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1、企业合同审查与管理流程是怎样的？ 热门城市： 庄河市律师长沙律师晋州市律师铁东区律师昆明律师 鹿泉市律师铁西区律师西安律师路南区律师 企业的合同可以直接反映一个企业的经营状况，财务状况以及一 些商业机密信息，因此，一个企业做好合同的审查和管理就显得尤为 重要。那么，从法律和制度的角度出发，企业合同审查与管理流程是 什么呢 ?帮您解答。 一、合同的审查 不管是企业内部法务人员还是外部律师对企业合同进行审查，都 必须遵循一定的工作流程，以规范合同审查行为，保证合同审查的准 确性和科学性。企业需要审查的合同草案主要来源有两个，一是本企 业负责起草的合同草案，二是对方当事人提供的合同草案。合同草案 不
2、管来自于哪一方，都需要遵循同样的审查流程和管理流程。 合同审查的部门根据合同复杂程度或标的大小，可能会涉及不同 的部门。对于标的较小、内容简单的合同，一般由企业内部法务部门 审查之后即可交给业务部门签署，但如果是内容复杂、标的较大，或 者是根据企业新的业务拟定的新型合同，一般涉及多个部门，例如业 务承办部门、审计部门、法务部门、财务部门等，有时还需要外部律 师提供法律意见进行确认。 对于一个大型企业集团而言，由总部的法律服务机构审查所有拟 签订的合同草案，既不现实，也不高效。因此，对于大型企业而言， 建立分级管理的合同审查机制非常重要。如何判断哪些合同属于下属 单位的法务人员自行审查范围，哪些
3、合同是必须由企业总部的法务人 员审查的范围，是确定合同审查流程的一个前提。 一般来说，下列合同应该有集团本部法务部门进行审查： (1) 集团公司本部签署的经济合同或技术合同; (2) 所属企业签订的利用外资合同; (3) 所属企业资产抵押、转让、出售、收购、租赁合同; (4) 所属企业对外担保合同 ; (5) 所属企业合并、兼并、联营合同; (6) 所属企业涉及的土地使用权转让合同、投资合同; (7) 所属企业拟签订的标的超过集团公司规定的数额之上的合 同; (8) 其他重大或所属企业认为有必要由集团公司本部审查的合同。 确定合同审查分级管理制度后，企业还需要确定合同审查的工作 流程。一般来说
4、，企业内部的业务部门先根据格式文本或过去使用过 的合同起草并提出一个合同草案，并说明本次合同签订欲达到的目的 和合同要点所在，然后呈送合同审查部门对合同草案进行审查，合同 审查部门一般是法务部门。法务部门对合同草案进行修改完善，并对 合同条款进行补充，以保证合同的完整性和合法性，并预防潜在法律 风险。如果是数额较大、涉外合同或新型合同，还要由公司财务部门 对合同中涉及的财务条款进行审查，以保证财务条款能够实际履行， 且不违反公司内部的财经制度和银行支付的要求。最后法务部门在根 据业务部门和财务部门的意见进行最后修改，以确定最终合同文本。 因此，可以将企业合同审查流程简化为以下几个步骤： 1、申
5、请合同审查并提交相关材料 公司业务部门或拟签订合同部门向公司法务部门进行合同送审 登记，并填写合同审查申请表。 合同审查申请表上需要写明合同标的、合同拟签订时间、希望合 同审查截止时间、合同承办人、联系方式等信息，并将签订本次合同 有关的信息资料附随之后，作为合同审查部门了解合同背景进行审查 确认的必要文件。 2、法务部门初步审查 企业法务部门工作人员对送审合同进行初步审查，进行完善和修 订，并出具合同审查法律意见。 3、相关部门联合审查 企业法务部门完成初步审查后，根据初审结果判断是否进入进一 步审查程序，如属于普通合同，企业法务部门负责人复审并签署审查 意见就可以发还申请部门。如属于疑难内
6、容，则需要报请外部律师进 行进一步审查确认，并出具法律意见书。如属于重大合同，则需要报 请企业领导并建议召集业务部门、法律部门、审计部门、财务部门等 相关部门进行集体会审，法律部门根据会审意见出具法律审查意见。 4、返还送审业务部门 企业法务部门审查完毕后， 通知送审部门领取合同审查法律意见。 5、变更修改送审程序 对于已经审查完毕的企业合同草案，如果需要变更或修改，还需 要按照以上流程重新进行。 6、审核签署 法律部门结束审核后，应将法律意见书、其他审核机构意见书连 同合同草案退还合同承办人，由合同承办人报送法定代表人或授权代 表审核签署。 二、企业合同管理流程 企业合同管理，是指企业按照合
7、法、规范、科学的要求，对企业 合同的拟定、修改、审查、签订、履行、合同纠纷处理以及保管、归 档等内容进行规范化管理的活动，达到防控企业法律风险，维护企业 合法权益的目的。 根据 企业内部控制应用指引16 号- 合同管理(财 会(2010)11 号)及财政部会计司有关解读，合同管理可以分为合同订 立阶段的管理和合同履行阶段的管理两个阶段，合同订立阶段包括合 同调查、合同谈判、合同文本拟定、合同审批、合同签署等环节，合 同履行阶段包括合同履行、合同补充和变更、合同结算、合同登记等 环节。因此，合同审查与合同管理的关系，是部分与整体的关系，合 同管理包括合同审查，合同审查是合同管理的一个环节，合同审
8、查主 要体现在合同订立阶段中的审查。以下根据财政部会计司对企业内 部控制应用指引 16 号- 合同管理解读文件，对合同管理流程介绍如 下： ( 一)合同调查 合同订立前，企业应当进行合同调查，充分了解合同对方的主体 资格、信用状况等有关情况，确保对方当事人具备履约能力。 合同调查的目的是为了避免以下风险： 1、忽视被调查对象的主体资格审查，准合同对象不具有相应民 事权利能力和民事行为能力或不具备特定资质，与不具备代理权或越 权代理的主体签订合同，从而导致合同无效，或引发潜在风险; 2、在合同签订前错误判断被调查对象的信用状况，或在合同履 行过程中没有持续关注对方的资信变化，致使企业蒙受损失;
9、3、对被调查对象的履约能力给出不当评价，将不具备履约能力 的对象确定为准合同对象，或将具有履约能力的对象排除在准合同对 象之外。 合同调查阶段方法很多，常见或主要措施如下： 1、审查被调查对象的身份证件、法人登记证书、资质证明、授 权委托书等证明原件，必要时，可通过发证机关查询证书的真实性和 合法性，关注授权代理人的行为是否在其被授权范围内，在充分收集 相关证据的基础上评价主体资格是否恰当。 2、获取调查对象经审计的财务报告、以往交易记录等财务和非 财务信息，分析其获利能力、偿债能力和运营能力，评估其财务风险 和信用状况，并在合同履行过程中持续关注其资信变化. 建立和及时更 新合同对方的商业信
10、用档案。 3、对被调查对象进行现场调查，实地了解和全面评估其生产能 力、技术水平、产品类别和质量等生产经营情况，分析其合同履约能 力。 4、与被调查对象的主要供应商、客户、开户银行、主管税务机 关和工商行政管理部门等进行沟通，了解其生产经营、商业信誉、履 约能力等情况。 ( 二)合同谈判 初步确定准合同对象后， 企业内部的合同承办部门将在授权范围 内与对方进行合同谈判， 按照自愿、公平原则，磋商合同内容和条款， 明确双方的权利、义务、责任。 在合同谈判阶段，主要的法律风险存在以下几个方面： 1、忽略合同重大问题或在重大问题上做出不当让步; 2、谈判经验不足，缺乏技术、法律和财务知识的支撑，导致
11、企 业利益损失 ; 3、泄露本企业谈判策略，导致企业在谈判中处于不利地位。 为了避免以上问题出现，合同谈判阶段需要注意以下几个方面： 1、收集谈判对手资料，充分熟悉谈判对手情况，做到知己知彼; 研究国家相关法律法规、行业监管、产业政策、同类产品或服务价格 等与谈判内容相关的信息，正确制定本企业谈判策略。 2、关注合同核心内容、条款和关键细节，具体包括合同标的的 数量、质量或技术标准，合同价格的确定方式与支付方式，履约期限 和方式，违约责任和争议的解决方法、合同变更或解除条件等。 3、对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同， 组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判，充分发挥团队智慧，
12、及 时总结谈判过程中的得失，研究确定下一步谈判策略。 4、必要时可聘请外部专家参与相关工作，并充分了解外部专家 的专业资质、胜任能力和职业道德情况。 5、加强保密工作，严格责任追究制度。 6、对谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，予以 记录并妥善保存，作为避免合同舞弊的重要手段和责任追究的依据。 ( 三)合同文本拟定 企业在合同谈判后，根据协商谈判结果，拟定合同文本。在合同 文本拟定阶段，主要存在以下问题和风险： 1、选择不恰当的合同形式; 2、合同与国家法律法规、行业产业政策、企业总体战略目标或 特定业务经营目标发生冲突; 3、合同内容和条款不完整、表述不严谨准确，或存在重大疏漏
13、和欺诈，导致企业合法利益受损; 4、有意拆分合同规避合同管理规定;5. 对于合同文本须报经国家 有关主管部门审查或备案的，未履行相应程序。 为了避免以上问题出现，企业在合同拟定阶段，应注意以下几个 方面： 1、企业对外发生经济行为，除即时结清方式外，应当订立书面 合同。 2、严格审核合同需求与国家法律法规、产业政策、企业整体战 略目标的关系， 保证其协调一致 ; 考察合同是否以生产经营计划、 项目 立项书等为依据，确保完成具体业务经营目标。 3、合同文本一般由业务承办部门起草，法律部门审核; 重大合同 或法律关系复杂的特殊合同应当由法律部门参与起草。国家或行业有 合同示范文本的，可以优先选用，
14、但对涉及权利义务关系的条款应当 进行认真审查，并根据实际情况进行适当修改。 各部门应当各司其职， 保证合同内容和条款的完整准确。 4、通过统一归口管理和授权审批制度，严格合同管理，防止通 过化整为零等方式故意规避招标的做法和越权行为。 5、由签约对方起草的合同，企业应当认真审查，确保合同内容 准确反映企业诉求和谈判达成的一致意见，特别留意 其他约定事项 等需要补充填写的栏目， 如不存在其他约定事项时注明 此处空白 或 无其他约定 ，防止合同后续被篡改。 6、合同文本须报经国家有关主管部门审查或备案的，应当履行 相应程序。 ( 四)合同审核 合同文本拟定完成后，企业应进行严格的审核。合同审核阶段
15、需 要避免的法律问题如下： 1、合同审核人员因专业素质或工作态度原因未能发现合同文本 中的不当内容和条款。 2、审核人员虽然通过审核发现问题但未提出恰当的修订意见。 3、合同起草人员没有根据审核人员的改进意见修改合同，导致 合同中的不当内容和条款未被纠正。 为了避免出现以上问题，建议从以下方面做好合同审查工作： 1、审核人员应当对合同文本的合法性、经济性、可行性和严密 性进行重点审核，关注合同的主体、内容和形式是否合法，合同内容 是否符合企业的经济利益，对方当事人是否具有履约能力，合同权利 和义务、违约责任和争议解决条款是否明确等。 2、建立会审制度，对影响重大或法律关系复杂的合同文本，组 织
16、财会部门、内部审计部、法律部、业务关联的相关部门进行审核， 内部相关部门应当认真履行职责。3. 慎重对待审核意见，认真分析研 究，慎重对待，对审核意见准确无误地加以记录，必要时对合同条款 作出修改并再次提交审核。 ( 五)合同签署 企业经审核同意签订的合同，应当与对方当事人正式签署并加盖 企业合同专用章。在本环节中，企业存在的主要风险是： 1、经办人超越权限签订合同; 2、合同印章管理不当，如使用公司某一个部门印章代替合同专 用章等 ; 3、签署后的合同被篡改，或者合同没有进行小签或加盖骑缝章 等; 4、因授权手续不全导致合同无效等。 为了避免出现以上情况，企业应该从以下方面做好预防工作： 1、按照规定的权限和程序与对方当事人签署合同。正式对外订 立的合同应当由企业法定代表人或由其授权的代理人签名或加盖有关 印章。授权签署合同的，应当签署授权委托书。 2、严格合同专用章保管制度，合同经编号、审批及企业法定代 表人或由其授权的代理人签署后，方可加盖合同专用章。用印后保管 人应当立即收回，并
