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1、目 录一、 关于下发集团公司行政管理制度的通知1二、集团行政管理制度21、工作请示、汇报制度22、会议管理制度43、来人接待规定94、车辆管理规定105、办公用品管理制度156、固定资产管理规定187、文书管理制度278、档案管理制度299、印章管理制度3410、宿舍管理制度3611、食堂管理制度3712、安全管理制度4013、出入门管理制度412行政管理制度为进一步强化集团规范化管理，建立办事高效、运转协调、行为规范、管理科学的行政管理体系，切实转变工作作风，提高工作效率，圆满完成各项工作任务。特制定以下行政管理制度。一、工作请示、汇报制度为加强集团公司工作的计划性，增强前瞻性，使集团各公司
2、、部门更能够相互协调，创造性地开展工作，特制定工作请示、汇报制度。一、工作请示：（一）工作请示分为口头请示和书面请示两种形式。凡工作或有关事宜比较具体又不需要集体研究，下一级领导可以直接向上一级领导进行口头请示，上一级领导可以即时答复。凡工作或有关事宜必须经集体研究或需要上一级领导签批意见的，各公司、部门必须向集团公司写出书面请示报告。（二）书面请示报告必须以各公司、部门的名义上报集团公司总裁办公室，由总裁办附文件阅办单呈报分管领导或董事长、总裁签批意见，按签批意见和工作分工办理。二、工作汇报：（一）工作汇报的主要形式。一是口头汇报。凡是临时性工作任务，需协调沟通的事宜可以适用于口头汇报。二是
3、书面汇报。凡是公司有制度规定，上一级领导对下一级工作有要求的都适用于书面汇报。三是会议汇报。凡是集团各公司、部门有会议汇报要求的，会前按会议要求做好充分准备，会上作好汇报。（二）、工作汇报的重点内容。内容暂定三个方面：1、工作总结。主要是工作的方向与目标，中心与重点，成绩与经验，差距与不足，改进办法与措施等；2、工作计划。主要是阶段性、长期性的工作内容，方法步骤及措施，侧重点及重点等。3、工作进度。主要是实施工作计划，完成工作任务和目标的时间与效率。（三）、工作汇报的方式与时间。1、例行汇报。例行汇报分为周、月、半年及年度汇报。周汇报是指各公司、部门每周六将本周业务工作和经营指标完成情况，存在
4、的不足和问题，解决的方法与措施及下周工作安排和经营指标以书面汇报的形式报集团公司总裁办，由总裁办汇总于周日报董事长和总裁。月汇报是指在周汇报的基础上将一个月的业务工作和经营指标完成情况，存在的不足和问题，解决的方法与措施及下月工作安排和经营指标于次月六号前报集团公司总裁办，总裁办统一汇总整理后形成情况通报，上报董事长和总裁，下发各公司、部门。年度汇报是指半年和年终进行工作总结，肯定工作成绩，总结工作经验，确立工作目标，明确工作重点。一般安排在六月二十五日、十二月二十五前以书面形式汇报集团公司总裁办，总裁办统一汇总整理后报董事长和总裁，并形成集团公司的半年和年度工作总结，上报政府有关部门，下发各
5、公司、部门。2、单项工作汇报。凡是涉及到集团公司单项业务工作和有关事宜，各公司、部门主要负责人认为有必要向上一级汇报的，可适时以口头或书面的形式汇报集团公司董事长和总裁。（四）、工作汇报的基本要求。一是书面汇报必须按规定时间上报；二是汇报必须事先将汇报内容梳理清楚，做到重点清晰；三是汇报内容要全面，数字要真实，特点要突出。二、会议管理制度为规范集团会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。一、会议的安排（1）集团公司临时行政会议、月度例会（每月8号或9号为经营管理绩效分析会）、年度例会由集团总裁直接提拟或由议题涉及业务的主办部门负责人提拟、集团总裁批准。（2）各公司、部门会议由其自行
6、安排，但会议时间、参加人员等，不得与集团公司会议冲突。（3）凡总裁办已列入计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的临时行政会议时，会议召集部门应提前2天完成会议提拟和报批手续，并报请总裁办调整会议计划。未经总裁办同意，任何人不得随意打乱正常会议计划。（4）会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：集团公司例会、集团临时行政会议、各公司例会、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。二、会议的通知会议的通知应遵循：1、已列入月度会议计划的会议，月中无调整的，不再另行通知，由会议提拟单位按计划表直接通知与会人，会议通知除电话通知外，还以电子邮
7、件的形式书面发各公司、部门，各公司、部门办公室或内勤人员接通知后要及时通知与会人员，并为与会人员准备好参会内容。2、属下列情况之一者，按“谁提拟，谁通知”的原则下达会议通知。（1）未列入月度会议计划而临时提拟的会议。（2）虽然已列入月度会议计划，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的。（3）提拟人认为需另行通知的。3、下达会议通知一般提前一天以上，通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、会议需准备的资料、会务安排等特别说明的会议，以及涉及多个部门和参加人数众多的大型会议，必须以书面会议通知的形式进行书面通知。三、会议的准备会议的准备应遵循：1、会议提拟单位应提前准备好会议资料
8、。2、明确会务服务部门，提前做好会务准备工作，落实、布置会场、主席台座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等。3、集团公司召开的公司级会议会务服务统一归口行政办负责。四、会议的组织会议组织应遵循：（1）会议组织遵照：“谁提拟，谁组织”的原则。（2）会议主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。（3）主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。（4）会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。（
9、5）属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见，对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。（6）主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。（7）多个部门参加的临时行政会议原则上由集团总裁主持，集团总裁另有授权的，遵从集团总裁授权。2、与会人员须遵守：（1）应准时到会，并在会议签到表上签到。（2）会议发言应言简意赅，紧扣议题。（3）遵循会议主持人对议程控制的要求。（4）属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。（5）遵守会议纪律，与会期间应将手机调到震
10、动，原则上不允许接听电话。（6）本人做好会议记录。五、会议记录1、集团公司各类会议，会议主持人为会议考勤的核准人，考勤记录由会议记录人员负责。会议记录均应以专用记录本进行会议记录。会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则。如有必要，主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。2、集团总裁主持的集团公司例会、临时行政会议原则上由集团行政办文字秘书负责会议记录工作，集团总裁另有指定的，遵从集团总裁指定。 3、会议记录员应遵守：（1）、以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要。（2）、会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。（3）、对会议已议
11、决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。（4）、会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名。（5）、做好会议原始记录的日常归档、保管工作，及时将经主持人核准的会议签到表的考勤记录报考勤人员。4、下列情况，应整理会议纪要：（1）、集团公司各类临时行政会议。（2）、需会后对会议精神贯彻落实进行跟进的会议。（3）、主持人要求整理会议纪要的会议。（4）、会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定。集团公司各类临时行政会议的会议纪要须报总裁办一份存档备查。六、会议的跟进1、会议决议、决策事项需会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟进”的原则；会议主持人另有指定的，遵从主持人指定。2
12、、集团总裁主持的会议，会后跟进工作原则上由总裁办负责落实，集团总裁另有指定的，遵从集团总裁指定。3、 会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。七、会议室管理1、会议室由行政办公室指定专人负责管理，各公司、部门如因会议需要使用会议室，须事先向办公室申请，由办公室统筹安排。2、会议室卫生，集团召开的会议由行政办公室安排人员负责，各公司、部门召开的会议由召开会议单位负责，在每次会议召开前后均要进行卫生打扫，并做好日常保洁。3、会议室电子设备的管理、使用、维护由行政办专人负责，其他人不得随意操作，否则造成设备损坏应按价予以赔偿。八、会议迟到、早退、缺席的界定1、迟到：凡参加会议的人员在会议规定召开
13、时间后5分钟内未到的，计为迟到。2、早退：凡参加会议人员，未经主持人同意在会议结束前5分钟提前离开会场的，计为早退。3、缺席：凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议，或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。三、来人接待规定（一）对上级领导检查指导及外来人员来访，不论是集团本部还是各公司、部门都要在接待工作中做到热情主动、周到细致、文明礼貌、井井有条。（二）上级及外单位来人事先有电话通知的，第一接电人要了解清楚来宾的情况（包括单位、人数、姓名、职务、抵达时间、活动意图等），认真做好记录，按程序及时向领导汇报；事先没有通知的，客人一到要热情接待，问明情况后，向领导汇报，根据情况由主要领导、分管领导
14、或有关单位做好接待工作。（三）属于各公司、部门来客，应该按照工作性质对口接待，该集团领导出面陪客的及时向集团分管领导或主要领导汇报，做好接待工作。（四）来客需要就餐的一律实行派餐制度。按如下程序办理：上级单位、有关部门、友好单位来客，由接待单位填写来客就餐单，经来客单位主要负责人签字后，经办人将就餐单交办公室负责人或餐饮管理人员按照就餐人数及接待标准统一定点安排就餐，餐后由陪餐领导或经办人核准签名（陪餐领导不在场，可由其他陪餐人代签）并注明接待事由。不经批准的，费用不予报销，由安排人自付，（若行政办公室负责人不在家，可先行电话请示，回来后补签）。办公室负责人同餐饮管理人每月根据派餐登记情况与宾馆、饭店、内部餐厅进行核实无误后，将用餐核准到各单位，经各单位负责人签字、财务审核签字，集团行政负责人签字后到财务分口报销。（五）外地来人需要住宿的，由集团办公室根据客户层次予以安排，住宿费原则上由住宿人自理，需单位承担住宿费用的必须报行政负责人批准，由对口接待单位支付费用，每月由办公室结算，将费用分摊到接待单位，由经办人、单位负责人、财务负责人、行政负责人签字后，财务分别列支。否则费用不予报销，由安排人自付。（六）本着厉行节约的原则，严格接待标准（包括就餐标准），控制陪餐人数，
