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1、采采 购购 控控 制制 程程 序序 目目 次次 1范围 .2 2规范性引用文件 .2 3职责 .2 4程序 .2 4.1合格供应厂商的评定.2 4.2采购信息.2 4.3采购计划.2 4.4采购合同与实施.2 4.5采购验证.2 4.6采购产品的入库、保管、发放.2 4.7器材代用及非定点单位加工.2 5记录 .2 6附加说明 .2 附录 A 采购流程 .2 表 1 外购器材、外协加工单位质量评定表(式样) .2 表 2 请购单(式样) .2 表 3 入库单(式样) .2 表 4 产品外协申请表(式样) .2 表 5 非定点单位外协申请表(式样) .2 表 6 器材代用单(式样) .2 采购控
2、制程序采购控制程序 1 1范围范围 本文件规定了采购过程的控制要求,以保证采购的产品符合规定的采购要求。 本文件适用于产品用原材料、元器件、机电等产品及产品外协加工的采购、入库、保管、发放 过程的控制。 2 2规范性引用文件规范性引用文件 QG/XT 201-2003 文件控制程序 QG/XT 215-2003 产品的监视和测量控制程序 3 3职责职责 3.1管理部负责归口管理,具体负责与供方沟通、采购合同签订、器材技术标准档案管理及其他 有关工作;有关部门配合; 3.2质量部负责合格器材供方评定、采购产品的验证工作; 3.3研发或服务部门负责提供采购信息,协助管理部收集新型、特殊器材技术标准
3、。 4 4程序程序 合格供应厂商的评定合格供应厂商的评定 4.1.1对供应厂商的要求: 其产品应满足有关标准和技术文件的要求; 具有一定的生产能力和质量保证能力; 货源稳定、供货及时、价格合理; 能提供良好的技术服务。 4.1.2对供应厂商的评定 合格供应厂商(包括器材供应商、生产厂商和外协加工厂商)的候选名单由管理部提供,质量 部负责组织评定,使用部门及相关部门配合。 质量部负责评定质量保证能力和控制手段;必要时请相关部门协助。 管理部负责评定供货或加工能力、价格及售后服务。 4.1.2.1 评定可采取以下一种或几种方法: 供应厂商提供的类似产品及长期使用的情况的评定; 供应厂商现有的产品样
4、品的评定; 供应厂商通过国内外质量认证机构的质量体系认证的情况的评定; 供应厂商现有生产样品进行评价或对比类似产品的质量、试验结果以及历史情况; 必要时,可到供应厂商进行实地考察,对其生产能力和质量保证能力是否能保证采购 或外协产品的质量,进行评定,作出考察意见。 4.1.2.2 评定结果 根据评定情况及各相关部门的意见由质量部作出评定结论,并填写外购器材、外协加工单位质 量评定表(表 1) 。评定结论应经公司主管副总经理批准。 4.1.2.3 合格供应厂商名单的的编制、使用和管理 质量部根据评定结论编制合格供应厂商名单,经主管副总经理批准后发布。 合格供应厂商名单作为产品选用、采购和外协的依
5、据。确需选用、采购非合格器材供应单位的 器材,应按规定办理代用手续。 根据器材供应和外协加工单位的质量情况,适时修订认定单位名单,并由质量部建立和保存合 格供应厂商的质量记录。 采购信息采购信息 4.2.1采购信息形式 采购信息应形成书面采购文件,采购文件的形式一般有:请购单(表 2)、外购器材清单、产 品外购件汇总表、采购计划、产品外协申请表(表 4)。 4.2.2采购文件的内容 采购文件应清楚地说明订购产品的要求,一般包括:类别、型式、等级、数量或其他准确标识 方法。 还应包括技术要求和质量控制要求,如:规范、图样、过程要求、检验规程及其他有关技术资 料(包括产品、程序、过程设备和人员的认
6、可或鉴定要求)的名称或其他明确标识和适用版本。 4.2.3采购文件的审批 采购文件应得到审批。器材的零星采购由请购人填写请购单,按审批权限经过审批。产品外购 件汇总表(单机定额)由总(副)工程师批准。采购文件的修改应按原审批手续进行审批。 4.2.4采购文件控制 采购文件应符合 QG/XT201-2003文件控制程序的要求。 采购计划采购计划 除零星采购外,管理部应根据申请部门或科研生产计划要求,制订器材采购计划,由部门经理 审核,经主管副总经理批准。 采购合同与实施采购合同与实施 4.4.1采购人员应按批准的采购计划进行采购。大宗采购和外协可签订采购合同,必要时可采取 招议标进行。采购合同的
7、内容应包括: 数量、价格; 交货期限、地点; 验证安排、放行方式; 需要时包含包装、运输、防护等要求。 4.4.2研制过程中所需少量、特殊的外购器材,经项目研制负责人审核后报管理部,经管理部同 意后,器材申请部门自行采购。 采购验证采购验证 按 QG/XT215-2003产品的监视和测量控制程序有关规定执行。 采购产品的入库、保管、发放采购产品的入库、保管、发放 4.6.1入库 仓库保管员应认真核对和检查入库单(见表 3)器材名称、型号及规格、计量单位和数量;质 量级别或质量要求;检验员签章,元器件还应具备验证合格证。 4.6.2保管 4.6.2.1 存放器材的库房或场地其环境条件应满足器材的
8、安全可靠、不变质和其他特殊质量要求, 确保器材性能完好; 4.6.2.2 仓库管理要做到科学、合理、方便、安全,基本要求是:帐、物、卡相符;排放合理,标 识清晰;四定位(库、架、层、位);具有合格证或质量保证书; 4.6.2.3 库存器材按规定定期进行检查,如发现有质量问题或超过器材保管期的器材,应及时隔离、 报废或听侯处理; 4.6.2.4 发现有错料、混料应及时纠正,并做好记录,必要时应重新验证; 4.6.2.5 贵重物品和危险品的保管应符合公安机关和有关部门的安全规定。 4.6.3发放 4.6.3.1 器材保管应按出库凭证发料。认真核对出库实物和出库凭证的内容,产品有特殊要求的器 材,需
9、经计划调度人员签字后方可出库; 4.6.3.2 对有追溯性要求的器材,应保留或移植其标识; 4.6.3.3 器材发放时应遵循先进先出、按批发放的原则。 器材代用及非定点单位加工器材代用及非定点单位加工 4.7.1器材代用的申请 在科研生产过程中,因各种原因的缺料,由管理部填写器材代用单(见表 6),交有关部门审批。 4.7.2器材代用的审批 由设计人员、工艺人员负责审查代用情况,如同意,则应在代用单上签字,并经有关部门签署 意见。 4.7.3免办理器材代用手续 有下列情况之一者,可不办理器材代用手续:同牌号、同状态、同性能、不同公司的器材(进 口产品);以高性能代替低性能的器材。 4.7.4非
10、定点单位加工 因科研生产或其它各种原因,需要在合格外协加工单位名单外的单位进行外协加工,由外协人 员填写非定点单位外协申请表(见表 5),经质量部和管理部批准后进行。 5 5记录记录 记录控制符合 QG.XT202-2003质量记录控制程序的有关规定,执行本文件产品的记录: 外购器材、外协加工商(单位)质量评定表; 合格器材供应商(单位)名单; 合格外协加工商(单位)名单; 采购计划; 请购单; 入库单; 领料单; 器材代用单。 6 6附加说明附加说明 本程序由管理部负责起草和解释。 附录附录 A A 采购流程采购流程 采购 提供采购信息 采购合同并实施 管理部采购计划 N 质量部验证 合格
11、Y 结束 入库、保管、发放 不合格品 控制 表表 1 1 外购器材、外协加工单位质量评定表(式样)外购器材、外协加工单位质量评定表(式样) 外购器材、外协加工单位质量评定表 编号: 单位名称单位名称地地 址址 产品型号、名称、规格产品型号、名称、规格 认定结论意见认定结论意见 认定组对质量控制建议认定组对质量控制建议 认定组签字认定组签字 主管领导意见主管领导意见 备备 注注 上海立信会计纸品厂出品 161-60-2 表表 2 2 请购单(式样)请购单(式样) 请 购 单 年 月 日 需用日期 类 别编 号名 称 及 规 格 单 位 数 量 年月日 请购原因 及 用 途 备 注 标准 请 购 主 管 请 购 人 表表 3 3 入库单(式样)入库单(式样) 入入 库库 单单 购入单位 发票号码 年 月 日 编码 实际分 类 名 称 型 号 规 格 数 量 单 位单价金额 生产单位 付 款 方 式 备 注 管理费进 项 税总 金 额 采购 检验 仓库 财务记帐 编号 表表 4 4 产品外协申请表(式样)产品外协申请表(式样) 产品外协申请表 申请部门申 请 人申请时间 外协单位 名 称 外协单位 联 系 人 联系电话 1.产品名称: 2.加工部件名称: 3.加工数量: 外 协 项 目 内 容 4.交货时间: 5. 附