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1、 实战采购 采购是一门管理科学 它的每一个案例都相对具有独立性 又都具有参考性 观察 积累 分析对采购专业水准提高很重要 宽松环境 畅所欲言相互尊重 相互借鉴 参与 参与 参与 采购对经营战略和结构的影响采购在价值链中的作用采购职能的主要活动采购对经营的重要性采购的主要任务和职责 采购流程采购流程影响采购流程的采购的职能变量采购决策过程的两要素采购流程中的瓶颈问题 采购者对市场的了解 合理评估成本的前提市场结构类型波特的CompetitiveStrategy采购战略的发展 采购和供应链管理采购和物流的定义物料需求计划基本物流结构准时生产管理 JIT 采购和物流之间的时序安排问题 与供应商谈判策
2、略供应商如何定价谈判 采购对经营战略和结构的影响采购在价值链中的作用采购职能的主要活动采购对经营的重要性采购的主要任务和职责 采购从外部获得的 使运营 维护和管理公司和辅助活动处于最有利位置所必需的所有货物 服务 能力和知识 在经营管理中 价值链管理的概念起到了核心作用 采购在价值链中的作用 波特的价值链理论 1985 采购 购买用于企业价值链各种投入的活动 存在于基本活动和辅助活动 采购为下列活动提供支持基本活动 采购职能应该满足内部物流和外部物流 特别是与业务运作有关的物料需求 按库存制造 和分配 MAKETOSTOCKS MTS 按订单生产 MAKETOORDER MTO 按订单设计 E
3、NGINEERTOORDER ETO 为基本活动采购被称为 生产采购 或 生产物品的采购 辅助活动日常的 重复性的和低价值的 维护 修理及运营用品 MRO用品 有突出的特征 唯一的和高价值的 投资品 固定设备 建筑物 为辅助活动采购被称为 非生产采购 或 普通开支 采购在价值链中的作用 采购职能确定需要购买的商品和服务的规格选择最适合的供应商为定制协议做准备和实施与供应商的谈判将定单发给优先供应商定单的监督和支出控制后续工作和评估 确定规格 内部客户 选择供应商 签订合同 订购 发货和评估 进度检查和评估 供应商 战术采购 订购职能 采购职能 原料来源 供应 购买 购置 采购职能 采购对经营的
4、重要性 商品销售成本的最大部分是由采购的原材料和服务占据 FROMKLUGE 1996 净资产收益率12 08 资本周转率1 87 毛利6 46 税前收入4 960 销售额76 734 营业收入4 960 财务收益 N A 销售额76 743 总成本71 783 其他成本41 687 采购的原料和劳务30 096 销售额76 743 净资产41 120 总资产59 441 无息负债18 321 13 55 7 25 5 562 5 562 71 181 29 494 飞利浦公司的杜邦分析 1997 原料和劳务采购的2 的结余造成净资产收益率提高12 1 采购对经营的重要性 采购在两个方面对公司
5、的净资产收益率 RONA 做出了贡献降低所有的直接原料成本迅速导致公司销售边际收益的提高边际收益的提高会影响净资产收益率公司降低所占用的净资本对公司的资金周转率产生积极作用 当采购占销售额的比率上升时 采购决策将对公司的净收益产生更为深刻的影响 采购对经营的重要性 采购的任务和职责 采购职能的核心1 对保持公司主要活动的连续性做出贡献保证从可靠的供应商那里获得质量稳定 成本合理的商品和服务 为公司内部的用户提供有效而高效的供给服务 2 控制和降低所有与采购相关的成本所有者总成本主要包含两点 直接材料成本间接成本3 降低公司暴露于供应市场的风险公司应避免过于依赖少数几个供应商4 对产品和工艺革新
6、做出贡献供应商通常是新产品和生产技术的一个来源 以一种公平和坦诚的态度对待供应商标 成为有吸引力的商业伙伴 采购流程采购流程影响采购流程的采购的职能变量采购决策过程的两要素采购流程中的瓶颈问题 采购的基本流程 采购和供应的作用 要素 文件 先前步骤产出的质量在很大程度上决定了后续步骤产出的质量 采购流程 质量标准 物流标准 维修标准 法律和环境要求 目标预算确定明确的功能 技术 物流和维修说明书防止使用供应商或某一品牌产品的规格说明书 保证供应商选择的开放性将被核准的规格的改变用明确的程序记录在案确保一个明确的样品检查程序确保一个明确的方法使得买卖双方能够检测产品质量确定一个总成本分析和 或计
7、算方法 用以在稍后阶段评估报价单 购买流程的第一步 确定购货订单说明书 采购流程 案例 1992年 一个欧洲国家的许多报纸上都登载了下面的故事 国家铁路公司因为所购买的新型客车比铁路能够容纳的宽度多出30厘米而遭受重大经济损失 新型客车在全国至少16个地点不能够会车 这些地段 主要是弯道 的轨道之间的距离至少需要拓宽16厘米 铁路公司也不得不被迫更换或移动全国范围内更多地方的高架线 信号灯 指示牌 站台顶棚和瓦盖 所涉及的不可预见的支出估计至少5700万美元 这些问题是由于在新型客车的设计中在宽度上有五个座位 而通常为四个 引起的 一列火车上有更多的乘客意味着更多的收入 然而由于新的设计 客车
8、宽了30厘米 采购流程 功能规格的明确潜在供应商被给以了提供其专长的最佳机会新技术及购买者所不熟悉的技术会被使用它创建了一个标准 所有的概念都将以它为对照进行评价详尽的技术规范 这指的是产品的技术性能和特征 也包括由供应商完成的活动 采购流程 项目深度解析从确定功能规格开始产品必须满足用户的需要谁是用户 用户是购买并实际使用产品的个人 也可以指作出关于采购的财务决策的人 案例 在外购绿化服务时 买方可能会在其与园丁签订的合同中规定 使用特定教育背景的园丁和Q牌低噪音高效割草机 每个星期修剪一次草坪 合同中可以规定园丁必须使草坪不超过一英才的高度 同时把工作时的噪音保持在若干分贝以下 合同不同的
9、规定会导致什么不同 采购流程 案例组装厂的技术主管要求 高级设计 部门对在厂里更加有效地运输车体的方式进行调查 为此项目成立了高级设计小组 由来自设计和组装部门的专家组成 经过初步调查得出的结论是 运输基本上是以三种不同的形式进行 输送车 传送器和链条 输送车的形式由于灵活性的原因而被选中 然后任务被传递给技术运作部门 由一个项目工程师牵头成立了项目小组 由于来自不同技术专业 制造工程 流程控制 自动化和人体工程 和采购部门的代表组成 方法如成本设计 财务控制都建立在专门的基础上 项目小组首先将精力放在定义项目的范围上 我们希望它是什么样 这些讨论最终形成了一份对任何特定的供应商都未表示出偏好
10、的技术规范 主要的指导原则是该项目应该尽可能地使用可靠的技术和可靠的技术和可靠能力的供应商 因为汽车制造商不想在这种项目中成为供应商的 小白鼠 项目小组决定选择用在下一个步骤进行联系的潜在的供应商 采购流程 购买流程的第二步 选择供应商 采购流程 确定 或使别人确定 最适当的外包方法 总包或是分包 确定是使用固定成本合同 成本补偿合同还是单位价格合同 通过资格预审的适当程序确认可靠的供应商 合作伙伴 通过招标和评级程序对最合适的供应商进行初步选择制定报价单的要求 通过这种方法适使得报价单 将会在后面的阶收到 比较成为可能以相同的态度处理来自供应商的对信息的需求 为项目小组和供应商之间的信息沟通
11、开辟渠道 和使用者紧密合作对报价单作不偏不倚的分析 清楚地区技术评价和商业评价 优点 缺点 总包 分包 在项目执行过程中受到委托人的干涉比较有限不要求委托人有相似的项目的经验委托人只需付出有限的努力 对项目的成本 价格结构缺乏了解只对所有的原料 质量和数量 存在有限的影响 委托人对项目的成本 价格结构有深入了解能够更好地对供应商和所用的原料加以控制通常项目总成本较低 要求委托人对相关知识有深入了解并且经验丰富项目的协调和监控需要付出较多的时间和努力沟通问题造成的风险可能会对项目活动造成延误 决定对外转包的方法 采购流程 在固定价格 一次付款或补偿成本之间做出选择说明书的全面性 说明书的实用性是
12、总价合同的至关重要的先决条件 缺乏说明书使得不同报价单之间的公平比较变得不可能可用时间 委托人是否足够的时间进行投标程序和价格谈判或工作是否应该马上开始技术专长 如果工作需要专业知识和技能 通常宁愿选择成本补偿合同专业知识 指的是委托人对于所从事的特定产业的运作方法和价格协议的了解程度 采购流程 在固定价格 一次付款或补偿成本之间做出选择 固定价格 以固定价格执行合同时 工作必须在预定时间完成委托人确切知道其财务状况工作完成之后没有结算的必要 因为供应商承担了所有的风险严格的完工日期但问题在于如果委托人缺乏专业背景就难以洞悉供应商的成本分析 这个问题可以通过向更多的供应商发出询价加以避免准备是
13、需要时间的 问题在于是否有足够的时间去准备详尽的说明书和进行正式的竞标程序没人能够确切知道哪一个供应商是最佳的选择 采购流程 补偿成本 将要完成的活动的特性和范围不是事先确定的 委托人得到了工作的成本结构的确切情况委托人在选择供应商的时候是自由的 他事先就知道了将与怎样的供应商打交道 但问题在于没有事先决定的固定价格 所以购买者对财务后果不是特别肯定由于供应商所付出的每一个工时都会得到偿付 他就没有加紧工作的动机 每一次延误都会向委托人收取费用完成日期无法确定 采购流程 以订货单说明书为基础 将可能从事这项工作的供应商列入初始名单 供应商提供有关资格的证明和信息 对供应商进行初步技术和商业评估
14、 对供应商进行检查和筛选 风险分析 技术风险 质量风险 财务风险 采购流程 购买流程的第三步 购货合同 采购流程 交货价格和条件固定价格加激励报酬 用奖金激发供应商以超出协议的标准完成工作成本加利润合同 成本加一定的利润 成本补偿加固定费用和成本加保证的最大值 成本补偿合同 以人工或设备的固定计时工资为基础 供应商有健全的成本管理制度 所以调查是可行的最高价格被记录在合同中只用在从购买方得到书面协议后才能超过这个金额要补偿的成本以一份详细说明的发票的形式支付给供应商价格调整合同 用于长期交货合同或加工非常特殊的 市场敏感度高的材料 价格与原料成本或人工成本的外部因素为基础的价格调整方案相联系
15、购买流程的第三步 购货合同 采购流程 付款条件付款方法以供应商的履约情况为基础注意所有权转让罚款条件和保证条件质量保证 产品符合图纸 规范 适合预期用途服务保证符合法律和政府规定产品或产品的使用不包含任何对人员 财产和环境的健康或安全的危险其他协议保险和安全规则权利和义务的转移向第三方转包代替交货条件 购买流程的第三步 购货合同 采购流程 主要任务以模块化的购货合同和购货条件的形式提供所要求的制订合同专业知识 其中考虑到所有方面决定将就怎样的价格和商业条件进行谈判准备明确的合同协议使得与采购有关的风险和责任最小化就合同所有的条款和条件进行准备并实施谈判修改购货合同 采购流程 国际贸易术语录 I
16、NCOTERMS Internationalcommerceterms FXW工厂交货价FCA货交承运人FAS装运港船边交货价格FOB装运港船上发货价CPT运费付止CIP运费及保险费付止CFR成本加运费价CIF成本加保险费的运费DAF边境交货价DES目的港船上交货价DEQ目的港码头交货价DDU未完税交货价DDP完税后交货价 采购流程 国际贸易术语录 INCOTERMS Internationalcommerceterms 边界 EXW FCA DAF 运输公司 CPT CIP 目的地 DDU DDP 港口 港口 FAS FOB DES DEQ CIF CFR 购买流程的第四步和第五步 订购和发出订单 采购流程 订单发出 当库存量低于可接受的最低水平时发出购货订单会包含以下要素 订单编号 产品的简要说明 单价 需求数量 期望的交货时间或日期 交货地址和发票地址 这些数据要在供应商发出 用作简化电子匹配的交货单据和发票中反映出来在产品或设备交货以后的检查是必需的 设备接受 装运之前在供应商的生产现场进行的验收测试交货后在用户的安装现场进行验收测试设备第一次投入之前的验收测试 购买流程的第四
