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1、全国援外培训承办单位电子文件调研报告电子文件管理现状调研报告徐军 著2013/5/10北京某软件技术有限公司目录1.概述21.1电子文件的定义21.2电子文件的基本特征21.3电子文件的管理模式31.4调研介绍31.5调研目的31.6调研方法41.7调研对象41.8背景数据42.北京地区调研分析63.湖南地区调研分析154.上海、广东、福建地区调研分析215.江苏、山东、海南、新疆地区电子文件调研分析296.浙江、四川、湖北、吉林、河北、甘肃地区电子文件调研分析367.天津、河南、安徽、陕西、青海、宁夏、云南、广西地区调研分析428.总结489.附表-问卷调查表501. 概述本着以全面提高国家
2、信息化建设和部委信息化办公的高度理念，为进一步提高我国援外事业和全国援外承办单位（以下简称援外机构）的文件办公的高效性、便捷性、透明性和互联互通性。2012年10月，北京某软件技术有限公司（以下简称某）很荣幸的承担了全国援外培训信息管理系统。此系统还覆盖了下设全国各省市129家援外承办单位。某立志于将此系统打造成国家级标准的援外培训系统，特对全国省市129家承办单位实施电子文件管理现状调研活动。并根据调研深入、全面的了解我国援外事业的综合能力和各省市承办单位及企业的信息化办公能力。然后，通过总结归纳调研信息更好的将全国援外培训信息管理系统打造成国家标准的软件工程。1.1 电子文件的定义信息与文
3、献一书中是指“机构或个人在履行其法定义务或业务事务活动过程中形成、收到并保存的作为证据及信息的记录”（ISO15489：2001文件管理）。而在电子文件归档和管理规范一书中电子文件的定义为“在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”（GB/T 18894-2002,P43）。英国联邦管理法规将电子文件定义为“包括数字的、图形的及文本的信息，他可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上并且符合文件的规定”（1992，P267）.1.2 电子文件的基本特征真实性、完整性和可读性是电子文件的三大基本特征。真实性是指文件的
4、内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，保存形式和原始状态一样。完整性，其一是指，记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件完整齐全性；其二是指，单一份数的电子文件内容、结构和背景信息完好无缺。可读性又称作为有效性，是指文件具有可理解性和利用性的基本性能，其中包括信息可识别性、存储系统可靠性、载体的完好性和兼容性。1.3 电子文件的管理模式电子文件的管理模式分为两种。第一种是，政府及企业内部日常办公和业务交流所形成的电子文件由管理机构和组织机制的管理模式.它是指文件形成部门或信息管理部门应定期把符合条件的电子文件向有关管理部门人员移交，并按照管理要求的格式
5、将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上；另一种是档案电子文件管理模式。它是由电子文件生成部门、档案室和档案馆采用集中式保管模式。是政府机构及社会各界组织产生具有长期或永久性保存价值的电子文件集中移交给各省市级档案馆保存。目前集中式保管模式广泛的应用于美国、加拿大、英国、瑞士、法国、北欧等一些发达国家。在本文中，电子文件是指各援外单位机构在电子政务、日常办公及其他各类信息化业务中所产生、移交转移的信息记录。1.4 调研介绍随着我国信息化建设的大踏步前进，多元化的信息资源渐渐的变成人们讨论的焦点问题，而电子化办公文件正以惊人的速度和数量普及和影响着社会发展。多元化的电子文件无论是在内容上、读取上和
6、形式上都快速应用到社会的方方面面。所以，焦点问题必然受到各国政府机关及企业的高度重视，电子文件的相关研究工作已成为我国信息化建设的焦点问题。为此，某站在促进国家信息化建设和提高我国援外系统办公效率这两个高度上，在部研修学院领导和公司领导大力支持下，某市场部电子文件课题组于2013年2月至4月展开了对全国129家援外承办单位电子文件管理现状的调研活动。1.5 调研目的此次调研目的是全面了解我国援外培训机构的信息化办公水平、现阶段办公面临的困难和各援外机构的潜在需求。通过调研更好的建立需求从而更好的了解援外培训系统中有关涉及电子文件的具体需求，为后续援外系统建设工程保驾护航。1.6 调研方法本次调
7、研采用电子问卷的形式，通过网络为发放给各援外机构并要求注明援外机构全称和所在省市。电子调查问卷的设计较为全面准确。收集方法也是通过网络收集，主要通过电子邮件和一些网络即时通讯软件来完成，例如：援外机构QQ群和邮件方式。1.7 调研对象本次调研对象主要是全国援外机构的企事业单位。共计129家承办单位。其中，参与调研的单位有65家单位。64家援外机构因某种原因未及时回复问卷调查，如图附表1-1所示。附表1-1 调查对象类型、数量与调研方式调查对象类型数量调查方式国家大学和省市高校31抽样问卷调查中央和国家机关及其直属事业单位28抽样问卷调查各省市企业机构6抽样问卷调查1.8 背景数据根据2007年
8、中国科学技术协会“电子文件管理机制研究”课题组的通过对全国120家机构调研显示,全国电子文件的使用率以高达73%，而纸质文件的使用率仅仅有27%，如图附表1-2所示。在电子文件使用中，仅有14%的机构全部以电子文件的形式办公，在未来5年内，将有50%以上的文件将以电子文件的形式传阅和保存（中国电子文档管理系统市场前景调查分析报告，2007）。本报告根据调查单位的地域和调研机构数量特点，按照机构数量和地区划分为6大块进行分析，如图附表1-3所示。附表1-2 机构生成电子文件数量占全部文件数量的比例引用：中国电子文件管理现状调查与分析报告附表1-3调研区域划分调研数量北京地区17家机构湖南地区5家
9、机构上海、广东、福建地区12家机构（每地区4家）江苏、山东、海南、新疆地区12家机构（每地区3家）浙江、四川、湖北、吉林、河北、甘肃地区12家机构（每地区2家）天津、河南、安徽、陕西、青海、宁夏、云南、广西地区8家机构 （每地区1家）2. 北京地区调研分析根据问卷统计，北京地区共有17家援外机构参与本次调研活动，分别包括中央国家机关及其直属企事业单位，如图2-1所示。其中北京华文学院、对外经济贸易学院、国际竹藤中心、中国农业大学和中华女子学院的电子文件数量占全部文件数量的90%。在13年电子文件数量增长比重中，对外经济贸易大学、全国农业技术推广服务中心增长比重达到了20%。中国地质调查发展研究
10、中心、中国广播电视国际合作总公司、中国人民大学分别都是15%。国际竹藤中心的电子文件增长比重尤为突出达到了50%，如图附表2-1所示。以此可推断国际竹藤中心将在今年将大力发展电子文件的相关办公应用系统。附表2-1 北京地区17家援外单位此外，接近70.5%的机构的生成的电子文件存储总量在20GB以上，11.7%的机构生成电子文件存储量在10-20GB之间，还有11.7%的机构生成电子文件存储量在5-10GB之间。仅有5.8%的机构生成的电子文件存储量在5GB左右，如图附表2-2所示。除中央财经大学显示领导不重视电子文件管理的问题外，其余16家单位表示重视电子文件管理工作。其中已经具有自动化办公
11、系统的机构有7家，其余9家均为发现有使用电子文件或自动化办公系统，而北京大学的电子文件管理系统正在开发之中。上述机构的电子文件管理系统所有的功能范围、管理部门，如图附表2-3所示。附表2-2 北京市调研机构生成电子文件存储量附表2-3机构名称具有功能维护部门对外经济贸易大学继续教育学院归档.迁移.管理和接收机构内部形成的所有电子文件信息技术部门国际竹藤中心归档.备份.长期保管.迁移.管理和接收机构内部形成的所有电子文件档案部门发改委城市和小城镇发展中心归档.鉴定.备份.长期保管.管理和接收机构内部形成的所有电子文件信息技术部门中国地质调查局发展研究中心归档.鉴定.元数据的捕获.备份.长期保管.
12、迁移.管理和接收机构内部形成的所有电子文件信息技术部门和档案部门中国人民大学归档.鉴定.元数据的捕获.备份.长期保管.管理和接收机构内部形成的所有电子文件信息技术部门中国人民武装警察部队特种警察学院归档.鉴定.元数据的捕获.备份.长期保管.迁移.管理和接收机构内部形成的所有电子文件无部门专门负责（军队内部软件）中华女子学院归档.备份.长期保管档案部门在北京地区调研机构中，47.05%的机构将采用纸质文件流转为主，同时电子文件也流转的现象，52.95%的机构采用电子文件流转为主，同时重要文件也纸质形式流转，如图附表2-4所示。58.8%的机构将会脱机归档保存电子文件，同时将电子文件打印为纸质文件
13、保存，有23.5%的机构将会联机保存电子文件，同时将电子文件打印为纸质文件保存，有11.7%的机构将不归档保存电子文件，只将电子文件打印为纸质文件保存，还有5.8%的机构只联机保存电子文件，不将电子文件打印保存，如图附表2-5所示。附表2-4 北京地区调研单位电子文件流转现状附表2-5 北京地区调研单位电子文件归档保存17家调研机构的电子文件接收和生成以及保存归档格式主要以TXT.DOC.WPS.PDF.JPEG.WAV.MP3.AVI.XLS等格式为主。北京华文学院、北京人民大学、北京食品发酵工业研究院和中央文化管理干部学院，4机构在保存电子文件的同时没有相应的纸质版本。中国地质调查研究发展
14、中心、中国人民大学和中国人民武装警察特种部队学院认为电子文件是可以替代纸质文件独立行使文件功能，同过与附表2-5对比，可以说明上述三家单位的电子文件或自动化办公系统已经相对比较完善。此外，这17家调研单位中2家单位没有制定任何有关或涉及电子文件管理的规章制度；5家单位仅制订了电子文件收集、归档、储存和备份的制度；5家单位没有专门的电子文件管理制度，但其他规章制度中涉及电子文件管理；2家单位有较为全面的电子文件生成、运转、处理、收集、归档、存储、备份、内部审阅、对外公开制度，如图附表2-6所示。附表2-6 北京市17家机构电子文件管理规章制度单位名称数量电子文件管理规章制度北京华文学院、中国广播
15、电视国际经济技术合作总公司2没有制定任何有关或涉及电子文件管理的规章制度北京大学、对外经济贸易大学继续教育学院、中国农业大学、中国食品发酵工业研究院、中央文化管理干部学院5收集、归档、储存和备份的制度发改委城市和小城镇改革发展中心、中国国际扶贫中心、中国社会科学院研究生院、中华女子学院、中央财经大学5没有专门的电子文件管理制度，但其他规章制度中涉及电子文件管理中国地质调查局发展研究中心、中国人民武装警察部队特种警察学院2生成、运转、处理、收集、归档、存储、备份、内部审阅、对外公开制度国际竹藤中心1生成、运转、处理、收集、归档、内部审阅、对外公开制度全国农业技术推广服务中心1存储、备份、内部审阅中国人民大学1内部审阅国家发展改革委员城市和小城镇改革发展中心、中国地质调查局发展研究中心和中央文化干部管理学院认为加强电子文件管理迫切需要颁布功能需求标注、元数据标准、流程通用、简单工作、数字签名、利用管理、电子文件中心运行和系统设计等方面管理规范。而其他机构对电子文件流程通
