最新大型会议策划[文档]

《最新大型会议策划[文档]》由会员分享，可在线阅读，更多相关《最新大型会议策划[文档]（16页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、2015 年度中国高等教育秘书学专业 研讨会策划书 一 会议名称 2015 年度中国高等教育秘书学专业研讨会 二 会议主题 促进秘书学发展 展望美好新未来 三 会议目的和意义 进行学术交流和总结 介绍最新的 秘书学研究项目和成果 帮助学者了解最新的学术动态 四 会议组织 主办单位 中国高等教育委员会 承办单位 中国高等教育秘书学专业委员会 协办单位 昆明会议中心 各高校 五 与会人员 企业公关代表 中国高教委员会领导 中 国高教秘书学专业委员会领导 各高校秘书学专业教师 学 者 六 会议时间 2015 年 8 月 8 日 8 月 10 日 七 会议地点 昆明市国际大酒店会议中心会务厅 八 会议

2、议程 1 委员会委员代表等发表报告 展示秘书学发展现状 2 相关学者发表研究成果 展示最新学术动态 3 针对秘书学专业发展的困难 形成讨论小组 进行讨论 和答辩 4 专家进行会议总结 宣布会议结束 欢送与会人员 九 会前筹备 1 会议筹备组对相关人员进行分工合作 成立了工作小组 小组职能 具 体 工 作 事 项 小 组 成 员 备注 会 议 筹 备 组 负 责 会 议 指挥 筹备 工作 负 责 活 动 策 划 做好会议 传达工作 指 挥 协 调 各 小 组 组长 成员 现场组 负 责 现 场 工作 布置会场 维 持现场秩序 控制灯光 组长 成员 接待组 负 责 公 关 接待 接 送 与 会 人

3、 员安排食宿 负 责 生 活 服 务 交 通 疏 导 医疗服务 等 负责礼仪 和主持 组长 成员 秘书组 负 责 会 务 资 料 相 关 事宜 拟 写 会 议 方 案 打印嘉宾 牌 签到 资 组长 成员 料印发 会议 记录的整理 会议通知 会 议 场 地 的 选 择和联系 联 系与会人员 发布新闻 简 报 宣传组 负 责 宣 传 工作 负 责 会 议 的 录音录像 娱 乐活动 照相 服 务 和 对 外 宣传 组长 成员 财务组 负 责 财 务 事宜 做 出 会 议 预 算 设备的租 用 和 会 议 物 品采购 付账 工作 组长 成员 后勤组 负 责 后 勤 相关工作 会 议 设 备 的 维护和

4、检查 保 障 会 场 清 洁 和 会 后 清 组长 成员 理会场 负责 防火防盗 保 障 与 会 人 员 安全 场地组织 选择与会议规模适当的会议场所 会议场所应考虑是否交通便利 设备齐全 费用合理 下发会议通知 1 由秘书组邮件方式下发会议通知 并做好回执人数统计 2 秘书组会前 8 月 1 日 进行电话确认 会议通知 各专家 学者 2015 年 8 月 8 日中国高教协会秘书专业委员会将在昆明国际大酒店会 议中心召开年会 以交流讨论秘书专业经验 规划秘书专业发展方向 本 次会议需缴纳会员费300 元 人 会务费 600 人 如您无法出席请于7 月 7 日前电话告知宋秘书 电话 中国高教协会

5、 秘书专业委员会 2015 年 6 月 17 日 附 会议回执单 单位人数共计 人 姓名性别职务联系电话 到达车次 到达车次到达时间 月日 时分 请于 7 月 7 日前讲回执寄至 云南省昆明市XX区秘书学专业委员 会收 邮编 XXXX 经费预算 名称数量单价 元合计 元备注 场 地 租 用 费 2 天40008000 设 备 租 用 费 3 天20006000摄像机 音 响 多 媒 体 设备等 会 场 装 饰 费 3000包括鲜花 横幅 锦旗 等 交通费100 人10010000 会务费100 人1000100000包括食宿 考察费用 会议资料 文具 工作 证等 其他 3000包 括 医 疗

6、费用等 合计 130000 准备会议资料与物品 类型主要物品和设备备注 会议 必备 用品 和设 施设 备 桌椅 茶具茶水 扩音设备 照明设备 空 调设备 通风机 安全通道 消防设施 会议 特殊 用品 装饰物品如鲜花 绿色植物 天幕 会标 条幅 签到簿 指示牌 礼品 打印机 复 印机 和设 备 视听 器材 计算机 投影仪 屏幕 录音设备 摄像设 备 通讯 设施 设备 电话机 传真机 通讯网络设施等 文具 文件 类用 品 笔墨 文件袋 胶水 海报 会议通知 座 位签 胸卡 餐券等 6 会场安排 1 场地 昆明市国际大酒店会议中心会务厅 2 座位排次 舞台 委员会委员 领导 教授 教授 学者 教师

7、学者 教师 学者 教师 学者 教师 企业秘书代表 3 席签 准备浅红色纸 黑色签字笔若干 签到备用 4 灯光音响 灯光的亮度要适宜 台上光线要比台下亮 一些 话筒7 个 音响和话筒要逐一调试 电工要做好应 急准备 音响和话筒要请专人负责 5 空调及通风设备 开会前调好调好室内温度 保证室 内温度适宜 空气清新 6 桌上摆放物品 所有会议桌上摆好茶水 矿泉水 另 外 主席桌上摆好鲜花 记录用笔 笔记本 座位卡 姓名 牌和会议资料 会务人员务必检查会议资料是否齐全 印 刷 页码及装订质量 7 指示牌 在必要地方设置洗手间 安全出口指示牌 会议中勿打扰 禁止吸烟 签到处 接站处 指路牌 禁止 大声喧

8、哗牌 8 会场的装饰 用锦旗 工艺画装饰会场 突显出会场 氛围 十 会中服务 1 接站 8 月 7 日 8 月 8 日 接站地点 昆明机场 昆明站 昆明汽车站 住宿安排 昆明国际大酒店 学者 教师 学者 教师 学者 教师 文秘及工作人员 接待地点 昆明国际大酒店会议中心 接站安排 接待组拿着指示牌站在显眼处 接站表 序号姓名性别单位职务联 系 方式 班次抵 达 时间 抵 达 地位 1 2 3 会前报到 1 查验证件 确定与会者资格 2 登录信息 统计会议参加者人数 以便做好会议期间 的各种服务 3 发放文件 分发会议文件 证件 文件袋等会议用品 4 预收费用 缴纳会员费和会务费 5 安排住宿

9、安排与会人员住宿 住宿安排表 序 号 姓 名 性 别 年 龄 工 作 单 位 职 务 地 址 电 话 房 间 号 备 注 会议签到 确认到会的人是否都已到会并准确统计出到会的实际人数 会议签到表 姓名职务是否到场 XXXXXX XXXXXX 进行会议 会议日程表 日期时间内容地点人员负责备注 8 月 7 日 全天0 00 24 00接待 安排食宿 昆明 商务 酒店 接待组接待组 8 月 8 日 上午 7 00 7 55早餐 酒店 餐厅 全体人 员 接待组 8 10 8 25签到 会务 厅 全体人 员 秘书组 8 30 10 00 开幕式 领导致 辞 会务 厅 全体人 员 现场组 10 00 1

10、0 30会间休息 全体人 员 10 30 11 30 委员会委员代表 等发表报告 会务 厅 全体人 员 下午 11 30 14 30午餐 休息 酒店 餐厅 休息 室 全体人 员 接待组 14 30 15 30 相关学者发表研 究成果 会务 厅 全体人 员 现场组 15 30 16 00会间休息 全体人 员 16 00 17 30 提出秘书学当前 瓶颈及问题 会务 厅 全体人 员 晚上17 30 21 00晚餐 休息 酒店 餐厅 全体人 员 接待组 8 月 9 日 上午 7 00 7 30早餐 酒店 餐厅 全体人 员 接待组 8 00 10 00 讨论小组进行讨 论和答辩 会务 厅 全体人 员

11、现场组10 00 10 20 会间休息 休息 室 全体人 员 10 20 11 20讨论研究成果 会务 厅 全体人 员 下午 11 20 14 30午餐 休息餐厅 全体人 员 接待组 14 30 15 30 专家进行会议总 结 会务 厅 全体人 员 现场组15 30 16 00 会间休息 全体人 员 16 00 17 00 闭幕式 宣布会 议结束 会务 厅 全体人 员 晚上 17 00 18 00晚餐 酒店 餐厅 全体人 员 接待组 18 00 20 00观看文艺演出 昆明 大学 演艺 中心 全体人 员 宣传组 8 月 10 日 上午 7 00 7 30早餐 酒店 餐厅 全体人 员 接待组 7

12、 30 11 30 考察昆明旅游管 理 大观 楼 金 马碧 鸡坊 全体人 员 宣传组 统 一 乘 车 11 30 12 30午餐 酒店 餐厅 全体人 员 接待组 下午12 30 发放纪念品 合 影留念 送别与 会人员返程 附 送站安排表 全体人 员 接待组 统 一 安 排车 送站安排表 姓名单位联系 方式 车 次 航班 时间送站 工作 人员 司机送站 地点 十一 会后落实 1 清理会场 1 清理会场宣传物品 2 清理会场设备 3 清理会议资料 4 清理会议其它物品 2 归还租借物品 3 结算会议开支费用 1 统计会议实际收支项目 对照经费预算进行核点 2 通知相关部门及人员结算的时间和地点 3

13、 核实发票 4 填写报销单 5 清点费用 支出发票 6 请领导签字 7 找财务组报销 4 秘书整理会议资料 编写会议纪要 归档 会议的总结和报道 1 召集工作人员 总结会议得失 2 整理会议资料 发送媒体报道 十三 应急方案 为及时 高效 妥善地处置好会议突发事故 坚持以人 为本 预防为主 统一领导 快速反映 依法规范 协同应 对的原则 保护与会者的生命安全 特制定本预案 一 应急小组 本会成立活动应急小组 后勤组 其中张秘书为组长 电 话 陆秘书为副组长 王音 徐蕴芬等为成员 组长全面负责与会者的安全工作 副组长负责具体安全工 作 会议前召开安全工作会议 明确分工和各自职责 落实 有关人员的

14、安全责任 并督促相关人员做好安全工作 二 职责 1 各后勤组成语为会议期间第一安全责任人 后勤组 长为会议安全责任人 会议期间后勤组不得离开会议 随时 掌握会议安全情况 遇到特殊情况及时做好人员的疏散和控 制 并向有关领导报告 2 后勤组要及时做好整个会议的调度和控制 稳定好 全体与会人员的秩序 各小组成员不得擅自脱离岗位 随时 负责安全 疏导工作 一旦发生事故及时进行疏散 避免发 生拥挤踩踏事故的发生 3 负责会前预警 会后上报 事故动态分析 组织安 排人员救援 会中事故的救援与处理等工作 三 出现突发事件的处理办法 1 组长负责有序疏散人群 2 要用学到的安全知识进行自救 3 及时送到急救

15、中心或打120 4 及时向领导报告事件情况以及向上级报告 5 最后要查明事故原因 追究相关责任人 6 事故发生时 迅速了解 收集和汇总事故有关情况 及时向应急现场指挥部提供各种相关信息和资料 负责与事 故现场指挥人员和市政府及卫生 公安等部门保持联系 7 组织事故损失 人员伤亡情况调查 评价 了解 汇总应急工作出动的救护人数 抢救伤员等情况 8 发生事故 要组织人力及时抢救受困和受伤人员 确保与会人员生命安全 及时将事故上报主管领导 9 视情况报110 120 请求援助 并拉好警戒线保护好 事故现场 10 采取有效措施 做好事故善后处理工作 四 相关事项 1 坚持及时报告 及时处理制度 2 本预案从颁发之日起实施 3 具体案例另附具体安排