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1、【档案目标管理指导文本第三批：档案编研资料（3-8）】档案利用典型实例的编写方法及示例写作要诀：简而言之，就是何人何时何地因何事利用何档案或资料解决何问题或取得何效果。一、专题概要写法举要一、定义和作用定义 档案利用典型实例是档案馆（室）管理人员所提供的档案信息资料为政治、经济、社会发展带来直接或间接的重大社会、经济效益的典型实例。作用 档案利用典型实例具有以下几个方面的作用：1、是交流档案工作经验的重要资料；2、是宣传档案工作以及档案法规的必要途经；3、是档案利用成果的一种反馈；二、档案利用典型实例的编写要素1、利用者的单位、姓名、身份；2、利用档案的确切时间和地点或提供档案的部门；3、利用
2、档案的目的和动因；4、利用档案的内容、成分或数量、人次等反复过程；5、利用档案所获得的效益（增值或节省资金、人力、物力和时间，提高效率的比例和对比数据、社会效果、社会反响等）；6、该实例的提供者（是哪一个档案室提供的或个人）；7、档案利用实例要冠拟鲜明准确的标题。三、需要注意的事项1、只有事件、而没有结果；2、只有结果、而没有利用过程；3、不够典型、缺乏生动；4、编写的要素不全，叙述不完整、利用不明确；5、缺乏真实、事实有水分、效益计算的不科学、不能使人信服。二、档案利用典型实例示例示例一：一起农民上访在档案中平息东安县钟宝镇文书朱良明2004年3月8日在镇政府档案室和青林村档案室为核实一起上
3、访事件查阅档案资料。本镇青林村四组村民王晓琴因原瓦子坪乡政府宅基地恢复农田后的使用问题与镇政府发生争议，从2003年11月25日开始先后三次到县信访局上访。她一至声明原瓦子平乡政府在93年社教时将她在青林村二组的承包耕地取掉了，为了给她补偿损失，就让她将原乡政府宅基地恢复后耕种，不交税费、属她所有。并扬言说：“这件事如果镇政府不能解决好，我就要到市、到省继续上访。”由于事情的年头太久，镇政府曾多次找到她和当时的当事人进行调解，都未起到效果。通过对当时的当事人的调查了解，在镇政府档案室调出原瓦子坪乡政府93年所有的社教档案，查阅档案50多卷次，终于在147卷永久卷第120页查到1993年3月7日
4、关于乡政府宅基地恢复农田后有关事项的党委扩大会议记录：“乡政府宅基地恢复农田后租种给农户，每亩地每年交60元租金，一年一订合同”。同时在青林村档案室文书档案行政类A12.8目录第8号永久卷查到1993年王晓琴卖房的协议，她在青林村二组的承包地属当时卖房时转包给了别人，并不是原瓦子坪乡政府将她承包地给取掉了。通过在档案中查到这些有力的证据，说明村民王晓琴现耕种的原瓦子坪乡政府宅基地恢复的农田是属于租种，并不是补偿给她的。王晓琴在档案面前自知理亏，不得不承认自己上访是无理取闹，想把土地占为自己使用，免交税费。政府也一次收回了10年的土地使用费和租赁费。一场政府与农民间的土地纠纷引起的上访事件就这样
5、用档案平息了。（此实例由东安县钟宝镇档案室提供）示例二：档案利用效果实例汇编【编辑说明】档案是历史的真实记录，在社会实践中具有重要的参考和凭证作用，随着社会的发展，档案的这种作用越来越被更多的人们所认识，实践证明，社会主义现代化建设离不开档案和档案工作，该档案利用效果实例选编一书中记录的大量实例又一次证明了这一点。 在编辑过程中，我们本着实事求是的原则，注重入选实例的典型性，代表性和真实性。该档案利用效果实例选编对各级领导和各界人士进一步了解档案的作用和价值，增强档案意识，从而进一步重视支持档案工作，促进档案事业的发展，使其更好地为改革开放和三个文明建设服务具有重要指导和参考作用。 该档案利用
6、效果实例选编由杜西珍主编。 由陈山坤、冯小敏审定。由于我们水平所限，在编辑中有不当之处在所难免，恳请领导和同志们批评指正。 东安县档案馆 2006年9月 （一） 档案发挥政策依据作用 东安县水利局积极响应党的号召，认真做好库区移民安置工作，但在移民迁置过程中，却找不到针对移民的具体补偿标准和上级的有关政策规定。于是，他们来到东安县档案馆现行文档服务中心，要求查阅国家对库区移民政策的有关规定，文档服务中心的工作人员很快从现行文件中查到了有关库区移民的具体补偿办法、标准、规定等。水利局依据上级文件的政策规定，深入库区移民家中，积极宣传有关移民政策的规定，得到移民的理解，保证了库区移民工作的顺利进行
7、，充分发挥了档案的政策依据作用。 （二） 为编史修志提供丰富翔实的资料 东安县党史委的同志前来我馆要求帮助查阅有关档案资料，以便搞好党史资料的征集工作。党史记录着党的建设和发展足迹，镌刻着老一代无产阶级革命家的丰功伟绩。因此，我馆领导给予高度重视，亲自带领馆内工作人员认真仔细查阅了近百卷档案，为党史委的编写工作提供了真实、准确、丰富、完整的资料。 （三） 土地权属档案发挥重要依据作用 东安县一乡镇三个村庄，在开发利用本地矿产资源时，由于三村山界相临，开发中出现了矛盾，但是，三方又拿不出证据，镇党委、政府多次调解无效。致使纠纷越演越烈。直接影响了山区资源开发建设的顺利进行，最后，镇政府抱着试试看
8、的态度，来到县档案馆要求查找有关土地确权方面的档案，工作人员认真查阅了东安县政府全宗的土地证存根及林木确权证等有关档案，档案中对各村的边界四至及林木归属等问题写得清清楚楚。并为他们出具了文件复印件证明，拿回去给三村的干部群众看，让他们彻底弄清了山界的权属问题。于是，镇党委、政府按照档案的真实记载，妥善地解决了三村长时间解决不了的山界纠纷，为三村资源的合理开发开通了道路。 （四） 设备档案为工厂企业节约资金20万元 东安县一工厂从上海购进了一台汽车配件设备，买回来就先天不足，不能使用，只好闲置。后来由于生产量的不断扩大，必需重新购买一台。才能满足生产需要。如果新购一台，需资金20多万元。这时技术
9、车间的技术员想起存放在档案馆的设备档案，并向领导提出了改进这台闲置机器的设想，得到了厂领导支持，于是该技术员兴冲冲地来到档案馆要求查阅他们厂存放的设备档案，负责管理档案的工作人员很快从现有设备档案中找到。该技术员拿到这份设备图纸后，兴奋异常，经过反复推敲研究，终于使这台沉睡已久的机器醒来，重新投入了生产，解决了生产的需要，为厂节约资金近20万元。生产的产品亦非常受市场的欢迎。 （五） 档案服务构建和谐社会 2006年6月，天气日渐炎热，东安县一工厂李某为证明其单位老厂长1982年前担任过厂级领导干部，从而可享受厂级干部待遇一事，先后两次到档案馆查阅有关干部任免的档案。档案馆查档接待人员热情为其
10、服务，使其顺利找到了所需的干部任职批文，并给其复印证明，从而为其解决该厂厂级干部待遇问题找到了确凿证据。他在留言簿上这样写道：“十分感谢贵局查档服务中心同志的热情、周到、耐心、细微的指点和不厌其烦的服务，两次查阅相关干部任免档案给我留下了非常深刻的印象。贵局在服务时提供的优质硬、软件环境令人钦佩，对构建和谐社会，打造文明东安提供了好的服务窗口。”这是一名基层工作人员，也是一名普通市民对东安县档案馆及工作人员的高度评价，同时，也是对东安县档案馆今后为民服务为基层服务提出的切实要求。 （六） 档案解决了他们的后顾之忧 2006年5月5日，东安县某公司的张某与同事李某一起来到档案馆查阅档案。前些日子
11、，他们单位在整理职工人事档案时发现他们的人事档案中少了进公司的原始凭证，为了把档案补充齐全，解决后顾之忧，他们相约来到档案馆查找相关档案，档案馆工作人员热情接待了他们，通过计算机检索很快地查到了他们当年的高校毕业生行政介绍信存根、报到证，并为他们提供了复印件证明，使他们在短短的几分钟办成了原以为要搭上老半天的事，张某与李某对东安县案馆工作人员的热情帮助深表谢意，对档案馆现代化管理及高效率的工作节奏赞叹不已，并一再致谢。 （七） 档案补足了她的工龄 2006年6月20日，东安县档案馆“现行文档服务中心”负责查阅的工作人员接待了一对夫妇。妻子赵在针织厂工作，现已到了退休年龄，她在办理退休手续时发现
12、，其职工档案中缺少当年从棉织厂调入针织厂的职工调动介绍信，因此无法确认她在棉织厂工作的那段工龄。为此，她在丈夫李某的陪同下，抱着试试看的心情，顶着烈日来到档案馆，查找相关档案。根据她的回忆，她是1989年从东安县印刷厂调到棉织厂，同年又调入针织厂。据此，档案馆工作人员认真分析其档案的大概流向，帮其查阅了印刷厂、棉织厂，轻工业总公司等全宗档案，最后在县轻工业总公司全宗内中找到了赵某的工作调动介绍信，并为其提供了原始资料复印件，出具了档案证明。这份档案关系着这对夫妇的切身利益，对他们尤为重要，找到档案后他们的感谢之情溢于言表，他们在留言簿上留下了一段平实而又感人肺腑的话：“热情接待，不厌其烦的周到
13、服务，这才是真正实践三个代表的真实体现，我们感到很满意。” (八) 档案帮助离休干部找回了工资待遇 2006年8月上旬，东安县某局退休干部王终于在县档案馆如愿地找到足以证明他参加革命工作的有力证据。这位年近八旬的老人十分激动地说：“档案真是帮了我的大忙啊！” 今年初，上级主管部门专门下发文件，着力解决1950年前参加革命工作而又未享受到离休待遇的老同志工资偏低问题。王XX老人根据文件精神自认为条件符合，要求该局上报有关部门审批。该局政工干部经过多方查询，终因相隔时间较久，材料收集不齐，管理较为混乱等原因，始终无法找到王XX是在1950年前参加革命工作的有力证据，导致上报审批工作无法正常进行。
14、最后，王XX老人与该局政工干部一道，抱着试试看的心理，来到县档案馆，要求查阅1950年度县委县府全宗档案，终于在县委第3号全宗中查到：“王，1950年1月11日在东阳八区时任土地改革领导小组组长.”，看到这来之不易的证据，在场人员都露出了会心的微笑。 （九） 档案帮助老人找回退休待遇问题 2006年初，东安县某公司退休职工74岁高龄的老人孟某为提高退休工资一事，来到档案馆要求查找有关企事业单位退休人员工资制度改革方面的文件。档案馆负责查档的工作人员热情地为老人服务，根据他提供的情况，很快地帮他找到了相关文件，并为他提供了复印证明，当老人拿到相关文件时，他的高兴、激动、感激，一一呈现在脸上。 档
15、案馆工作人员的热情与负责，让其感受到了实实在在为民服务的工作作风，让其感觉到了阳光般的温暖与亲切，让他真切感受到了档案馆作为党和政府与百姓沟通的桥梁与纽带作用。 （十） 知青档案使她看到了希望 2006年8月下旬，东安县档案馆接待了一位老知青，她叫苗，52岁，青岛人，是来档案馆查找知青回城档案的。去年底，她所在的单位的劳动部门贴出通知：凡六八届下乡的，回城知青可凭“知青回城名单”，延续工龄，并享受退休后89%的工资待遇。她是1968年上山下乡插队来到东安县地方（公社）镇一大队的。现已到了退休年龄。苗XX得知这一消息后，心情异常激动。但当她先后到当地派出所、民政局查找档案都没查到后，心急如焚。最后，她抱着一线希望来到东安县档案馆，当管理人员在档案馆馆藏档案中仅有的“知青回城名单”中查到“苗”这个名字时，她的眼泪一下就流出来了，激动得半天没说出话来，最后，她声音颤抖地说：在我几乎绝望的时候，是档案又让我看到了希望。 （十一） 一张旧报纸的见证 东安市某工厂黄女士，1957年响应党鼓励知识
