ACCESS数据库管理系统.ppt

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1、第六章ACCESS数据库管理系统 数据库 DATABASE 技术是发展较为成熟的计算机应用分支 也是计算机应用的基础 数据库的建立使用维护由数据库管理系统 DBMS 完成 基本概念 对象包括表 查询 窗体 报表 宏和模块等对象 表对象在Access数据库中处于核心地位 是一切数据库操作的目标和前提 数据输出 数据查询等操作都以表对象作为数据源 用户数据输入就是向表对象存储数据 Access数据表 数据元素 数据元素存放于字段 Field 中 数据表中的每一个字段均具有一个惟一的名字 称为字段名 数据元组 数据元组被称为记录 Record 数据表中的每一个记录均具有一个惟一的编号 称为记录号 在

2、Access数据表中 可以定义一个字段或多个字段的组合为主键 key 只有定义了主键 才能建立各表之间的关系 利用关系将多个表中的相关数据联系在一起 产生综合数据 可以对数据表中的字段定义索引 以便快速访问表中的数据 表视图基本概念 一列为一个字段 一行为一条记录 字段名 数据库的创建 数据库设计基本步骤 1 确定创建数据库的目的 设计数据库的第一个步骤是确定数据库的目的以及使用方式 了解用户希望从数据库中得到什么信息 从而确定需要用什么主题来保存有关的数据库对象 数据库的创建 2 确定数据库中的表 每个表只包含关于一个主题的信息 这样可以方便数据的维护 对一个主题的维护不会影响到其他主题 3

3、 确定各表中的字段 每个表包含关于同一主题的信息 表中的每个字段包含关于该主题的一个属性 尽量不要把同一个字段同时放置在多个表中 4 确定表的主键 为了链接保存在不同表中的信息 应该把作为两个表之间链接纽带的字段定义为 主键 5 确定表之间的关系 已经将信息分配到各个表中 并且定义了各表的主键字段 就可以使用创建关系的方法将相关信息链接在一起 6 输入数据 表结构设计完成以后 就可向表中添加数据 创建数据库 创建空白数据库的操作步骤 1 在Access窗口中 如图6 2 1所示 单击 空白数据库 按钮 在右侧窗格的文件名文本框中 显示默认的文件名 Database1 accdb 把它修改为要创

4、建的数据库名 如 学生管理 单击 创建 按钮 系统默认将数据库文件保存在 我的文档 文件夹下 单击文本框右边的按扭可以改变文件的保存位置 2 新创建的空白数据库包含了一个名称为 表1 的空数据表 并以数据表视图打开这个数据表 如图6 2 2所示 3 单击数据库窗口左窗格 也称导航窗格 的下拉列表按钮 如图6 2 2所示 可打开数据库的导航项 通过导航窗格可以创建各种对象 创建数据库一般从创建表对象开始 可以在数据表视图中直接进行数据表的快速设计 也可以利用数据表设计视图 设计表的结构后再输入数据 建立表结构 表是有关特定主题的信息集合 是存储和管理数据的基本对象 表对象由表结构和表记录构成 表

5、结构是表的框架 表记录是表的内容 在Access中 表有四种视图 设计视图 用于创建和修改表的结构 数据表视图 用于浏览 编辑和修改表数据 数据透视图视图 用于以图形的形式显示表的数据 数据透视表视图 用于按照不同方式组织和分析表的数据 在 开始 选项卡 视图 组中可以切换表的各种视图 一般在设计视图中编辑表的结构 在数据表视图中输入表的记录 创建表结构 例6 2 1在 学生管理 数据库中 如图6 2 2所示 把 表1 改造成 学生档案 表 学生档案 表结构如表6 2 1所示 如果要重命名字段 可以右键单击该字段 选择 重命名字段 如果要删除字段 可以右键单击该字段 选择 删除字段 使用设计视

6、图创建表结构 操作步骤如下 打开 学生管理 数据库 在 创建 选项卡的 表格 组中 单击 表设计 按钮 创建空表 表1 并打开表的设计视图 按照 学生成绩 表结构要求 在 字段名称 列中输入字段名称 在 数据类型 列中选择相应的数据类型 在 常规 属性窗格中设置字段大小 如图6 2 6所示 把光标放在字段选定列上 图6 2 6钥匙所在列 选中学号 年级 学期和课程名四个字段 单击 设计 选项卡的 主键 按钮 将这四个字段的组合设置为主键 设置完成后 在这四个字段选定列上出现钥匙图形 表示这四个字段的组合是主键 单击 保存 按钮 更改表名称为 学生成绩 定义字段 字段名称表中各字段名称应互不相同

7、 字段名称应该使用便于理解和记忆的汉语或英文单词 字段命名应遵守以下规则 字段名最长可达64个字符 字段名可以包含字母 数字 汉字和其他符号 字段名不能包含句号 感叹号 和方括号 不能用空格作为字段名的第一个字符 字段的数据类型在表中同一列数据必须有相同的数据特征 称为字段的数据类型 在设计表结构时 必须定义表中字段的数据类型 Access中共有文本 数字 日期 时间 查阅向导 附件 计算等数据类型 如表6 2 3所示 对于数字型数据 还细分为字节型 整型 长整型 单精度型和双精度型等子类型 定义主键 主键由一个或多个字段组合构成 它使记录具有唯一性 虽然主键对一个表来说并不是必须的 但当一个

8、表定义了主键之后 才能和数据库的其他表建立关系 定义主键的操作步骤如下 在表设计视图中单击要定义为主键的字段名或选定多个字段名 单击 表格工具设计 选项卡的主键按钮 如果在创建新表时没有定义主键 Access在保存表时会询问是否要定义主键 单击 是 按钮 将在表中自动添加一个字段名为 编号 的 自动编号 数据类型的字段 并定义该字段为主键 建立表间关系 在关系数据库中 将数据分别存储到基于主题的不同表中 数据的组合是通过表关系实现的 通过建立主键提供了两表之间建立关系的基础 两表之间关联字段应有相同的数据类型和值 字段名不一定相同 关联字段如果是主键 称该表为主表 另一个表为子表 子表的关联字

9、段称为外键 例如 学生档案表和成绩表通过学号字段将数据关联在一起 其中学生档案表是主表 成绩表是子表 学生档案表和成绩表之间是一对多关系 即对于学生档案表的每一个记录 成绩表中有多个记录和它关联 也可能没有记录关联 反之 对于成绩表的每一个记录 学生档案表中有且只有一个记录和它关联 编辑数据表 编辑数据表中的数据在数据表视图中进行 在数据表视图中 数据以二维表的形式显示 每一行显示数据表的一条记录 每一列代表数据表的一个字段 窗口右边的 记录滚动条 用于查看未显示的记录 窗口底部左边显示的是 记录浏览按钮组 右边显示的是 字段滚动条 记录浏览按钮组 包含5个 控制按钮 和一个 记录号 文本框

10、通过它们可以移动定位记录 即指定并显示当前记录 格式化数据表 改变行高 将鼠标指向记录左边的分界处 鼠标符号变成 十 形状 按住鼠标左键上下拖动 直到满意的行高 改变列宽的方法与改变行高的方法类似 改变字段顺序 数据表中字段的排列顺序不影响对表中数据的操作 有时因为视觉上的方便 需要改变字段的排列顺序 在数据表视图中 选中要移动的字段 鼠标指向字段名 然后将字段用左键拖到需要的新位置 隐藏字段 右键单击要隐藏的字段名 在快捷菜单中选择 隐藏字段 命令 显示字段 右键单击字段名 在快捷菜单中选择 取消隐藏列 在出现的对话框中选中字段名前面的复选框 单击 关闭 按钮 格式化数据表 冻结字段 在数据

11、表视图中 如果记录比较长 需要通过字段滚动条来浏览窗口之外的字段 这样原来显示在窗口的某些字段就不见了 而有些字段对用户来说是重要的 希望他们总是显示在数据表视图中 此时需要冻结这些字段 选择要冻结的一列或多列 右键单击字段名 在快捷菜单中选择 冻结字段 命令 将字段冻结后 Access会将冻结的列移到窗口的最左边并固定显示它 当用户操作字段滚动条向右或向左滚动记录时 被冻结的字段始终显示在窗口的最左边 解除冻结 右键单击字段名 在快捷菜单中选择 取消对所有列的冻结 命令 设置字体格式 在数据表视图中 用户可改变数据的字体 字号 字形等 选择要改变字体的行 在 开始 选项卡的文本格式组中 选择

12、所需的字体格式 如果需要对整个表进行字体格式设置 请单击数据表左上角的小方块 选定数据表视图中的所有数据 然后再进行字体格式设置 排序和筛选记录 打开数据表 Access自动以表中的主键值升序显示各记录 如果数据表没有定义主键 则按照记录在数据表的物理位置显示记录 要改变记录的显示顺序 需要在数据表视图中对数据表的记录进行排序 将光标移到作为排序依据的字段 单击 开始 选项卡上的 升序 或 降序 按钮 Access将快速进行排序 并在数据表视图中按新的排序结果显示各纪录 还可以按多个字段的值对记录排序 当按多个字段排序时 首先按照第一个字段的值进行排序 当某些记录第一个字段的值相同时 这些记录

13、再按照第二个字段进行排序 依此类推 直到按全部指定字段排序 筛选记录 利用 开始 选项卡的 查找 命令 可以在数据表中浏览满足指定条件的一个记录 而利用 开始 选项卡 排序和筛选 组的相关命令 可以显示满足指定条件的所有记录 按选定内容筛选 在数据表中选择特定的字段值 如选择 学生档案 表中 性别 字段的 男 单击 选择 下拉按钮的 等于 男 选项 执行后只显示 性别 为 男 的记录 要取消筛选 可以单击 切换筛选 或 高级 下拉按钮的 清除所有筛选器 命令 使用筛选器筛选 筛选器提供了一种灵活的筛选方式 选定数据表的某字段或选择该字段的某数据 单击 开始 选项卡的 筛选器 命令 选定的字段所

14、有不重复值以列表方式显示出来 可户可以在列表中选择需要内容 单击 确定 按钮即可进行筛选 按窗体筛选 按窗体筛选是一种快速的筛选方法 单击 高级 下拉按钮的 按窗体筛选 命令 数据表转变为单一记录的形式 各字段变为一个下拉列表 可以从各下拉列表中选取一个值作为筛选条件 然后单击 高级 下拉按钮的 应用筛选 排序 命令 高级筛选 排序 筛选表中记录并把筛选的结果排序 不必采用先筛选后排序两个操作步骤 可直接使用 高级 下拉按钮的 高级筛选 排序 命令 执行该命令打开 筛选 窗口 单击窗口下方网格中的 字段 行 选择用作筛选条件的字段 在 条件 行输入比较运算符和比较值 在 排序 行选择 升序 或

15、 降序 单击 高级 下拉按钮的 应用筛选 排序 命令 即可得到筛选并排序的结果 单击 高级 下拉按钮的 清除所有筛选器 命令 可显示所有记录 导入数据 可以导入到数据库的数据包括其他Access数据库或其他版本的Access数据库的数据表 ODBC数据库的表 Excel工作表 文本文件 XML文件等 打开数据库 单击 外部数据 选项卡下要导入的文件类型 即可实现数据的导入 导出数据 导出数据 就是把Access数据库的数据表作为一个备份传送到其他数据库或其他格式的文件中 Access数据库的数据表可以导出到其它数据库 Excel工作表 文本文件 XML文 FDP XPS文件和其他应用程序中 导

16、出数据的操作步骤 打开数据库 打开要导出的数据表 单击 外部数据 选项卡的 导出 组中的文件类型按钮 选择导出文件的位置及文件名 然后在打开的向导对话框中做适当操作 最后单击 确定 即可 数据查询 数据查询是数据库系统中最重要的功能之一 查询是按指定的条件对数据库中的数据进行查找 是对数据库资源的有效利用 利用查询可以按照用户定义提取 查看 和分析数据 可以从多个表中提取数据组合成一个逻辑表 查询可以基于多个表 可以对查询结果进行统计和计算 或者把查询结果生成新的数据表 从而使数据中隐含的信息能够更清晰地表示出来 查询对窗体和报表提供了有力的支持 Access数据库中窗体和报表对象都只能有一个数据源 但如果它们以一个基于多表的查询为数据源 就相当于可以有多个数据源 Access通过查询实现对数据表的更新操作 包括数据更新 记录追加和记录删除 用 查询向导 创建查询 所谓选择查询就是在一个或多个表中提取所需要的数据 在 创建 选项卡中单击 查询向导 按钮 在 新建查询向导 对话框中选择 简单查询向导 选项 单击 确定 按钮 在 简单查询向导 对话框中选择用于建立查询的表 在 可用字段 列