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1、XX软件股份有限公司文书管理制度第一章 总 则第一条 为确保公司的文书事务正常顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率，特制定本制度。第二条 本制度所指文书，包括以下内容：1、 高层决策文件以及对基层下达的文件2、 会议文件、纪要与传阅文件3、 公司规定的各项基本制度4、 业务工作往来公文、信件、传真5、 公司购置的图书、报刊、杂志第三条 全部文书归公司所有并收藏，任何个人不得占有。第四条 必须严格保守公司文件的机密。第五条 凡公司重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等，一律以书面形式进行。第六条 文件的起草、领取与寄送，原则上由公司行政部负责。第二章 文件的起草第七条 凡公司内的公务
2、文件，除有特殊规定外，一律依照本制度制作。发往公司以外的文件除有特殊规定外，也适用本制度。第八条 公务文件应简明扼要，一事一议，语言措辞力求准确规范。第九条 文件的起草必须征得主管同意，并且在主管有了明确的决定之后进行。文件起草只是一个“文书化”的过程与结果。第十条 文件上应有公司制发单位规定的编码，还应标明与此份文件有关的关键词及复文文件的号码和年月日，以便处理。第十一条 在文件有必要加盖公司印章时，须经主管同意批准后，去印章保管员处申请加盖公司印章。第十二条 公文印章加印在发文日期中间。第十三条 制作文件的用纸，除特殊情况外，原则上采用A4规格。第十四条 保密文件注明密级。第十五条 附件位
3、于正文之后、印章之前，注明附件的序号、标题。第十六条 文件书写需符合公文种类，使用规范格式，详见附表1。第三章 文件的签发第十七条 公司文件按类别分为公司经营管理类文件，财务业务档案类文件，组织人事档案类文件，普通文件等。第十八条 公司经营管理类文件（如公司股东会议文件、决策委员会文件、执委员会文件、行政人事任免调整通知、经营计划书、合同书、公司制定的规章制度等）原则上由行政办公室起草，公司董事长或总经理审核签发。 第十九条 公司类财务业务档案文件（如年度决算报告，软件注册证等业务用公文等）由财务部门起草，公司董事长或总经理审核签发。第二十条 公司组织人事档案类文件（如短期劳动协议书、劳动合同
4、书、保密合同等）由行政办公室起草，公司董事长或总经理审核签发。第二十一条 公司普通文件（如部门提案、会议纪要、通知、申请等）由各部门负责起草、办公室审核编号，部门负责人签发。第二十二条 文件的署名按下列规定进行：1、 公司内文件，一般往来文件只需主管署名；单纯的上报文件，或者不涉及各部门且内容不重要的文件，只需部门署名；重要文件，按责任范围由董事长、总经理、常务董事署名，或者署有关部门的主管姓名与职务。2、 对外文件，如合同书、责任状、回执、公告等重要对外文件，一律署董事长职务与姓名。如果是董事长委托事项可由指名责任者署名。第二十三条 文件经审核、签发，由行政办公室校对无误后方能复印、盖章。第
5、四章 文书的收发第二十四条 公司所有文书的收发管理工作均由行政部统一负责。第二十五条 收发业务范围包括：文件、邮件、报刊、信件、传真的发送、登记，以及特殊文件资料的递送。第二十六条 文书由行政办公室指定专人负责签收，并分类登记。第二十七条 签收人应于接件当日即按文书的要求报送给有关部门和人员，不得积压迟误，属于急件的，应在接件后即时报送。第二十八条 对于贵重物品、汇款、邮包，要进行专门登记，并由个人签字领取。收件登记表详见附表2。第二十九条 写明各部门或个人收启的，如系公文应主动送行政部登记处理。第三十条 未经登记的文书材料，不得先行使用、阅读。第一节 文件管理第三十一条 公司文件分为电子文档
6、和纸质文稿两种形式，按其重要性和机密程度，由行政办公室确认以一种或两种形式发放，分类处理和归档，保存备查。第三十二条 不宜向公司以外人员透露内容的文件属于机密文件，核稿人应注明“保密”字样，并请示签发人，确定报送范围。机密文件按保密规定，由专人印制、报送。第三十三条 普通文件无秘级，可在公司员工层内部流通，供员工参考。第三十四条 文件统一由办公室负责专送或邮寄。送件人应将文件名称、报送日期、签发部门（人）、接件人等事项登记在册备查，并向文件签发人报告报送结果。机密文件应由专人按核定的范围报送。文件发放登记表见附表3。第三十五条 有必要在各部门传阅的文件，必须附上“文件阅办登记表”，按规定栏目填
7、写，并最终交还文件管理人。文件阅办登记表见附表4。第三十六条 个人不得保存公司文件，借阅文件应及时归还，调离公司的员工应将文件清理移交。第三十七条 对于公司领导做出指示的文件，行政办公室应及时组织传达和落实。第三十八条 下发的与部门有关的文件，在处理意见上如果存在分歧，应上报或请示上级领导，由上级裁决。第二节 图书管理第三十九条 公司对所有购置的图书资料进行统一管理。凡公司内各部门购买的图书，均需到行政办公室登记编目，备案后方能允许借阅。第四十条 员工购买业务类应用书籍需公司报销的，应遵循公司图书管理的统一流程。第四十一条 购书人须提出申请，提供所购书籍明细单，由部门经理签字；第四十二条 图书
8、管理员审核公司是否已有此类书籍；第四十三条 购书人携所购书籍及发票到行政办公室办理入库登记（内容包括书名、价格、购书人签字）；第四十四条 行政办公室根据购买图书资料发票逐一登记、编号、加盖公章。第四十五条 图书借阅时限为1个月，借书人应在期限内及时归还图书；如需续借，到行政办公室办理续借手续；第四十六条 图书归还时要完好无缺，如图书有损坏则由借书人按损坏程度赔偿；第四十七条 图书为公司的公共财产，不得据为己有。第五章 文件的存档与废除第四十八条 公司经营管理类文件的存档、编辑与废除工作原则上由行政办公室办理。第四十九条 文件在结办后3天内，交行政部专职人员归存。第五十条 文件的存档应按照文件的编号进行分类编辑归档。 第五十一条 按年度计，年底将重要的、经整理编号的文件按类别进行汇总，装订成册，存入档案。第五十二条 保存期限按下列规定确定：1、 永久保存。凡属于规则、指令、决议及人事劳资文件，都归为“永久保存”文件。2、 保存五年。没有必要永久保存的文件，保存期从编辑日起算，可保存五年。第五十三条 保存期满或者在保存期内没必要继续保存的文件，应及时予以废除或销毁。废除必须经有关部门合议，报董事长认可，由行政办公室予以登记执行。
