良好的工作方法教学教材

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1、EPSON PRECISION H.K. LTD BS FACTORY,良好的工作方法,編號: BS-QY-045 版次: 01 整理: IP Dept.,良好的工作方法,良好工作方法的作用,从优秀到卓越，靠的是方法。不论是公司或个人，学习科学的工作方法，都能极大的提高效率和效能。没有什么比忙忙碌碌更容易，没有什么比事半功倍更难。科学的工作方法让工作更轻松，让生活更美好。,课 程 大 纲,壹、工作進行前的思考工作 一、以科學的方式進行工作 二、秉持強烈的目的意識及問題意識 三、任何小事都不要疏忽了創意 贰、瞭解自己的職務 一、對自己的職務充分瞭解 二、瞭解您工作的前手與後手 三、練習 叁、工作

2、的進行方法 一、 命令的接受 二、如何進行您的工作 三、 企業人工作的基礎守則,本小节的目的是告訴您,只要您能裝備好您的思考力,您將能一掃您對工作的畏懼感,信心將充滿您的周身,您將能迅速、正確地處理好任何的工作。,(一)以科學的方式進行工作,什麽是科學的方式呢？科學的方式是依據計畫（plan）、執行（do）、檢討（see）的程序進行您的工作；科學的方式是思考、探討事情時一切要根據事實或資料來探討。,因此，您在進行任何工作時，可依六個步驟進行，本著下列的思考方法及程式進行，您將能有條理地處理好每一件事情。,工作科學進行的六个步骤,第一步: 明確您的工作目標 第二步：收集事實資料 第三步：依事實做

3、判斷 第四步：計畫（PLAN） 第五步：執行（DO） 第六步：檢討（SEE）,第一步：明確您的工作目標,您在做任何事情時，一定要有明確的目標，目標不明確將無法思考具體的行動方法，去達成目標。事後檢討時，由於目標不明確，您根本無法知道自己進行的好壞、對錯。,原來是 這樣!,第二步：收集事实资料,在進行工作前，您要先收集事實的資料。要收集哪些資料？如何收集這些資料？更重要的是您要確認您收集的這些資料是正確無誤的。例如檢查官詢問嫌犯時，會取得許許多多的口供，但第二步更重要的工作是如何突破嫌犯的心防，取得正確的口供。,第三步：依事实做判断,工作計畫及進行，需要做判斷時，您一定要根據掌握的事實下判斷，千

4、萬不要依據自己主觀的臆測；任何事情您都養成依據事實下結論的習慣，長久以往，您將能成爲判斷力正確、行動力強、值得人們依賴的人。,第四部：计划,在工作進行前，您一定要擬定好工作進行的活動方案及步驟，明確的計劃，有如航海圖一樣能指引您工作進行的方向，讓您能條理分明地進行您的工作。,第五部：执行（DO）,有了妥當的計划後，您可依計划逐步執行。執行時您需本著積極、彈性的態度，運用溝通、協調、會議等技巧，完成您的工作。,第六部：检讨（SEE）,透過檢討(检查、跟踪、反馈)分析執行阶段的優點及缺失，讓您能適當地調整及修正您目前的計畫及做法，以便能更有效地達成您的明確目標。,上面的六個步驟，我們稱爲科學的工作

5、手順，希望您能徹底地運用及遵守。,(二)秉持強烈的目的意識及問題意識,目的意識及問題意識有如兩個偵測器，隨時對您的行動进行偵測。 當您弄不清楚自己所做的事情到底對目標達成何關連，或自己的做法對目標達成到底有何貢獻時，您可隨時問自己“目的是什麽？”“我這樣做真的對達成目的有貢獻嗎？”,(三)任何小事都不要疏忽了創意,沒有創意，就不會有創新發生，若作任何的工作都比照往例，依樣畫葫盧的話，您的價值要從那裏呈現出來呢?,贰、瞭解自己的職務,工作好壞的評價，在於職務完成的狀況。因此，想要有好的成果，想要贏得主管的重視，首先您要能對自己的職務內容有充分的理解。,本小节的重點是讓您瞭解什麽是職務及您如何站在

6、更高一層的角度，檢查如何讓您的職務對工作的前手及後手有貢獻，因爲工作的价值就体现在您對他人所産生的貢獻。,(一) 對自己的職務充分瞭解,組織是工作的組合及人的組合，因此組織中訂出每個人應負責的工作內容即稱爲職務。,要使每一個職務都扮演好它的角色，我們必須從責任、許可權、義務三個方向，深入瞭解任何一項職務的意義，如圖:,（1）责任,分配給每一個人的職務都要規定他該做什麽及如何做。 明確地規定該做什麽及如何做就是履行這個職務的責任，理想的組織中的每一人都負有不同的責任，不應和他人混淆不清，也就是說一份工作不應該産生二人或多人混淆负责的狀況。,當您接到您的職務時，您必須清楚地瞭解您的工作內容。有些公

7、司有明確的職務表，詳細地規定職務的內容，有些公司也許沒有一份明確的職務表，往往是由於您的主管口頭傳述，碰到這種情形時，您最好能逐步記下您的工作專案，這樣您將能更清楚地掌握住自己的工作內容。,環境是變動的，公司的對應也必定是變動地、彈性地，因此，您的內心對職務內容也該抱著較具彈性的想法，千萬不要拘泥不變。,情 境 領 導,(2)權限（authority）,爲了完成每個人的責任，必須配合完成責任應有的力量，這個力量稱爲權限（authority）。,例如技術服務人員在保養服務時，在一定金額下，有權決定主動爲客戶更換已損耗的零件，有權限調閱技術手冊，有權使用公司的技術車。 權限是完成工作的配備，負的責

8、任愈大就需配備相對的權限，這是很容易理解的。,其實每個人在他的職務範圍內都有發言權及建議權，有些公司也有改善提案制度，每個員工對公司內的所有事項都可藉由提案來表達他的看法，同時在工作中，您的主管也會不時授權給您，請您執行更大的責任，讓您有很多的機會，實際地體驗權限與責任的關係。,（3）義務（obligation）,什麽是義務？當您承擔了責任，您就必須百分之百地完成您的責任；百分之百完成您的責任就是您的義務。因此，一旦您有了正式的職務，您同时就有了完成職務的義務，二者是同時發生，不可分割。,表現義務的方式有很多，其中如工作途中向主管做中途報告、在公司的規範下進行工作，對許可權外的事情需先請求有許

9、可權的人、遵守公司的規定、徹底地完成工作等，是新進人員不可疏忽的義務。,(二)瞭解您工作的前手與後手,瞭解了您的職務內容後，接下來您需瞭解您的工作和其他人的關係。每個人的工作都是企業組織體系中的一環，所謂環環相扣，您一定有您的前手或後手。因此您工作進行的好壞，也就是您工作的貢獻大小，衡量标准就是您的前手及後手對您工作的滿意度评价。,您若能從前手、後手的更廣泛角度來評估自己的工作，將更能把握住完成您工作的重點。如何對應您的前手或後手呢？簡單地說，要使您的前手充分地知道您有那些需求，這些需求對您的工作的完成有幫助。,對於後手，必須充分了解後手需要的是什麽？ 如果您在工作中能充分考慮到您的前手與後手

10、，相信您在執行職務時，必會贏得極高的評價。,(三)練習,您已能從責任、權限、義務三個方向分析、評估您目前的工作、相信您能很明確地回答六個問題： 1, 明確地知道自己在公司整體工作中所占的位置及扮演的角色。 2, 知道自己分擔的工作範圍。,3, 知道自已負有哪些責任，具有哪 些許可權。 4, 工作上接受誰的命令。 5, 知道和自己工作最有關連的部、 課及關係人。 6, 知道自己工作好、壞的基準是如何 決定的。,同時您也能用同樣的方法瞭解組織上其他的職務，您愈能瞭解組織內各項職務扮演的角色，就愈能更有效率地在組織內進行您的工作。,我是一个快乐的人!,瞭解您的職務,您的職務,主管对您工作的期望,您的

11、工作後手对您的期待,您的職務,徹底完成職務的檢查重點,職務履行的檢查重點(一） （是否做到） 1、是否充分瞭解您的職務？ 2、是否充分瞭解主管對您的期待？ 3、是否充分瞭解您工作後手對您的期待? 4、是否能主動積極地進行您的職務？,職務履行的檢查重點(二） （是否做到） 5、是否能和他人協同合作完成您的職務? 6、是否對您的職務負責到底，讓別人能 夠信賴？ 7、是否能全力以赴，不斷改善提升您的 職務績效？,叁、工作的進行方法,一般而言，新進人員的第一項工作是從接到主管的命令開始，首先從主管的指示，明白要完成什麽事情，接下來開始實際地進行指示的任務，最後向主管報告工作的結果，這個程序是基層人員完

12、成工作的基本程序。,下面即針對如何接受命令，如何進行您的工作，如何向主管報告三個步驟做詳細的說明。 一、命令的接受方法 二、如何進行您的工作 三、企業人工作的基礎守則 四、有效的報告方法,(一)、命令的接受方法,多數的新進人員抱著既期待又緊張的心情，等著主管交辦第一份工作，希望能成功地把第一份工作做好，以贏得主管的好感。 主管通常以二個角度來評價您的表現：一個是您的工作結果，另一個是您工作進行的態度。因此，這兩個項目都是您學習的重點。,當主管批示第一份工作時,您該如何做呢?下面的三個步驟及注意點能供您參考。 步骤一、主管呼叫您的名字時 步骤二、記下主管交辦事項的重點 步骤三、理解命令的內容,步

13、骤一、主管呼叫您的名字時,主管指派工作時，第一個動作一定是呼叫您的名字，聽到主管叫您的名字時，您可如下的回應： 立刻回答“是”，迅速走向主管。,主管呼叫您的名字時(注意点), 用有朝氣的聲音立刻回答。 不要悶聲不響地走向主管。 不要用“做什麽”“什麽事”等同輩團 體的用語回答。 帶著您的記事本，以便隨時記下 主管的指示。,步骤二、記下主管交辦事項的重點,新進人員初進公司，對公司的諸多事情並不熟悉，溝通上必定比較吃力。因此，您最好要記下主管交辦事項的重點，以避免遺漏。,1，具有核對（CHECK）的功能 當主管指示完後，您可參考您的記錄，重復指示的重點，以核對您聽到的和主管有無差距的地方。 2，日

14、後工作進行中，可根據備忘錄記錄主管所提示的注意事項、協調事項，檢查您的工作狀況。 3，可避免日後如“有交待”“沒聽到”等紛爭發生。,做备忘录还有这些好处？！,步骤三、理解命令的內容,一位人事部門的主管想要瞭解最近半年人員的離職狀況，交待一位新人員統計人員離職數目，請他三天以後報告。三天後接受命令的新進人員向主管報告半年內總共離職30名員工，主管接著問各部門離職的人數有多少，不同年資的離職人員各有多少，男性、女性各占多少人，這位新進人員一概答不上來，主管不悅地說，我給您三天的時間，您只給我統計出一個總離職人數。,上面這個案例，雖然是因主管交待事情不夠清楚而造成，但是若您在接受命令進度能注意到下列

15、幾點，您將可避免上述的誤解發生。,理解命令的內容(注意点),注意 不清楚的地方，詢問清楚爲止。 注意 儘量以具體化的方式，向主管確認命令的內容。 注意 要讓主管把話講完畢，再提出意見或疑問,注意不清楚的地方，詢問清楚爲止,主管陳述命令內容時，有不清楚的地方，一定要詢問清楚爲止，因爲人總是有說錯或記錯的時候。,注意儘量以具體化的方式，向主管確認命令的內容,不要象我这样,胡乱猜测？,注意要讓主管把話講完畢，再提出意見或疑問,主管交待命令和一般閒聊不同，交待命令前，他多半已考慮過許多因素及可能發生的問題，因此不要中途打斷他的思緒，等他把話講完後，再提出問題與意見，主管必定會肯定您的聆聽態度。,您能注

16、意上述的三個注意點，相信您已能把握住理解主管命令的原則。,命令如果被誤解了，後面的行動，必然徒勞無功。命令的理解是如此的重要，在實務上有沒有一套具體可行的方法，讓我們能正確地把握住命令的具體內容呢？ 5W3H是一個達成有效溝通的方法，它能保障人們溝通的內容達到正確性，透過5W3H的方法同樣能讓我們對命令的內容有正確的認識。,5W （内容）,WHAT（什麽事） WHEN（什麽時間） WHERE（什麽地點） WHO（誰做） WHY（爲何做）,WHAT（什麽事）,What指要做的是什麽及描述達成命令事項後的狀態。經由What的質問，您能確認主管期望的東西和您想的東西是否是一致。,WHEN（什麽時間）,When指什麽時間要完成，工作允許的期間或什麽時候要完成那一部份的工作。很多事情都是有時效性的，因此，對時間的要求，千萬不要有任何的疏忽。,WHERE（什麽地點）,Where泛指各項活動發生的場所。不同的場所能代表不同的意義，適當的場所能取得工作上的地利。,WHO（誰做）,Who指完成命令要接觸或關連到的人员，如擔當者、責