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1、采 购 部 运 作 手 册Pruchasing DepartmentOperation Mannual汇编: Prepared by:二O一二年十二月十六日目 录INDEX目录采购部门职能说明书采购部架构图及编制说明采购部岗位职责说明书索引采购部岗位职责说明书采购部部门各运作流程索引采购部部门各运作流程采购部部门管理制度索引采购部部门管理制度 采购部门运作表格索引采购部门运作表格采购部部门职能说明书PERSONNEL & ADMINISTRATION DEPERTMENT JOB DESCRIPTION一、行政关系采购部是酒店经营活动所需物资的采购供应部门，是酒店主要后勤保障部门之一。部门工作
2、向总经理负责，部分工作同时向酒管集团公司负责。二、中心任务依照酒店招投标采购流程及酒店采购流程、质量标准、按质、按量、按时、适价地组织和实施酒店经营所需物资的采购工作，以确保和满足酒店经营活动所需物资的供应与需求。三、工作职责1. 了解各部门物资需求及各种物资的市场供应情况，掌握财务部对各种物资采购成本及采购资金控制要求，熟悉各种物资采购计划；2. 熟练掌握酒店招投标采购流程，严格按照流程规定组织各项招投标工作，确保招标工作公平公正并完善各招标项目的资料存档。3. 采购物品应做到价廉物美、择优录取。进行三家比价，在尽量节约成本的原则下择优选择优质供应商。4. 急用的物品要优先采购，要做到按计划
3、采购，认真核实各部的申购计划，根据仓库存货情况，定出采购计划，对定型、常用物资按库存规定及时办理，与仓管员经常沟通，防止物资积压，做好物资使用的周期性计划工作；5. 采购物品应做到价廉物美、择优录取。时鲜、季节性物资如部门尚未提出申购计划，应及时提供样板、信息供经营部门参考选用；6. 采购物资应严格把好质量关，对不符合质量要求的要坚决拒收，根据销售动向和市场信息积极争取定购货源，根据“畅销多进、滞销不进”原则，保证货源充足；7. 认真贯彻执行合同法，严格审核合同款项，订购业务，必须上报有关领导，研究后方可实施；8. 按计划完成各类物资的采购任务，并在预算内尽量减少开支；9. 调查研究各部门物资
4、需求及消耗情况，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况，供需心中有数。不断提高业务技能，确保酒店物资的正常采购量；10. 要熟悉和掌握酒店所需各类物资的名称、型号、规格、单价、用途和产地。检查购进物资是否符合质量要求，对酒店的物资和质量要求负有责任；11. 在从事采购业务活动中，要遵纪守法，讲信誉，不索贿，不受贿，与供货单位建立良好的关系，在平等互利的原则下开展业务往来；12. 严格遵守酒店的各项规章制度，达至各项预期的管理目标；13. 建立系统的酒店经营采购清单、供应商名录表、部门的流程与政策及系统的培训教材。14. 完成领导班子交代的其他工作任务。四、工作权限1. 对物资采购的价格有建议权。
5、2. 对供应商的选定有建议权。3. 对采购合同有草拟及建议权。4. 对招标工作有行使权。五、工作关系1. 直接对总经理汇报工作或接受指示。2. 同酒店各部门为提供服务的协作关系。3. 同集团采购部为接收指导监控的关系。七、考评与奖罚由总经理对本部门直接进行监控与奖罚八、部门岗位设置采购部编制共3人部门经理：1人 采购主管：1 人 采购员：1人 详见架构采购部架构图PERSONNEL & ADMINISTRATION DEPARTMENT STRUCTURE 采购部岗位架构图PURCHASING DEPARTMENT ORGANIZATION CHARTGRADE/5.Dept. Head B
6、B级经理1人/7.Captain领班级2人/采购部经理1人采购员2人岗位职责索引Job Description Index编号Ref No.岗位/职务Department / Position页码PagePUR JD001采购部经理PUR JD002采购主管PUR JD003采购员岗位职责说明JOB DESCRIPTION职位名称采购部经理职位代码PUR JD-001所属部门采购部薪金标准职等职级由人事部填直属上级总经理轮转岗位晋升方向直属下级采购主管职位概要:在总经理领导下，组织、实施酒店物品招标、采购工作，为酒店节约成本，控制预算，确保物资物美价廉，负责部门的全面工作，为酒店各部门的经营活
7、动提供物资供应的后勤保障。 工作内容:1执行国家的有关法律规定，执行酒店及上级公司的采购制度，全面负责酒店内的采购工作。拟定采购部工作方针与目标；采购制度的建立与完善。2严格执行公开招标、货比三家的采购原则，控制采购成本。择优、择廉、及时地采购物料，确保工作效率。3严格按酒店招标管理办法做好大宗物品采购的招标工作。4认真核实各部门申购计划，负责采购计划的制定和组织实施。5熟悉和掌握酒店所需各类物质的名称、单价和用途。检查购进物质的质量、规格、型号、数量和使用情况，确保酒店的物质供应正常。6协调采购部内外关系，确保各项采购任务的顺利完成。7与供应商建立良好的合作关系，在平等互利的原则下开展业务活
8、动。8掌握市场行情，跟进价格升降，选定价格合理、质量可靠、信誉好、服务优质的供应商，并从严监控供应商。9督导采购部门全盘业务及人员考核。加强对属下采购人员的督导及考察，使之在从事采购业务活动中遵纪守法、讲信誉、不索贿、不受贿，强化职业道德操守，提高专业知识，培养高效廉洁的采购队伍。10主持采购人员的教育和训练。对下属的工作业绩进行考核，根据下属的工作表现对其实施奖惩。11撰写部门月报和总结。12主持或参与采购相关业务的会议，并做好部门间的协调工作。13负责采购部所属辖区的消防、治安、安全、卫生等管理工作。14严格遵守酒店的各项规章制度。15部门的日常管理工作，达至各项预期的管理目标。16接受领
9、导布置的专项任务和临时性任务。职务权限：业 务 事 项职 务 权 限备 注提案权（）审核权（）审定权（）1、部门月度工作计划及工作总结2、文件和材料的草拟、把关、收发、过滤及处理3、档案文书管理4、办公用品管理与发放、办公费用控制5、文字材料打字、复印6、部门资金的支配7、部门会议召开及工作落实情况检查8、各部门采购计划及整个采购过程、物品质量9、部门预算化的管理10、制定本部政策与管理制度架构11、采购价格的管理12、供货合同的草拟任职资格:基本要求： 男女不限，年龄3045岁，男身高1.70米以上，女1.60米以上。 良好的思想道德品质、心理素质和健康体能，能承受处理繁琐事务的工作压力。
10、自觉遵守广东粤港投资控股有限公司董事会十八条禁令，接受粤海管理理念和广控企业文化的熏陶。教育背景: 大学专科以上学历。职业资格： 具有良好职业操守，熟悉粤海文化。经 验: 3年以上星级酒店该岗位的管理经验，业务熟练技能技巧: 执行国家的有关法律规定，执行酒店及上级公司的采购制度，全面负责酒店内的采购工作。拟定采购部工作方针与目标；采购制度的建立与完善。 能较好的协调采购部内外关系，确保各项采购任务的顺利完成。 督导采购部门全盘业务及人员考核。加强对属下采购人员的督导及考察，使之在从事采购业务活动中遵纪守法、讲信誉、不索贿、不受贿，强化职业道德操守，提高专业知识，培养高效廉洁的采购队伍。 熟练使
11、用办公软件及相关的人事管理软件。态 度: 认同并接受粤海集团企业文化。 对人及组织变化敏感，具有很强的沟通、协调和推进能力。 高度的敬业精神及高涨的工作激情，能接受高强度的工作，工作态度积极乐观。 善于与各类性格的人交往，待人公平。工作条件:工作场所: 办公室或户外 环境状况: 危 险 性: 无危险,无职业病危险。员工承诺履行职责：0. 为自己的业绩负责并且为持续的增长而努力。 1. 坚持酒店的员工手册和总的政策与程序。2. 坚持采购部的政策与程序。3. 向管理层汇报存在的问题并提出建议与决策。自觉工作：1. 阐明自己的工作职责并找寻能提升工作技能与知识的机会。2. 了解他人工作并分享成功经验
12、。 3. 了解酒店的设施设备、产品及服务。4. 为客人提供酒店的服务、设备和特殊事件的服务时提供相关的信息。5. 根据需要贯彻执行部门的程序和政策。关注顾客：1. 与内部员工和客人建立和维持积极的关系，以便能有效满足他们的合理需求。2. 预见客人的需要，解答客人的咨询，并为客人解决问题。3. 通过与店内外顾客和内部员工的交谈为酒店树立良好的形象。4. 坚持酒店的品牌标准。5. 保持产品和服务知识的高水准以便更好向顾客解说、出售酒店的服务及设施。6. 根据客人的需要帮助并引领客人到达他们想去的地方。7. 了解关于酒店特别的节目及事情，以便知晓他们的需要并做出回复。8. 了解酒店最新的信息以便为客人提供信息服务。关注团队：1. 与同事友好合作并对同事、主管、团队给予信任，可跨部门地交流工作成果。2. 通过良好的交流确保交班工作的顺利进行。3. 参与更多的酒店会议。4. 以专业而积极的方式与部门和酒店员工进行接触与交流，促进彼此感情，增进团队精神并保持两种有效的交流方式。适应能力：1. 在工作及日常事务中根据实际需求做出改变2. 工作应符合商业要求的需要。3. 完成管理层指派下来的工作。
