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1、- 50 -管理制度：宴会部一、宴会销售管理制度 （一）、国际会议中心、国际宴会中心租用守则1. 凡租用国际会议中心、国际宴会中心的客户，必须按照与宴会部共同制定和确认的租用条款进行活动。活动期间，要维持公共秩序，爱护公共财物，确保客人的安全。2. 大厅内所有壁板装饰、舞台地板不能钉钉子或粘贴强力胶纸，不能在地毯上刷漆或洗涤物件，不能在地毯面拖拉任何物件，如需在宴会场地内搭设棚架，搭设物与地毯面的接触处必须用平面板块承垫。3. 舞台背景绒幕、四周墙壁及天花禁止钉锤任何物件，如确需悬挂有关饰物，需利用原先设有的挂钩或拉绳悬挂，如悬挂绳与木制装饰线接触、接触处应加保护垫。4. 搬运物件时要注意宴会
2、场地的所有装饰（如玻璃、镜片、壁灯、墙、柱等）物件，如有损坏，照价赔偿。5. 凡需使用宴会场地原设的灯光、音响，需事先知会宴会部，如确因需要而自行增加音响设备、灯光、铺设电缆，架设铝合金架等，须向宴会部提供有关资料，经酒店工程部、保安部同意后方可进行设置及施工。6. 设置及施工期间，施工人员要配合和听从本店工程技术监督人员的指挥，如出现违反酒店消防安全条例、超负荷用电或施工对宴会场地构成不安全因素等问题，本店有权终止施工的进行，必要时停止输送电源。7. 施工人员必须持有经国家有关部门认准颁发的有效的合格证书，主办单位的工作人员进入灯光、音响控制室，必须佩戴由主办单位签发的工作人员工作证。8.
3、施工单位必须在施工区域的显眼处悬挂施工告示牌，内容包括：主办单位及施工单位名称、施工负责人姓名、防火负责人姓名、施工期限及向客人致歉的文字说明。施工物品不能堵塞消防通道。9. 临时性使用的电器必须安全可靠，临时性电器必须安装在不影响客人正常行走的地方，并按指定的电源接口接驳电源。10. 展场、临时舞台的搭建不能用易燃材料，如确需使用少部分易燃材料，必须经防火处理。11. 施工区域严禁擅自动用明火，如确需动用明火，须向酒店工程部、消防对申请办理动火证，在有消防人员在旁监督的情况下方可动火。违反规定予以罚款元。12. 凡需携带易燃易爆物品进场施工或布展，须向酒店工程部、消防队申请，经批准后可适量使
4、用易燃易爆物品，未用完的易燃易爆物品不能存放在宴会场地过夜，要存放在指定的安全地点。13. 施工及展览期间不准吸烟，违者罚款元。14. 每天工作完毕及施工期结束后，施工人员要认真检查施工区域的防火及用电安全，经本店工程部、保安部及消防队的检查后方能离开施工现场。15. 施工人员必须严格遵守安全操作规则，如违反操作规则而导致意外发生，酒店概不负责，并保留追究施工单位责任的权利。16. 施工人员不得在宴会场地内食用快餐。17. 施工人员在布展中需保管好自己的随身物品，且不要将垃圾到处乱扔。18. 布展前后的大型废弃物应由施工人员在宴会部员工的带领下清理到指定的垃圾场。19. 施工人员不得在酒店内派
5、发传单等宣传物品。20. 会展结束后施工单位如有物品运出酒店，需有宴会部经理签名的出闸单才能离店。（二）、宴会销售服务的运作表格、宴会确认书宴会确认书致：电话号码：由：张家界花园酒店宴会部电话号码：日期：年月日先生小姐：您好！非常感谢贵公司选择张家界花园酒店作为贵公司举办宴会的场地，关于贵公司即将举办宴会的详细安排，经双方协商已基本达成一致意见，现把具体的细节内容重述如下，以供确认。一、日期：年月日（星期）二、时间：时分三、地点：四、形式：五、人数：六、摆设：七、提供咖啡茶：八、设备：九、指示牌：十、横额：十一、舞台背景：十二、场租：十三、定金：十四、结算形式：十五、其它事项：上述安排是否妥当
6、？如无不妥，请阁下尽快签署此确认书并给我们寄回影印件。为使阁下安排的活动能顺利进行，现提供我店预交定金、取消宴会安排及付款方式条款给阁下参考，敬请遵守为盼。、签署确认书后，即交付宴会总费用的给我店作为预订保证金，此预定保证金可在宴会结束后作付款用。、除双方事先商议协定外，酒店方面有权取消没有交纳定金的宴会安排。、如贵公司在不足小时通知敝酒店更改宴会安排或减少超过，酒店将会按原定之全价收取所有费用。、不足小时通知我店取消宴会安排，酒店将全价收取餐饮费用。、贵公司指定的负责人先生小姐，应于宴会结束后以双方确认的付款方式付清全部款项，付款时需附定金收据以作退减定金凭证，如付款时未能提供订金凭证，则按
7、宴会的总费用交付，定金凭定金凭证退订。诚希贵我双方的合作能圆满顺利，倘若对任何安排有进一步的补充，请随时与我们联系，我们期待能为贵公司竭诚服务，并致由衷谢意。张家界花园酒店宴会部（盖章）（盖章）宴会部经理签署日期：年月日签署日期：年月日、宴会预订单BANQUET EVENT ORDER 公司名称Name of Company地址Address宴会名称Function宴会性质Nature of Function主办人Organizer宴会日期Date of Function地点Venue出席人数Attendance收费Billing订金收据号码Deposit/Receipt No食物价格Food
8、 Price：饮料价格Beverage Price：附加费Surcharge：房租Room Rental：电话 公司BusinessTelephone 私人Private时间Time餐单Menu：表演Entertainment：运输Transportation：杂项Misc. Charges ：宴会服务部Banquet Services：房口部Housekeeping：管事部Stewarding：工程部Engineering：公关部P.R. Dept.：指示牌Signboard：横额Banner：特别安排Special Arrangement：饮料Beverage：收银员Cashier：经手人
9、宴会部经理日期 Function Sold by：Banquet Manager： Date：、每日宴会销售记录THE GARDEN HOTEL BANQUET DAILY EVENT DATE日期：LOCATION MORNING NOONAFTERNOON EVENING BQ NO国际会议中心国际宴会中心DAILY REVENUE FORECAST：PREPARED BY：当天宴会收入预测：制表人：、重要客人饮食安排表重要宴会重要客人饮食安排表期间：月日至月日 日期 公 司 宴会性质 宴会人数 宴会营业员 备 注 / / / / /发文部门：宴会部办公室制作者： （三）、宴会附设活动的申
10、请表1. 凡在酒店组织人以上活动，主办单位需填写张家界大型临时性群体活动申请表，并携同酒店保安部出具的活动保卫方案、主办单位的书面申请和活动场地布置平面图，到所属地段的派出所及区公安分局报批。2. 凡在酒店租借场地进行大型展览、展销等活动的，主办单位要拟文清楚列明活动的时间、地点、内容、人数、规模、是否要搭台、搭展架和委托什么公司负责进行场内安全事项等问题，连同酒店保安部出具的活动保卫方案，到市消防局重点科报批。3. 所有展览会、展销会、博览会等商贸活动，主办单位应在展销会前天按有关规定向工商行政管理部门提出登记申请，领取展销会准办证后方可在我酒店举行。主办单位的法定代表人所签署的申请书，内容
11、应包括举办展销会的理由、名称、展销会期限及地点、内容形式、负责人等。主办单位同时应把参展者的营业执照副本及有关资料送市工商局备案。A、张家界大型临时性群体活动申请表张家界大型临时性群体活动申请表主办单位主办单位地址主办单位联系人联系电话活动时间 自 年 月 日起 至 年 月 日止活动地点内容规模 范围安全保卫负责人 工作人员数雇请保安员数安全保卫措施上级主管部门意见 （盖章）申请单位盖章 年 月 日区、县公安局主管部门意见市公安局经办人意见市公安局主管部门意见市公安局领导意见备注 填表人： 年 月 日B、横额申请表横额申请表BANNER REQUISITION FORMPART TO：DIRECTOR OF SALES & MARKETING致：市场营业总监DISPLAY LOCATIONDISPLAY DATE/TIME TO 摆放位置：摆放日期时间： 至BANNER FROM：HOTEL GUESTP.R.DEPT.横额来源：客
