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1、第三章 採購組織及採購職能 3 1 採購組織 現有組織說明 3 1 1 策略採購功效 1 集中資源整合2 集中議價3 專業分工3 1 2 執行採購功效 1 貼近客戶需求2 統一管理3 專人專業服務 草版 1 3 2 策略採購職能 購 3 2 1 各Commodity工作職掌 1 供應開發策略規劃 2 策劃性供應商選定 3 供應商管理及績效評核 4 季降價 年度降價規劃 2 3 2 2 策略規劃課工作職掌 1 新增供應商管理 2 尋價 比價 議價 定價 3 Allocation制定 4 樣品取得 5 重大供應商異常處理依採購作業時間分配採購運作狀況 3 3 2 3 商情分析課工作職掌 1 市場
2、業界行情分析 2 競爭對手情報搜集 3 新技術 新工藝 新材料引進 4 材料成本分析 3 2 4 採購稽核課工作職掌 1 查核各廠區採購課是否依照已談定之供應商 單價 及分配比率下單 2 稽核各廠區之工作執行及效益分析 3 稽核各廠區KPI指標達成狀況 4 採購績效考核及教育訓練狀況 4 3 3 執行採購職能 3 3 1廠區採購部工作職掌 1 代各Commodity例行性行政工作及單據簽核 2 採購結報及應付帳款跟催處理 3 及時交貨提升競爭力 4 L T縮短管制 5 3 3 2採購執行課工作職掌 1 依策略採購規劃所議定之SupplyChannel 單價及分配比率執行下單作業 2 訂單交期之
3、跟催 3 交期異常之處理 4 採購資料歸檔整理 5 採購文件制作6 依供應商交貨與服務狀況做每月評比 7 將供應商之各種訊息通知各BU 做為各BU設計及備料之參考 依採購作業時間分配採購運作狀況 6 3 3 3SQE課工作職掌 1 廠商稽核 2 廠商輔導 3 進料品質異常處理 4 品質環保異常處理 5 廠商月評價 年度計劃 3 3 4結報中心工作職掌 1 鴻海帳結報 2 當地法人稅會帳結報 3 資料拋轉及結報KEYIN 4 應付帳款跟催處理 3 3 5 採購技委會工作職掌 1 系統規劃及流程改善優化2 採購職系規劃及績效考核3 技術提昇專案推動及效益稽核4 採購人員能力提昇及教育訓練規劃 7
4、勤學 採購處 3 4 採購服務理念 隨時保持笑容 品德 誠信 主動 敬業 踏實 8 3 5 採購人員選用採購人員若能兼備 才能 與 品德 必是最佳人選 3 5 1 才能方面 1 價值分析能力 首先採購人員要有成本意識 精打細算 不可 大而化之 其次 必須要有 成本效益 所謂 一分錢一分貨 不可花冤枉錢 買劣質品 隨時將投入 成本 與產出 使用狀況 時效 損耗率 維修次數等 加以比較 2 預測能力 採購人員應能依據各種產銷資料 研判貨源是否充裕 與供應商的接觸 從其 惜售 的態度 能揣摩物品可能供應日拙 從國際形式變化導致原材料價格仗的漲跌 判斷採購成本受影響的幅度 總之 採購人員必須擴充市視聞
5、 具備 察顏觀色 的能力 對物品將來供應的趨勢能預謀對策 9 3 表達及溝通協調能力 能正確清晰表達採購各種條件 規格 數量 價格 交貨期限 付款方式等 具備 長話短說 言簡意賅 的表達能力 掌握一定的表達技巧如用 曉知以理 動之以情 來爭取優惠的採購條件 4 專業知識 專業領導 對產品了解原料來源 制造過程 基本功能 品質 用途 成本等有助與供應商溝通 有了專業知識 更能主動開發新產品 或尋找替代品 有助于降低採購成本 3 5 2 品德 採購基本素養 方面 1 臨財不苟得 無論供應商是威迫 透過人際關係 或利誘 回扣或紅包 採購人員必須維持 平常心 不動心 否則以牺牲公司利益 圖利他人或自己
6、 終將誤人誤己 重利忘義 之徒 實難勝任採購職責 10 2 敬業精神 缺料或斷料為採購最大恥辱 雖造成原因很多 若採購人員未盡職盡責 不能抱持 舍我其誰 的態度 負責調度所需物料 則公司必將損失很多 3 虛心與耐心 與供應商之間必須要有相互的關係 態度上 必須公平互惠 廠商較專業 甚至不恥下問 虛心求教 不可趾高氣揚 傲慢無裡 如與廠商談判或議價過程中 採購必須要有耐心 等待的修養 才能 欲擒故縱 據于劣勢時 同樣能忍讓求全 不慍不火 克進盡事功 總之 採購專業人員 所需具備的條件 1 專業知識2 勝任能力3 敬業4 自律5 社會利益取向 11 3 5 3採購人員行為規範1 禮金 禮品 回扣
7、2 午餐 晚餐 招待 3 旅遊 考察 出差 4 提供報價給供應商 5 協助較佳價格或特權6 公司業務機密傳告 7 幫助或偏私廠商獲利 不貪圖利益 不被人利用 不正當不做 不作違法事 12 3 6 採購人員管理 工作輪調 3 6 1 輪調目的 1 歷練 更多了解相關工作 全面提升重要幹部工作技能 2 防弊 防止利用工作之便擴大權限以外之事 3 交流 各機能間相互學習 相互交流 共同提升 4 人員儲備 人員全面培養 可勝任多項工作 便於空缺位置人員及時補充 3 6 2 輪調方式 1 機能部門內輪調2 跨機能跨部門間輪調 3 6 3 輪調原則 1 執行層 部門內工作輪調 2 規劃管制層 課級 代課級
8、含師三以上 跨機能同廠區輪調 3 經 副理 跨廠區機能輪調 13 4 輪調人數以不超過30 為上限 以利部門穩定性 5 主管輪調 工作及責任交接 權限同步調整 6 輪調周期 視情況調整 原則1年 7 企劃 採購 運籌 技委會間相互輪調 企劃 採購運籌技委會 人員儲備 注 1 儲備人員放置技委會 熟悉供應鍊整個Team工作 便於隨時調派 2 調入人員與原調出人員應授于同等權利 以免執行層工作斷檔 3 6 4 部門內部輪調優點 1 擴大員工知識領域 對部門內各個環節了解 成為部門內完整之通才 2 促進部門關係 促使不同職務員工相互了解 促進部門間的溝通與合作 14 3 提昇決策能力 輪調使員工擁有
9、完整之專業知識 使之有更佳決策能力 4 防止日久生弊 熟悉各項作業環節後利用工作之便 擴大權限以外之事 可弊免企業不必要之損失 5 降低離職率 長期從事一項工作 產生職業倦怠 萌生辭意 輪調可丰富員工工作內容 降低離職率 3 6 5 內部輪調計劃 1 輪調周期 1次 年 2 輪調工作交接時間 約2周 3 各commodity 廠區採購人員內部輪調計劃3 7 採購績效考核3 7 1 採購績效考核的基本原則 1 採購績效考核必須持續進行 要定期檢討目標達成的程度 2 必須以企業整體目標的觀點 來進行績效評估 3 採購部門的績效受到各種外來因素左右 評估時 不但要衡量績效 也要檢討各種外來因素產生的
10、影響 15 3 7 2 採購績效考核的目的 1 確保採購目標實現 如期 如量 如質 興利等 2 提供改進績效依據 3 作為個人或部門獎懲之參考 4 協助人員篩選與訓練 5 促進部門關系 6 提高人員的士氣 3 7 3採購績效考核的指標 應以 5適 為中心 適時 適量 適質 適價 適地 1 品質績效 如 進料檢驗合格率 不良率 VDCS回饋率 制程不良率等 2 數量績效 如 外購料庫存值 庫存周轉天數 呆滯料廢料處理狀況等 16 3 時間績效 如 進貨交期達成率 樣品及時率 供應商遲交率 提早率 停工斷料損失 緊急運輸方式與正常運輸方式的差額 4 價格績效 如 COSTDOWN 採購競爭力 與業
11、界 市場行情 競爭對手 BU期望值等 5 採購效率 a 採購金額 b 採購金額佔銷貨收入的百分比 c 採購訂單筆數 月 d 採購部門費用 e 新供應商開發 f 採購及時完成率g 採購錯誤率 h 訂單處理時效 17 3 7 4採購績效管理之效益審查1 CD工廠成本2 增加獲利率3 提高服務品質4 提升工作成效5 減少不良率6 開發新廠商7 輔導協力廠商8 客戶價值與滿意3 7 5採購績效管理之重要性1 企業永續經營2 採購降低成本3 提升競爭力 18 4 提高同仁士氣5 培育人才6 團隊之整合附 Cable採購所開發採購 廠區執行採購 結報人員部內績效考核 3 8 採購與各部門之間關係3 8 1
12、組織內與採購有關的部門 1 管理階層 a 費用掌控與審核b 策略之制訂 19 2 研發部門a 供應商產品評估b 供應商歷史資訊諮詢c 供應商設計參與3 品保部門a 供應商進貨品質檢驗判定及記錄b 供應商品質稽核及輔導 4 生產製造部門a 產能 物料可利用性b 生產制程中物料異常回饋 5 財會部門a 預算審查b 採購結報審核c 付款 20 6 經管部門 a 採購執行作業稽核b 成本與價格審查7 行銷 業務部門a 市場條件ex 買方或賣方市場b 客戶信息傳達8 物控a 物品請購需求b 物品庫存控制c 呆料處理9 運關物部門a 產品備案b 進口運輸c 報關清關 21 10 倉儲外購料儲存保管11 產
13、品市場a 供應商先期參與b 採購先期參與c 產品行銷支援如 物料特性 材質諮詢 市場情報12 管理資訊系統a ERP企業資源規劃b 電子資料接口 電子交易平台 c E bidding網路競標 網路下單d 資訊平台之架構協助13 法務a 合約審查b 合約保管c 採購索賠等異常處理 22 3 8 2部門間的溝通1 機制 a 平行組織架構與溝通管道2 採購在組織內的角色與認知 a 設計初期的參與 開發採購b 品質 及時回饋c 價格 成本的控制d 交期 進貨為生產初始 運籌物流觸發點3 信任與信譽的建立 4 資訊之正確性與及時性a 採購先期參與 b 供應商與成交條件規劃c 成本與規格確定d 原料之易取
14、得性 23 5 內部顧客 a 品保b 倉儲c 物控d 工程e 市場3 8 3參與跨功能或多功能小組的運作跨功能小組 一群由組織內部不同功能推派人員所組成的小組 以達成非由小組方式無法完成的目標 其組成為利用成員專長 資源有效分配 採購通常參與的跨功能小組 1 貨源搜尋2 SQE3 產品開發 RD 4 成本分析 24 3 8 4 與採購有關的小組1 成本降低CD2 價值分析V Function Cost3 資本設備4 供應商搜尋Sourcing5 產品開發6 預算編列7 供應開發supplychain8 資訊系統9 財務分析10 週期時間縮短CT11 品質改善12 存貨控制 25 3 8 5採購在小組中扮演的角色1 支援提供服務與訊息 2 專案管理3 主導4 簡化3 8 6問題解決模式1 確認問題2 確認決策準則3 分配準則權重4 發展擇優方案5 擇優方案分析6 方案選定與完成7 評估實行效果8 問題追蹤與再確定 26
