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1、 精品资料网（http:/） 25万份精华管理资料，2万多集管理视频讲座书名：点时成金掌握时间的艺术（益智篇）出版者：现代工商出版社李念祖编译作者：艾德文布利斯出生于美国盐湖城，多才多艺，曾担任新闻记者，编辑、参议员助理、协会主管与企业顾问，作品广受欢迎。本书在欧美各国行销数十版，成绩惊人。译者：李念祖先生，江西人，二十九岁，国立师范大学毕业，美国犹它州立大学硕士，现为放眼看天下电视节目之采访撰稿，译作有关心您的身体。编者的话 花一小时读本书，能帮您节省一百个小时。 这是一本能协助您解决所有时间运用的问题，内容丰富、精简扼要。不论您是慢半拍的拖延者，或是工作狂，本书均能使您获益良多。而在您融会
2、贯通以后，您会知道如何可以减少一半的文书工作，如何克服心理障碍，甚至如何改变睡眠习惯，使您能摆脱苟且因循的恶习，成为一位懂得掌握时间的成功现代人。目录序言为什么你想拥有更多的时间-目标节省时间的第一步-计划时间分配计划的理念-确定先后次序控制时间的法宝-工作表临危不乱-预防危机事情最坏会到什么程度-克服恐惧跑回本垒才算得分-确实执行你一定得有的观念-时间利用的分类什么东西威胁了官僚制度？-目标式管理先做真正重要的事-巴瑞图原理先从自己做起-突破瓶颈做个理智的领导者-分派工作对事不对人-沟通谁是真正的绊脚石？-尊重属下的时间管理者的多事-职员当权时间谁是摸鱼大王？-工作进度追踪不要让自己变得可有
3、可无-立刻加紧行动浪费时间又使人神经质-完美主义帮助你跳出追求完美的陷阱-柏金森定律健全的时间管理方式-讲求效率让群体智慧落实-会议不自觉的浪费时间-备忘录向军方学习-检讨报告与会人士一律不必出席-电话会议随身携带的秘书-口述用录音机你还能专心的办公吗？-混乱的办公桌没有安全感的明显症状-副本保持效率的大功臣-垃圾桶管理时间十一招-有效地处理往来信函你会处理文件吗？-文件工作测验浪费的时间和金钱-不必要的纸上作业建立档案的两项原则-精简、专责安全感可以包装吗？-档案的增殖不要梦想人脑会变大-信息过剩看得见的损失-干扰最基本的时间管理原则-集中精神记住!它使你消沉和愚笨-饮酒反效率的聚会-午餐时
4、间肯定的拒绝，技巧的传达-学会说不适度地调整工作空间-办公室布置慎防感情上的陷阱-如果一事无成的导游-犹豫不决你必须立刻戒除的恶习-拖延合理地制造工作压力-最后期限脑袋空空怎么办？-灵感障碍为了走更远的路-休息中场休息时间-午睡那该是个装便当的东西-公文包你也可以多活五年-睡眠花这种时间直得吗？-速读切断自己的后路-调整脚步拉紧发条让手表走下去-紧张将支出变成收人-上下班交通时间积少成多-零碎时间你的一小时值多少钱？记忆力靠得住吗？-工作时间表何时做最重要的事？善加利用也是可以安排的-宁静与恶习格斗-行为纠正修修改改无济于事-A型行为和心脏病你感到快乐满足吗？-工作狂最重要的事先做-运动上帝都
5、要休息-周末假日绝对不要放弃的东西-乐趣名家赠言-办事座右铭现在，诚实一点-自我测验今天是现钞，赶快去花吧！最后的忠告序言 许多年前，当我还是个美国参议员助理时，发现国会中成功出色的参议员，他们的作业方式中有不少类似之处，于是我开始对时间利用的型式产生兴趣。这些参议员必须面对紧急而又有时间冲突的许多事情，委员会事务、议会投票、点名、演讲、典礼、访问、简报、信函、调查、选民提出之问题，以及最主要的必须掌握涵盖各层面的信息来源。他们因而发展出利用最少的时间投资，而能得到最大利益的技巧。他们学习为自己的目标而非他人的目标设定优先次序；并保护自己不受不当的干扰；此外还学习如何授权。如何订定计划、专注于
6、重要的事项。以及如何撇开琐事。如果他们不多学习，就无法获得连任。 最近，我有机会与数百位工业界的高级主管一起工作。又一次地。我又对那些较成功的工商巨子留下深刻印象。他们似乎对较重要的事情，如计划方案等事，有充裕的时间处理；他们派遣属下去从事耗费时间的工作，并且尽量摆脱无谓的干扰和活动。但这只是他们效率显著的一部份原因。他们脑筋里所想的是目标，而非行动；他们作决定快速果断，讲话或写信简洁扼要；凡事绝不拖延；把时间当成是珍贵而有限的资产。 我对时间利用的意识逐渐增强，而且发觉到我并不是属于那些能够很自然有效地利用时间的幸运儿之一。我便开始将我观察得来的一些技巧，运用到生活当中，在我发现我因此而可以
7、做许多事情之后，我决定要写这本书。 虽然书中大部份的例子是与办公室有关，但我不希望读者发生误解，以为这些时间利用的观念只适用于企业界。时间管理的原则是放诸四海皆行的，比如说，它能使工商业董事会议更有效的进行，对土风舞俱乐部的社交委员会举办活动也同样有效。 在开始读此书之前，请先对时间的意义略做思考。我偏好富兰克林对时间的解释，他的名句如下：时间是制造生命的东西。 如果你能这样想的话，从此刻起，你就已踏上了巨幅改变你生活方式的路了。为什么你想拥有更多的时间-目标 如果你想将你的时间管理得更好，第一步就是正如时间管理顾问亚伦拉肯所说的，先问你自己这个问题：我的目标究竟是什么？ 拿出一张白纸，写下你
8、个人的终生目标，也就是你到八十岁回顾一生时所希望已完成的事。不是那种希望幸福快乐这种笼统的目标，而是某些确定的目标，比如像要到欧洲旅行，读完硕士学位，储蓄到某一笔数目的钱，拥有一幢度假别墅，减肥到某种体重，能说西班牙语等等。 现在写下你的职业目标。不要写那些薪水较高获得升迁或是名声较大这些没有实质意义的目标，而要订出确切的目标，比如：得到某一数额的薪水，升迁到某一职位，或进入某种特定的单位等等。 然后做一个近程目标的清单，写下你在接下来六个月之内想完成的工作。 目标除了要具有明确性之外，它还必须是可完成，并且发自你内心深处的，也就是那些你真正想要，并且愿意为它努力的事物。记住这些目标是在任何时
9、候均可以改变的，你最重要的工作之一就是重新检视你的目标清单，将它们修正为最符合你目前愿望的目标。这份清单应代表你对所欲达到的目标目前最佳的判断和状况。 现在，分析你的清单，它可能包含了比你能完成的事物更多的目标，因此请你安排先后顺序。在每一类目标中选取三至四个你认为最重要的目标，并把它们写在你每天都可以看到的地方。背诵它们。并每天问自己一百次：我现在做的事是否正使我更接近目标？如果答案是否定的，就想办法减少这样的工作，把它转移给他人或者把它放在最后的顺序，在你最不富生产力时来完成它。节省时间的第一步计划 没有一个足球教练会在毫无计划之下将球队派出赴战。但事实上，这个计划并非神圣不可侵犯，因为随
10、着比赛的进行与变化，原先定好的计划也必须随着不断的修正。但在一开始时能有一个计划，对全盘大局十分重要 在日常生活中，每一天、每一星期，你都需要一个这样的计划，否则你的时间就被随时加诸于你的事情所占据。往往，别人的举动会影响你做事的先后顺序，而且你会发现你将大部份的时间都花在解决问题上而非用在制造机会和把握机会。 在做时间分配计划时，先将一天要做的事列出一大略的行程表，而每天的行程表中必须有二或三件你必须完成的工作。每日的主要工作中又必须有一件是和你一生计划的主要目标有关。在每星期四或星期五时，你就必须为下星期做计划了。 切记，没有另一种方法比事先做好时间分配计划更能有效运用时间。研究证明了常识
11、所说的：在做一件事之前，花愈多的时间做好计划，便能愈快达成任务。千万别让今天繁忙的工作占去你做计划的时间。时间分配计划的理念确定先后次序 决定事情先后顺序的方法有二：依事情的紧迫与否，或依事情的重要性。 大部份的人都依事情的紧迫与否来决定先后顺序，这也是为什么他们花许多时间来救火，但却从未开始着手一项计划，直到事情逼到眼前非做不可为止。 如果你是依事情的紧迫与否来决定先后顺序，则可能有下列三种情况出现： (1)非得今天做完不可。 (2)应该在今天做完。 (3)应该在某一时间内做完，但现在还不急。 以这三种类别来看，如果你现在准备去办好退税手续，其截止日期是一月三十一日。很显然的，这件事不属于第
12、一类，因为现在离职截止日期还有二个半月的时间。这件事或许可以归在第二类，但也或许不，因为时间上并不急迫。最常见的是被归在第三类，也就是不到接近截止日期时你不会去做。在那时候，你将发现很难找到专家来帮你忙，而且也无法如你所办。但到了明年一切依旧重演。 我认为事情先后顺序应首先依重要性来定，然后再考虑紧迫与否。因此，你必须把要做的事列成一张表，然后仔细检视每一项目并自问：这件工作是否能让我向一生的目标更迈进一步，或者有助于我的短程计划？如果是的，在它旁边打个星号，然后在你打星号的项目卜用阿拉伯数字标出你要做的先后顺序。先后顺序的决定要考虑两项因素：紧迫性以及所花费的时间和获利的比率。 所费时间与获
13、利的比率是一个简单的让我们认清何以一件工作比另一件重要，比另一件紧迫的方法。如果一件工作获利很丰而所花费的时间又很少，当然值得将它摆在第一位去做。例如，你一天中最重要的工作就是准备报告，这件工作将花掉你一天中大部份的时间。但如果你还有些次要的工作需派人处理，那么你在开始写报告前花几分钟的时间将工作分配给别人，就是让这些人有更多的时间做好这些事情，所以何乐而不为呢？ 另一个处理重要事情的方法就是后面我们会谈到的巴瑞图原理，也就是不在一天刚开始时就处理这一天最重要的事情，而是将这最重要的事放在一天中不会被打扰的时段来处理。 当你将画上星号的重要事情用阿拉伯数字排列出先后顺序后，你便可依计划行事。然
14、后，你会发现你一天的工作效率高出原先许多，而且比以前每次要开始一项新工作便要重新决定先后顺序好得多。控制时间的法宝工作表 我建议每天作两项工作表最好写在同一张纸上。 纸条（或是你的约会记录簿）的一面记下当日约定的事情例如开会或约谈。另一面则记下当天你想去做的任何事情。然后检视这些想做的事，排出它们的优先级，有些可以用一、二、三的符号表示顺序，然后分配一段做该项工作的时间。在时间许丁考虑优先级之后，再计划完成其它的项目。不要为次要的工作设定一段时间，你需要掌握足够的弹性来处理意外的打扰。否则你的计划将不切实际，而你也会对此丧失信心。 要做的事的一个严重限制是须以急要性为基础，它包括那些需要立即处理的问题。 但是这份清单未包括那些很重要但不急要的事，比如像长期计划及重大方案，那些你想完成但没有人催促你完成的事。因此，当你设想每日的工作表时，总要花一点时间温习你的目标清单，看看你现在做的事是否使你更接近你的目标。 你可能在一天结束时并末完成你要做的事清单上的项目，但不要为此忧虑。如果你已依照优先级去做，就表
