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1、档案服务机制创新卢 明平顶山平东热电有限公司摘要：创新档案服务机制，是通过多种途径主动了解利用者的需求，分析利用者的类型及需求结构，创新服务观念、服务手段。以创新为着力点，积极拓宽服务领域，探索新的服务模式。本文对此加以研究与思考。关键词：档案工作 服务机制 创新服务是档案工作的主题，是档案工作的生命力，也是档案工作者的主要职责。档案部门必须要把服务的文章做好，以开拓进取的精神，进一步增强服务意识，不断创新服务机制，切实改进、改革服务方式，把档案服务工作提高到一个新的水平。因此，档案工作创新的着眼点和落脚点是服务创新。只有着力于综合档案服务功能的开发，档案工作创新才能保持旺盛的生命力。档案服务
2、创新是企业发展的必然要求。档案服务创新是企业利用档案信息的需求。如今企业提供利用的档案，不仅有文书档案，也有科技档案、专业档案、声像档案、实物档案等，以及从档案原件中提炼、加工出来的档案信息。企业经营者、管理者和广大技术人员要求能够快捷、方便地查询到自己所需要的信息，形势要求转变传统的服务方式；档案服务创新是扩大档案资料收藏和管理范围的需求。企业在生产经营过程中产生了大量电子文件，档案室不仅要接收和管理传统的纸质档案资料，而且还要接收和管理电子形式的档案以及多种新型载体的档案，这种趋势已越来越明显；档案服务创新从服务方式上看，除要求提供档案原件进行摘抄外，还要求提供不同载体档案的修复、保护、复
3、制服务。由于信息的多样话，传统的摘抄根本不能满足需要。这些情况、问题迫切需要档案工作者既要在思想上高度重视，又要在行动上主动探索，更要在实践上积极创新，打破常规，创新管理和服务机制。一 、服务观念创新由收、藏、借用这种一般服务，向挖掘、编辑、研究高层次服务转变；由疲于应付日常业务，向开动脑筋、搞好超前服务转变。实现档案工作服务由被动向主动服务转变，由单一服务向全方位服务转变，由一般服务向深层次服务转变。首先使利用从被动查阅服务转向咨询服务，从闭门等待服务转向超前服务，从被动查找利用到主动提供利用，从预约联系服务转向跟踪服务，从提供纸质档案资料转向电子载体和纸质资料并用服务，从检索工具式服务转向
4、编研成果式服务，真正体现服务的主动性、前瞻性、广泛性、开放性和针对性。其次，统计分析利用者的类别、层次和次数多寡，以此来掌握规律，发现需求的重点，难点和盲点，不但创新了利用服务，而且以此也掌握了现阶段和今后工作的侧重点、缓急点，也使我们清楚看到利用者的现实需求和潜在需求。我们也就可以紧紧围绕重点、难点和盲点，以此来增加档案工作的主动性和活力。再次，我们档案工作人员应创建利用者反馈意见登记，通过利用者对我们的服务态度，利用效果，利用深度以及希望改进的地方，用利用者的角度，希望，意见来加强档案服务的创新，从而改变现实档案服务利用从被动到主动的过程。要管好档案、用好档案，首先要熟悉档案。一是管理人员
5、不要在办公室坐等，要主动请教有关技术人员，深入生产一线，弄懂技术档案的内涵关系和保存意义，使档案人员对各种科技档案资料做到“胸中有数”。二是要确立档案是资产的观念，企业无论是科技、还是文书、声像、会计档案，都是全体员工从事生产实践活动的劳动结晶和智慧积累，是企业发展历程的真实记录和客观评价。档案是一种非常重要的资产，它除了具有企业无形资产的属性外，还具有专有性、地域性等公共属性。企业法人认识到档案是资产以后，就会千方百计去管理、保护、利用好这些资产，就会下决心做好档案工作。三是要确立档案是企业独有的信息和知识观念。企业档案是独有的原始记录。二 、创新服务机制，提高服务水平就档案服务来说，首先是
6、要真正树立知识经济的意识。要采取积极有效的措施，扩大宣传，扩大档案工作的知名度，让更多的人了解档案，进而让更多人利用档案。其次是要全面认识档案的利用价值。不断丰富室藏，特别是加强科技档案、专业档案和特色档案的收藏，提供给利用者为现实服务。再次是重视和加强对利用者的研究。不仅研究当前的利用者，还要研究潜在的利用者，不仅研究利用者当前的需要，还要研究利用者潜在的需求，以便最大限度消除利用者利用档案的障碍，以利用者的需求和潜在需求来加强档案服务的创新。在服务的内容和范围上要创新。随着档案工作的发展，档案服务范围和内容不断扩大，从编史修志到历史研究，从证明年龄身份到处理经济合同，作用越来越大，应用的范
7、围越来越广。在档案服务的范围和内容上，特别是要增强和提高档案服务的主动性、针对性和及时性。增强服务意识。档案工作人员站在全方位服务的高度，对档案的来源、使用、保管进行调查研究，加强信息反馈工作，提高档案资源合理利用率，对利用者要起到参谋和咨询作用；强化综合协调职能。综合协调就是在实际工作中，协调好各种关系，积极主动地为用户服务，做到不推、不挡，合理快捷地安排好用户对档案的利用，提高档案的利用率；强化档案工作者的业务水平。档案工作者业务水平的高低，直接影响着档案的利用效果，档案工作者必须努力学习专业知识，提高服务本领。每个档案工作者都要成为多面手，而且业务技术要精，这样才能扩展服务面，提高服务质
8、量；强化联络职能。档案是一种信息资源，一经利用，将转化为巨大的精神财富和物质财富。因此，档案工作者应走出办公室，变过去用户走进档案室借用，为主动服务上门，不断提高档案的利用率，充分发挥档案的作用在服务上，档案室要成为本单位、本部门工作和发展的参谋、智囊，积极主动做好档案服务工作。要围绕企业单位领导和各类人员的需求，拓展档案的利用形式，增加档案的服务项目，创新档案的服务模式。三 、创新服务手段，开辟档案服务新领域1.建立档案室网页，开展网上利用服务。实施信息的网上检索，为用户提供更好的服务。在网站实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源。2.开展在线服务。积极改变被动的、手工式的档案提供利
9、用方式，采用主动的、现代化的档案服务方式。档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询等服务方式，让利用者与档案室进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和阅览服务。 3.档案宣传。档案“与时俱进”地记录着公司的发展，举办档案展览是公布档案、展示历史、资政育人的重要方式，也是开展档案服务工作，向公司员工宣传档案、普及档案知识和培养潜在的档案利用者的重要手段。要把举办档案展览作为档案服务创新的突破口，立足档案资源，服务中心工作，拓宽办展视野，内外联动，多管齐下。 4.咨询利用功能。查档接待是档案室服务的重要“窗口”，档案从“藏”到“用”，需要档案工作人员的创
10、造服务。应培养和配备对档案熟悉并有一定研究的咨询服务人的利用率。要激发他们的利用需求。档案室的工作人员也要苦练内功，不断提高自身素质，提高业务工作能力，以适应新形势对档案室工作的新要求。5.拓宽阅览窗口功能，建立档案信息数据库，编制室藏指南，档案专题目录和各类编研成果，为阅览者提供快捷、优质的服务。6.注重“反馈”，深层次开发档案信息。反馈在档案信息资源开发利用中起着重要的作用。通过反馈信息资源开发利用所产生的结果，进行研究，可以提高信息资源开发利用的科学性、合理性、系统性。四、以人为本，开展个性化服务1. 开展个性化服务。满足不同的利用群体的不同需求，采取不同的服务方式，扩展档案利用服务的范
11、畴。利用者为从事生产一线的技术人员和管理人员。具体来说，技术人员有着较丰富的经验，而且在利用档案之前，对利用题目进行了必要的准备，对他们的服务主要是检索服务；管理人员他们希望得到系统的、全面的、完整的档案信息，对他们的服务主要是文献服务，除了在检索方面提供服务外，还需要提供咨询服务，解答他们在利用中遇到的问题。2. 做好主动服务。可理解为档案找利用者，需要通过档案工作者的主观努力，发挥创造精神，以各种形式为企业各项工作提供利用。为此，必须加强宣传和指导，针对档案意识薄弱的问题，档案部门可以通过宣传档案的作用，介绍档案的内容来使人们认识档案在实践中的作用，可以通过各种途径积极开展宣传活动、 服务
12、项目、介绍有关的规章制度、档案利用成果等。针对利用者利用能力差的，应根据不同情况、层次、工作特点等进行指导，便于利用者准确而迅速地利用档案；针对利用者利用档案求方便的心理，档案部门应简化接待利用手续，提供快捷的服务。主动服务可以促进与各部门之间广泛的联系，不断获得利用需求的信息，促进人们自愿与档案部门合作，确保企业档案的发展得到持久的支持。3. 加强自身建设。一是提高业务素质。档案工作者要想更好地为利用者服务，必须有较高的基础知识、专业知识和相关的知识素养。，以档案新知识、新理论、新技术为主要内容，采取自学、参加培训等多种形式，提高档案工作者的业务能力。二是提高能力素质。要提高创新能力，敢于创
13、新，要提高服务能力，以利用服务者满意为衡量档案工作的标准，全心全意为企业生产、经营服务。总之，我们只有转变观念，增强服务意识，充分利用现代技术手段，不断提高服务水平，不断实现档案服务机制的创新，才能跟上时代的步伐，为企业各项工作提供全方位、多样化服务，紧密联系档案工作实际，与时俱进、开拓进取，为企业各项工作提供更好地服务，迎接新世纪的挑战。参考资料：1.王虹。开发利用档案信息资源为企业发展服务。济南纺织化纤科技，2003（3）。2.姚知群。提升档案工作水平为企业发展服务,嘉兴日报，2009（9）。3.徐拥军。企业档案知识管理模式-基于双向视角的研究，中国档案出版社2009年5月第一版。4.杨公之主编档案信息化建设导论，中国档案出版社2010年版。5.杨名。服务创新及其标准化定制化模式研究D，大连理工大学，2007年6.张宇、蔺雷、吴贵生。企业服务创新类型探析J;科技管理研究，2005年09期
