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1、xxx酒店质量管理体系文件 TY/ZY-11A-2005采购部作业文件2006年2月1日发布 2006年3月1日实施xxxx酒店目 录一、术语和定义：最低库存量表示在申购期应储备的物资数量二、作业流程：111 月、季度计划采购流程112 市场调查流程113 供货商评选流程114 零星采购流程115 原材料采购流程116 物资验收流程117 采购费用申请流程118 市场询价作业流程119 质量投诉处流程1110 物资入库流程1111 物资发放流程1112 直拨原材料收发流程1113 标准化库存量制定流程1114 物资存放流程一、术语和定义：最低库存量表示在申购期应储备的物资数量二、作业流程：11
2、1计划采购流程图流 程编 号作 业 流 程 图作 业 要 求1234567审 批预 算财务审核计划汇总采 购部门申报采购计划11提前20天要求部门提供物资需求计划；12采购人员综合、归纳，形成的采购计划；13采购部把汇总后采购计划交财务部审核;14财务部审核完成后，根据本年营业实绩，消耗率和损耗率，第二年营业指标及预测做采购预算；15财务部将汇总的计划和预算报告送总经理审批；16经批准的计划由采购部执行、财务部监督。112市场调查流程流 程编 号作 业 流 程 图作 业 要 求12345678审 批市场分析内部整理市场调查报告收集数愿资料存档确定调查目标市场调查1、采购员调查周期和需求，确定调
3、查目标；2、收集物资规格、型号、质量标准、数量和价格等信息；3、采购员到市场，对产品进行调查了解（包括型号、规格、标准、价格）后，进行整理；4、采购、财务、相关部门对市场进行分析；5、由采购同上级部门汇报调查情况；6、由上级部门或相关领导审批、认可；7、有关资料记录存档；113供货商评选流程流 程编 号作 业 流 程 图作 业 要 求12345678审 批评价审定初 选签 约公市招标条件资料存档拟定招标条件选供货方1、为使酒店采购到优质、价廉的物品，应由财务负责人，物品使用部门和分管采购负责负责人组成评选小组，在公开透明的管理下选择供货商、物品选购、供货商的选择至少应有2-3倍的被选对象；2、
4、在市场调查报告的基础上，由采购拟定供货商的指标条件，并请财务、物品使用部门会审，会审后的指标条件应送主管采购部的领导批准；3、由采购部向社会公市招标条件；4、根据供应商的应标情况，由采购按照招标条件确定，供货商候选人；5、由采购部牵头，财务、物品使用部门参加对供应方候选人进行评审，并初步确定，供应商候选人。6、由采购部主管将供应商候选人报主管领导审批，若领导有异议，则按程序重新进行评选；7、采供部主管同已确定的供应商签订采供协议；8、评选资料由采购部存档，采供协议送总办存档。114零星采购流程流 程编 号作 业 流 程 图作 业 要 求1234567审 批审 核审 核采供汇总采 购部门申购零星
5、采购1、计划外采购，属临时性；2、部门上报由负责人签字的申购单；3、采购到库房核实，需采购的进行汇总；4、部门领导审核；5、财务审核；6、由上级主管部领导审核。115原材料采购流程流 程编 号作 业 流 程 图作 业 要 求12345验 货采 购入 库库房申购原材料采购1、库房根据库存量进行采购；2、采购、电话采购或人员采购；3、对产品的规格、型号、产地、保质期、生产日期、数量等进行验收。116物资验收流程流程编号作 业 流 程 图作 业 要 求123456退货对单验货物资入库填写验收单直 拨接 单物资验收1、申购单（注：产品要求、规格型号等）；3、由各部门验货员、库管、采购员（资产管理员）组
6、成验货小组参与验货；4、对各种物资型号、数量、规格认真准确地填写验收单；5、该入库物资入库；6、部份物资直接调拨。117采购费用申请流程流 程编 号作 业 流 程 图作 业 要 求12345审 批预 算领 款接 单采购费用2、各部门要购买的产品申购单；3、由采购部了解价格进行物资金额预算；4、由总经理审批；5、采购员到财务领款。118市场询价作业流程流 程编 号作 业 流 程 图作 业 要 求123456询价报告询 价相关部门负责人采购负责人物品价格清单市场巡价1、采购员每周一、三、五到市场对酒店所采购之物品进行价格调查，对采购价格实行监督控制；2、采购员每月27日前制作下月采购物品价格清单（
7、执行人）；3、采购员每月27日将下月需采购物品的价格清单，一式三份分别报采购，财务和使用部门负责人；4、询价员根据物品价格清单不定期到市场询价，并作好相应记录；5、询价员应将巡价情况以书面或口头形式向上级报告；6、询价报告采购部留作一份作为采购员和供应商核销费用时的监督凭证；119质量投诉处理流程流 程编 号作 业 流 程 图作 业 要 求12345汇 报处 理记 录核 实产品质量投诉1、部门对物资物品质量投诉；2、核对是人为造成还是产品质量自身质量问题；3、是产品质量问题退还厂家或商家，要求赔偿一定数量金额，如是部门人为造成则追究责任；4、结果向上级部门或领导汇报。1110物资入库流程流 程
8、编 号作 业 流 程 图作 业 要 求1234567拒收/更换验 收制单/上账日 报入 库存档/交单送货单/采购清单物资入库1、库房保管员对申购单、送货单的有效性进行确定；2、核对入库物资各项指标， 是否与申购单相符；31如果不行的物资要拒收或要求更换；32物资数量与申购单、送货单不符的，以物资量为准；4、验收后立刻填写入库单；6、每日收入库数，金额核算交财务；7、收相关单据交财务审核存档。实施日期：2006年3月1日 TY/ZY-11A-2005 修订状态：A/O 页码：3/51111物资发放流程流 程编 号作 业 流 程 图作 业 要 求1234567核 实超标说明填写/签名日 报下 账存
9、档/交单发 放物资发放1、库房保管员首先确定领料单的有效性，是否具有部门负责人签名；2、核实所领取的物资是否超过核定数量；3、部门领用超标物资要说明超标原因，并由领用部门负责人签名认可后方可发放；4、库房保管员在领料单上填写实发数量及金额并签名确定；5、发放物资后的时下账，确保账物相符；6、将每天发放的物资数量、金额、分部门、分类、核算、报财务；7、将相关单据联交财务审核存档。1112直拨原材料收发流程流 程编 号作 业 流 程 图作 业 要 求1234567质量检验拒收/更换采购单/送货单确 认重量、数量检验存档/交单直拨原材料的收/发部门申购1、部门申购：必须注明数量、型号、规格、标准、质
10、量要求；2、每天原材料送到后，由后厨验货员、库房保管员、采购员、质量检验员组成验货小组参与验收，认真检查物资质量是否符合部门要求。3、验收时应注意除去物资内外的附着物，如冰块、家禽、内脏等；5、确定物资重量或数量的同时应做好相应的记录，认真准确地填写直拨单。1113标准库存量制定流程流 程编 号作 业 流 程 图作 业 要 求1234567报 批收集领取量制作标准库存量表计算最低库存量执 行收集供货期制 定1、为了防止库存量太多造成积压，同时又要满足酒店正常经营，制定库存标准量；2、对各种产品的供货时间进行收集；3、库房管理员、收集各部门每天物资的领取量；4、库房人员根据供货期和部门领取量，计算最低库存量；6、报财务部，及上级主管领导审批。1114物资存放流程流 程编 号作 业 流 程 图作 业 要 求1234处 理检 查待 领存 放物资存放1、物资存放时应分类，分库存放；2、保持库房的清洁卫生，干燥通风、注意防火防盗；31库房保管员每半月查一次库存物资的完好性的保质期限；32库房保管员需对已损坏或即将到将质期但可退换的物
