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1、2020 6 9 1 企业信息化项目 业务流程整理培训 2020 6 9 2 业务流程整理概述20分钟业务流程图绘制方法30分钟业务流程整理注意事项10分钟业务流程整理练习25分钟问题交流10分钟 提纲 2020 6 9 3 提纲 业务流程整理概述培训目标业务流程整理目标业务流程概述业务流程整理成果规范业务流程图绘制方法与业务流程整理注意事项业务流程整理练习问题交流 2020 6 9 4 参与业务流程的设计和绘制 培训目标 学会绘制流程图的方法 明确流程整理的原理 2020 6 9 5 参与业务流程的设计和绘制 培训目标 学会绘制流程图的方法 明确流程整理的原理 什么是业务流程业务流程整理意义
2、标准业务流程内容对自身工作影响 原来如此 2020 6 9 6 参与业务流程的设计和绘制 培训目标 学会绘制流程图的方法 明确流程整理的原理 什么是业务流程业务流程整理意义标准业务流程内容对自身工作影响 什么是业务流程图业务流程图绘制要求业务流程图绘制练习 我也会了 2020 6 9 7 参与业务流程的设计和绘制 培训目标 学会绘制流程图的方法 明确流程整理的原理 参与业务调研计划制定完成调研工作底稿参与业务流程设计与绘制对自身工作影响 成功也有我一份 2020 6 9 8 业务流程概念 业务流程是指在组织内部 流转 的一系列相关的活动业务流程不仅仅限于一个单一的功能或者单一的部门业务流程能够
3、贯穿始终地反映经营情况 什么是业务流程 2020 6 9 9 业务流程概念 行为责任输入在流程中的关键行为流程中的关键责任每一行为的主要输入来源 输出顾客 服务对象 时间和成本每一行为的关键交付成果每一行为输出的接受者与每一行为相关的努力 时 内部和外部 间 成本 业务流程构成要素 2020 6 9 10 业务流程成果规范 业务流程图流程描述岗位职责按具体业务绘制业务流程图业务流程图节点的描述相关人员的岗位及职责 内部制度核算方法关键点与该业务相关的主要与该业务相关的该业务的关键控制节点财务内部控制制度会计核算分录 业务流程成果报告主要内容 2020 6 9 11 提纲 业务流程整理概述业务流
4、程图绘制方法与流程图基本知识讲解流程图的绘制流程图交付要求业务流程整理注意事项业务流程整理练习问题交流 2020 6 9 12 流程图是一种工具 可用来了解 分析和归档公司的流程和活动 帮助确定改善机会 一张流程图显示了将特定输入转化为所要求的输出的一系列的步骤 什么是流程图 2020 6 9 13 流程图绘制 流程图绘制主要包括以下三项内容 理解流程编制流程图完善流程图 2020 6 9 14 流程图绘制 流程图绘制基础 有明确定义的开端和结束有输入必有输出在整个企业组织中 流动 不局限于单一的功能和部门 流程 输入 输出 2020 6 9 15 流程图绘制 流程 子流程概述企业活动流程图直
5、接阐明组织的主要业务 功能单位 部门级 的关键目标流程步骤描述中级组织单位 部门级 的任何活动在一个流程中能得到主要的输入 输出信息任务描述个人能完成的活动所有个人应完成的工作组成他 她的岗位职责 2020 6 9 16 文件 表格 该标识文件 包括表格 字母和报告 它既可表示输入 又可表示输出 可在该标识上写下标题用以代表特定的文件 系统 数据库 该标识用于表明信息从现有的计算机系统中流入或流出 该计算机系统表现为输入 处理或输出 可在标识中写明特定的系统名称 流程图绘制标识 一套标准的符号能帮助我们快速并一致地沟通流程图 2020 6 9 17 流程操作 该标识用于指示一项需要人工处理的活
6、动 例如手工处理一个文件 如手写的采购单 或人工检查一个文件 流程参见 该标识用于指示从一个流程转向下一个流程 流程图绘制标识 数据信息 该标识用于指示输入流程的数据和信息 2020 6 9 18 决定批复 该菱形框代表一个决定或批复 它给人以强烈的视觉提示 即此处需要作出决定或批复 该标识经常用在流程栏中 其右方联接 否 的情况 下方联接 是 的情况 方向标记 流向箭头代表任务执行时的次序 它们引导着流程 它们可以在所有三栏中使用 流向从左到右代表输入被接收并被处理 流向从上到下代表任务被完成 流程图绘制标识 2020 6 9 19 存档 该框代表一个文档在此处需要被存档 开始 结束 该框用
7、以表示一个流程的开始和结束 流程图绘制标识 2020 6 9 20 流程图连接标识 该标识用于流程图中页和页的连续或者用于从一个决定框转到另一页或另一个流程 当画到页底时 可以在图中最后一项内容后使用连接标识 连接标识的画法 在标识内以A开始 然后写上后续流程所在的页码 例如 A 2是指在第2页上寻找A节点 然后在合适的地方画上对应的流程连接标识 在该标识上写下相同的字母以及被连接的页码 流程图绘制标识 A 继续 是 情况下的流程 是 否 状况表是否被批准 A 对状况表作修改 2020 6 9 21 在决定框之前使用手工操作标识 如果流程分叉为是 否 则有人作出决定 用决定框来表示 由于所作的
8、决定和批复很少无效 因此在决定框之前通常有人工活动标识 是 否 有效否 流程图绘制标识 验证统计数据的有效性 2020 6 9 22 流程图绘制 供应商数据库 存档框应该尽可能描述系统 数据库 和其它信息的存储数据 信息框应当描述行动框中生成的数据和信息表 对 错 新供应商详细情况 供应商价格清单 X 新供应商详细情况 供应商价格清单 选择供应商 选择物料供应商 选择物料供应商 选择供应商 2020 6 9 23 流程图绘制 主要特征起始点 终止点和客户应该清楚和一致输入和输出应当尽可能量化为每一个任务框标明负责的人员和部门为每一个任务框标明人员的职务 负责的范围做到对流程不熟悉的人 不需要任
9、何解释就能轻而易举的读懂流程图详细程度应达到足以识别无效率的活动 2020 6 9 24 询问一个流程活动的问题包括 流程图绘制 流程 任务生成什么 职员怎样执行它 为什么要这样做 何时 由谁对它进行复核 流程活动需要多少时间 流程活动何时需要 错误 问题的种类 频率和发生原因是什么 怎样处理错误 问题 例外 输出什么 输出多少 输出至哪里 流程范围控制目标主要控制点涉及部门及表格流程流转时间特定政策 2020 6 9 25 建议步骤 从一个高层次的流程开始 如有必要 到下一层次的流程 比如 子系统 确定每个子系统的开始和结束 保持重点 确定关键输入和输出按步骤进行每个关键业务子流程节约时间
10、如果陷入困境 休息一下或跳到另一方面采用标准的流程图符号在过程中或在每一子流程的结束确认流程和技术改进机会认定流程的准确性 流程图绘制的技巧 2020 6 9 26 流程图的格式宋体标题采用14号字体 加粗 中间对齐部门采用10号字体 加粗 下划线 中间对齐框内采用6 8号字体 普通不加粗 中间对齐连线采用与框内同样字体 中间对齐尽量避免相交线 业务流程图交付要求 2020 6 9 27 业务流程成果规范 标准业务流程图样本 2020 6 9 28 业务流程交付要求 标准业务流程图描述样本 2020 6 9 29 业务流程交付要求 岗位职责 2020 6 9 30 业务流程交付要求 内部控制制
11、度样本 2020 6 9 31 业务流程交付要求 会计核算方法样本 2020 6 9 32 起始点 终止点和对象必须清晰输入和输出应当明确应当在合适的地方标出估计时间 流程时间 为每一个任务框标明人员的职务 负责的范围做到对流程不熟悉的人 不需要任何解释就能轻而易举的读懂流程图详细程度应达到足以识别无效率的活动 业务流程图交付要求 2020 6 9 33 提纲 业务流程整理概述业务流程图绘制方法与业务流程整理注意事项注意事项流程改进业务流程整理练习问题交流 2020 6 9 34 需要按实际情况绘制流程需要在整个组织内思考流程需要与流程牵涉的人员交流需要在开始前确认流程的起点和结束需要高层次的
12、流程图需要提问 不能按照你自己的想当然绘制流程不能把流程图局限在你自己的部门不能在真空中工作不能在确认起点和结束点前试图绘制流程不能陷入太多的细节不能单独努力 流程绘制应注意的要点 2020 6 9 35 流程问题技术和信息系统问题短期可解决的问题或当务之急 在流程绘制过程中 我们应不仅理解现有的流程 而是更要确认改进的方面 比如 流程改进 2020 6 9 36 关键步骤缺少重复劳动 一个流程内或是跨部门 不必要的文书工作不完全或冗余审查过程不必要的延误劳动密集型行为 任务 一旦绘制完流程图 我们能够开始分析流程改进的机会 特别地 我们能够从以下方面发现问题 改进工作流程 流程改进 2020 6 9 37 确认新技术的潜在用处 比如 自动化 更有效的获取及共享信息等 理解现有系统的限制 比如 由于批处理而导致信息不及时 硬件容量限制 关键系统间缺乏界面 在流程绘制过程中 我们可以发现现有系统的局限性和通过技术和信息系统使流程更有效的方法 流程改进 2020 6 9 38 需要立即处理的问题 以加强风险防范 增加盈利能力或降低成本低投入但见效快的问题 一旦我们绘制完流程图 我们可以找到提升企业管理水平的当务之急这些机会在于 流程改进
