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1、珠海市朝代涂料有限公司质量体系程序文件题目采购控制程序文件编号CD-QP-CW06发布日期 311 目的确保能在适合的供应商处以适质、适量、适时采购，从而能满足客户订货要求的物品。2 适用范围适用于直接或间接用作产品加工制造的物料采购，包括公司内部原料以外的其他物品采购。3 职责3.1 厂务部负责寻找合适的供应商并主持供应商评审，负责实施采购计划并跟进实施情况。3.2 生技部负责材料购进计划表的制订及供应商提供样品的试验。3.3 品质部负责对检验标准的制订及购进物料的检验和试验。4 程序 本公司所采购物料分三类：A、未定供应商的原料；B、已定供应商的原料；C、除原材料外的其它物料（如办公所需的
2、用品）。4.1 合格供应商的物料的采购4.1.1 生技部根据实际生产及仓库库存情况制订材料购进计划表，交到厂务部。4.1.2 厂务部根据交易状况做好生技部与供应商的沟通后，再确认材料购进计划表并开具采购订单（必要时附上相关的询价记录）交由厂长审核及总经理审批。4.1.3 采购订单被审批完毕后，即由厂务部传真给供应商，实施采购。4.1.4 仓库按采购订单验收货物，采购完毕。4.2 未定供应商的物料采购4.2.1 根据业务发展需要或需要更换供应商的情况下，采购人员可按生技部交来的材料购进计划表及其建议寻找适合的供应商（或自行寻找）。4.2.2 初定供应商并由采购开具采购订单，根据订单要求供应商提供
3、样品，所试样品须经厂务部贴上本公司的标贴（目的避免试样人受供应商品牌效应的影响，从而我司可找到适价、适质等各方面综合均可的供应商），再交至生技部试样，所试样结果须记录于试料单上，此试料单一联交给厂务部。另外，每次来样均须作相应的记录，以便追溯查阅。4.2.3 经试样后，生技部将试料单交由厂务部，厂务部根据试样情况和价格、付款等综合分析后，交总经理审批同意后厂务部可将新供应商列入合格供应商名册。如两次送样均不合格的供应商，则终止与其进一步合作。4.3 原料以外的物料采购4.3.1 请购人如实填写请购单，交厂务部经理审批后（金额超过授权数量的须由总经理批准方可）交至厂务部实施采购。4.4 在本程序
4、实施时，与本公司有定期的业务往来且质量、货期和配合度均良好的供应商，可直接列入合格供应商名册。凡通过ISO9000国际质量体系认证的供应商也可享受本程序规定之待遇。4.5 供方的选择和评定4.5.1选择、评定合格供方的准则：a、达到采购要求的质量；b、有足够的保证质量的生产能力，以满足交货周期要求；c、具有与所供产品相应的质量管理体系，具有保持质量稳定性的要求；d、符合有关国家法律、法规要求。e、价格在本公司可接受范围内，从优中择廉。f、货比三家，择优选评。从质量、价格、交货期对比中，选择优者作为合格供方。4.5.2合格供方的评定步骤a、由厂务部征集生技部、品质部的意见的基础上，将供应商资料提
5、交厂务部组织评定。b、厂务部在评定申请提出一个月内，组织实施评定，参加评定部门有营销部、生技部、品质部、财务部及管理者代表。c、通过评定决定的合格供方，由厂务部列入合格供方名册，并保留评定依据的所有记录资料。 4.5.3 供应商在供货时如因质量问题发生退货，应由品质部填写材料检验报告交厂务部联络供应商，并要求其作出纠正改善措施，厂务部跟踪确认其结果。如一个月内出现三次退货和三次延迟交货造成本公司经济损失或供应商拒绝不作出纠正改善措施，则由采购人员发出警告信（格式不拘）。如仍无改进表现者，由厂务部向总经理提出申请，将该供应商从合格供应商名册中除名。32 4.5.4 所有供应商应每年统一评审一次，
6、由厂务部主持，召集品质部、生技部对供应商一年来供货表现作出评审。评审标准：品质稳定度（一年内累计退货未超过次，每月不超过二次者）、交货准时度（一年内累计延迟货期未超过次，每月不超过二次者）、配合度（出现问题及时提出防治措施，且随时能配合本公司生产要求无搪塞拒绝情形）。符合以上要求即视为合格，评审结果记录于供应商定期监督评审表。4.6 采购订单的修改 如生产调整需对采购订单内容进行修改，包括：交货期、数量、品种、品牌、规格、质量要求的修改及取消订购，均须由原责任人以书面形式由原审批人审批后通知供应商。4.7 采购原料、物料的验证由品质部执行，具体参见5.1监视和测量控制程序。4.8 采购信息4.
7、8.1 厂务部依据采购物资技术标准进行采购，第一次向合格供方采购产品时，可与其签订购销合同，明确质量要求、技术标准、验收条件、违约责任等相关内容，以及对供方的质量管理体系、组织结构、程序、过程、设备、资源及人员资格等方面的要求，必要时提供相应的技术标准或产品检验报告，作为合同的附件。4.8.2 具体的采购作业由采购员按采购订单执行，采购订单要包括采购产品的名称、型号（或规格等级）、数量、交期、验收标准等事项，经部门经理审核确认后总经理或其授权人审批后，才能发放进行采购。5 相关文件及记录5.1请购单5.2采购订单5.3试料单5.4材料购进计划表5.5供货业绩记录5.6合格供应商名册5.7供应商定期监督评审表33 修改记录修改条款号修改时间修改人管理者代表签名
