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1、EPSON PRECISION H.K. LTD BS FACTORY,良好的工作方法,編號: BS-QY-045 版次: 01 整理: IP Dept.,良好的工作方法,良好工作方法的作用,从优秀到卓越,靠的是方法。不论是公司或个人,学习科学的工作方法,都能极大的提高效率和效能。没有什么比忙忙碌碌更容易,没有什么比事半功倍更难。科学的工作方法让工作更轻松,让生活更美好。,课 程 大 纲,壹、工作進行前的思考工作 一、以科學的方式進行工作 二、秉持強烈的目的意識及問題意識 三、任何小事都不要疏忽了創意 贰、瞭解自己的職務 一、對自己的職務充分瞭解 二、瞭解您工作的前手與後手 三、練習 叁、工作
2、的進行方法 一、 命令的接受 二、如何進行您的工作 三、 企業人工作的基礎守則,本小节的目的是告訴您,只要您能裝備好您的思考力,您將能一掃您對工作的畏懼感,信心將充滿您的周身,您將能迅速、正確地處理好任何的工作。,(一)以科學的方式進行工作,什麽是科學的方式呢?科學的方式是依據計畫(plan)、執行(do)、檢討(see)的程序進行您的工作;科學的方式是思考、探討事情時一切要根據事實或資料來探討。,因此,您在進行任何工作時,可依六個步驟進行,本著下列的思考方法及程式進行,您將能有條理地處理好每一件事情。,工作科學進行的六个步骤,第一步: 明確您的工作目標 第二步:收集事實資料 第三步:依事實做
3、判斷 第四步:計畫(PLAN) 第五步:執行(DO) 第六步:檢討(SEE),第一步:明確您的工作目標,您在做任何事情時,一定要有明確的目標,目標不明確將無法思考具體的行動方法,去達成目標。事後檢討時,由於目標不明確,您根本無法知道自己進行的好壞、對錯。,原來是 這樣!,第二步:收集事实资料,在進行工作前,您要先收集事實的資料。要收集哪些資料?如何收集這些資料?更重要的是您要確認您收集的這些資料是正確無誤的。例如檢查官詢問嫌犯時,會取得許許多多的口供,但第二步更重要的工作是如何突破嫌犯的心防,取得正確的口供。,第三步:依事实做判断,工作計畫及進行,需要做判斷時,您一定要根據掌握的事實下判斷,千
4、萬不要依據自己主觀的臆測;任何事情您都養成依據事實下結論的習慣,長久以往,您將能成爲判斷力正確、行動力強、值得人們依賴的人。,第四部:计划,在工作進行前,您一定要擬定好工作進行的活動方案及步驟,明確的計劃,有如航海圖一樣能指引您工作進行的方向,讓您能條理分明地進行您的工作。,第五部:执行(DO),有了妥當的計划後,您可依計划逐步執行。執行時您需本著積極、彈性的態度,運用溝通、協調、會議等技巧,完成您的工作。,第六部:检讨(SEE),透過檢討(检查、跟踪、反馈)分析執行阶段的優點及缺失,讓您能適當地調整及修正您目前的計畫及做法,以便能更有效地達成您的明確目標。,上面的六個步驟,我們稱爲科學的工作
5、手順,希望您能徹底地運用及遵守。,(二)秉持強烈的目的意識及問題意識,目的意識及問題意識有如兩個偵測器,隨時對您的行動进行偵測。 當您弄不清楚自己所做的事情到底對目標達成何關連,或自己的做法對目標達成到底有何貢獻時,您可隨時問自己“目的是什麽?”“我這樣做真的對達成目的有貢獻嗎?”,(三)任何小事都不要疏忽了創意,沒有創意,就不會有創新發生,若作任何的工作都比照往例,依樣畫葫盧的話,您的價值要從那裏呈現出來呢?,贰、瞭解自己的職務,工作好壞的評價,在於職務完成的狀況。因此,想要有好的成果,想要贏得主管的重視,首先您要能對自己的職務內容有充分的理解。,本小节的重點是讓您瞭解什麽是職務及您如何站在
6、更高一層的角度,檢查如何讓您的職務對工作的前手及後手有貢獻,因爲工作的价值就体现在您對他人所産生的貢獻。,(一) 對自己的職務充分瞭解,組織是工作的組合及人的組合,因此組織中訂出每個人應負責的工作內容即稱爲職務。,要使每一個職務都扮演好它的角色,我們必須從責任、許可權、義務三個方向,深入瞭解任何一項職務的意義,如圖:,(1)责任,分配給每一個人的職務都要規定他該做什麽及如何做。 明確地規定該做什麽及如何做就是履行這個職務的責任,理想的組織中的每一人都負有不同的責任,不應和他人混淆不清,也就是說一份工作不應該産生二人或多人混淆负责的狀況。,當您接到您的職務時,您必須清楚地瞭解您的工作內容。有些公
7、司有明確的職務表,詳細地規定職務的內容,有些公司也許沒有一份明確的職務表,往往是由於您的主管口頭傳述,碰到這種情形時,您最好能逐步記下您的工作專案,這樣您將能更清楚地掌握住自己的工作內容。,環境是變動的,公司的對應也必定是變動地、彈性地,因此,您的內心對職務內容也該抱著較具彈性的想法,千萬不要拘泥不變。,情 境 領 導,(2)權限(authority),爲了完成每個人的責任,必須配合完成責任應有的力量,這個力量稱爲權限(authority)。,例如技術服務人員在保養服務時,在一定金額下,有權決定主動爲客戶更換已損耗的零件,有權限調閱技術手冊,有權使用公司的技術車。 權限是完成工作的配備,負的責
8、任愈大就需配備相對的權限,這是很容易理解的。,其實每個人在他的職務範圍內都有發言權及建議權,有些公司也有改善提案制度,每個員工對公司內的所有事項都可藉由提案來表達他的看法,同時在工作中,您的主管也會不時授權給您,請您執行更大的責任,讓您有很多的機會,實際地體驗權限與責任的關係。,(3)義務(obligation),什麽是義務?當您承擔了責任,您就必須百分之百地完成您的責任;百分之百完成您的責任就是您的義務。因此,一旦您有了正式的職務,您同时就有了完成職務的義務,二者是同時發生,不可分割。,表現義務的方式有很多,其中如工作途中向主管做中途報告、在公司的規範下進行工作,對許可權外的事情需先請求有許
9、可權的人、遵守公司的規定、徹底地完成工作等,是新進人員不可疏忽的義務。,(二)瞭解您工作的前手與後手,瞭解了您的職務內容後,接下來您需瞭解您的工作和其他人的關係。每個人的工作都是企業組織體系中的一環,所謂環環相扣,您一定有您的前手或後手。因此您工作進行的好壞,也就是您工作的貢獻大小,衡量标准就是您的前手及後手對您工作的滿意度评价。,您若能從前手、後手的更廣泛角度來評估自己的工作,將更能把握住完成您工作的重點。如何對應您的前手或後手呢?簡單地說,要使您的前手充分地知道您有那些需求,這些需求對您的工作的完成有幫助。,對於後手,必須充分了解後手需要的是什麽? 如果您在工作中能充分考慮到您的前手與後手
10、,相信您在執行職務時,必會贏得極高的評價。,(三)練習,您已能從責任、權限、義務三個方向分析、評估您目前的工作、相信您能很明確地回答六個問題: 1, 明確地知道自己在公司整體工作中所占的位置及扮演的角色。 2, 知道自己分擔的工作範圍。,3, 知道自已負有哪些責任,具有哪 些許可權。 4, 工作上接受誰的命令。 5, 知道和自己工作最有關連的部、 課及關係人。 6, 知道自己工作好、壞的基準是如何 決定的。,同時您也能用同樣的方法瞭解組織上其他的職務,您愈能瞭解組織內各項職務扮演的角色,就愈能更有效率地在組織內進行您的工作。,我是一个快乐的人!,瞭解您的職務,您的職務,主管对您工作的期望,您的
11、工作後手对您的期待,您的職務,徹底完成職務的檢查重點,職務履行的檢查重點(一) (是否做到) 1、是否充分瞭解您的職務? 2、是否充分瞭解主管對您的期待? 3、是否充分瞭解您工作後手對您的期待? 4、是否能主動積極地進行您的職務?,職務履行的檢查重點(二) (是否做到) 5、是否能和他人協同合作完成您的職務? 6、是否對您的職務負責到底,讓別人能 夠信賴? 7、是否能全力以赴,不斷改善提升您的 職務績效?,叁、工作的進行方法,一般而言,新進人員的第一項工作是從接到主管的命令開始,首先從主管的指示,明白要完成什麽事情,接下來開始實際地進行指示的任務,最後向主管報告工作的結果,這個程序是基層人員完
12、成工作的基本程序。,下面即針對如何接受命令,如何進行您的工作,如何向主管報告三個步驟做詳細的說明。 一、命令的接受方法 二、如何進行您的工作 三、企業人工作的基礎守則 四、有效的報告方法,(一)、命令的接受方法,多數的新進人員抱著既期待又緊張的心情,等著主管交辦第一份工作,希望能成功地把第一份工作做好,以贏得主管的好感。 主管通常以二個角度來評價您的表現:一個是您的工作結果,另一個是您工作進行的態度。因此,這兩個項目都是您學習的重點。,當主管批示第一份工作時,您該如何做呢?下面的三個步驟及注意點能供您參考。 步骤一、主管呼叫您的名字時 步骤二、記下主管交辦事項的重點 步骤三、理解命令的內容,步
13、骤一、主管呼叫您的名字時,主管指派工作時,第一個動作一定是呼叫您的名字,聽到主管叫您的名字時,您可如下的回應: 立刻回答“是”,迅速走向主管。,主管呼叫您的名字時(注意点), 用有朝氣的聲音立刻回答。 不要悶聲不響地走向主管。 不要用“做什麽”“什麽事”等同輩團 體的用語回答。 帶著您的記事本,以便隨時記下 主管的指示。,步骤二、記下主管交辦事項的重點,新進人員初進公司,對公司的諸多事情並不熟悉,溝通上必定比較吃力。因此,您最好要記下主管交辦事項的重點,以避免遺漏。,1,具有核對(CHECK)的功能 當主管指示完後,您可參考您的記錄,重復指示的重點,以核對您聽到的和主管有無差距的地方。 2,日
14、後工作進行中,可根據備忘錄記錄主管所提示的注意事項、協調事項,檢查您的工作狀況。 3,可避免日後如“有交待”“沒聽到”等紛爭發生。,做备忘录还有这些好处?!,步骤三、理解命令的內容,一位人事部門的主管想要瞭解最近半年人員的離職狀況,交待一位新人員統計人員離職數目,請他三天以後報告。三天後接受命令的新進人員向主管報告半年內總共離職30名員工,主管接著問各部門離職的人數有多少,不同年資的離職人員各有多少,男性、女性各占多少人,這位新進人員一概答不上來,主管不悅地說,我給您三天的時間,您只給我統計出一個總離職人數。,上面這個案例,雖然是因主管交待事情不夠清楚而造成,但是若您在接受命令進度能注意到下列
15、幾點,您將可避免上述的誤解發生。,理解命令的內容(注意点),注意 不清楚的地方,詢問清楚爲止。 注意 儘量以具體化的方式,向主管確認命令的內容。 注意 要讓主管把話講完畢,再提出意見或疑問,注意不清楚的地方,詢問清楚爲止,主管陳述命令內容時,有不清楚的地方,一定要詢問清楚爲止,因爲人總是有說錯或記錯的時候。,注意儘量以具體化的方式,向主管確認命令的內容,不要象我这样,胡乱猜测?,注意要讓主管把話講完畢,再提出意見或疑問,主管交待命令和一般閒聊不同,交待命令前,他多半已考慮過許多因素及可能發生的問題,因此不要中途打斷他的思緒,等他把話講完後,再提出問題與意見,主管必定會肯定您的聆聽態度。,您能注
16、意上述的三個注意點,相信您已能把握住理解主管命令的原則。,命令如果被誤解了,後面的行動,必然徒勞無功。命令的理解是如此的重要,在實務上有沒有一套具體可行的方法,讓我們能正確地把握住命令的具體內容呢? 5W3H是一個達成有效溝通的方法,它能保障人們溝通的內容達到正確性,透過5W3H的方法同樣能讓我們對命令的內容有正確的認識。,5W (内容),WHAT(什麽事) WHEN(什麽時間) WHERE(什麽地點) WHO(誰做) WHY(爲何做),WHAT(什麽事),What指要做的是什麽及描述達成命令事項後的狀態。經由What的質問,您能確認主管期望的東西和您想的東西是否是一致。,WHEN(什麽時間),When指什麽時間要完成,工作允許的期間或什麽時候要完成那一部份的工作。很多事情都是有時效性的,因此,對時間的要求,千萬不要有任何的疏忽。,WHERE(什麽地點),Where泛指各項活動發生的場所。不同的場所能代表不同的意義,適當的場所能取得工作上的地利。,WHO(誰做),Who指完成命令要接觸或關連到的人员,如擔當者、責