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1、无论用Word还是wps排版文档时难免会使用文本对齐、段落设置的功能，本文总结了Word和WPS通用的文本排版技巧，希望对大家排版的工作有所帮助。 1.单元格数字小数点对齐选中要处理小数点对齐的数字，如果是表格的某行、某列一组数字的需要对齐，可选中单元格，接着在“格式”菜单下选择“制表位”命令打开“制表位”对话框。在“制表位位置”下输入制表位数值，在“对齐方式”中选择“小数点对齐”，“前导符”选择“无”。然后点击“设置”按钮，指定所设置的制表位，不需要的制表位可用“清除”或“全部清除”按钮来删除，确定后退出对话框。然后在该单元格输入的数字小数点就会自动对齐。2.段落对齐一般在文本每个段落的首行
2、文字都会缩进2个字符，编写文档时先不处理段落格式，编写结束后将段落全部选中点击鼠标右键选择“段落”命令，打开“段落”设置窗口，在“缩进和间距”选项卡中“缩进”中应用“特殊格式”下的“首行缩进”效果，设置“度量值”为“2”确定即可。如果要让文本容自动适应页面的宽度，可以设置“常规”选项下“对齐方式”为“分散对齐”。3.巧设“列”距在“段落”设置中可以使用“间距”的“行距” 功能设置文本每行的间隔距离，但这里没有列距的设置选项。如果要设置列之间的间隔距离，可以在“文本”菜单下打开“页面设置”对话框，然后在“文档网络” 选项卡的“网格”中选择“文字对齐字符网格”，再设置“字符”中每行的字符个数，例如
3、“20”这样就可增加文字之间的距离，变相增加列距。“样式格式”在文档中的妙用相信好多朋友都见到过Word的“样式与格式”功能，如图1所示。但是，大多数朋友可能还是更习惯于使用格式刷来批量设置文本格式，每次询问他们时，都会得到“Word的默认样式太简陋，也不及格式刷用起来方便 ”这样的答复。 其实，笔者认为这都是由于大家对Word样式的功能了解不深所致。所以，今天笔者就来给大家介绍一下这个“样式与格式”在长篇文档的排版里究竟有什么妙用？ 好处一. 快速同步同级标题的格式 好多朋友都对编排长篇文档比较犯怵，原因大体有两个，首先是手工在长篇文档中查找同级标题并设置好标题格式，本身就是个麻烦的事情。试
4、想要在几十页、上百页的文件里找出所有同级标题来，恐怕没有几十分钟是下不来的。两者，如果文件排好后交到领导手里，领导却让我们将某一级别的标题字体再换一换，那么刚才那份“折磨”恐怕又得重来一次了，整体效率很低。其实，如果我们事先使用了“格式与样式”功能，这些问题就能轻松地迎刃而解了。 一. 快速套用现有标题样式 1. 编辑完成后套用样式 这种方法非常类似于平时的格式刷使用，需要先将标题选中，然后再点击“样式与格式”窗格中的相应样式即可。虽然设置好样式后可以方便地快速修改同级标题格式，但要将所有同级标题从偌大的文章中找出也要花费大量的时间。那么下面要介绍的第二种方法就显得实用多了。 2. 编写文件时
5、套用样式 这种方法可以让我们一边编写文件一边设置样式，为了加快操作效率，可以给每个样式设置一个快捷键 1） 点击“样式与格式”窗格中第一个样式后面的菜单按钮，执行“修改”命令，如图2位置1 2） 然后在弹出的“修改样式”窗口中点击“格式”按钮“快捷键”命令，如图2位置2 3） 将鼠标定位于“请按新快捷键”一栏，为它设置一个快捷键后点击“指定”按钮即可，如图2位置3 4） 以此类推，为其他样式也设置好相应的快捷键 而这时，我们就可以在每录完一个标题后，按下快捷键快速设置该标题的样式了。二. 快速修改同级标题样式 不过，刚才使用的还都是Word默认的一种比较简陋的样式，如果我们对标题格式有着特殊的
6、要求，其实也是可以自定义样式并同步更新的。 1. 手动更新同级标题 首先，按照自己的要求对标题设置一个新格式，然后再点击它所属样式的菜单钮（如图2位置1），执行“更新以匹配选择”命令。此时您便会发现，文档中所有使用了该样式的标题（同级标题）会马上同步换成新样式。如图3所示 2. 自动更新同级标题 而如果您觉得每次都这样手动更新太麻烦的话，Word还支持一个自动更新样式的功能，用起来更加方便。 同样，先点击样式窗格中一个样式的菜单钮，执行“修改”命令。然后，在弹出的如图4所示“修改样式”窗口中勾选“自动更新”一项，点击“确定”按钮。 这时，当我们对这个级别的标题进行格式修改时，无须点击“更新以匹
7、配选择”即可以马上将样式同步到其他标题上，操作更加方便。 好处二. 快速在文档中定位 Word的样式功能除了能够快速同步标题格式以外，还能借助“文档结构图”功能帮助我们在文档中迅速定位。 使用方法很简单，只要点击“视图”菜单“文档结构图”命令，那么一个类似于文章目录的窗口便出现在了画面左侧，如图5所示。点击其中的标题即可快速跳转到相应的容区，就像使用Web导航页面一样方便。 好处三. 方便生成文档目录 不过，上例的文档结构图只能在使用电脑浏览文件时方可生效，如果想让打印出来的文件也能快速查找，恐怕就只能借助于文档目录了。值得庆幸的是，如果在Word中设置了样式以后，繁琐的目录制作过程就会变得非
8、常轻松。 一. 快速建立目录 1. 点击“插入”菜单“插入目录”命令，弹出“目录”窗口 2. 确保窗口中“格式”一栏选择为“来自模板”，然后点击“确定”按钮 3. 此时，文章的开头便会自动生成一个目录，如图6所示。而且值得一提的是，这个目录除了能够直接打印出来以外，还能在通过电脑浏览文件时，用Ctrl键 + 相关目录项 来实现容的快速跳转，效果类似于上面介绍的“文档结构图”。 不过，可能我们也会不满意Word所默认的目录级别，这时可以由我们自已定义。点击“工具”菜单“插入目录”命令，在如图7所示的“目录”窗口中选择好新的级别，然后点击“确定”按钮即可更新整个目录了。 【小提示】 有些朋友在自己
9、的电脑上可能找不到“插入目录”这个命令，这一般是由于用户没有默认安装此功能所致，此时可以点击“视图”菜单“工具栏自定义”命令，在弹出的窗口中再选中“插入”类别，然后从右侧窗格中找到“插入目录”菜单项，将其手动拖拽到“插入”菜单中即可。如图8所示 二. 快速更新目录 随着编辑的深入，有时我们可以会对文章添加或删除一些段落，这样就可能导致目录的页码与实际位置不符，此时就要利用Word的目录更新功能了。使用方法很简单，只要先将鼠标定位于目录之中，然后右击并执行“更新域”命令，再选中如图9所示窗口中的“更新整体目录”单选项后确定即可，这时Word会仅更新目录中的容，达到快速更新目录的目的。 写在最后
10、写到这里，关于“样式与格式”在长篇文档排版中的妙用就给大家介绍完了，不知您有没有豁然开朗的感觉？其实，在我们的Word之中，还有好多像“样式与格式”这样值得学习的好功能，正确地了解并掌握这些功能，可以帮助我们更快更好地完成文档的编制，希望今天这篇文章能够抛砖引玉，让更多的朋友积极去查找Word的一些“隐藏功能”，提高自己的工作效率。 轻松四步打造出漂漂亮亮的英文文档导读学习英文排版，最好的办法就是看看老外们自己是怎么排的。如图1所示，是PCGAMER杂志中的一篇文章，文章虽然短，但是结构比较完整，包括了主标题、副标题、正文、附加说明。“我在工作中遇到了一个难题：英文材料的编辑。根据编辑中文的习
11、惯来编辑英文，总觉得做出来的东西不太好看，我想英文编辑肯定也有规则，但又不了解。希望能做一个这方面的专题，比如说标题用什么字体？正文用什么字体？用几号字体？如何排版？等等。” 学习英文排版，最好的办法就是看看老外们自己是怎么排的。如图1所示，是PCGAMER杂志中的一篇文章，文章虽然短，但是结构比较完整，包括了主标题、副标题、正文、附加。图1 英文排版第一步：让标题一下抓住读者的眼睛主标题是一篇文章在视觉上引起人们注意的关键，一般排在文章的顶端，并使用较大字号突出显示。中文标题基本上都是居中排的，而英文标题以左对齐的方式居多。标题字号最好要比正文大6个级别以上，比如正文为10.5pt，则标题至
12、少要为20pt，甚至更大。标题字体，一般选择Sans Serif（无衬线）类的字体（如：Arial Black体），以使标题更突出。小知识：英文字号与字体英文字号大小习惯以points（磅，经常缩写为pt）为单位的，10.5pt相当于中文的五号字。英文字体主要有两大类型：Serif（衬线体）和Sans Serif（无衬线体）。所谓衬线，就是指字母主线端的短细线，如图2所示，左侧是Times New Roman体的M，它的顶部和底部都有一些装饰细线，右侧是Arial Black体的M，笔画都是一样的粗细。图2 英文标题获得更多漂亮的英文字体Windows自带了一些英文字库，不过还是不够丰富，要想
13、获得更多漂亮的英文字体，可从网络上下载一些免费的英文字库。第二步：循循善诱，设置副标题主标题主要起吸引眼球的作用，而副标题则是对主标题的进一步阐述，以便读者在读文章之前了解更多信息。副标题一般也以左对齐方式排版，它的字号要比主标题小很多，以免喧宾夺主，不过要比正文字号至少大2个级别。副标题的字体颜色还可以设置成灰色，以与主标题形成对比。第三步：清晰易读排正文正文字体大多数用Times New Roman，属于Serif类字体，字号大小一般在912pt之间。英文文章的第一段首行要求顶格排，从第二段开始，每段首行要缩进排版，一般缩进4个字节。而现在流行的英文格式，大多数都不缩排，而是习惯在段与段之
14、间加一空行进行区分。选择适当的行距如果正文大小为1012pt（约等于中文的五号字），英文以1.2倍的行距排版效果最好。而在Word中，默认值为单倍行距，有点挤，另一个预设值1.5倍又显得有些稀疏。所以在Word中，可执行“格式段落”命令打开段落对话框，在“缩进和间距”选项卡中单击“行距”下拉按钮，选择“多倍行距”项，接着就可以在后面的“设置值”中输入“1.2”，确定即可。使用连字符断句如图3所示，同样的文字容，左侧的松散零乱，右侧则紧凑有序。奥妙何在？原来右侧文档使用了连字符，行末如果是较长的单词，则用连字符断开了。在Word中，执行“工具语言断字”，在开打的对话框中，选中“自动断字”，确定即
15、可。注意：一个单词可以从何处断开，往往因文化的差异而有所不同，一般美式英文以韦伯字典为依据，英式英文则以牛津字典为依据。图3 连字符断句首字下沉正文美化的一个常用方法就是首字下沉，这在Word中很容易实现。在第一段文字随意处点击一下，然后执行“格式首字下沉”命令打开一个对话框，这里你可以选择首字位置是“下沉”还是“悬挂”，还可以设置首字下沉的行数及距正文的距离。在本文开始的示例图中，我们可以看到效果。第四步：附加说明附加说明，主要是对文章的补充、注解之类的文字，字号一般要更小，在78pt之间。当然，上面所说的都是一般规则，我们还需要根据具体情况进行调整。比如，一般正文大小都设置为10.5pt，但如果你是排版论文给一个大约在4065岁之间的某个导师看的，那就要适当调大字号，比如调为12pt；如果你的导师在65岁以上，那他的视力可能会更差些，这时字号设置在1418pt之间就比较适当了。Word应用技巧：巧
