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1、医药营销系统内务控制与管理 2 内务管理的定位内务管理与内控制度内务管理与物流系统内务管理与财务系统内务管理与商业客户系统内务管理与终端客户系统内务管理与人事系统内务管理与公共关系内务管理与公司法制 3 一 内务管理的定位 4 董事会 总经理 生产VP 配送VP 营销VP 人事VP 财务VP VP 专项委员会 供应 生产 质控 仓库 运输 人事 劳资 财务 会计 审计 销售策划部 销售运营部 销售内务部 5 销售内务部 物流作业 财务作业 客户作业 人事作业 公关业务 法制作业 1 需货计划2 货物仓储3 货物调拨4 货流记录5 货流报告6 货物更换7 货物报损8 样品管理 1 合同与发货 协
2、议合同 客户供货 发票管理2 货款与资信 客户资信 债权监控 回款管理 呆坏账管理3 销售费用 费用预算 费用拨付 费用核销 1 商业客户系统 客户征信 客户档案 客户交易 客户分析 销售流向 客户分级2 终端客户 医院客户档案 业绩 分析 分级 其它客户档案 分析 1 人事 招聘 合约 劳资 福利 保险 解聘2 绩效评估3 人事考核4 人事报告 1 日常办公 电话 传真 文件 资料2 会议管理3 VIP接待4 作业协调5 政府管制6 突发事件 1 国家法规2 公司法规3 公司审计 业务 职务 费用 货物4 内控审计5 诉讼 6 公司的 管家 维护公司财产的安全老板的 眼睛和耳朵 提供全面的信
3、息销售人员的 保姆 为销售一线提供完善的服务客户的 朋友 体现公司文化的窗口系统运转的 润滑油 促进销售与各相关关系的协调运行 内务管理定位 7 明确职务职责签订岗位合同明白作业内容 岗位说明书 制定业务流程 制定业绩目标 确定事件处理的优先级 控制要点 内务管理定位 8 衔接公司各职能子系统 确保整体业务流程的通畅完整的各项销售统计 确保各项统计数据的准确 及时完善的客户管理与客户分析 辅助销售业绩的提升与销售绩效的评估高质量的人际沟通与协调 确保营销业务政令的通畅文件 资料 档案规范管理 确保日常办公系统的顺利运行 职务职责 内务管理定位 9 公共条款 合约方 岗位 期间 薪资 保险 福利
4、 续聘 解聘 不可抗力 违约 岗位条款 岗位说明书 分管作业 作业流程 说明书 风险控制条款 密级责任 风险责任 突发事件责任 岗位合约 内务管理定位 10 制定作业流程 作业流程作业流程图按照规范的流程符号表达作业准备 作业次序 作业衔接 作业结果的图示文件 作业流程图说明对作业流程顺序事件的文字描述对作业流程控制分类的文字描述 内务管理定位 11 业绩指标的制定 计量性期间性可操作性效益性约定性 内务管理定位 12 事件处理的优先级 A级 突发 外部 无延缓余地B级 突发 内部 微延缓余地C级 偶然 内外部 有时间限制D级 循环 内外部 固定时间限制E级 无规定时间限制 内务管理定位 13
5、 二 内务管理与内部控制制度 14 定义目的结构控制要点 内务管理与内控制度 15 内部控制制度 定义 由公司管理部门为有助于保证达成管理目标 在可实施的范围内 有次序 有效的经营其业务而采取的所有的政策和规程 内务管理与内控制度 16 内部控制制度 目的 保护公司资产保护各类记录的可靠性及时提供可靠的各类信息缩减公司成本避免公司风险确保公司目标的达成 内务管理与内控制度 17 内部控制制度目的 经济性 效率与效益的统一预防 约束与察觉差错和舞弊 内务管理与内控制度 18 请思考下面的问题 要不要花一元钱去管一分钱的事 有个代表欠公司1万元 打官司要花10万元 怎么选择 内务管理与内控制度 1
6、9 内部控制制度的结构 控制环境控制程序 内务管理与内控制度 20 结构 控制环境 控制环境是指对建立 加强或削弱特定政策和程序效率而发生影响的各种因素 控制环境体现了股东 董事会 管理者 业主和其他人员对控制的态度 认识和行动 内务管理与内控制度 21 结构 控制程序 指管理者所制定的特别措施或日常工作程序 用以保证在业务经营运作过程中不会出现事故 数据差错或资产私吞或挪用或毁灭 内务管理与内控制度 22 主要应用控制程序 将资产实物与其记录核对比较授权与批准对系统输出的结果的审阅对资产接近的限制职责分离总量控制业主与经理的控制常规计算机控制 内务管理与内控制度 23 内控制度的要点 组织规
7、划授权批准控制文件记录实物保护 内务管理与内控制度 24 组织规划 对企业组织机构设置 职务分工的合理性与有效性所进行的控制 合理的组织分工是保证经济业务按照企业既定方针执行 提高经营效率 保护资产 以及增强计量数据可靠性的重要条件 内务管理与内控制度 25 组织规划 不相容职务的分离 定义 指某项职务由一个雇员担任 既可以弄虚作假 又能够为自己掩盖其作弊行为的职务 内务管理与内控制度 26 组织规划 不相容职务的分离 企业的经济活动一般可划分为五个步骤授权签发核准执行记录若其每一人步骤分别由相对独立的人员 或部门 实施 基本就能保证不会出现舞弊行为 则内控制度就能发挥作用 内务管理与内控制度
8、 27 组织规划 不相容职务的分离 主要不相容职务的分离授权进行某项经济业务的职务与执行该项经济业务的职务要分离执行某项经济业务的职务与审核该项业务的职务要分离执行某项经济业务的职务与记录该项经济业务的职务要分离保管某项资产的职务与记录该项资产的职务要分离 内务管理与内控制度 28 组织规划 不相容职务的分离 不相容职务分离控制需要各个职务分离的员工各守其责 如果担任不相容职务的职工之间相串通勾结 则不相容职务分离的作用就会消失殆尽 内务管理与内控制度 29 授权批准控制 企业在处理经济业务时 必须经过授权 每一项经济业务的处理都与其批准条件相符合授权次序一般授权与特定授权授权批准程序授权批准
9、检查 内务管理与内控制度 30 授权批准控制 客户的选择授权批准制度供货 开票授权批准制度信用 结算授权批准制度退货 折扣授权批准制度费用结算 核算授权批准制度 内务管理与内控制度 31 内务文件记录控制 管理文件组织系统图 工作说明书 业务程序手册 系统流程图财务与会计文件 内务管理与内控制度 32 实物保护 限制接近 货物 资产 低耗品 定期盘点 账 物相等 记录保护 登记 归档 备份 计算机数据保护 保险 内务管理与内控制度 33 内部控制制度 局限性 事实上 没有一个内部控制制度能够百分百地防止错误和保证资料及程序的准确性 成本与效率的考虑 突发或非常规活动 人为错误 执行人员的越权
10、不能预测的制度的崩溃 环境干扰 内务管理与内控制度 34 期望通过内部控制制度的建立及完善 达到一个较高的 合理的保证体系 重大的错误在一段时间内不会出现或者能够被实施的程序所察觉 建立什么样的 以及复杂程度如何的内部控制系统在很大程度上将取决于企业的规模 以及它的成本与效益 内务管理与内控制度 35 内部控制制度报告 内部控制制度风险度报告内部控制制度符合性测试报告内部控制制度调整报告 内务管理与内控制度 36 总结 企业需要结合实际情况设置合适的内部控制制度 内务管理与内控制度 37 三 内务管理与物流系统 38 物流系统的定义 物流系统的功能物流系统的设计物流系统的动态管理物流系统控制要
11、点物流系统相关报告 39 狭义定义 在药品货物所有权转移前 药品货物存储 运输等所构成的动态系统 使药品货物达到变现状态前 药品货物存储 运输等所构成的动态系统广义定义 在药品货物被最终消费者拥有前 药品货物存储 运输等所构成的动态系统 内务管理与物流系统 物流系统的定义 40 畅通货流链节维护货物品质方便货物配送降低配送成本减少资金占用 内务管理与物流系统 物流系统的功能 41 影响因素储存条件交通环境存量因素流量因素通路布局终端布局 内务管理与物流系统 物流系统设计 42 库存货物变动 入 出 流入在途流出在途货物质量有效期 内务管理与物流系统 物流系统的动态管理 43 物流相关票据单证物
12、流计划的编制与执行药品货物的接收药品货物的保管药品货物的发出药品货物的盘点非正常物流作业 内务管理与物流系统 物流系统控制要点 44 药品入库 验收单药品出库 发货单药品批次质量报告单药品货物运输单药品储运费用结算单客户收货签收单 内务管理与物流系统 物流相关票据单证 45 编制依据 库存 合同 客户需货 特定需求汇编与上报 时间 数据核准批复与执行 进度监控 紧急调度 内务管理与物流系统 物流计划的编制与执行 46 接收前的准备接收的过程控制接收的票据与记录 内务管理与物流系统 药品货物的接收 47 储存条件控制药品质量维护药品效期预警限制实物接近记录与档案 内务管理与物流系统 药品货物的保
13、管 48 发出前的准备发出的过程控制发出的票据与记录 内务管理与物流系统 药品货物的发出 49 药品货物盘点盘点员与监员账账 账实的核对盘点益缺的处理 造成差异的原因 处置方案建议 内务管理与物流系统 药品货物的盘点 50 销货退回 责任人 原因 处置 记录与报告货物退库 原因 记录 报告样品与赠品 管理规程 记录与报告 授权与审批 内务管理与物流系统 非正常物流作业 51 内容期初数 本期收入数 本期发出数 库存数 在途数 有效期 内务管理与物流系统 物流报告控制要点 52 内务管理与物流系统 53 四 内务管理与财务系统 54 销售财务的定位销售财务的作业循环控制要点销售财务报告 内务管理
14、与财务系统 55 销售财务定位 内部 服务于内部的经营管理人员历史交易 货 款 费用 核销的历业务处理投入产出分析 客户 产品 人员 区域投入产出分析绩效计量 代表 地区经理 大区经理的业绩计量 内务管理与财务系统 56 销售财务的作业循环 内务管理与财务系统 原始票据的归类 原始票据的收集 编制记账凭证 登记入账 月度结账 编制报表 数据项目采集 系统数据处理 生成财务报表 计算机系统处理 手工处理系统 57 销售财务的业务归类 内务管理与财务系统 58 财务票据及控制要点 产品入库 验收单 品种 规格的一致性出库 发货单 核对数量的一致性 内务管理与财务系统 59 财务票据及控制要点 合同
15、 授权核准 客户信用 品种 数量 价格 结算方式 结算时间 折让条件 其它 等等 内务管理与财务系统 60 财务票据及控制要点 客户签收单 签字 权限 盖章 签收时的备注内容 与其它票据的协同 内务管理与财务系统 61 财务票据及控制要点 销售发票 票面的清洁 名称 税号 电话 地址 开户行的一致性 发票的提供方式 接收发票的确认 第三方 纳税时间的影响 重复开票 漏开票 错开票 换票 补票的控制 内务管理与财务系统 62 财务票据及控制要点 回款附单 客户编号 回款方式 回款票据号 回款日期 回款金额 与其它票据的协同 内务管理与财务系统 63 财务票据及控制要点 预算申请表 弹性预算 数据
16、的协调 说明清晰 用途 时间 计划明了 内务管理与财务系统 64 财务票据及控制要点 预算批复表 项目一致 申请 批复 核销 账务 常规预算与特别预算 条件与监控 增减及原因 内务管理与财务系统 65 财务票据及控制要点 预算拨付表 授权与批准 及时通知与回执通知 限额与限期 执行与监控分离 内务管理与财务系统 66 财务票据及控制要点 预算核销表 授权与批准 票据合规 数据一致 期间限制 税收影响 内务管理与财务系统 67 财务账项设置 销售收入账 数据采集 区域 代表 客户 产品 规格 日期 票号 数量 单价 金额票据 销售发票业绩值 销售量 额 产品 客户 代表 区域 内务管理与财务系统 68 财务账项设置 应收账款账 数据采集 区域 代表 客户 产品 规格 日期 票号 应收款 已收款 欠款票据 销售发票业绩值 回款率 回款周期 坏账率 产品 客户 代表 区域 月度 季度 年度 内务管理与财务系统 69 财务账项设置 销售费用账 数据采集 区域 代表 费用类型 日期 客户 产品 金额票据 费用核销单业绩值 费用结构比重 费用额 产品 客户 代表 区域 月度 季度 年度 累计 内务
