办公室5S管理标准(图片版)PPT幻灯片课件

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1、办公室5S管理标准 一 概述二 管理标准 1 一 概述 办公室的总体要求1 整理 1 办公桌台面上只放置与工作相关的物品 2 工作中的相关文件 记录分类摆放整齐 填写清楚无误 3 办公桌面 地面干净整洁 无纸屑 杂物等 4 文件夹明确标识 整齐放置 5 标识牌悬挂端正 位置正确 6 私人物品放在抽屉 不得有贵重物品 7 电脑 电器的线路都统一束好 不杂乱无章悬挂或抛落在地上 2 整顿 1 标识与实际摆放 实物一致 2 文件 记录的存放按照不同内容分开存放并标明 档案柜内贴有标签 3 办公椅摆放整齐 不用时推回桌洞内与桌面平齐 4 保持通道畅通 不堆放杂物 3 清扫 1 桌面 地面无灰尘 无垃圾

2、纸屑等杂物 2 墙角 电脑下方每周定期清扫一次 保持干净 3 地面上沾染的赃物及时清洗干净 4 清洁 1 桌面物品都是必需品 文具文件摆放整齐 传真机 复印机内纸张齐备 并准备废纸箱 2 电源 线路 开关 插座 电器等使用正常 没有异常现象 3 办公区域内干净整洁 无垃圾 5 素养 1 按公司规定着工装 2 接听电话或接待来宾时保持礼仪 3 上班时间不进食 不看报纸 不做与工作无关的事情 4 遵守公司各项规章制度 2 二 管理标准 一 办公桌区域划分 二 办公桌面 文件架 文件夹 笔筒 水杯 电话 台历 电脑 显示器 键盘鼠标 座位名牌 办公椅 抽屉 废纸篓 地面通道 三 档案室 档案柜 文件

3、柜 四 打印机 传真机 碎纸机 五 文化休闲区 六 公告栏 绿植 消防器材 七 更衣室 八 素质素养 3 二 5S整顿前后对比 整顿后 整顿前 1 通过5S的清洁 清理 整顿 使办公桌面只留存工作相关的物品 目视整洁 美观 方便取用 提高整体工作效率 4 二 管理标准 办公桌区域划分 标准图片 不合格图片 1 桌面除定位摆放文件架 电脑 电话 笔筒 台历 水杯外 不允许放置其他杂物或私人物品 2 电脑摆放在办公桌中轴线上 靠近屏风位置 其余物品以电脑为中心在两旁有序摆放 3 本标准以屏风靠左手边围挡的卡位做示例 屏风右手边围挡的卡位可依照本标准进行各位置对应摆放 办公桌面没有划分专门区域将物品

4、定位摆放 5 二 管理标准 办公桌台面区域划分展示 1 办公桌面区域划分为 文件架 笔筒 水杯 电话 台历 显示器 键盘 6 二 管理标准 办公桌底区域划分展示 1 办公桌底区域划分为 废纸篓 电脑主机 7 二 管理标准 办公桌面 标准图片 不合格图片 1 桌面物品整齐 有序摆放 桌面只允许放置电脑显示器 电话机 水杯 笔筒 文件架 台历各一个 还可适当放置小型盆景或绿植一盆 重要纸张文件 保密资料 包括发票 客户信息 工作联络单 等一律入柜 其他纸件全部整齐放置在文件架 文件夹或书柜中 不得散放在桌面上 2 桌面无灰尘 水渍 杂物 下班前要清理桌面 3 办公桌下不得堆放与工作无关的文件和物品

5、 如报纸 杂志 箱子等 桌面物品摆放凌乱 屏风乱张贴 有较多私人物品 8 二 管理标准 办公桌面 文件架 文件夹 标准图片 不合格图片 1 文件架要统一颜色 黑色 蓝色 以3层为标准配备 2 文件架由上往下每格标示待办事项 紧急事项 已处理事项 每格放置2 3个颜色统一的文件夹 所有资料须夹入文件夹中 不可散落放在文件架上 3 文件架摆放在桌面左上角 紧靠屏风并沿桌面边缘放置 4 不允许文件底架格里面放置书籍 杂志 信件等非文件夹资料 文件散落堆放 文件未装入文件夹中 内中资料透明可见 9 二 管理标准 办公桌面 笔筒 标准图片 不合格图片 1 笔筒形状 大小要统一 紧靠文件架右侧且靠屏风放置

6、 2 笔筒内放置的物件包括 笔 涂改液 橡皮 剪刀 美工刀 胶水等长形文具 其他文具如回形针 长尾夹 订书针等放入笔筒的小格子里 3 文具放置遵循方便 易取用 清洁 安全的原则 笔要加套笔盖 剪刀刀尖朝下 美工刀刀片不可超出刀头范围 胶水不外漏 笔筒摆放位置错误 笔筒内文具种类小 订书机没有放入笔筒内 10 二 管理标准 办公桌面 水杯 标准图片 不合格图片 1 水杯紧靠笔筒右侧靠屏风放置 2 水杯底座保持干燥 无水渍污染桌面 3 每天上班前需清洗水杯 下班前需将水杯清空 水杯摆放位置错误 没有加盖 11 二 管理标准 办公桌面 电话 标准图片 不合格图片 1 电话机定位放置在水杯右侧 台历左

7、侧 左手随时能够接起的位置 2 话机机身保持干净 不乱贴乱画 3 本机号码可用统一标签标注在话筒顶端 方便他人使用 4 接听和拨打电话时要遵循电话礼仪 通话时间不宜过长 通话声音要轻 避免影响他人办公 话机摆放位置错误 话筒顶端未张贴本机号码 12 二 管理标准 办公桌面 台历 标准图片 不合格图片 1 台历放置在电话机右侧 电脑显示屏 或笔记本电脑 左侧 原则上统一使用公司的宣传台历 2 台历翻至当月页面 3 不允许在台历上面乱涂乱画 如需标记 需整齐划一 台历上乱涂乱画 13 二 管理标准 办公桌面 电脑 标准图片 不合格图片 1 电脑开机桌面要求简洁 清晰 不允许将办公文档及办公文件夹等

8、资料存放在电脑开机桌面 2 电脑显示器 或笔记本电脑 要放置在桌面最中央位置 其余要求摆放的办公用品摆放以电脑显示器为中心 3 电脑主机放置在主机托盘上 摆放在办公桌下方 不允许主机上堆放物品 4 电脑需设置开机密码 专人专用 使用过程中遵守公司相关资讯守则 办公文档资料存放在电脑桌面 主机摆放在泡沫箱上 走线凌乱 固定资产标签信息不明 张贴位置不规范 14 二 管理标准 办公桌面 显示器 标准图片 不合格图片 1 显示器直接摆放在办公桌面上 底座不允许垫放任何物品 2 显示器应该摆在人身体的正前方 视线稍下方 亮度合适 显示清晰 不闪不晃 3 显示器和人之间的距离 应该根据其对角线长度来计算

9、 大约是对角线长度的2倍 如果显示器对角线长35厘米 那眼睛和显示器之间的距离应不少于60厘米 如果对角线长38厘米以上 那眼睛和它的距离应不少于70厘米 显示器底座垫书本 目视距离太近 15 二 管理标准 办公桌面 键盘 鼠标 标准图片 不合格图片 1 键盘放置在办公桌卡位专门的键盘托上 键盘高度最好略低于坐着时手肘部高度 而且在身体正前方 使肘部弯曲可以达到90度 2 使用鼠标时 支撑下臂的桌面面积最好能有5 10cm2 使人感觉舒适 使用完毕后统一将鼠标放回显示器底座的右手边 鼠标电源线折回显示器底座旁 3 椅子和桌边的距离应该控制在5 10cm 键盘没有放在桌面下方键盘托的位置 鼠标使

10、用完毕后没有归位 鼠标 16 二 管理标准 办公桌面 座位名牌 标准图片 不合格图片 1 每个卡位悬挂办公人员名牌 按照公司统一VI格式 明确办公人员的姓名 减少不必要的问讯和打扰 2 名牌悬挂在办公桌前屏风最外侧紧靠边缘的位置 3 名牌框架里面不允许夹放名片 卡片 纸条等无关的物品 设置了座位名牌但没有办公人员的信息 名牌摆放位置错误 里面插放电话名片等杂物 17 二 管理标准 办公椅 标准图片 不合格图片 1 保持干净整洁 椅背上不允许挂衣服或背包等 2 摆放整齐 离开超过半小时以上办公椅要推回紧靠办公桌 摆放在座位下方 3 不用的折叠椅应折起整齐地放在不影响走路的地方 人离开后办公椅没有

11、推回归位 椅背上搭挂衣服 18 二 管理标准 抽屉 标准图片 不合格图片 1 每个卡位只配备一个3层办公柜 内中物品分层放置 2 最上方第一格放置重要文件 票据 笔记本 外侧小隔间可以放置少量文具 中间一格放置文件 最下方一格放置私人物品或大件物品 3 抽屉内的物品要摆放整齐 所有文件资料用同款同色的文件夹装好 不允许散落堆放 4 抽屉内物品要进行定期清理 下班离开前要锁好 物品没有分类进行摆放 文件资料没有纳入文件夹内 散落可见 19 二 管理标准 废纸篓 标准图片 不合格图片 1 废纸篓必须套罩垃圾袋 放置在办公桌下方左边内侧 不得放在过道上 2 桌底下不得堆积杂物 如纸箱 样品 手提袋等

12、 3 废纸篓内垃圾不得超过2 3 每天定时清理 保持干净无异味 废纸篓摆放在过道 废纸篓摆放在座椅后 影响出入 20 二 管理标准 地面 通道 标准图片 不合格图片 1 计算机电源线 网络线 电话线等用扎带每隔10 15mm捆扎整齐 2 桌垫 纸袋 纸张 纸板 纸箱 塑料 泡沫等易燃品 不得与电源线 网线 电话线放置在一起 保证安全 3 原则上公共通道不予许摆放纸箱 物品等 如特殊情况需临时摆放 必须放置整齐 不得影响整个办公场所的美观及行走方便 线路走线凌乱 没有统一捆扎 过道堆放杂物 21 二 管理标准 档案室 标准图片 不合格图片 1 设立独立可上锁的房间或区域用于存放档案 门口张贴标识

13、牌 附上档案管理员 联系电话 2 每个档案柜应张贴统一标签 包含信息 柜号 档案名称 目录号 归档年度 责任人 3 档案室内禁止存放易燃易爆危险品及其他杂物 应配备合格的消防器材定位放置 4 档案室做到人走灯灭 门锁窗闭 未经允许 无关人员不得随便进入档案室 5 档案室相关制度上墙张贴 包括 档案保管保密制度 档案借阅利用制度 档案工作人员岗位职责 档案管理架构图等 档案柜上方堆放杂物 档案柜没有上锁 随意敞开 相关制度没有上墙 走道堆放杂物 卫生状况差 22 二 管理标准 档案柜 文件柜 标准图片 不合格图片 1 档案柜统一标准样式 每个档案柜应张贴统一标签 标识内容有部门 编号 责任人 2

14、 所有档案应放入档案盒内保存 档案盒分类排放 排列整齐 3 文档保存规范 内中物品 文件等摆放整齐 标志明确 便于查找 4 柜内靠近左上角张贴档案目录 档案柜内资料摆放凌乱 档案柜上方堆放杂物 柜内堆放杂物 柜体没有上锁 没有统一标签 档案盒标签样式 字体 命名规则不统一 档案柜没有张贴统一标签 23 二 管理标准 打印机 传真机 碎纸机 标准图片 不合格图片 1 打印机 传真机 碎纸机等定位摆放 并张贴管理标识 标有机器名称 责任部门 责任人等信息 2 节约用纸 纸张存放整齐 设置区域区分一手纸 二手纸 废纸篓 3 及时取回打印 传真文件 以免丢失 泄密 4 不允许用传真机复印大量文件 单张

15、或紧急时候可特殊对待 纸张没有分类且堆放凌乱 机器间隙堆放垃圾 废纸 没有定位摆放 没有管理标签 24 二 管理标准 文化休闲区 标准图片 不合格图片 1 休闲区桌椅摆放整齐 人离开后椅子要推回紧靠桌子边沿放齐 2 休闲区域内保持干净整洁 地面无垃圾 3 文化区设置书架用于摆放书籍 各种书籍杂志分类摆放 并张贴相应标识标明书名 杂志没有分类摆放 没有标签 椅子摆放不整齐 25 二 管理标准 公告栏 不合格图片 1 公告栏用于张贴通知发文 以及重要提醒 2 严禁乱涂乱画 书写字迹需整齐规范 3 通知过期3天后需及时撤下 张贴不统一美观 标准图片 26 二 管理标准 绿植摆放 标准图片 不合格图片

16、 1 办公室区域内绿植摆放遵循美观大方的原则 由专业公司设计方案 2 绿植定期养护 无枯枝黄叶 3 员工办公桌上可允许摆放一个小型盆栽或绿植 花盆直径不超过10CM为宜 办公桌上摆放绿植过大 叶片枯黄 27 二 管理标准 消防器材 标准图片 不合格图片 1 消防器材的配置种类 数量 品种符合国家规要求 配置地点做到有明显标志 专人管理 2 消防器材的位置要符合灭火要求 做到便于取用 不能随便改变与挪用 损坏 3 定期检查消防器材的使用情况 消防器材没有定位摆放 没有管理标签 28 二 管理标准 更衣室 标准图片 不合格图片 1 更衣室实行一人一柜 由公司统一分配并加贴标签 发放钥匙 仅供本人使用 不得私自调换或借他人所用 2 自觉维护更衣室卫生 严禁在更衣室内乱贴乱画 不得在更衣室内晾晒衣服和堆放杂物 不得将个人物品置于柜外 鞋子放置在统一的鞋架上 不得放入衣柜中 墙面不得悬挂个人衣物 3 不得在更衣柜内存放违禁物品或易燃易爆物品 贵重物品或钱物等 4 使用完毕需将柜子锁上 门关上 衣柜顶上堆放杂物 墙上乱打钉 没有统一悬挂衣服 过道堆放杂物 衣柜上没有标签 敞开未上锁 内中物品凌乱