《Word2003技巧大全-办公软件初级学者必备.pdf》由会员分享，可在线阅读，更多相关《Word2003技巧大全-办公软件初级学者必备.pdf（49页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、您会使用 word 吗？ Word2003使用技巧大全 -办公软件初级学者必备 在默认情况下， 我们用 Word 打开 WPS文档时，系统提示打不开， 这是不是就代表Office 不能读取WPS文件呢？其实不是，只要你经过一些简单的操作，就能达到目的，下面就是 具体的方法。 在默认情况下OfficeXP并没有安装转换器，我们可以在安装时安装WPS文件转换器， 这样就可以打开WPS文件了。 在光驱中放入OfficeXP安装光盘， 运行安装程序， 并选择“添 加或删除功能 -更改已安装的功能或删除指定的功能”按钮， 接着选择 “Office 共享功能转 换和过滤器文本转换器”中的“中文WPSFOR
2、DOS ”和“中文WPS97 /2000FORWindows” 选项即可。这样再在Word 中单击“文件打开”命令时，在打开对话框中的“文件类型” 中就可以看到打开“WPSDOS导入”和“ WPS文件”两个选项，分别对应DOS版的 WPS文 件和 WPS97WPS2000/WPSOffice文件，选中文件就可以在Word 中打开。 Word2002 在新建文档任务窗格中显示了你最近打开的4 个文档的列表，用这种方式可 以非常轻松地打开文档，不过你可能常常会感觉只显示最近的4 个文档有些不够用，想在该 列表中看到第5 个或更多打开过的文档吗？方法如下:单击“工具选项”命令，打开对话 框，然后单击
3、“常规”选项卡，在“列出最近所用文件”框中指定你想在新建文档任务窗格 中显示的最近所用文档的数量，这个数字最高可以指定为9，单击“确定”按钮即可。 方法一 :单击“文件打开”命令下的“打开”对话框，选中要打开的多个文档，若文 档顺序相连，可以选中第一个文档后按住Shift 键，再用鼠标单击最后一个文档，若文档的 顺序不相连，可以先按住Ctrl 键，再用鼠标依次选定文档;单击“打开”按钮即可。 方法二 :在“资源管理器”中，选中要打开的多个Word 文档，按下回车键，系统会自动 启动 Word2002，并将所选文档全部打开。在选择文档时，如果是要选中多个连续文档，可 以按下 Shift 键再用鼠
4、标单击相应的文件名;如果要选中多个不连续文档，就按下Ctrl 键再用 鼠标单击相应的文件名。 方法三 :如果文件在不同的目录中，可以在“资源管理器”的相应目录中，选中要打开 的文档，按下鼠标左键，将文档拖到任务栏中的Word 图标上（注意 :此时的 Word 中没有打 开的文档），所选文档就被打开了;再找到其它目录，用同样方法将所选文档拖到Word 图标 上。 选择“文件”菜单，在菜单最下方会出现最近编辑过的4 个文件名，单击其中一项，便 可快速打开相应文档。 如果希望 Word 每次启动时都能自动打开某个文档，可以通过简单的宏命令来实现这个 功能，方法是 2.在“录制宏”对话框中，在“宏名”
5、输入框中输入要建立的宏的名称，如“auto” ， 点击“确定 3.从菜单中单击“文件” ，点击最近打开文件列表中显示的某一个文件名 在 Word2002 中想保存多篇打开的文档，可以先按住Shift 键，然后单击“文件”菜单， 这时原来的“保存”命令就变成了“全部保存”命令，单击它就可以保存所有打开的Word 文档。也可以先按住Shift 键，然后用鼠标单击常用工具栏上的“保存”按钮，这时“保存” 按钮的图标就变成“全部保存”的图标，松开鼠标，即保存完毕。 你可以一次性关闭所有打开的文档，方法是:按住 Shift 键，单击“文件”菜单，在“文 件”菜单中将出现“全部关闭”选项，单击该命令即可一
6、次性关闭所有打开的文档，且在关 闭文档前Word 将提示你保存所作的改动。 对于打开的多个Word 文档，如果只想关闭其中的几个文档（不是全部关闭），可以按 下 Ctrl 键再单击任务栏上要关闭的文档的图标，图标都呈凹下状态， 在图标上单击鼠标右键， 选择“关闭组”命令，可将所选中的文档全部关闭。 用这种方法还可以将所选文档最小化、还原或最大化。并且此法也适用于其它的0ffice 组件，如Excel、PowerPoint、Access等。 “工作”菜单是Word 中很少有人知道的一个重要特征，你可以使用“工作”菜单对你 常用的 Word 文档列表保持轻松访问。在使用前首先要往菜单栏或工具栏上添
7、加“工作”菜 单，方法如下 点击“工具自定义”命令，然后点击“命令”选项卡，在类别框中点击“内置菜单”， 在命令框中点击“工作”，并把它拖到菜单栏或已显示的工具栏上。 下面就可以使用“工作”菜单把任何打开的Word 文档添加到你的列表中，操作方法如 下 要想把当前文档添加到“工作”菜单中，点击“工作”菜单上的“添加到工作菜单” 命令。 要想打开“工作”菜单上的文档，在“工作”菜单上点击你想要打开的文档。 要想把一个文档从工作菜单中移走:按下“ Ctrl+Alt+-（破折号键） ” ，你的鼠标指针看 起来将像一个大大的粗体底线，在“工作”菜单上点击你想要移走的文档。 单击“窗口全部重排”命令，
8、这样就会将所有打开了的但未被最小化的文档显示在屏 幕上，每个文档存在于一个小窗口中，而且当前也只有标题栏高亮显示窗口中的那个文档被 激活， 若需要切换， 可在要激活的窗口的任意处单击一下鼠标即可。你还可以用鼠标按住某 窗口的标题栏拖动该窗口，也可将鼠标放在窗口边沿上拖动鼠标调整窗口的大小。 在默认情况下，Word 都将文件存为“Word 文档”格式（DOC格式） ，但是有时候我们 出于特殊的要求，需要把文档存为其它格式，如TXT 、HTML、RTF等。把 Word 文档存为其 它格式非常方便，只要单击“文件另存为”命令，然后在“保存”对话框中选择欲保存的类 型再点击“保存”按钮就行了。但每次这
9、样做未免有些麻烦，其实，只要我们单击“工具选 项”命令，打开设置窗口，点击“保存”标签，在“将Word 文件保存为”下拉列表框中把 默认的“ Word 文档（ *.doc ） ”改为自己想要的格式，以后每次存盘时，Word 就会自动将文 件存为你所预先设定的格式了。 平时大家总是按部就班地单击“开始程序MicrosoftWord ” 来启动 Word 或其它 Office 组件，然后按下“Ctrl+N”键或工具栏上的“新建”按钮新建文件，这样显得有些麻烦。其 实我们完全可以进入OfficeXP安装目录下的Officel0 文件夹，找到OSAEXE文件，右键单 击，选择“发送到桌面快捷方式”命令
10、，在桌面上建立OSA的快捷方式。 然后在这个OSA 快捷方式上右键单击，选择“属性”命令，并选择“快捷方式”选项卡，在“目标”命令行 的最后增加“ -n”参数，然后单击“确定”即可。以后要新建Office 文档时，只要双击桌面 上的 OSA快捷方式，就会弹出“新建Office 文档”窗口，从中选择自己喜欢的模板文件， 单击“确定”按钮，就会以选定模板为原型新建一个Office 文件了。 利用这个方法来新建Office 文件较在Word2002、Excel2002等程序中新建文件要方便许 多，因为有很多模板可供我们速择。其实OSA还有一个参数，是“-f” ，它表示“打开Office 文件” ，利
11、用这个参数就可以快速打开Word 的“打开”对话框。 当我们需要查找某文件时，经常只对内容有个大概的印象，而记不清确切的文件名。这 时可以逐个打开文件寻找，也可采取逐个查看文件摘要的方法来加快查找速度。但两种方法 都费时且费力。有没有更快捷的办法呢？其实Word2002 提供了快速查找文件的最佳方法。 只要我们单击选择“文件打开”命令，然后选择打开对话框最右边“工具”按钮下的“查 找”命令，此时会弹出一个“搜索”对话框，填入文件中的内容、文件类型（系统默认搜索 带 doc 扩展名的文件） ，并选择搜索路径（默认是从“我的文档”文件夹中搜索）， Word 会 把找到的所有文件名列队显示出来，双击
12、它就可以打开。 在要保存的文档窗口中按下F12 键，就可以打开“另存为”对话框快速另存文件。 对于包含超链接对象的文档，如果想快速打开超链接所指向的文档，只需按住 Ctrl 键并 单击超链接文字即可打开相应的链接文档。 由于“快速保存”每次只保存改变过的内容，所以用它来保存文档最节省时间。设置启 用快速保存的方法:单击“工具选项”命令;在“选项”对话框中选择“保存”标签，然后 选中“允许快速保存”复选框即可。启用快速保存后，可快速打开和保存文档。 在打开的 Word 窗口中按“ Ctrl+F12”键，就会打开文档“打开”对话框，选中文档就 可以快速打开新文件。 如果要想关闭当前打开的文档，可以
13、按“Ctrl+W”键，就可以立即关闭它，对于没有保 存的文档，系统会提醒你进行保存。 当我们想把文档中的部分内容保存下来时，可以使用Word2002 中的文档碎片的功能。 在文档中选中要保存的内容，将其拖动到桌面上， 它将自动在桌面上存为一个文档片断文件， 当你需要将其插入另一文档时，直接把它从桌面上拖到插入点处即可。如果双击这个文档片 断文件，可以在新窗口中打开它。 如果在启动Word 的同时能自动打开“打开”对话框，这就会大大加快我们打开文档的 速度，提高工作效率，但Word 中并没有这个功能，要想实现这个目的，我们可以这样做 2.在“宏名”框中输入宏名，如“aaa” ，单击“创建”按钮打
14、开宏编辑器 3.在“ Subaaa（） ”和“ EndSub”之间输入语句“Dialogs（wdDialogFileOpen.Show ） 5.关闭 Word，重新启动Word，就可以直接打开“打开”对话框。 我们对 Windows 中的搜索对话框并不陌生，不过，如果要搜索Office 系列的文件，如 DOC 、 XLS 、PPT等，则可以到Office 安装目录 Office10 文件夹下双击一个名为FINDER.EXE 的程序，启动后，即可看到专业的Office 文件查找器，从中可以选择查找文件的类型，有任 何类型的Outlook 项目、任务、便笺、文件、文件（Outlook Exchan
15、ge） 、日记条目、约会 与会议、联系人、邮件，再选择一下文件类型（默认为Office 文件），在“名称”中输入要 查找的文件名， 再在“查找文宇”框中输入要查找文件中包含的文字（这样查找起来将会更 加准确），单击“开始查找”按钮后就可以查找到相应的文件。双击查找后的文件会将它打 开。 注意 :利用该查找器选择起始搜索文件夹时是可以同时选择多个文件夹的，这一点是 Windows 的搜索文件功能所不具有的，而且， 由于 Office 中文件的结构较为特殊，用 Windows 的包含文字搜索功能有时往往找不出自己想要的文件，但使用这个工具却可以很容易就查找 出来，对于我们更高效地管理Office
16、文件是很有用的。 3.双击文件夹列表中的文件夹，直到打开包含所需文件的文件夹，如果文件夹列表中没 有所需文件，则可以对其进行搜索 4.单击选中文件，要查看文件属性，如文件长度、创建日期、主题、统计信息、最后修 改日期等，单击“工具”按钮中的“属性”命令即可。 日常的文件不仅数量多，而且种类也数不胜数，如果存放的位置不固定，查找的时候， 就要花费大量的时间。怎么才能在一大堆文件中，准确而快捷地找到所需要的Word 文件呢 ? 我们可以单击“文件”菜单中的“打开”，或者在工具栏上直接单击“打开”按钮，在对话 框中单击“历史”按钮，在文件类型中选择“所有Word 文档”这一项，这时你会发现，对 话框中列举了你所有打开过的Word 文件，选中需要的文件双击就可以打开。 方法一 :单击“开始”菜单中的“文档”命令里的任一Word 文档即可。 方法二 :用鼠标从 “我的电脑” 中将 Word 应用程序拖到桌面上，然后从快捷菜单中选择 “在当前位置创建快捷方式”以创建它的快捷方式，启动时只需单击其快捷方式即可。 右键单击“开始程序”菜单中的“M
