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1、*物业管理 顾问书（十）入伙管理册目 录一、 概述 3二、 入伙工作管理程序 3 三、 装修管理程序 8四、 入伙手续办理相关资料与表格 111. 入住指引 122. 欢迎函 203. 业主资料袋 214. 业主资料卡 225. 业户手册 246. 房屋交付验收表 327. 物品领用登记表 338. 委托银行代收款协议书 349. 装修申报表 3510. 装修许可证 3611. 装修施工人员登记表 3712. 装修管理服务协议书 3813. 装修违章通知书 4214. 管理费收费通知单 4315. 工程遗留问题处理记录表 4416. 入伙意见调查表 45下期顾问书预告 46（一）概述业主入伙是
2、物业管理服务工作的一个重要阶段，是物业公司和业主的首次全方位正式接触。因此，入伙工作进行得顺利与否对于物业公司赢得业主的信赖，以及对物业公司今后的管理服务工作具有深远的影响。入伙管理工作包含与业主的衔接和与发展商的衔接两个环节。与业主的衔接主要是协助业主顺利完成入伙手续的办理，与发展商的衔接则主要是协助业主解决有关工程或其他方面的遗留问题，从而保证业主买的放心、住的舒心。入伙工作主要包括入伙接待、资料管理、房屋验收、收费管理和钥匙管理五部分。为确保入伙工作的品质，应确定相应的工作流程和责任人。在管理处经理的统一协调指挥下，各部分人员既分工又相互协作，共同完成入伙工作的整体运作。资料管理是入伙管
3、理的重要内容。业户手册、装修管理资料为管理处内部编制资料，该类资料内容应符合国家和地方政府相关政策、法规、条例等。业主资料属保密资料，由资料管理员进行专项管理。管理处经理以上人员或其授权人员因工作需要，办理相关借阅手续后方可查阅。费用收取应符合政府物价部门的相关规定，各项收费应有明确依据以备顾客咨询。 （二）入伙工作管理程序为保证小区业主的顺利入伙以及入伙后各项物业管理服务工作的正常开展，规范业主入伙时的各项手续办理工作，防止因疏漏造成入伙时物业公司工作的被动，特制定此管理程序。一、管理职责 1、管理处经理负责物业的前期介入工作安排工作，并负责组织、协调、落实入伙前的各项准备工作及入伙时的各项
4、工作安排。2、客户服务中心负责入伙前相关资料的准备和入伙手续的办理工作，协助财务人员核定各类收费标准和报批工作，并接待顾客，解答顾客问题，建立住户档案，并妥善保管。二、入伙前相关准备工作1、在项目入伙前一个月，物业公司与地产公司营销、设计、项目等部门成立入伙工作小组，定期通报工作进展，相互配合，同时与营销部门一起收集前期客户反映的焦点问题，制定统一说辞或解决方案。 2、管理处经理制定入伙前的各项工作计划，包括：工作内容、负责人及完成时间。 3、管理处经理负责管理处组织架构、岗位职责的制定；确定办公室、培训室、仓库、宿舍、食堂等具体位置并安排人员进行装修工程施工的跟进。 4、物资采购：由管理处经
5、理指定专人负责办公用品、办公及维修设备/工具、保洁/保安用品的购置计划的制定、询价、报批及采购工作。1）办公用品包括：家私、各类文具等。2）办公及维修设备/工具包括：电脑、打印机、电话、电工工具等。3）保洁/保安用品包括：各类清洁工具、剪草机、对讲机、警棍等 5、根据物业的实际状况，完善闭路监控、停车场设施、信箱、康体娱乐设施、园林绿化等公用设施。6、管理处经理指定专人记录入伙前后发生的清洁、返修及配套设施完善工程等所产生的各项费用，以便与相关单位结算。7、对外公共关系的联络1） 由经理指定人员与政府相关部门建立公共关系，包括：燃气、水、电、有线电视、派出所、街道办、居委会、工商、税务、物价、
6、房管等。 2）管理处各类工商证照和收费许可证的办理。3）停车场的营业执照、税务登记证和收费许可证的办理。4）配合发展商用水/用电指标的申请、 电话、电视、燃气、邮政的开通手续。8、入伙前一周应准备好所有相关资料，必备的有：1）入伙须知2）业主临时公约3）委托银行代收款协议书4） 房屋交付验收表5）业主（住户）资料卡6）物品领用登记表7）业户手册 8）停车场管理协议书 9）停车场车位租用协议书 10）装修管理服务协议书 11）装修申报表 12）商户管理协议书 13）商铺消防管理责任书14）房间的建筑平面图（备索）15）其他与业主相关或需了解的资料9、将入伙须知样本于业主办理入伙手续前递交至发展商
7、，以便发展商将其与入伙通知书一并发放给业主，告知业主办理入伙手续时的应知事项。10、管理处管理人员、技术人员提前一个月到位，安全员、保洁员提前半个月到位，并由客户服务中心负责员工作服的制作。11、在入伙流程设计方面，以方便客户为导向，组织参与入伙人员演练，制定项目应知应会，培训到人。三、入伙手续办理程序1、顾客(业主或住户)按入伙须知中的规定，携带相应的各种资料前往管理处办理入伙手续。2、入伙手续办理1） 入伙引导、检验入伙通知书 管理处指定专人引导业主到入伙手续办理现场，由专人检验业主的入伙通知书以及应携带的相应资料。2） 验房由管理处技术员、发展商相关人员共同陪同业主验房，抄录水、电、燃气
8、表底读数，并共同确认，在房屋交付验收表上记录，验房后若顾客提出质量问题，由管理处将房屋交付验收表复印件交发展商处理，发展商处理完毕后，交顾客签字确认存档。3） 填写资料管理处经理指定专人发放入伙手续的相关资料，工作人员指导和协助业主填写各种相关资料。4） 验收资料管理处经理指定专人检验并收回业主的入伙通知书及填写好的各种相关资料。属业主需带走的资料交由业主带回。5） 缴费管理处财务人员负责收取入伙相关费用并开具相应的票据。6） 顾客凭入伙交费收据领取房门钥匙等相关物品、礼品，并在物品领用登记表中签收。7） 如需返修，管理处留存一把房间的入户门钥匙，以便返修施工。3、入伙资料整理完毕后，由管理处
9、资料员将住户房屋、业主及常住人员的详细资料录入电脑中。4、业主资料的管理：1）管理处资料员负责保管业主（住户）提供的资料。业主和租户的资料应分类保管。2）业主（住户）的资料属保密资料，管理处经理以上人员或管理处经理授权人员因工作需要办理相关手续后方可查阅。3）有关业主（住户）持有IC卡的电脑资料等其他资料同属保密资料，未经管理处经理批准，保管人员不得随意给人查阅。四、入伙手续办理流程图入伙引导、验通知书资料发放填写资料验房验收资料领礼品缴费办IC卡 装修办理领钥匙完成入伙手续（三）装修管理程序 为规范装修手续办理，保障顾客利益，确保房屋正常、安全使用，维持小区共用部分统一美观的外部形象，特制定
10、此管理程序。一、装修手续办理1、顾客需要进行室内装修工程，须会同其委托的装修者向管理处进行申报登记，交验装修单位的承建资格证书原件，填写装修申报表和装修施工人员登记表，提交装修合同复印件、装修图纸、承建资格证书复印件、营业执照复印件（加盖公章）。装修施工人员还须提交有关身份证复印件，并张贴在装修施工人员登记表的背面。2、如需改变建筑物主体或承重结构，由申请人向管理处提交建筑物原设计单位或有相应资质的设计单位提出的设计方案及政府设计审批部门的审批证明材料。3、管理处与顾客、装修者三方共同签订装修管理服务协议书。4、管理处经理负责对装修方案进行审批（也可以书面授权的形式指定主办以上人员办理），并对
11、施工人员进行审核，包括人员身份、技术状况、装修资质证明、施工时间（最长不得超过三个月）、机械设备工具情况及负责人联系办法，于三日内做出批复。5、管理处经理指定人员将批准意见知会装修申请人，同时知会管理处各部门予以留意和配合，并建立装修管理档案。6、管理处财务人员按装修收费的标准收取相应的费用与装修保证金。7、管理处签发装修许可证、装修现场监控记录表。二、装修现场管理1、安全管理员负责对照出入卡对装修施工人员进出小区进行管理。2、装修施工队将装修许可证张贴在装修户门外，装修管理服务协议书和装修现场监控记录表张贴在装修户门内，以便于装修工人对照执行和管理处监管。装修管理人员及各班巡逻安全员负责对以
12、上工作监督执行。3、如装修工程延期，应知会业主会同装修队负责人到管理处办理延期手续。4、在整个装修过程中，安全巡逻员每天至少检查一次各装修队的装修许可证、出入卡及必要上岗证是否齐全有效，消防措施、材料堆放、垃圾处理、装修时段是否符合要求，有无违章留宿、生火做饭及违法违纪行为等；管理处技术人员应每两天至少检查一次各装修队是否按经批准的方案、格式装修，是否有乱接、擅改管线，是否有违章打墙、钻孔、破坏防水层，装修材料、用电用水等是否符合要求。检查情况记录于装修现场监控记录表。装修时进行物资搬运应填写物资搬运放行条。如装修过程中有违规行为，管理处开具装修违章通知书要求业主和装修队及时整改。6、装修队撤
13、离时所搬物品应填物资搬运放行条，在安全管理员监督下清除垃圾并打扫干净现场环境卫生时，方可予以撤离。7、装修施工作业时间为每天7:00-12:00，14:00-19:00。安全管理员在每日12:00负责检查装修户施工人员停止作业情况，每日19:00负责督促施工人员离开大厦或小区。特殊情况要留宿的应到管理处办理有关手续。8、如业主与装修者因装修问题产生争议，管理处有义务劝阻争吵行为，但不能代其中一方对另一方履行约束或代追缴行为；出现纠纷情况应立即通知公安部门出面处理。三、装修验收1、装修工程结束，业主验收合格后，由业主向管理处提出验收申请，管理处指定专人根据装修申报表对装修工程进行验收。主要验收装修施工是否对共用部分产生影响。2、对于验收中发现的不合格项目，在装修申报表中予以记录，并责令装修施工队进行整改和返修。整改完毕后，管理处进行复验。3、管理处验收合格后，
