管理信息的收集与处理(名、简、论)[汇编]

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1、管理信息的收集与处理 名词 企业信息，主要是与本企业相关的经济信息、科技信息、政治信息、社会信息和 生活信息等。 企业信息工作，则是为企业的经营、战略、管理、生产等服务而进行的有关信息 的收集、加工、处理、传递、存储、交换、检索、利用、反馈等活动的总称。 信息收集是信息收集者根据工作需要，通过不同的渠道和方式收集获取信息的过 程。 信息整理是对收集来的大量原始信息进行分类、筛选、校核，通过加工整理，变 原始信息为系统化信息，变低层次信息为高层次信息。 信息存储就是用科学的管理方法， 将有保存价值的信息按照分类标准有序存放的 过程。 信息传递就是将加工整理后的信息通过媒介或载体，把信息从信息发生

2、源传递到 信息接收源的过程 信息反馈：是指控制系统把输出的信息与其作用的结果相比较后再返回回来，并 对信息的再输出发生影响的过程 信息开发和利用就是通过各种方式方法，将收集、整理、存储的信息资源经过开 发，以一定的形式提供给利用者，发挥信息的效用，使信息的价值得以实现。 信息意识： 就是信息工作人员对事物的敏感度、洞察力， 是信息工作人员政治素 质、业务素质、政策水平、学识水平和分析能力、思维能力、理解能力、反应能 力、决断能力等多种知识和能力的综合反映。 半衰期：即指某学科目前尚在利用的全部文献的-半是在近期内多长的一段时间 内发表的。 信息开发是指对信息材料进行技术化处理，使信息更好地为各

3、级领导科学决策和 推动工作落实服务。 档案收集，就是通过接收、征集、寄存等方式，把分散在机关、个人手中以及散 失在其他地方的档案集中到档案馆（室）。 各机关、企业、事业单位在工作活动中不断产生的文件材料，处理完毕由文书或 业务部门整理立卷后，定期移交给档案室，通常称为归档。 “账外”文件：指的是未经收发登记的机关内部文件或外部文件。 档案鉴定就是对收集到的档案进行甄别并判断其价值，挑出有价值的档案交给档 案部门保管，剔除无价值的档案予以销毁。 档案保管期限表： 就是用表册形式列举档案的来源、内容和形式， 并指明其保管 期限的一种标准性、 指导性文件，它是鉴定档案保存价值和确定档案管理期限的 依

4、据。 档案的销毁，是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的 档案进行销毁处理 全宗：是一个机关、社会组织和个人在执行职责活动中形成全部档案的总和 组织机构分类法是按照立档单位的内部组织结构设置对档案进行分类，每一个具 体的内部组织结构就是一个具体的类别。 年度分类法，就是根据形成和处理的年度对归档文件进行分类。 档案检索就是对档案信息进行分类存储以及根据需要进行查找。 档案着录是指在编制档案检索工具时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择 和记录的过程。 档案标引是在档案着录过程中， 对档案的内容特征进行分析和选择，并赋予其规 范化检索标识的过程。 分类标引就是分析档案的主题

5、，根据主题赋予档案分类号的过程。 档案检索工具是记录、报道档案内容和查找利用档案资源的工具。 全宗指南是揭示档案馆 （室）内某一全宗档案情况的检索工具，一般采用书本形 式，又称全宗介绍 大事记：是按照时间顺序， 简要地记载一个单位在一定历史时期内发生的大事和 要事的一种二次加工档案编研成果。 组织机构沿革是记载一个单位机构设置（包括内部机构）、职能配置、人员编制 和体制变更等方面情况的一种二次加工档案编研成果。 会议简介就是用文章叙述等形式对会议作简明扼要的介绍，记述和反映某个会议 基本情况的一种参考资料。 全宗卷是档案室在管理所在公司档案全宗的过程中形成的，能够说明该全宗历史 情况的各种文件

6、材料所组成的专门案卷。 电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等 载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 逻辑归档：指文件形成部门将归档电子文件的逻辑地址通知档案部门，从而使档 案部门实施在网络上接收、控制与管理电子文件的归档方式。 物理归档：是将计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的 载体上，向档案部门移交的过程。 “双套制”归档是指采取物理归档或逻辑归档的电子文件，同时制成纸质文件予 以归档的方式。 磁记录档案： 指国家机构、社会组织和个人在社会活动及科学实践中直接形成的 有保存价值的、以磁介质为信息载体的一种特殊

7、载体的专门档案。 简 答 企业信息工作的作用： 企业管理的基础 开发利用新产品、新技术、新工艺的前提 生产过程控制的手段 企业走向市场的关键 提高企业员工素质的阶梯 树立企业良好形象的途径 秘书的信息工作主要包括以下几个环节： 信息收集信息整理信息存储 信息传递信息反馈信息开发和利用 作为秘书人员来说， 信息的敏感性并不是天生的， 可以通过平时的刻苦训练逐步 提升： 一要多看，这是形成敏锐的信息洞察力的基础。 二要多思，这样才能培养灵活的信息收集和捕捉能力。 三要多练，即培养信息工作人员准确的筛选、整理信息的能力。 - 信息收集的原则： 准确及时完整 适用选优 信息收集的渠道： 大众传播媒介渠

8、道图书、档案资料 供应商和客户贸易交渠道 信息机构渠道关系渠道 调查渠道 获取信息的方法及优缺点：（简答、案例） 一、观察法。 观察法指人们直接用感官或借助其他工具认识客观事物，获取所需信息的方法。 观察法简单、灵活，能获得较为客观的信息，但得的信息量有限，不易收集到深 层次的信息。 二、阅读法。 阅读法指通过阅读书籍、报纸、杂志、资料而从中获取信息的方法。阅读法是收 集信息的基本方法。是最普遍的信息载体，具有信息量大、信息周转快、阅读比 较方便的特点。但报纸、书籍、杂志上的信息可能失真，要注意判断信息的真实 性。 三、询问法。 询问法是通过提问请对方回答以获取信息的方法。询问的形式包括人员询

9、问、 电 话询问和书面询问。询问法灵活、实用，双方直接沟通，能获得语言信息和非语 言信息。但询问法时间较长、费用较高、范围较小。 四、问卷法。 问卷法是秘书运用调查问卷向被调查者了解情况、收集信息的一种方法。 问卷法 的最大优点是在大范围内对众多对象进行调查；节省人力、 费用和时间； 便于定 量处理和分析。但问卷法的缺点是只能获得书面信息， 不能与调查对象直接沟通， 问卷的真实性受到一定影响，问卷回复率难以保证。 五、网络法。 网络法是利用因特网获取信息的方法。不受时间、地域的限制，能收集文字、图 表及声像信息。 但用网络法收集的信息有大量是未经核实的，所以需要对收集的 信息、的真伪进行鉴别。

10、 六、交换法。 信息管理网络法收集信息迅速、 及时，将自己拥有的信息资料与其他单位的信息 资料交换即为交换法。 交换法能实现彼此间的信息共享， 获得的信息及时、 适用、 针对性强， 能节省时间。 但交换法需建立在自愿的基础上，交换的信息内容范围 较窄，要注意信息的保密性 七、购买法。 是通过购买报刊、图书、文献资料、音像制品等信息载体收集信息的一种方法。 购买法能获取大量系统化、专业化的信息，信息来源广；但费用高，耗费时间和 人力。 秘书在工作中收集的信息大致有这样几大类： 名片资料贺卡资料广告资料 图书期刊资料音像资料因需要而收集、自行收集的资料 信息筛选的方法通常有以下几种： 查重法时序法

11、类比法 专家评估法老化规律法 存储时注意： 存储信息要选择质量好的存储载体。 加强存储载体的日常保管。 注意调节存储场所的温度与湿度。 防尘、防磁场，勿折、勿摸磁表面。 定期检查、复制。 计算机存储应采取必要的保护措施：制作备份； 重要信息应制作书面备份； 应 将磁盘存放在磁盘盒中；不使用外来的磁盘，以防带来病毒。 - 利用各种方式方法传递信息：（简答、案例） 一、语言传递 语言传递是将信息转化为语言传递给信息接受者，如对话、座谈、会议、提出请 求、听取汇报、演说等是使用语言、 姿态、倾听来传递信息的。 语言传递简洁、 直接、快速，信息反馈及时，较少受地点、场合的限制，但获得的信息凌乱，对 信

12、息接收者来说较难储存。 二、文字传递 文字传递是将信息转换成文字、符号、图像传递给信息接受者， 它的特点是避免 信息变形失真， 可以进行远距离的多次传递，而且便于利用和储存。 文字传递的 表现形式是文本、表格、图表等。 文本是大多数信息传递的形式， 人们可用文字处理技巧增加文本的影响力和清晰 度。表格用于对特定的、标准的信息进行展示，要有标题，信息应简明，应表明 信息来源。 三、电信传递 这是先进的信息传递方式，目前已有电话（包括手机和固定电话）、传真、通信 卫星、计算机联网等多种方式。 由于各个单位的规模和秘书人员素质不同，通信 设备的配备和使用程度有着较大的差距。 四、可视化辅助物传递 可

13、视化辅助物传递可通过影像、投影、展示架、布告栏等形式进行，可以用来帮 助理解工作任务和信息，如可用于消防、安全布告及出口标志等。 信息反馈的具体措施： 建立健全信息反馈系统 简化信息反馈程序 建立一套科学的工作制度 - 信息开发的工作程序： 确定主题：角度要选准。分析信息材料：题材要挖深 选择信息开发方法选择开发信息的形式 形成信息产品 开发的信息编写的类型： 动态型信息。反映某项工作、活动或事件的发生、发展、变化的客观情况。 建议型信息。反映问题并提出解决问题的措施。 经验型信息。反映地区、单位、部门某方面经验的信息。 问题型信息。即负面信息。 预测型信息。预测社会动态、经济动态、市场前景、

14、工作情况等的信息。 调查报告写作中应注意的问题： 提炼报告主题。 精选基本素材。 合理谋划布局。 讲究语言的运用。 如何做好信息利用工作：（简答、论述） 明确标准，实行规范化管理 完善职责规范业务强化考核 设定流程，打造精品信息 把好选稿源头关把好信息质量关 把好过程控制关把好文稿审校关 管控源头，夯实信息工作基础 提升信息员队伍的战斗力提升报送信息的质量 提升信息网络的覆盖面提升信息报送的针对性 质量过硬的好信息必须符合以下价值判断标准： 导向正确，过得了政治关； 参谋到位，过得了决策关； 体察民情，过得了群众关； 言简意赅，过得了文字关。 - 档案收集的要求： 加强档案馆（室）外的调查与引

15、导工作 保证归档档案的齐全完整 积极推行入馆（室）档案的标准化 维护全宗和全宗群的完整性 归档的质量要求： 遵循文件的形成规律和特点 保持文件之间的有机联系 区分不同的价值 便于保管和利用 收集档案可采用以下几个措施： 严格执行文件的收发文登记制度和归档制度 加强对零散文件和 ” 账外” 文件的收集 重视对专门文件的收集 档案保管期限表的作用： 第一，以档案保管期限表为依据和标准，容易统一认识， 可以避免个人认识的局 限性、片面性，以及由此造成的判定档案价值过宽或过严的偏向，确保档案价值 鉴定的准确性， 提高工作质量。 同时，又可避免由于鉴定工作人员思想不一致而 造成的争论不休、犹豫不决的现象，加快工作进度，提高效率。 第二，档案保管期限表上具体规定何种档案必须保存，何种档案应该销毁， 标准 准确，界限清楚，再加上有严格的销毁档案的批准、监销、注销制度，就能有效 防止有意或无意地错误销毁档案，维护档案的完整与安全。 第三，在立卷时， 一般要求适当照顾文件的保存价值，将具有不同保存价值的文 件组成不同的案卷， 一个案卷内只能有一种而不能有两种或两种以上的保管期限 档案鉴定的要求： 制定本部门切实可行的归档范围 选择本单位形成的文件材料作为归档重点，即” 以我为主 ” 充分考虑社会需求对文件价值的影响，即” 效益为先 ” 要克服 ” 多多益善 ” 的思想，