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1、规范 高效,办 公 区 5S,细致 专业,追求目标:,一、 OA机定位 二、 公私区分 三、 柜架管理 四、 资料归位 五、 桌面状态 六、 抽屉状态 七、 张贴管理 八、 表格管理 九、 线束整理 十、 桌底状态 十一、开关标识 十二、垃圾分类 十三、消耗品管理 十四、空调状态目视 十五、安全消防,办公室整理整顿的十五大要求,1、清理不要物; 2、所有大家公用的工具(传真机、打印机、复印机 等)应统一定位在各部门都方便使用的位置; 3、应有管理责任人; 4、应简单标识清楚使用方法,一、OA机定位,1、清理不要物2、任何私人用品和办公用品必须分开放置;3、私人用品不宜过多,原则上不超过一个抽屉
2、;4、私人用品应置于抽屉的下层;5、标识明确,二、“公私区分”,1、清理不要物;2、各文件、物品必须分类、分层管理3、各文件柜、架内物品都必须按轻重决定置与哪 层。一般为轻的物品、文件放上层,重的放下层,4、各文件柜、架内物品都必须按使用的频率决定置 于哪层?一般为使用频率高的置于中间拿取方便 的位置。使用频率低的置于偏高或偏低的层次;5、标识明确;6、定期清扫,保持干净无尘。,三、柜架管理,1、清理过期的资料; 2、每册资料都需要有明确的标识; 资料名称、管理者标识 位置标识 3、每次使用过的资料都必须按指定的位置归回原处; 4、保持资料干净整齐。,四、资料归位,1、清理不要物; 2、可定置
3、于桌面的物品为:计算机、文件栏、电 话、笔筒、台历、茶杯,并要求定位; 3、工作时可有需处理的文件资料等置于桌面,但 人长时间(2H以上)离开时,文件、资料必须 归位; 4、保持桌面清洁,五、桌面状态,待处理,处理中,已处理,待处理,已处理,2层式,3层式,文件栏,1、不要物的清理2、办公用品、文件资料、私人用品必须按类别分 抽屉放置;3、一个抽屉内有几种物品时,想办法将物品固定, 避免来回开关抽屉时物品乱动 ;4、标识清楚;5、定期清理,保持干净无尘。,六、抽屉状态,1、清理过期的张贴物; 2、所有张贴物都需定位,墙上张贴物要明确区域; 3、公司通知、公告需统一贴附在看板中的规定位置上, 不
4、可随处有张贴现象; 4、工作台需要的张贴物(备忘录等)不可随意贴,要 求规定位置,规定数量贴附(不能超过2张A4纸位置), 玻璃窗上不宜张贴通知资料; 5、保持张贴物的清洁。,七、张贴管理,八、常用表格管理,1、几种表格以上时,需分类管理; 2、为了方便查找,建议用不同颜色分开; 3、为了防止急用时没有的现象,建议有复印提示 4、定期清理不用、过期的表格。,1、各电源线不可直接躺在地上。 2、绕成大概1520CM长,用扎带或套纽固定两个地方; 3、或将多余的线嵌入套管,露出部分用扎带固定; (不可给其他操作、动作造成障碍) 4、电源排插应固定。,九、线束整理,1、清理不要物(包括私人鞋物);
5、2、文件资料产品等不可直接置于桌底; 3、不在座位时,凳子塞进桌子下; 4、保持地面干净。,十、桌底状态,十一、开关控制说明 1、区域明确 2、目视清楚 3、保持干净,十二、垃圾分类环境管理,十三、常用消耗品 管理,十四、空调状态目视管理,十五、防火、消防,1、这是一个无论是谁、无论在哪里、无论在什么 时候都必须重视的问题; 2、每个企业都必须有紧急事故疏散图; 3、灭火器旁需有灭火器使用方法说明; 4、消防器材都需分区定位、定量; 5、定期点检、清洁。,灭火器使用说明,其他建议事项,一、前台的规划 二、管理看板 三、休闲场所的规划 四、会议室管理,一、前台接待处,让内外部客人从容面对“陌生”
6、的环境,温馨服务:等待场所规划、贵宾欢迎牌,公司看板:金发的文化和发展历程,办事指引: 内外部客户指引,联络看板: 外部客户到来时与接待部门联络 便捷,二、管理看板,使经营理念,战略思想,企业精神,经营方针目标,企业指标及进度推移图,各种部门业务目标、重点推进事项等全部上墙,形成视觉冲击和管理内容一目了然的效果,达到统一思想、信息共享的目的。,三、休闲场所规划,创造温馨、明快的休闲场所,员工休闲区 -竹子、石子、凳子、背景音乐 抽烟区的设置 -制作思想者的小憩地。 温馨提示:每次思想不超过5分钟!,四、会议室, 会议室、小办公室悬挂物 -公司方针、环境方针、地图 大小、挂具、高度统一 会议后椅
7、子必须归位(温馨提示) 与会议无关的物品不可放在会议室 会议预定小看板,素养实施要领:上班 注意仪容、着装; 明朗,甜美,愉快的打招呼; 提前进入工作现场或办公室,准备好投入工作; 下班 整理台面及工作场地周边。 其他人还在工作时,问一下“是否需要帮忙?” 对方答“否”时,不要默不作声走开,要认真说 “辛苦了。我先走了。”,员工的素养代表企业的发展和形象,电话应答 接听 电话铃响最迟在三声内,拿起话筒:“早上好/您好,人事部 (部)”,如是直线电话(未经过总台)接听:“早 上好/您好,”(问候并自报所属单位/部门)。 对方所找人不在时:“请问您贵姓?我可以转达吗?或请您 留下您的电话号码”。原
8、则上等对方先挂下电话。 打出 确认电话号码正确后,拿起话筒:“早上好/您好,我是 公司的,麻烦您找一下 小姐/先生”。 电话讲完后,要向对方表示感谢,并说声“再见”。 接听电话时声音不宜过高,以免影响周围同事工作。,礼貌用语 “请”“对不起”“谢谢”“你好”“麻烦您”等多用。,出席会议 准时出席,不任意离席。 发言遵守会议程序及规定,言简意赅。 讨论时应尊重对方的意见,对事不对人,勿伤 和气。 会议进行时,勿私自交头接耳或高声谈话,影 响会议进行。 会议中应将手机关机或转至振动状态,以免干 扰会议。 穿适宜的服装出席会议。,提高素养,从小事做起.,低水平: 有人丢,没人捡 中水平: 有人丢,有人捡 高水平: 没人丢,有人捡,我们的目标,谢谢大家!,