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1、发 行 章列管文件文件/数据管理制度文件编号：管规009版 本：第2版发行日期：99年12月28日拟案单位：管理部文件修订记录序日 期修订部门核准部门申请单编号备 注198年11月7日管理部总经理室无(尚无申请制度)299年12月28日管理部总经理室3456核 准审 核拟 案曾璟煜曾璟煜 傅殿伟 朱郁乔除本封面因管理之需要，得加盖相关印章及相关人员之签章外，任何人不得对文件之内容进行涂改或作记号，（如有修改之必要时，应按文件/数据管理制度之相关规定办理之）。目 录主旨3适用范围3发行3修订3文件/数据管理制度概述3文件/数据作业管理办法4分类 4证件4文件4合同5技术数据5人事资料5计算机数据
2、 5其它数据5编号说明6责权部门代码6文件类别代码6非质量体系文件编号方式7编号管理8保管权责9证件9文件9合同9技术数据9人事资料9外来文件9其它文檔9文件制作格式规定10文件制作格式10窗体制作格式11记录制作格式12文件作业程序12文件的制订、修订12审核、核准、分发12废止、回收、销毁13归档作业13借阅、补发14翻印15计算机作业管理办法15网络维护及相关规定15文件的变更16文件的备份16文件的删除16载体及程序系统管理规定16附则17附件一：公司档案管理人员组织图17档案文件数据管理制度文件类别 一般文件 密级 机密 极机密 版本：2 拟 稿 朱 郁 乔文件编号管规009发行日期
3、99年12月28日 共 页 核 准 l 主 旨：为有系统的妥善管理本企业之各类档案及相关数据(含各类文件)特制定本办法执行之。l 适用范围：凡本企业内之各类档案、文件、数据，均适用本办法l 发 行：本办法经执行长核准后发布实施。l 修 订：本办法如有未尽事宜时，得由管理部加以补强并呈总经理审核、执行长核准后修订之。壹、文件数据管理制度概述一、 文件数据管制是指对企业内所有档案、文件及数据（包括现行运转文件、存盘文件、余存文件和准备销毁的文件）的存放、调阅和销毁等进行管理之工作二、 由各部门助理担任日常档案、文件及数据管理工作，在进行各项文管作业时，应遵循以下三个基本原则：(一).集中管理原则具
4、体情况包括：1.凡企业接收之外来函件、资料等，一律应由相关部门之文管人员负责接收、登记和分发处理，如文管人员不在时，应确定临时接收人员；如文管人员离职时间较长，应及时指定人员代为办理2.以本公司名义对外下发或上报之文件，应由承办部门文管助理统一登记、编号，并视文件之等级加盖公章及经权限主管核准后发放，并将存盘文件、余件归档进行妥善保管3.企业接收的所有文件、数据都应由各相关权责部门文管助理集中保管各业务职能部门承办的文件、数据，承办完毕后必须交回，不得长期保存于个人处(二).科学管理原则公司各类文件数据均应按档案数据保管年限一览表(附件二)之规定年限进行保存，以便为归档立卷创造条件(三).严格
5、保密原则凡公司员工因职务及工作之关系，于文件数据之制订、审核、分发、传阅、归档及销毁等作业流程中涉及公司之机密均应负有保密责任(参考文件:人事行政管理规章关于员工对于本身职务所涉及之公司机密应负有保密责任之相关规定)贰、文件/数据作业管理办法一、分类：(一)公司档案数据分：证件、文件、合同、技术数据、人事数据及其它文文件数据等六类，以便分别进行管理：1.证件：如公司营业执照、税务登记证、IC卡，证件类均由总经理室列管之。2.文件 (包括如下)：第一阶：手册第二阶：程序文件(1)ISO9002质量体系文件第三阶：作业指导书第四阶：窗体/记录填写式窗体/记录注: 上述非质量体系文件中之“记录”系指
6、各类填写式窗体经填写内容后形成的文文件数据，各类记录档案应存于相同窗体名称之档案夹，以便查找及归档作业(2)非质量体系文件非填写式窗体/记录 管理办法类文件各部门相关事务文件公司内部公文(如人事命令、公告)政府公函(3)外来文件社会机关、组织信函业主信函其它类合同小包合同业主合同3. 合 同注:各类合同之编号及管理，请另参阅合同管理办法之说明4. 技术数据(1) 生产技术资料(2) 产品及程序设计技术数据(3) 仪器、设备相关数据(4) 工程设计技术数据(5) 内部基本建设数据5. 人事资料 : 如:人事数据表奖惩记录、考勤表、员工考绩表6. 计算机数据 :各类计算机档案7. 其它数据如各类书
7、刊、照片(二)上述各类文件/数据依重要程度及保管方式又可分为：(1)一般文件(2)列管文件 密级文件 机密级文件 极机密级文件注: 1.列管文件系指涉及公司生产经营或内部管理运作方面机密或较为重要之各类文文件数据（如生产统计数据、规章制度、财务报表、研发资料等），对于列管文件之复印、修改或发放、借阅等，均须由权责部门进行管制之 2.合同及技术数据类、财务报表类文件一律列为列管文件 3.ISO9002质量体系范围内之所有文件均为列管文件(三)上述各类文件/数据依存盘方式共分为:(1)书面资料(2)计算机档案数据二、编号方式说明：1.编号第一位字符为该份文件/数据之权责部门代码(部门代号说明如下)
8、：(1) 董：董事会；(2) 执：执行长室；(3) 总：总经理室；(4) 财：财务部；(5) 管：管理部；(6) 品：管理部品保课；(7) 生：管理部生管课；(8) 务：管理部总务课；(9) 采：管理部采购课；(10)人：管理部人事课；(11)资：信息部；(12)业：业务部；(13)营：营服部；(14)工：工务部；(15)厂：厂务部；(16)卷：卷门部；2.编号第二位为文件/数据之类别指示码(1)“证”指各类证件;(2)“表S”指各类制式填写式窗体;(3)“表P”指各类制式非填写式窗体(4)“质”指各类质量体系之文件(5)“外”指各类外来文件(政府机关之公函除外)(6)“政”指各类政府机关所发
9、之公函(7)“公”指各类公司内部所发之公文、行政命令等(如人事命令、公告等)(8)“规”指各类规章、制度及管理办法(9)“技”指各类技术数据(10)“事”指各部门承办事务之相关文件(11)“人”指各类人事资料(12)“图”指各类图面资料(13)“书”指各类书刊3.编号代码之第三位起因文件/数据之不同，共分为以下二种方式进行编号:(1)非质量体系之文件/数据:非质量体系之文件/数据之编号第三位起为该文件/数据之流水编号，以阿拉伯数字记录，共为三位数(自001号开始，如编至999号则自动上升一码为第1000号) 范例:管理部制订的第一份管理办法类文件之具体编号方式如下:100规管 流水编号 管理办法类文件代码 权责部门代码 试实行阶段中的文件/窗体/数据，应于上述编号之第三码前加一代码“试”，原流水编号为三码则缩减为2码。10管试规试实行阶段中的规章制度类文件流水编号(第一份)试实行阶段之代码规章制度类文件代码权责部门代码(2).质量体系范围内之文件/数据：编号之第三位代码代表该文件/数据之质量文件级别，共分以4种:“1”为第一阶质量文件代码，即指质量手册；“2”为第二阶质量文件代码，指各类程序文件；“3”为第三阶质量文件代码，指各类作业标准书、管理办法；“4”为第四阶质量文件代码，指各类质量记录窗体； 文件编号第四位第六位为当前文件在ISO9002质量体系中所对应
