《2020年（会议管理）COP-GG-10会议接待程序》由会员分享，可在线阅读，更多相关《2020年（会议管理）COP-GG-10会议接待程序（3页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、公关销售部工作手册文件名称：会议接待程序 版 号：A文件编号：COP-GG-10 修改号：03 页 数：第3页共3页1.0目的为客户的会议系统地安排各项服务，确保酒店的接待服务能成功地配合会议的进行。2.0适用范围所有需要使用酒店的会场，或者在酒店使用两项以上主要服务的接待。3.0职责3.1销售代表负责与会议接待单位联系，洽谈，并在接待过程中进行服务跟踪。3.2预订中心负责配合做好房间预订工作。3.3销售主管负责审批接待通知和监督销售代表的服务跟踪。4.0工作程序4.1接待洽谈4.1.1销售代表与会议接待单位人员洽谈，了解接待要求，包括会议名称、时间、人数及与会人员的身份，有何特点（如年龄结构
2、、宗教信仰等），并就会场、用餐、住房、宣传、娱乐、交通工具等逐一了解客人的要求。4.1.2根据接待要求，销售代表应马上查询相关会场、餐厅和房间等的预订情况，并迅速回复客人，再向联系人介绍酒店计划提供的服务和设施，如房间类型和餐厅，并就各个接待项目系统地报价。4.1.3情况特殊的接待要求，须先向领导汇报，经领导审核后再回复。4.2预订根据客户预订程序为会议客人进行预订。4.3与接待单位确认4.3.1根据会议接待要求及双方洽谈的内容，销售代表需及时编写会议接待确认书，通常包括以下内容：1） 报到要明确报到时间、地点、相关报到物品。2）住房明确入住、退房时间、房型、房量、房价、需要叫醒服务的具体时间
3、，房间配套功能是否开放。3）用餐明确用餐时间、地点、形式、人数、餐标及各种特别要求（如食素、食斋等情况）。4）娱乐明确时间、地点、人数、消费标准（如包场，要提供节目表）。5）车辆安排明确用车时间、行程、人数、车型、租金等。6）宣传制作明确横、竖幅，背景板，欢迎花牌，指示牌，鲜花等的数量、规格、内容及费用。7）车位预留明确时间、数量、车型等。8）结算方式明确按金预留、会议费用确认人员（签名手迹），以何种方式付款（现金、转帐、支票、信用卡等）。4.3.2销售代表编写好会议接待确认书需经销售主管以上人员审核后，方可交会议接待单位确认。4.3.3销售代表根据会议接待单位确认后的会议接待确认书内容编写会
4、议接待通知书，经销售主管审核后提前（特殊情况的急单先发后补）送发至各相关部门，并落实跟进是否收到。4.4与接待部门衔接根据WI-GG-03部门间协作制度与接待部门衔接，由接待部门落实执行。4.5接待跟踪服务4.5.1由指定的销售人员根据会议接待通知书上的接待要求跟踪接待服务，检查各个项目的准备情况并做好记录，防止遗漏或出错。4.5.2保持与接待单位人员的联系，相互配合好，及时处理更改和解决突发问题。4.5.3协助收款人员对该次会议在酒店的消费进行结算。4.5.4会议结束后向接待单位人员了解情况，并在会议接待通知书上做好意见反馈记录。5.0支持性文件公关销售服务标准部门间协作制度特别服务策划程序客户预订程序6.0支持性记录备忘录会议接待通知书
