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1、流程优化系列培训之 流程优化的程序 优化工作程序是一种着眼于提高工作程序的有效性的方法 设定衡量标准 通过这种方法 可以持续地满足客户的合理要求 什么是优化工作程序 优化工作程序的意义 提高工作程序的有效性和效率将资源集中投放于可增加价值的工作上精确地指明从何处改进工作程序能及早显示工作程序中出现的问题 从而尽早采取行动 加以解决对工作领域内的员工培训有所帮助增加个人权限的广度通过着眼于共同的客户和工作程序 从而使组织内部统一一致 优化工作程序路径图 确定客户及其要求 第4步 选择高优先权程序及工作小组 第1 2 3步 明确工作程序 第5步 拟定实施计划 第6步 程序是否稳定 程序是否有效 第
2、7步 是 监控及简化 第9步 解决问题 第8步 是 计划 做 检查 行动 否 否 步骤1 3 选择高优先权程序和工作小组 通过立项许可和发起人 获得对工序改进工作的支持 第1步 组成包括一个负责人的项目小组 第2步 查看是否存在再运用的可能性 第3步 注 路径的第1 2 3步 项目领导小组已完成 在此将略过 第4步明确客户及其有效要求1 客户 外部 内部 直接 即直接获得并使用工序产品的客户 间接 即受到工序的影响或产生影响但并非真正使用产品的客户 直接 即直接获得并使用工序产品的客户 间接 即受到工序的影响或产生影响但并非真正使用产品的客户 第4步明确客户及其有效要求2 高优先性 低优先性
3、外部直接 内部直接 外部间接 内部间接 对客户进行优先排序 第4步明确客户及其有效要求3 有效的要求就是供应商同意满足的客户的需求及合理要求有效要求的标准 是否合理 R 是否可理解 U 是否可衡量 M 是否可信 B 是否能完成 A 第5步明确工作程序 制作工序流程图 目的 明确怎样 何时 在何处我们应对工序进行衡量以保证客户满意 流程图的标记 代表工序的开始和结束 包含以动词开始的一句话 代表一个行动 表示在次序中从一个行为到下一行为的主要流程方向 代表判断 这是什么 步骤6拟定实施计划 为什么要这样做 如何做 密切注意事项 培训征求客户对程序目的的认同获取支持 以确保新的优化程序的顺利实施
4、进展计划 下一步行动计划 例 步骤6拟定实施计划 为你的行动计划提建议 what who when 这是什么新的工作程序在试行过程中能否符合顾客的要求和标准 需要进行评估为何这样做确保新的工作程序按计划实施并获得预期效果 并通过寻找与顾客期望间的差距 提出改善措施完善优化资源如何做 考核计划执行的全过程识别特殊原因评估程序的有效性特别提示 必须对程序的稳定性和有效性进行评估 第七步程序检查 这是什么 是持续不断地完善工作程序以满足顾客的要求 无论那种发问都需先确定问题的类型并采取合适方法消除其产生的根源 防止再次发生 为何要这样做用最少的时间解决重复发生的同类型问题依据数据促进系统完善预防意外
5、突发事件促进系统整体不断优化确保已经切实解决现实中的问题满足不断变化的顾客需求有效地激励员工的积极性如何做问题研究报告品质完善系统 第八步解决问题 特别提示 确认在自然状态下产生的结果是系统原因导致的还是特殊原因导致的 不同的情况下有不同的解决方法 第九步监控及简化1 程序简化 对评估程序进行再评估 确认和削减那些令资源耗费增加的活动评估各种测量方法 看是否能提供有用和可控的信息缩短时间 测试产出量是否也相应的经常减少依据上述变动调整程序简化计划 程序简化可用最少的资源去执行和监控程序 减少资源浪费将程序置于自动运作状态 通过周期性检查提示是否出现问题 程序监控 进行周期性回顾以保证方法是清楚的将方法与预先制定的限度作对比针对限度外的结果完成问题鉴定报告完成意外事件应对方法以减少顾客冲突 应急计划 针对相容原因 程序所有人审阅问题鉴定报告 程序所有人每月或季度与荼组领导共同回顾程序结果 第九步监控及简化2 实现程序简化 有三个要素1 流程简化2 培训3 沟通 第九步监控及简化3 优化工作程序关键步骤 步骤目标主要问题答案1立项2组成改进小组3检查是否可再运用4确定客户及其要求5明确程序及其衡量标准6拟定及执行实施计划7检查工作程序8解决问题9工作程序监测 总结 优化流程 THANKS
