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1、行政管理制度(讨论稿)二O一O年七月目 录前 言第一章 办公室礼仪第二章 办公环境第三章 人事管理第四章 考勤制度第五章 公文管理规定第六章 档案管理规定第七章 费用管理规定第八章 用品管理规定第九章 接待管理规定第十章 钥匙管理规定第十一章 办公设备管理第十二章 车辆管理制度第十三章 司机管理办法第十四章 工作交接制度第十五章 会议管理第十六章 卫生间使用管理规定第十七章 员工宿舍管理规定第十八章 行政监察管理规定前 言一、管理原则:行政管理是任何组织管理系统的基础系统,其工作的基础性表现为其高度的保障性、细密性、相关性、稳定性和持久性,其组织构建、组织机制、组织运行、组织功能的效率和质量标
2、志着组织管理系统的有效性和科学性。为切实保证公司经营需要,必须加强和规范公司内部行政管理工作,建立规范的企业管理模式和制度。为此,我们在结合工作现状的基础上,以行政管理工作的基本职能为主线,编制了这册行政管理制度,目的在于明确公司行政管理程序,使之切合企业管理规范并操作可行,以保证公司经营工作的需要。本制度自正式发布之日起试行。凡公司原有其它相关规定与本制度相抵触处,均按本制度规定办理;在本制度具体执行中如有未明确事项,将陆续在今后工作中不断进行补充和完善,但在补充和完善之前,各公司、部门及各级员工务必自觉按公司工作惯例执行。二、适用范围1、本制度所称员工,系指本公司聘用所有从业人员。2、本制
3、度适用于和源房地产开发有限公司、河北环宇电力通信有限公司和廊坊欧仕亚电梯有限公司所有员工。三、制定部门本制度由综合管理部修订。四、解释权本制度解释权归属综合管理部。第一章 办公室礼仪一、仪态礼仪(一) 仪表端庄、整洁。具体要求是: 1、头发:头发要经常清洗,保持清洁,男性头发不宜太长。 2、指甲:指甲不能太长,应常修剪。女性涂指甲油要用淡色。 3、胡子:胡子不能太长,应常修剪。 4、口腔:保持清洁,上班前不能喝酒或吃有异味食品。 5、女性职员化妆应给人清洁健康的印象,不能浓妆艳抹,不宜用香味浓烈的香水。(二)工作场所的服装应清洁、方便,不追求修饰。具体要求是: 1、衬衫:无论是什么颜色,衬衫的
4、领子与袖口不得污秽。 2、鞋子:应保持清洁,如有破损应及时修补,不得穿带钉子的鞋。(三)在公司应保持优雅的姿势、动作。具体要求是: 1、站姿:两脚脚跟着地,脚尖离开约45度,腰背挺直,胸膛自然,两臂自然,不耸肩。会见客户或出席仪式站立场合,或在长辈、上级面前,不得把手交叉抱在胸前。2、坐姿:坐姿端正,把双腿平行放好,不得傲慢地把腿向前伸或向后伸,或俯视前方。要移动椅子的位置时,应先把椅子放在应放的地方,然后再坐。二、 行为礼仪(一) 进入工作场所严禁听随身听,戴耳机。(二) 路遇同事、上司、下属时应问好或点头行礼表示致意。 (三) 握手时用普通站姿,并目视对方眼睛。如果你的手脏或者很凉或者有水
5、、汗,不宜与人握手,只要主动向对方说明不握手的原因;女士应该主动与对方握手;不要戴手套握手;不要在嚼着口香糖的情况下与别人握手。(四) 进入房间,要先轻轻敲门,听到应答再进。(五) 递交物件,如递文件等,要把正面、文字对着对方的方向递上去,如是钢笔,要把笔尖向自己,使对方容易接;至于刀子或剪刀等利器,应把刀尖向着自己。(六) 走通道、走廊时要放轻脚步。在公司的通道和走廊里不能一边走一边大声说话,更不得唱歌或吹口哨等。在通道、走廊里遇到上司或客户要礼让,不能抢行。接听外部电话,应主动答“您好,XXX公司(部室)请问”。(七) 当客人来访时,你应该主动从座位上站起来,引领客人进入接待区,为其送上茶
6、水或饮料。如在自己的座位上交谈,应该注意声音不要过大,以免影响周围同事,并面带微笑。(八) 不论男女,当职位高的人或年纪大的人进来时(无论是男的还是女的)都应主动起立,并主动问好。(九) 递送名片时应用双手拇指和食指执名片两角,让文字正面朝向对方,接名片时要用双手,并认真看一遍上面的内容。如果接下来与对方谈话,不要将名片收起来,应该放在桌子上,并保证不被其他东西压起来,这会使对方感觉你很重视他。参加会议时,应该在会前或会后交换名片,不要在会中擅自与别人交换名片。(十) 相互介绍时宜大方得体,介绍的原则是将级别低的介绍给级别高的;将年轻的介绍 给年长的,将未婚的介绍给已婚的,将男性介绍给女性。
7、三、 日常场合应对(一) 在与同事、客人站立交谈时,保持一至两个人的距离。(二) 为表达对他人的尊重,下属对上司必须称呼头衔(职位);上司对下属称呼,可称呼职位;同级称呼可直呼其名,也可称呼其职位;在公众和社交场合,同事之间必须称呼头衔。(三) 在处理对外事务中,必须使用“您好、欢迎、请、谢谢、对不起、再见、请走好”等礼貌语言。社交活动中的交谈,一般应选择大家共同感兴趣的话题,但是,不应该触及对方的年龄、收入、个人物品的价值、婚姻状况、宗教信仰等。第二章 办公环境一、卫生和秩序管理(一) 办公桌清洁,物品摆放整齐,不乱放与业务无关的东西,保持办公室及门窗洁净。(二) 不得在办公室里用餐,公司员
8、工用餐必须到餐厅用餐,餐后将桌面和地面打扫干净。(三) 办公楼内公共区域严禁吸烟,违者每发现一次罚款100元;对于外来人员在公共区域吸烟者,公司每名员工都有义务劝止。(四) 讲究个人清洁卫生,仪表整洁,不随地乱扔垃圾、纸屑、不随地吐痰。 (五)按规定使用办公设备和空调,下班应切断所有用电器电源,关闭门窗,违者每发现一次,扣罚所在部门经理100元。(六)员工宜主动做好卫间的使用和维护工作,严禁如厕不冲行为,违者一经查实,处200元罚款,并通报批评。(七)员工办公室和宿舍的清洁卫生由各室员轮流打扫,要求做到物见本色,地面和物体表面清洁无尘、墙壁无污迹、室内物品摆放整齐有序,对卫生不达标的,处部门负
9、责人(宿舍长)每次100元罚款。 (八)以上卫生情况的检查由综合管理部负责,办公区域卫生每日例检,寝室卫生每周检查一次。 (九) 以上罚款由被处罚人当月工资中直接扣除。二、处罚规定1、员工违反下列规定之一者,发现一次,处50元罚款。2、在岗位上睡觉者;3、在上班期间看与业务无关的书籍、报纸、杂志者罚款;4、上班时间登录无关网页或网络聊天、购物等;5、无故串岗,离岗或干私活、吃零食者;以下行为视为严重违反公司的管理制度,公司将给予解除劳动关系1、上班时酗酒或任何时候食用毒品;2、偷窃行为;3、伪造公司文件;4、故意进行危害公司或其他职工安全的行为;5、故意破坏公司的设备、设施或其他财产;6、故意
10、违反公司的行为准则;7、向未经授权的人透露专有资料或保密资料;8、被判任何刑事罪或负案人员。员工行为如不符合公司规范,违反公司制度,一经查实,根据过失程度而执行不同的纪律处分。 1、工作懈怠,不按规定和要求完成工作任务;2、无理拒绝工作安排、指令;3、收受任何种类的贿赂;4、利用职权贪污,侵害公司的经济利益;5、伪造和涂改公司的任何报告或记录;6、未经领导允许,擅取公司的任何数据、记录或物品;7、弄虚作假,违反公司的管理规定;8、散布谣言,致使同事、或公司蒙受不利;9、违反安全规定,或其行为危害他人安全;10、擅自出借公司的场地、物品、设施;11、利用职务营私舞弊,损公利已;12、偷盗公司的财
11、产、资源;13、遗失经管的财物,重要文件、数据等;14、侮辱、恐吓、殴打同事等;15、在公司赌博、酗酒或出现其它伤风败俗的行为;16、其他违反公司政策、程序、规定的不良行为。三、电话使用 (一) 原则上仅用于公务洽谈。(二) 注意礼节,长话短说,简明扼要,以免耗时占线。四、网络使用管理(一) 公司局域网的日常维护和管理工作由网络管理员负责。(二) 在工作时间内任何人都不允许在网络上从事与工作无关的活动,在任何时间里都不允许下载或传送与工作无关的超大文件,以保证公司网络资源的合理使用。(三) 不得使用非法手段窃取他人口令,盗用他人IP地址,非法入侵他人计算机系统,阅读他人文件或电子邮件。(四)
12、不得在内部网中制作、查阅、复制和传播反动、淫秽信息,不得在网络上发布不真实的信息,不得发布具有威胁性、不友好、有损公司、同事声誉的信息。第三章 人事管理一、员工聘用(一)员工录用:本公司各部门如因业务需要,必须增加人员时,应按人力资源管理流程提出申请,经用人部门负责人、分管副总、综合管理部主任核准后,由综合管理部办理聘用事宜。(二)新进人员面试及审查合格后,由综合管理部发出试用通知书,原则上试用三个月,期满考核合格者,方可正式雇佣;但工作成绩优良者,可缩短其试用时间,最短不得少于一个月。(三)试用人员如有品行不良、工作业绩欠佳或无故旷工者,可随时停止试用,予以解聘;员工试用不满七日离岗者,工资
13、不予核发。(四)试用人员于报到时,应向综合管理部提供下列证件:1、应聘人员登记表2、毕业证书、学历证书、职称、资格证书的原件及复印件3、最近三个月内免冠照片4张4、身份证、户口本原件及复印件5、与最后服务单位解除劳动关系的手续或离职证明6、其他必要证件(五)凡有下列情况者,一律不予录用:1、被剥夺政治权利者2、受有期徒刑宣判或通缉,尚未结案者3、受破产宣告,尚未撤销者4、吸食毒品者5、亏欠公款受处罚且未结案者6、患有精神病或传染病者7、品性恶劣,曾因此被开除者8、身体检查经认定不适合者9、未满十八岁者二、员工档案(一)员工档案分为培训档案和工作人事档案。工作人事档案、培训档案在员工进入公司后建
14、立,档案在员工被录用后由综合管理部统一建立和保管。分为电子版和纸制版。(二)员工需就下列事项或身份的改变,应及时通知综合管理部:1、常驻家庭住址和电话号码(固定电话和手机);2、身份证号码;3、获得新的学历证书或资格证书;三、员工上岗(一)公司交给员工的所有钥匙必须妥为保管,不得复制,不得借与他人,在上班的最后一天交还给办公室,员工遗失钥匙的应立即报告。(二)员工在公司工作期间应爱护一切公物,员工若离开公司,必须按登记的物品清单移交给有关部门,若有遗失或损坏,应照价赔偿。 四、员工转正试用期满后,员工填写试用员工转正申请表,由部门经理和主管副总签批意见后,交综合管理部办理转正或予以延期转正手续。五、员工辞职员工申请辞职,应提前30天向上级缴纳书面申请,试用期员工提前7天。期间综合管理部组织招聘,并在新人到位后随时接替辞职员工作。如在规定时限内未招聘到新人,辞职员工可在30天(试用期员工7天)后到综合管理部办理自动离职手续。六