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1、HowtowriteanemailinEnglish Clarity concisenessandbeingcorrectarethekeys清晰 简洁 无误 是写英文电邮的关键 一般 英文电子邮件包括以下4个部分 Subjectline主题Salutation称谓Mainpoint正文Closing结尾其最重要的部分是主题 英文邮件的主题注意不超过35个字母 一般来说 只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可 DearMary ThisisTom Lookforwardtoseeingyousoon Bestregards TomYu 每段开头无需空格 都要左对齐 Subjectlin
2、e邮件主题邮件主题要简明扼要 讲清楚你这封邮件的主要内容 目的 Makesurethesubjectlineissimple specific butcatchy Rememberalwaysthatprofessionalsmayreceivehundredsormoreemailsperday themorespecificandappealingthesubjectisthemoreeasieristoconnectitwithone spersonalwork 邮件主题尽量保持简单 明确 但一定要抓人眼球 你要知道 专业的工作者每天会接收上百封邮件 你的邮件主题越简单明确 越能吸引他的
3、注意 Salutation称谓在邮件正文的开头 一般要加上礼貌称谓 具体的称谓用词 视收件人和你的关系而定 1 Friendsandcolleagues写给朋友 同事在给朋友或普通同事写电邮时可以直接用 Hi 开头 如果你和ta关系不错 也可以用 Hello 或者 HelloTom 这种表达来开头 2 Foracquaintances写给一般熟人如果你知道收信人的名字 可以用 DearMrJones 或 DearMsJones 来开头 对于不知道对方是否已婚的女性收信人 用 Ms 来代替 Miss 或 Mrs 比较保险 3 Formalemails正式邮件如果你不知道收件人的名字 可以写 De
4、arSir 或者 DearMadam 如果你连对方的性别也不知道 可以直接写 DearSir Madam 4 Writingtoagroupofpeople收信人不只1个如果你的收信人不只1个 那么你可以写 Dearcustomers 或者 Dearpartners 如果你的收信人们和你是同一个公司或部门的 可以用 DearAll Dears Dearcolleagues 或者说 Helloeveryone 5 Writingtoagroupofbossesinyourcompany写给自己公司的几个老板给老板 们 写电邮 用 DearManagers DearDirectors 或者 Dea
5、rBoardmembers 经理 主任 董事会成员 6 Nogreeting不写称谓这种情况经常出现在公司内部邮件中 同事们之间快速电邮沟通 这种形式的电邮 更像是使用电话的作用 这种情况下就不需要写称谓了 直接写事情就可以啦 MainPoint邮件正文Yourfirstsentenceshouldtellthereaderwhatyouremailisabout Herearefourofthemostcommonreasonsforwritinganemail alongwithsomesentencesyoucanusetostart 邮件正文的第一句话 你需要告诉收件人这封邮件的主要内
6、容是什么 下面列举了几种常见的 不同目的的电邮类型 以及相应的句式表达 1 Replyingtoapreviousemail答复别人此前发来的邮件Thanksfortheinformation Thanksforyourphonecall Thanksforgettingmethefigures 2 Givingbriefupdates简单同步事项进展Justaquicknotetotellyou Justaquicknotetoletyouknow Justtoupdateyouon 3 Changingplans计划变更Sorry butIcan tmakethemeetingtomorr
7、ow Sorry butIwon tbeabletomeetyounextweek Sorry butsomethinghascomeupandIcan tmeetyouforlunch Yourfirstsentenceshouldonlyhaveonetheme Forexample yourreasonforwritingmaybetoaskforhelp ortosharesomeinformation ortoaskaquestion Yourfirstsentenceforthesedifferentsituationscouldbe 第一句话只能有一个主题 比如说你写电邮是想寻求
8、对方的帮助 或者分享某些信息 或者询问一个问题 那么对不同目的的邮件 你的第一句话应该是这样的 Haveyougotafewminutestohelpmewith 你能抽点时间帮助我 吗 Justwantedtoletyouknow 只是想知会到你 RegardingX canyoutellmeif 关于X事 你能告诉我是否 吗 Ifyouhavemorethanonereasonforwriting giveeachreasonitsownparagraph Itdoesn tmatterifyourparagraphisonlyonelinelong Infact theextraspac
9、ehelpsyourreadertounderstandyouhavemorethanonereasonforwriting 如果你写电邮的目的不只一个 那么每件事要有单独分段 如果某一段只有一个句子 那也没关系 因为回车空行可以帮助收信人迅速了解 你的邮件沟通的不只是一件事 Closing邮件结尾在邮件结束之前 再次对收件人表示感谢 比如 你可以用这些表达 Thankyouforyourconsideration 多谢关照 Shouldyouhaveanyquestions pleasefeelfreetocontactme 有任何问题 请随时联系我 Ilookforwardtohearin
10、gfromyou 期待您的回信 最后的最后 你还需要在你的名字落款前 加上一个beautifulclosing 也就是文末的客套话啦 具体用哪种英文表达 也视你和收信人的关系而定 1 Formal正式Yourssincerely Yoursfaithfully 2 Semi formal半正式Kindregards Regards Bestwishes 3 Informal非正式Lovefrom Takecare Allthebest 好了 写英文电子邮按照上面的套路就可以啦 要知道 一封professional电邮可以为你加分不少哦 下面就来看看EnglishEmail中的加分项 Howto
11、writebetteremails 1 Useadescriptivesubjectline 在邮件主题中写一些描述性的关键词尽量简明扼要地写清楚重要信息 比如你可以写 Meetingat10amaboutpayrise 这样把会议时间 主题等关键点都交代清楚了 尽量不要写 Urgent 这样抽象空洞的主题词 回复邮件时也要注意重新写主题 而不是用邮件系统自带的Re orR R 2 Keepyouremailsshort 邮件尽量简短Trytokeeptoonlyonepointineachemail Ifnecessary youcansendmoreemailsondifferentpoi
12、nts Ifyouwriteadescriptivesubjectlineforeachemail it seasierforyourreadertounderstandthecontentofyouremail 尽量在一封邮件中只包含一个主题 如果有必要的话 多件事可以分开发几封不同的邮件 3 GoStraighttothePoint直奔主题Ifyouputtheimportantpointupfront youremailismorelikelytogetatimelyresponse Ifyourquestioncomestoofardown therecipientmaynoteven
13、realizethatyouneedareply 若将邮件重点放到内容的开头 你将收到更加及时的回复信息 如果你的问题在邮件后头 收信人可能都不会意识到你在等他回复 1 Iamwritingtoconfirm enquire informyou 我发邮件是想找你确认 询问 通知你有关 2 IamwritingtofollowuponourearlierdecisiononthemarketingcampaigninQ2 我写邮件来是为了跟进我们之前对第二季度营销活动的决定 3 AsImentionedearlierabout 在先前我所提到的关于 4 Asindicatedinmyprevio
14、use mail 如我在之前邮件中所提到的 5 Aswediscussedonthephone 如我们上次在电话中所说的 Don tsendheavyattachments 不要放容量过大的附件Ifpossible sendazipfile orgivewebaddresseswhereyourreadercanfindinformation 如果可以 尽量把附件中的文件压缩一下 或者给一个下载 网盘 地址 Allright therearetwoexamplesasfollowing Becarefulwhatyouwriteinyouremail 注意你邮件里所写的内容Trytomakeyouremailsinformativeandpolite 邮件行文尽量保持信息充分 礼貌周到 Let scallitaday Thankyou
