 18.文件、资料管理整顿。,(三)清扫含义: 所有要的物品及场所不间断的进行打扫,维持上述物品和环境的较好的状态 。 清扫内容及要求: 公司专门的保洁人员,对公共区域(如通道、楼梯等)负责清扫,个人清扫区域:桌面、桌下、电脑、传真机、复印
10、机、打印机等等。 清扫基准-对象-清扫标准要求-周期-清扫时间 1. 个人区域 桌面干净整洁、桌下面无垃圾、无杂物遗落、及时清理垃圾桶内垃圾,每天5分钟清扫(每天下班后5分钟)。,2. 办公设备主机和重点部位的正面、背面、送风口无污垢,每周一次 (每周五、六下班前15分钟)。 3. 文件资料归档 文档桌面、电脑中不能有失效文件,重要文件必须设置密码,当你离开半小时以上必须锁定桌面,避免无关人员看到机密文件;根据公司实际情况,超过保管年限的表单及时集中销毁,保管年限内的表单装订送法务部归档。无破旧的卡片、册子、档案、报刊等,无无用的手稿与工作无关的文件。,(四)清洁的含义: 经常性保持上述的行为
11、结果。 内容及要求: 彻底落实前面的整理、整顿、清扫工作。 清洁的主要内容 (1)有无文件档案管理制度; (2) 有无依照档案制度将文件归档; (3) 本部门重点目标管理有无目视化; (4) 供应开水(水吧)处有无标识清扫责任人; (5) 有无指定书库、书架维护负责人。,(五)素养的含义: 当上述的四大方面能够实现时,不是依靠公司的强制性法令或约束性制度,而是要求员工形成习惯化,员工都把那些方面看成自然而然的事,不做就会不适应,这便是素养。 素养内容及要求: 1.遵守员工守册、公司日常管理规定 2.养成良好的行为习惯,提升个人品质。,出入管理规定 食堂管理规定 宿舍管理规定 制服管理规定 空调管理规定 办公室管理规定 图书室管理规定 会议室使用规定 环境卫生管理规定 个人物资管理规定,3. 素养巡查: (1). 5S推行小组每周将对各办公区域进行检查。 (2). 行政管理中心后勤服务部对各办公区域不定期进行巡查。 (3).巡查时,发现违规现象将落实相关责任人,并要求限期整改。若未如期进行整改的将给予记小过处理,并在公司内通报批评。,结束,