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1、编号： QB/ZEPM03122006版次2006 修改 0页数共26页质量/安全/环境综合管理体系作业文件工程监理档案管理实施细则二OO六年一月三十日发布QB/ZEPM03122006 工程监理档案管理实施细则浙江电力建设监理有限公司工程监理档案管理实施细则QB/ZEPM03122006发布部门：质量安全管理部批准：邵志范版次：2006修改：0共26页1 总则1.1 为规范工程监理档案资料的管理，特制定本细则；1.2 工程监理档案是指从工程项目立项、审批、勘察、设计、设备制造、施工、安装、调试、生产准备到竣工投产及保修期运行全过程各阶段的监理工作中形成的、应当归档保存的文字材料、图纸、图表、
2、电子文件、声像等形式与载体的文件材料；1.3 本细则适用于工程项目监理的竣工文件编制、监理文件归档整理及监理档案的验收；1.4 公司其它科技档案管理办法参照本细则实行。2 编制依据2.1 中华人民共和国档案法；2.2 中华人民共和国档案法实施办法；2.3 GBT 50328-2001建设工程文件归档整理规范；2.4 GBT 11822-2000科学技术档案案卷构成的一般要求；2.5 DA/T28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范；2.6 国家电力公司总文档200229号火电企业档案分类表（6-9大类）2.7 国家电网基建2005255号国家电网公司输变电工程达标投产考核办法3
3、 档案管理体系3.1 根据公司监理业务管理的特点，公司监理档案按照统一领导、分级管理的原则，建立分级管理体系（见附件1：公司工程监理档案管理网络示意图）；3.2 公司各工程部和项目监理部指定档案管理专责人员，按职责分工负责档案资料的收集、立卷、归档和管理工作。4 立卷归档程序项目完工后，项目总监理工程师负责组织归档，并填写“项目完工通知单”；项目总监理工程师、监理工程师负责将收集的有关项目各种文件资料，经营部负责将收集的项目合同、协议文件，按照案卷归档要求分别整理、组卷，自检后，提交公司工程部对工程监理档案进行预验收，发现问题，限时进行整改并装订成卷；档案的竣工验收，由公司工程部在工程竣工后一
4、个半月内组织，质量安全管理部参加，验收合格后由质量安全管理部签署并接收（保修期内产生的资料后补）。参见附件2：立卷归档程序示意图。5 职责分工5.1 质量安全管理部档案职责5.1.1 负责公司工程监理档案工作的组织管理和业务指导；5.1.2 贯彻执行档案法及国家有关法律、法规和方针政策，制定公司工程监理档案管理的有关规章制度；5.1.3 对公司各职能部门档案资料的形成、归档进行业务指导及监督、检查；5.1.4 参与工程竣工档案验收工作，对各职能部门的归档工作进行考核；5.1.5 对项目监理部移交的竣工工程监理档案目录软盘进行验收、审查；并对全套工程档案资料进行合库整理，形成完整的工程项目监理档
5、案全宗目录；5.1.6 及时做好工程监理档案的统计工作，按上级要求报送各类统计报表。5.2 经营部档案职责负责收集工程项目监理合同、协议等文件，按归档要求分别整理、组卷、并及时移交给公司档案室。5.3各工程部档案职责5.3.1 负责所管辖工程项目监理过程中档案资料的整理、立卷、归档工作的监督和指导，协调处理所管辖工程监理档案工作中的各种问题；5.3.2 贯彻执行公司档案管理有关文件，负责对项目监理部管理人员进行档案培训，明确归档要求；5.3.3 按照工程项目计划表规定的完工日期，及时催收档案；5.3.4 负责工程项目监理档案的预验收，对不合格的档案提出整改要求；5.3.5 组织工程竣工监理档案
6、的最终验收，对监理档案的归档时间和案卷质量进行考核；5.3.6 协助项目监理部按照合同及建设单位要求，向建设单位移交工程监理档案资料。5.4 项目监理部档案职责5.4.1 负责本项目工程资料的立卷归档工作，对归档文件资料的准确、有效和完整性负责；5.4.2 保证工程监理档案工作与工程建设同步，工程开工时即与建设、设计、施工单位统一有关工程档案的工作要求，明确各自责任；5.4.3 按照本细则的要求，及时完成工程监理档案资料的收集整理、立卷、装订和档案资料目录的电脑录入等工作；5.4.4 组织本工程监理档案资料的自检，配合公司工程部完成档案资料的预验收；工程竣工后，向公司进行档案资料移交，同时上交
7、档案资料目录软盘；5.4.5 按合同及建设单位要求，完成工程项目监理档案资料的编制、整理、组卷工作，及时向建设单位移交工程监理档案资料。5.4.6 负责本项目特殊载体档案（工程照片、电子文件）的整理、移交工作。6 归档范围、份数、时间6.1 归档范围及责任部门6.1.1 向建设单位移交的档案，具体按监理合同及建设单位的要求进行归档；6.1.2 向公司移交的文件资料的归档范围及责任部门详见附录3；6.1.3 工程照片（含数码照片）由项目监理部负责整理，同纸质文件一并向公司归档，归档范围如下：a） 上级单位领导到项目监理部视察或参加有关公务活动形成的照片；b） 记录项目重大事件、事故、遭受自然灾害
8、的照片；c） 反映项目重要历史活动，建设工程基地原貌、奠基仪式、施工过程及竣工落成典礼、建成后的全景等照片；d） 工程项目大型建筑、重要设施设备的照片，反映地上地下建筑管线布置情况的照片；e） 反映本工程项目不同历史阶段的建设规模、生产水平、发展概貌的照片；f） 反映施工过程中的关键工序、关键部位、新工艺、新技术的照片；g） 反映创优、创先进、安全大检查、达标检查等活动的照片；h） 国内外著名专家、学者、知名人士来工程项目从事重要科研、学术活动中形成的照片；i） 其它具有重要保存价值的照片。6.2 归档文件的份数6.2.1 向建设单位移交的档案，具体按合同及建设单位的要求进行归档；6.2.2
9、向公司归档的工程监理资料、竣工验收文件均为一份原件；6.2.3 向公司归档的工程监理资料电子版一套；6.2.4 向公司归档的工程照片及相对应底片各一套；a） 发电工程项目45180张（按项目规模、监理内容调整）；b） 500kV电网项目1020张；c） 220kV和110kV电网项目35张；d） 其他工程项目1020张。6.3归档时间竣工资料在工程竣工后一个半月内归档。7 档案的质量要求7.1 本公司工程项目监理工作产生的文件均应为原件（盖红章、手工签字）归档，其它需归档的外来文件，根据来文实际情况，应尽量做到原件归档；传真件应复印后归档；7.2 归档文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合
10、；7.3 归档文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等；7.4 归档文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备；7.5 归档文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm210mm）；图纸宜采用国家标准图幅；7.6 卷内文件排列要求7.6.1 按卷内文件资料的时间先后排列，先产生的文件排列在前，后产生的文件排列在后；7.6.2 按来往文件材料排列，批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印刷（打印）件在前，定稿在后；转发文件在前，被转发文件在后；文字材料在前，图样在后；7.7 归档照片7.7.1
11、普通照片：归档的照片必须是原版、原件，照片和其相应的底片应一并归档；照片的规格和尺寸，应力求标准一致，应没有污迹、水斑、磨损和未发生变质；照片归档前必须进行系统的挑选、整理，每张照片应附有文字说明、拍摄人、拍摄时间。7.7.2 数码照片数码照片应及时转存在电脑中，文件以 .JPG为通用格式。归档前必须进行系统的挑选、整理，并按时间顺序制作一套演示文稿（.PPT格式 ），每张照片应附有文字说明、拍摄人、拍摄时间。8 工程监理文件的立卷8.1 立卷的原则和方法8.1.1 档案立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用；8.1.2 监理文件可按单位工程、分部工程、
12、专业、阶段、专题等组卷；8.1.3 立卷按类划分，详见附录3；8.1.4 立卷过程中宜遵循下列要求：案卷不宜过厚，一般不超过20mm，案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。8.2 案卷的编目8.2.1 卷内文件均按有书写内容的页面编号；每卷单独编号，页号从“001”开始；8.2.2 页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角；8.2.3 案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号，表格式样详见附件4；8.2.4 案卷题名的填写，应简明、准确地揭示卷内文件的内容；案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容；归档外文资料的题名应译成中文；8.
13、2.5 立卷单位应填写负责文件组卷部门或项目负责部门；8.2.6 起止日期应填写卷内文件形成的起止日期；8.2.7 保管期限分为永久、长期、短期三种期限，按附录3中规定的保管期限填写；8.2.8 档号由“工程项目代号类目号案卷顺序号”三段组成，档号的编制如下例所示：BD 01 023 8407 001 案卷顺序号，自行编制 类目号，见附件“档案分类表” 项目流水号，以项目通知单上的编号为准 合同签订年份（01为2001年），以项目通知单上的编号为准 项目类别（BD为变电），以项目通知单上的规定为准8.2.9 案卷封面、卷内目录、卷内备考表应采用70g以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面；8
14、.2.10 案卷的封皮统一向公司档案室领用。8.3 卷内目录的编制8.3.1 序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从l开始依次标注；8.3.2 责任者：应填写文件材料的直接形成单位或主要责任者；有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替；8.3.3 文件编号：填写工程文件原有的文号或图号；8.3.4 文件题名：填写文件标题的全称；8.3.5 日期：填写文件形成的日期；8.3.6 页次：填写文件在卷内所排的起始页号；最后一份文件填写起止页号；8.3.7 卷内目录排列在卷内文件首页之前。8.4 卷内备考表的编制8.4.1 卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明；8.4.2 立卷人和审核人应签字；8.4.3 卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。8.5 案卷装订8.5.1 案卷可采用装订与不装订两种形式；文字材料必须装订；既有文字材料，又有图纸的案卷应装订；装订应采用线绳三孔左侧装订法(左边、下边要取齐)，要整齐、牢固，便于保管和利用；8.5.2 装订时必须剔除金属物。9 档案的验收与移交工程项目竣工档
