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1、学 海 无 涯 江淮建设股份有限公司江淮建设股份有限公司 文件文件下发管理制度与程序下发管理制度与程序 一 目的 为进一步完善公司文件管理 让公司文件的下发更加规 范 合理 从而提高公司下发文件的质量和提升下发文件的 效率 特制定本制度 二 适用范围 本制度适用于公司各部门的文件下发工作 三 管理责任 1 综合办是公司文件的统一管理部门 主管本公司并 负责指导各部门的文件下发工作 2 公司各部门在文件管理中必须严格执行公司相关保 密规定 确保公司信息安全 四 发文规则 1 公司文件的下发由相关部门起草 未涉及跨部门事 项的文件 归各部门管理 由部门经理及分管领导审核后 呈交总经理审阅批准之后生
2、效 涉及跨部门事项的文件 发 文部门起草后 应先征求相关部门意见 并经相关分管领导 审核后 呈交总经理审阅批准后生效 2 综合办设立专门人员对公司文号及发文格式进行管 理 批准生效后的文件原件及电子档备份由综合办存档 并 学 海 无 涯 统一编制文号 最后将修订好的电子文档或书面文档发至相 关部门 并保存发文记录 五五 文件文件格式格式 1 文件一律采用 A4 或 B5 型号的纸张打印 页面边距 按标准版面 2 主标题 又称一级标题 为二号宋体 加粗 二级 标题为三号黑体 三级标题为三号宋体加粗 正文均为三号 宋体 3 所有正式的下发文件要求统一编号 各部门代字如 下 副总办 江总字 综合办公
3、室 江办字 工程部 江工字 市场经营部 江市字 财务部 江财字 人力资源部 江人字 六 六 文件文件的校正程序的校正程序 先由相关出台文件的责任部门起草 综合办负责初步编 制文件 公司文件若需修改 由相关部门提出书面意见 经 相关领导审阅批准后 由综合办按规范进行修改 修改之后 的文件经综合办统一以电子文档或书面形式发往相关部门 无保留价值的原书面文件需送还综合办 由综合办统一销 学 海 无 涯 毁 七七 文件文件审批程序审批程序 1 公司的文件采取逐级审批的程序 应将拟制的文件 报送直接上级审核 2 公司领导审批后 再由综合办统一发放至相关部门 3 文件审核 批 的重点是 是否需要行文 是否
4、符 合公司的规章制度 是否应与有关部门协商 会签 文种使 用 公文格式 文字表述是否符合本制度规定等 4 公司颁布的规章制度以及涉及公司全局的文件 正 式发文前应先经总经理审核 由总经理签字或盖章确认 八 文件发放办法八 文件发放办法 1 按各部门 各级领导职权划分的规定 各级领导负 责签发职权范围内报送的文件 2 有关规章制度 管理办法以及关系公司全局的文件 由总经理签发 3 法律文件由法定代表人或法定代表人授权的人员签 发 4 文件在公司领导签字或盖章后生效 5 文件发放人员负责本部门的发文工作 对于公司全 部发文 要进行登记 即填写 发文登记表 6 文件收发人员应将原件进行归档管理 将文
5、件的复 印件发至抄送部门 并将相关文件电子版上传到公司群共 学 海 无 涯 享 九九 收发效率与管理 收发效率与管理 1 公司综合办负责公司的文件发放工作 所有针对公 司全部人员下发的文件一律由综合办人员进行登记 即填写 发文登记表 2 文件发放人员必须尽职尽责 在发文的各个环节都 要严格登记手续 使文件的流转方向和办理过程一目了然 3 文件收发人员应在收文后一小时之内将文件及时送 达各收文部门 个人 不得在手中积存 以免造成办公效 率低下 4 文件审核人 审批人原则上应在 24 小时内将所交批 文件签署意见并批转或交办 5 所有办毕文件都应立卷归档 附 附 本制度最终解释权归公司综合办 本制度自颁布日起生效
