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1、第二章 总经理办公室工作手册第一节 概述及组织机构一、概述总经理办公室（以下简称总办）是酒店实施行政管理的主要机构，发挥着上传下达、统筹、协调、检查、督促的参谋和助手的作用，总办日常工作中负责酒店对内对外的各种计划、报告、总结、请求、通知、会议记录等各种文件的起草、审核、打印、收发、存档工作，接待当地政府的各种来访及上级领导检查工作，协调酒店与地方的关系，办理酒店所需经营资格证书年检、更换的工作，负责酒店日常物质采购工作，酒店车辆调度工作，酒店商铺出租和管理工作，做好员工饭堂和员工宿舍的服务、管理工作，建立健全和提供完善的后勤保障系统。总办下设采购办、司机室、福食部、员工宿舍。二、组织机构总经
2、理办公室主任司机秘书宿舍领班福食主管采购主管清洁工宿舍管理员福食领班采购员白班夜班厨师砧板上什水台什工面点什工第二节 职位说明及岗位职责一、主任岗位名称：总办主任岗位编码：直接上司：总经理、分管副总经理管理对象：秘书、采购主管、福食主管、宿舍领班、司机具体职责：1.在直接上司领导下，协调各部门工作，协助总经理监督、检查各部门对酒店方针、政策、重要决定、上级批示及各项规章制度的执行情况。2.按照总经理的意图，组织起草综合性的业务报告和起草、修订酒店工作规划、报告、总结、请示、通知等函件。3.负责安排酒店行政会议和总经理办公会议，检查各部门贯彻落实会议精神情况，将有关信息反馈直接上司。4.收集、整
3、理各部门反映的问题、情况，做好综合分析和统计工作，为总经理的决策提供咨询，当好参谋。5.负责安排办公室人员做好文件资料归档、收发、打字等办公室工作，负责酒店印章保管和使用工作。6.负责对管理对象的工作安排及工作监督，考核本部门员工工作绩效。7.组织召开部门每周、月例会。8.对酒店车辆进行管理，对酒店物业进行管理。9.处理直接上司交办的信函，审批未签发的重要文稿，发现重要情况及时报告直接上司。10.负责接待和安排拜访总经理的客人，接待当地政府的各种来访和上级领导检查工作，协调酒店与地方政府、社区的关系。11.负责办理酒店经营资格证书，以及证书年检、更换。12.严格执行保密制度。13.负责指导员工
4、饭堂和员工宿舍管理、服务工作，提供完善的后勤保障。14.做好责任区消除、卫生、安全管理。15.完成直接上司完办的其他工作。素质要求：1.基本素质：具有良好的职业道德和敬业精神，有感召力，有信任感，有凝聚力，有责任心，有协调能力。2.自然条件：年龄26岁以上，身体健康，仪表端庄。3.文化程度：大专以上学历，有较丰富的社会学、秘书学和管理学知识。4.语言能力：普通话流利，有较强的文字处理能力和语言表达能力。5.工作经验：三年以上三星级酒店管理经验，熟悉办公自动化。二、秘书岗位名称：秘书直接上司：总办主任管理对象：（兼）司机具体职责：1.按照直接上司指令，负责酒店对内对外的各种计划、报告、总结、请示
5、、通知等文件的起草工作。2.参加经理晨会，对晨会内容进行记录、整理、分发、存档，协助总办主任对酒店领导在晨会上的指示进行跟踪。3.负责有关业务资料的收集、整理。4.负责上级公司和政府职能部门来文来电的登记、整理，送相关领导审阅。5.严格执行保密制度。6.协助管理酒店商铺及其他物业。7.结合酒店经营管理形势，不定期在宣传栏推出专栏。8.不定期完成编辑、出版，做好稿费领取、发放工作。9.不定期召开通讯员会议。10.负责酒店车辆调度。11.完成直接上司交办的其他工作。素质要求：1.基本素质：具有良好的职业道德和敬业精神，有信任感，有责任心，有协调能力。2.自然条件：年龄24岁以上，身体健康，仪表端庄
6、。3.文化程度：大专以上学历，具有较丰富的社会学和秘书学知识。4.语言能力：普通话流利，具有较强的文字处理能力和语言表达能力。5.工作经验：两年以上星级酒店办公室工作经历，掌握和运用电脑。三、司机岗位名称：司机岗位编号：直接上司：总办主任管理对方：无具体职责：1.钻研业务，熟悉车辆性能，对负责车辆进行日常维护，保持车辆整洁，保证车辆良好的状态。2.坚守岗位，遵守行车制度，遵守值班制度，听从总办指定车辆调度人员安排。3.提前5分钟到达调车指定地点。4.主动为乘客服务，严格遵守保密规定，对乘客谈话做到不介入，不传播。5.本着努力为酒店节省费用的原则，凡属于自行保养的(如换机油等)要及时自行做好。6
7、.每天上岗检查所分管车辆的车况，认真擦洗，随时做好出车准备。7.车辆有故障要及时向直接上司报告，填写车辆维修申请单，领导审批后到指定厂家维修，严禁开带病车上路。8.严格执行交通安全法规和有关条例，确保安全行车。9.严格执行酒店关于在岗人员仪表着装规定，执行酒店司机及车辆管理规定，优质高效完成出车任务。10.认真填写用车报表，做好行车记录。素质要求：1.基本素质：有信任感，有责任心。2.自然条件：年龄22岁以上，身体健康，仪表端庄。3.文化程度：高中以上。4.语言能力：普通话流利。5.工作经验： 岗位名称：采购主管 岗位编码：直接上司：总办主任管理对象：采购员具体职责：1.根据酒店各营业部门物资
8、要求及消耗情况，编制酒店全年度的采购预算和采购计划，报总经理批准以后组织实施，确保各项采购任务的完成。2.建立完整的采购档案保存制度（包括供应商资料档案、供应商质量信誉档案、物品的价格资料档案）3.负责与仓库联系，及时处理产品的质量问题，协调督促供应商及时送货。4.协助上司比较供应商的报价和整理供应商资料。5.搜集各类采购物料的样板和安排供应商的示范工作。6.配合仓库对物品进行验收，确保物品符合申购的要求。7.对供应商的各种单据进行审核和整理。8.负责部属人员的思想、业务知识培训，开展员工的职业道德、法制观念教育，完成上级分配的其它工作。素质要求：1.基本素质：遵纪守法，有协调能力；有责任感，
9、不以权谋私，保守业务机密。2.自然条件：年龄25岁以上，品貌端正，待人和蔼，身高1.7以上3.文化程度：大专以上。4.语言能力：国、粤语流利。5.工作经验：具备5年以上酒店工作经验，两年以上采购工作经验。6.特殊要求：熟悉采购程序和采购内容。权力范围与授权方式：1、岗位职责范围；直接上司授权方式(一律以书面方式授权)。五、采购员岗位名称:采购员岗位编码:直接上司：采购主管管理对象：无具体职责：1.了解各营业部门物品需求及各类物品市场的供应情况，掌握财务部对各种物品的采购成本及采购资金的控制要求，熟悉了解各种物品的采购计划。2.了解部门和仓库各类物品的消耗情况，根据采购计划，对各种物品进行价格调
10、查。3.搜集市场上各类物质的价格信息，作好资料的存档工作。4.协助仓库作好物质的验收工作，对质量不合格价格不符的产品给予退货。5.与有关供应商作好积极的沟通，保持良好的合作关系。6.严格执行酒店财务制度，遵纪守法，不索贿，不受贿，在平等互利的下开展业务工作。7.完成上级分配的其它工作任务。素质要求：1.基本素质：遵纪守法，不以权谋私，不假公济私。2.自然条件：年龄在25岁以上，品貌端正，身体健康。3.文化程度：高中以上学历。4.工作经验：具备3年以上酒店采购工作经验。6.特殊要求：对工作认真负责，勇于克服困难。六、员工宿舍领班岗位名称：员工宿舍领班直接上司：总办主任管理对象：员工宿舍管员、员工
11、宿舍清工具体职责：1.负责员工宿舍的计划安排，搞好员工宿舍的安全，卫生工作。2.制定和执行宿舍管理制度，经常检查员工入住情况，发现情况敢于纠正处理。3.参加部门每周例会，组织召开该部门每月例会，制定实施对管理对象进行岗位培训，做好考勤工作。4.负责所属设施设备管理、保养和报修工作。5.每天检查招待室卫生和房间整理情况。6.督促管理员做好员工亲属来访登记，办理离职员工退房手续。7.控制各房间的用电，用水情况，定期抄报水、电费并公布。8.对员工宿舍的收费随时进行审计，定期上缴，做到钱帐两清。9.搞好防火、防盗工作，熟知消防安全知识和灭火器材的操作使用。10.完成直接上司交办的其他工作。素质要求：1
12、.基本素质：有协调力，责任心强，任劳任怨。2.自然条件：年龄30岁以上，体健貌端，身高1.75米以上。3.文化程度：高中以上学历。4.工作经验：三年以上星级酒店宿舍管理经验。七、宿舍管理员岗位名称：宿舍管理员。直接上司：宿舍领班。管理对象：无具体职责：1.模范遵守员工宿舍管理规定，工作认真负责，文明礼貌。2.敢于严格管理，不徇私情，发现有员工违反员工宿舍管理规定时，要及时批评、纠正、处理，严禁徇私。3.准时上下班，不准迟到、早退不准擅离值班室，上班时间不准干私事，不准打瞌睡。4.搞好工作日记，当值时间的各种情况必须如实登记。5.每天定时检查宿舍，经常注意水电使用情况，注意用电安全，每月定期登记
13、各宿舍水电耗用度、吨数。6.宿舍发生（安全等）意外情况时，当值人员应及时采取措施，非当值应立即到达现场协助工作，并即时通知总机或有关部门，并报告上司。7.随时掌握员工的入住情况和思想动态。8.搞好招待室的收费和上缴工作，不得随意挪用和截留款项，违者视情况以严肃处理。9.搞好员工亲友接待登记工作，并做好招待室卫生。10.每天必须打扫宿舍公共区卫生两次以上，每周大扫除一次，经常保持宿舍卫生、整洁。11.积极配合有关部门搞好宿舍的安全和维修工作。12.搞好防火、防盗工作，熟知消防安全知识和灭火器材的操作使用。13.完成上司临时交办的其他工作。素质要求：1.基本素质：工作能吃苦耐劳，有责任心，服从意识
14、较强。2.自然条件：年龄20以上，身体健康，五官端正，身高1.65以上。3.文化程度：初中以上文化程度。4.工作经验：一年以上管理宿舍经验。八、宿舍清洁工岗位名称：宿舍清洁工岗位编号：直接上司：宿舍领班管理对象：无具体职责：1.模范遵守员工手册的有关规定，工作认真负责。2.每天必须打扫宿舍楼层卫生两次，每周大扫除一次（洗楼梯），保持宿舍环境卫生整洁。3.对宿舍区域卫生死角要勤巡查，保证卫生工作无死角。4.积极配合有关部门搞好宿舍的安全和维修工作。5.完成直接上司临时交办的其他工作。素质要求：1.基本素质：能吃苦耐用劳，任劳任怨。2.自然条件；年龄20岁以上，身体健康，身高1.6米以上。3.文化
15、程度：初中文化。九、福食主管岗位名称：福食主管岗位编号：直接上司：总办主任管理对象：福食领班具体职责：1.服从总办主任领导，严格要求自己。2.计划、组织、实施员工餐厅的日常工作，不断改善员工生活。3.制定每周菜谱，做好伙食成本核算工作，控制福食计划成本。4.合理安排三餐饮食，了解每个出品的口味，确保饭菜出品质量，出品受到大多数员工肯定。5.参加部门内部的每周例会，制定福食部岗位责任制。6.抓好员工的思想教育和业务培训工作，不断提高员工的素质。7.负责所属范围的环境、食品、用具的卫生管理工作，保证饮食卫生质量。8.负责所属范围的环境、设备、用具的保管、保养和报修工作。9.负责所属范围的治安、消防工作。10.完成直接上司临时交办的其他工作。素质要求：1.基本
