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1、文件名称 文件控制程序 页 码 第1页 共3页 文件编号 LNJN CX 01 版 本 号 B 发行日期 2017年02月08日 修 订 号 0 1 0 目的 对本公司整合型管理体系有关的所有文件进行控制 确保各相关场所使用文件为有效版本 2 0 适用范围 适用于与整合型管理体系有关的所有文件的控制 3 0 权责 3 1 总经理负责批准发布管理手册 程序文件 3 2 管理者代表负责组织编写和审核管理手册 程序文件 3 3 各部门负责各自业务范围内相关类文件的编制 使用和保管 3 4 行政人事部负责对本公司体系文件的管理 控制 4 0 程序 4 1 文件的分类 编号 4 1 1 文件的分类 1
2、管理手册 2 整合型管理体系程序文件 3 本公司内部支持性管理文件 如规章制度 管理办法等 和现场作业指导 文件 如图纸 工艺文件 检验规范 作业指导书等 4 法律法规 各类标准和必要的参考资料及其它来自第二第三方的外来文件 4 1 2 文件的编号 文件序号 文件分类代号 其中文件分类代号分别为 管理手册 IM 程序文件 IF 作业指导 WG 记 录 FF 编号方式为 FF 文件序号 记录序号 注 各部门原来编制的文件编号不做改动 当文件内容需更改时执行以上 编号规定 外来文件引用原文件编号 4 2 文件的编写 审核和批准 4 2 1 手册和程序文件由管理者代表组织各职能部门编写 管理者代表审
3、核 总经 理批准 4 2 2 各职能部门负责各自业务范围内相关类文件的编写 经理批准 由行政人事 部统 一编号发布 4 3 文件的识别和发放 4 3 1 整合型体系文件 允许有 受控 与 非受控 两种识别和发放控制形式 受控与非受控文件以在文件封面或首页上加盖该两种形式的印章进行区别 受控 文件须有文件编号及发放控制号 非受控文件只有文件编号 4 3 2 对于用于本公司内正式场合和提交给认证机构等更改时受到控制的文件 只 允许以受控形式发放 如因学习 宣传 第二方或第三方需要时 应经管理者代 文件名称 文件控制程序 页 码 第2页 共3页 文件编号 LNJN CX 01 版 本 号 B 发行日
4、期 2017年02月08日 修 订 号 0 表批准 以非受控形式发放 并向领用人声明非受控文件不得作为使用依据 4 3 3 文件仅对正本实施更改及审批 副本由正本拷贝产生 受控文件正副本具有 同等效力 正本由行政人事部保存 副本按需要发分发给相关组织 部门和人员 4 3 4 行政人事部建立 文件发放管理台帐 对所有发放文件进行有效控制 确保 使用部门或文件持有人使用的文件均为有效版本 杜绝在正式场合内使用非受控 文件 4 4 文件的更改 4 4 1 任何人不得擅自涂改文件 文件需要更改时应由更改提出部门填写 文件更 改申请单 交管理者代表审核 总经理批准后方能更改 更改由行政人事部完 成 并应
5、保留文件更改内容的记录 4 4 2 对于更改后文件的审批 原则上应由该文件的原审批部门审批 如需对审批 部门进行变更 则应由总经理以书面形式专门指定 被指定部门有权调阅与该文 件有关的背景资料 4 4 3 行政人事部在对文件内容实行更改的同时 应按 文件发放管理台帐 的名 单发放修改后的文件 同时收回作废文件 并记录 4 4 4 对管理手册可按每页或章节实施更改 更改后该页或整章节修订号依次顺延 对程序文件的修改 可对每一页或每一独立程序实施更改 更改时应充分注意部 门间的相互关系和衔接 更改后的文件修订号顺延 4 5 文件的换版及作废 4 5 1 文件经多次更改使更改内容达到原文件的 30
6、以上或需进行大幅度修改时应 进行换版 换版前由原文件编制部门填写 文件更改申请单 经管理者代表审 核 总经理批准后进行换版 4 5 2 旧版文件由文件管理人员按 文件发放管理台帐 收回并记录 同时在作废 文件上加盖 作废 印章 4 5 3 对需要作为资料保留的作废文件 经确认后加盖 参考用 印章 在 文件 发放管理台帐 上注明 参考用 并分类保存 其它部门原则上不允许留用作废 文件 如文件持有人认为确有必要留用 应向文件管理部门提出申请 经批准后 文件管理人员在文件上盖 参考用 后予以登记 4 5 4 文件管理员根据 文件发放管理台帐 对回收的作废文件实施清点 在确认 已将所有文件副本均已收回
7、后一起予以销毁并记录于 文件销毁记录 上 正本 盖 参考用 留存 4 6 文件的管理 4 6 1 对于受控的内部文件 行政人事部应建立 受控文件总清单 进行统一控制 管理 各部门应指定专人负责归档保管 4 6 2 为防止文件的丢失和损坏 所有存入软盘的文件 应有登记并备份 4 6 3 文件破损严重时 应办理文件更换手续 更换文件的分发号沿用原文件分发 号 原破损文件由行政人事部负责按规定处理 4 6 4 文件丢失时 责任人必须书面阐述丢失原因 经管理者代表批准后方可补发 补发的新文件给予新的分发号 并在 文件发放管理台帐 上注明丢失文件的分 发号作废 必要时 将作废文件的分号通知有关部门以防误
8、用 4 6 5 人员调离岗位或离职时应将持有的文件和资料交部门主管或文件管理部门 4 6 6 受控文件一律不得擅自外借或复印 以防止本公司生产经营活动中的秘密外 泄和本公司的知识产权受到侵害 经总经理批准同意借阅或复印的文件 文件管 文件名称 文件控制程序 页 码 第3页 共3页 文件编号 LNJN CX 01 版 本 号 B 发行日期 2017年02月08日 修 订 号 0 理部门应填写 文件借阅 复制记录 4 7 其他管理要求 4 7 1 外来文件的控制 4 7 1 1 受控的外来文件的范围为 a 顾客提供的直接用作设计和施工用的技术文件 如图纸和标准等 b 与工程和管理体系有关的行业标准
9、 国家标准和国际标准 c 相关主管部门有关行业管理及工程和服务签发的法律 法规 行政规章 管理 条例 行政通知等 d 经公司行政人事部确认有必要进行控制的其他外来文件 4 7 1 2 直接引用的外来文件 行政人事部应组织相关部门主管对文件的适宜性进 行评审 评审能过的盖受控印章 行政人事部列入 外来文件控制清单 并 控制其分发 其更改执行外部相关部门的更改 4 7 1 3 评审未通过 若需作为参考的外来文件和资料 不受更改控制 4 7 1 4 当外来文件的有关要求可能涉及体系更改的需求时 应通知管理者代表 以及时识别体系更改的需求 保证工程和服务的符合性 4 7 2 行政人事部应在每年年初组织各部门对文件的有效性进行评审 检查国际标 准 国家标准 行业标准 企业标准 有关国家及地方性法律法规文件是否为 有效版本 发现问题及时处理 4 7 3 公文的管理按公司 公文管理办法 执行 4 7 4 记录的管理按 记录控制程序 执行 5 0 相关文件 5 1 记录控制程序 5 2 公文管理办法 6 0 记录 6 1 文件发放管理台帐 6 2 文件更改申请单 6 3 文件销毁记录 6 4 受控文件总清单 6 5 外来文件控制清单 6 6 文件借阅 复制记录
