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1、最新国家开放大学电大本科秘书理论与实务期末标准题库及答案（试卷号：1268）二、名词解释 1事务文书：是机关、企事业单位沟通信息、反馈情况、科学决策的具有很强的实用性、事务性、规范性的文书。这也是机关、单位、团体和个人为处理日常事务所使用的文书。主要有传真、备忘录、请柬、邀请信、贺信（贺电）、感谢信、启事、简报、计划、总结、述职报告、讲话稿等。 2公务秘书：是指在国家机关、团体、部队、国有企事业单位中，由组织或人事部门选派的担任秘书工作的人员。 3批复：是“答复下级机关的请示事项”时使用的文种，是用于答复下级机关请示事项的公文。批复的特点是：行文具有被动性，内容具有针对性，效用的权威性，态度的
2、明确性等。4信访秘书：是指各级党政机关、社会团体、企事业单位中专门辅助领导处理和解决人民来信来访问题的秘书人员。 5商务文书：是指在公务文书以外具有一定专业内容和特点的文书。是机关、单位、团体为处理商务业务所使用的文书。主要有意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告等文种。 6公文管理：指在集中统一管理的原则指导下，认真做好收文处理和发文处理工作，充分发挥公文的效用，既有利于保密又便于调阅的一系列管理工作。主要包括编制立卷类目，公文归类、调阅、立卷、归档等工作。7订货单：是订购产品和货物的单据。定货单有多种样式，卖方依据所出售产品和货物的特点制作订货单，由
3、买卖双方填写。订货单的特点，其一是协约性，即买卖双方都应信守订货单中的各项条款。其二是严肃性，订货单具有合同的性质，买卖双方都应严肃对待，不可有欺诈行为。 8机要秘书：是首长的“贴身助手”。他们的工作是机关文书处理工作的重要组成部分，主要负责首长办公处的秘密工作和管理首长的文电材料，并承担首长交办的其他工作，为领导工作服务。 9请示：是向上级机关请求指示、批准的公文。请示具有一文一事、请批对应、事前行文等特点。 根据办法对请示的适用规定，请示可以分为求示性请示与求批性请示两种类型。求示性请示与求批性请示的区别在于，求示性请示是请求上级机关给予政策、认识上的指示；而求批性请示是请求上级机关给予批
4、准、认可。 10礼仪：是一门综合性较强的行为科学，是指在人际交往中，自始至终地以一定的、约定俗成的程序、方式来表现的律己、敬人的完整行为。由于地区和历史的原因，各地区、各民族对于礼仪的认识各有差异。礼仪既是一种内在的修养，又是一种行为规范，更是一个人、一个组织、一个民族和一个国家的精神与风貌的展现。 11礼节：是人们在日常活动，特别是在交际活动中，表达敬意、问候、致意、祝愿、慰问等惯用的规则。礼是表示敬意的通称，是人们在社会生活中处理人际关系并约束自己行为以示尊重他人的准则。 礼节在广义上与礼仪是可以通用的。讲究礼节的本质是引导人们形成良好的行为举止习惯，形成和谐宽松的交往环境。 12办文：又
5、称为公文处理工作。专指机关、企事业单位在公务活动和经营管理过程中，为了充分发挥公务公文的作用，围绕公务公文的发出、收进、管理以及立卷归档等一系列相互衔接的程序和环节，构成的信息运转与处理的流程。三、简答题1接待有哪几种规格？答：接待规格有3种：高规格接待；对等接待；低规格接待。 (1)高规格接待是主要陪同人员比主要来宾的职位高的接待。高规格接待表明对被接待一方的重视和友好。 (2)对等接待是主要陪同人员与主要来宾的职位相当的接待。这是最常用的接待规格。 (3)低规格接待是主要陪同人员比主要来宾的职位低的接待。这种接待规格常用于基层单位。2秘书的保密工作应注意哪些问题？ 答：(1)秘书应明确保密
6、职责要求。做好文件保密、会议保密、科技保密等常规保密工作，以及特定信息的保密工作；每个组织中都会规定一些特殊类型的信息需要保密，主要包括人事信息、财务信息、产品信息以及客户信息等；有关国家秘密及密级要遵照国家秘密及密级具体范围的规定；有关国家秘密的保密期限要遵照国家秘密保密期限的规定 (2)秘书应掌握信息保密的方法。从载体上分，信息的安全及保密工作通常包括口头信息、纸质信息以及电子信息的安全及保密，对不同的信息载体可以采用不同的保密措施。秘书在工作中要细致、认真，坚决杜绝任何可能泄密的途径。3简述会议的构成要素。 答：会议的构成要素包括以下两点： (1)会议时间、地点和与会人员。 时间是根据会
7、议实际需求来确定；会址的选择，以方便与会者到会、离会为主要原则，综合考虑各种因素选择恰当的会议地点；与会人员一般包括出席人员、会议执行主席、会议主席团、主持人员、列席人员、秘书人员和服务人员等。 (2)会议议题、程序和议程。 会议议题是构成会议的主要因素。会议程序是根据会议议题所安排的方法步骤：准备、开始、进行、结束和贯彻执行。理解会议议程和日程、程序三种会议文件的功能是不同的，应抓准三种文件所传达的会议信息的侧重点。注意把握会议议程表的设计方法。4商务谈判有哪些特征？答：没有利益就没有谈判，商务谈判具有共同性与目的性特征。谈判本身是相容与合作的，需要从分歧、冲突与矛盾中找出各方的利益合作点，
8、具有排斥性与合作性特征。商务谈判是说服与拒绝融贯在一起的一种行为方式，具有差异性与竞争性。商务谈判的结果受多方因素的影响与制约，反映了多变性与随机性。5.简要说明中国古代秘书工作中的“贴黄”。答：“贴黄”是唐朝首创的公文究误制度，即在文书的写错之处贴上黄纸，然后改正。宋代以后，“贴黄”的含义与唐代不同，指秘书官吏将来文内容概括摘要成百十字，写在统一制作的黄纸上，贴附于文尾。6.什么是办公室管理？办公室管理有哪些要素？ 答：办公室是一个综合管理部门，是沟通上下、协调左右、联结内外、保证各项管理工作正常运转的枢纽。办公室管理，是依据办公室内在活动机理，利用先进的科学技术，综合 运用办公室中的人力资
9、源，有效地实现组织目标的过程。它包括四个要素：一是明确的组织目标；二是服从自己目标的运转方式；三是管理人员；四是先进的科技管理手段。7什么是会谈？会谈有哪些特点？答：会谈是指双方或多方以平等的身份就实质性的问题交换意见，进行讨论，阐述各自立场，以期取得共识，或为达成某项具体的协议而进行正式磋商。会谈的内容既可以是重大的政治、经济、外交、军事、文化问题，也可以是具体的业务性和技术性问题。会谈也可以称为谈判。谈判是一种正式的会谈，具备以下四个特点： (1)旨在就某一特定问题达成协议。 (2)谈判是一个“讨价还价”和“有予有取”的漫长的、艰难的和反复的过程。 (3)达成的协议必须对各方具有约束力，并
10、通常需以某种书面形式予以正式确认。(4)主谈人必须是双方的全权代表，是“说话算数的”。8涉外秘书应遵守哪些原则？ 答：(1)“和平共处”五项原则。 (2)“不卑不亢、内外有别”的原则。 (3)“维护民族尊严、维护国家荣誉”的原则。 (4)“严格执行外事纪律”的原则。9.简述当代秘书的职业内涵。 答：.秘书的职业功能是：从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并对决策及实施提供服务。具体职业内涵： (1)秘书的基本职责是辅助领导开展工作，发挥参谋助手的作用； (2)秘书在领导机构内和领导人周围工作，根据领导授权开展工作、安排工作；(3)秘书的主要工作是办文、办会、办事；第四，秘书工作内容
11、广布于社会各层次、各类组织之中。10简述我国对秘书的一般分类。答：我国对秘书的分类依据以下三项原则： 第一，按照秘书的来源与服务对象，可将秘书划分为公务秘书和私人秘书两大类。 第二，按照秘书工作的活动领域，可将秘书划分为党政秘书、企业秘书和商务秘书三大类。 第三，按照秘书业务的内容，可将秘书划分为行政秘书、机要秘书、事务秘书、信访秘书、外文秘书、会议秘书。11涉外秘书应遵守哪些工作原则？答：(1)了解“和平共处”五项原则。 (2)坚持“不卑不亢、内外有别”的原则。 (3)坚持“维护民族尊严、维护国家荣誉”的原则。 (4)坚持“严格执行外事纪律”的原则。12简述当代秘书工作的职业内涵。答：秘书的
12、职业功能是：从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并对决策及实施提供服务。具体职业内涵包括： (1)秘书的基本职责是辅助领导开展工作，发挥参谋助手的作用； (2)秘书在领导机构内和领导人周围工作，根据领导授权开展工作、安排工作； (3)秘书的主要工作是办文、办会、办事； (4)秘书工作内容广布于社会各层次、各类组织之中。13. 简述协调工作的原则。答：协调工作的原则主要有依照政策法律办事原则、实事求是原则、坚持“服务”原则、按领导意图办事原则、沟通信息原则、维护领导威信和形象原则、协商解决原则、化解矛盾原则和逐级负责原则。四、论述题 1.秘书的“办事”包括哪些内容？ 答：(1)调查研
13、究： 秘书应能够围绕领导工作需要和当前急需解决的有关问题，开展调查，了解有关情况，做好信息收集、加工整理、存储、反馈等工作。这是秘书发挥参谋助手职能，直接为领导决策服务的一项重要工作。调查研究的目的不仅在于分析问题，更重要的是要解决问题。它是进行决策准备的工作之一。秘书需要在提出、分析问题的基础上，提供给领导决策时参考和选择的具体实施方案及建议。 (2)协调关系： 秘书协调关系的工作，是指在领导授权的范围内，就具体的事宜，同有关方面沟通协商、统一认识、消除分歧、解决矛盾，促进领导工作及其他各方面工作和谐有序地运转，最终实现领导工作的预定目标。协调工作的内容纷繁复杂，有关系协调、会务协调、办文协
14、调、计划协调、领导活动协调、督办检查协调等等，在工作中必须结合实际，根据不同的内容和具体情况来使用不同的协调方法。秘书参与开展协调工作必须坚持原则，立足全局，平等公正；坚持协调内容与协调方法有效结合达到预期目的。 (3)商务接洽与人际沟通： 秘书要参与办理合作伙伴、客户以及有关单位与本公司、企业联系公务事宜的接洽工作。这是作为“窗口”的秘书工作中经常性的内容。秘书应忠于职守，努力熟悉各有关方面的情况，与有关部门保持密切联系；同时，还应掌握“迎来送往”的常规，善于处理好人际关系。此外，搞好文书材料的立卷与归档、安排公司领导公务活动的日程、安排操办商务旅行、完成公司领导临时交办的事项等，也都属于秘
15、书的重要工作内容，秘书必须以认真负责的态度，切实完成好。 2为实现办公室工作的高效性与科学性，应遵循哪些办公室办事原则？答：办公室办事原则主要有以下几点：(1)服务原则。办公室的工作是建立在服务的基础上的，服务好了，工作也就做好了一半；服务不到位，工作的好坏也就无从谈起。在服务过程中，要做到方法到位，即不做过头的事、重复的事、操之过急的事；时间到位，即不浪费时间，也不耽误时间；过程到位，即注重延续、注重控制、注重效果。(2)高效原则。办公室的工作具有宏观性，其即是执行者，又是检查者。这样的职责要求办公室人员能站在一个特定的高度，审时度势地研究自己的工作，并以一种特别的责任感把握自己的工作，实现办公室工作的高效率。(3)保密原则。保密原则是办公室工作的特有原则。一般而言，一项工作在推进时总有一个深化过程。因此，办公室人员必须做到不事先传播、不变相公告。(4)统一原则。没有统一的集体是一盘散沙，不统一的集体就不会有战斗力。办公室应该是一个统一的集体，否则七嘴八舌会毁了
