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1、 高效会议管理技巧 高效会议管理技巧 分享分享 一 一 会议的种类会议的种类 按人数分类 按开会方式分类 按开会目的分类 团体会议 一对一会议 面对面会议 电话会议 视频会议 宣布人事安排 讲解政策的会议 当众表扬或批评别人的会议 临时处理突发事件的会议 固定的团队会议 集思广益的会议 二 二 会议效率不高的原因及具体表现会议效率不高的原因及具体表现 项 次 原因 具体表现 1 时间 会议安排在即将午餐的时间 每个人都饥肠辘辘 无心开会 2 地点 会议地点设在经理办公室 致使会议被频繁打断 无法正常 进行 3 开会对象的选择 必须出席会议的人未到 通知来的是一些可有可无的参加 者 4 主持人的
2、技能 会议主持人缺乏影响力 说服力 被参会者牵着鼻子跑 无 法达到会议意图 5 参会者的技能 参会者发言混乱 既不知如何表意 又不知如何引退 致使 会议失败 6 会议的准备工作 开会前没有通知与会者相关事宜 致使会议拖沓而无成效 7 开会的原因 目 的和结果 开会的原因 目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确 致使会议毫无意义 宣告失败 三 三 预防性管理预防性管理 会议 效率不高的原因 预防性管理措施 时 间 会议一般应安排在周二至周四上午或是下午两点半之 后 避免安排在周一或周五 地 点 地点尽量设置在一个封闭的会议室内 而且最好围着圆 桌进行 开会对象的选择 事先通知必须出席会议的人 将
3、出席会议的人分为必须 参加者 可以旁听者和可选择参加者几类 主持人的技能 选择具有亲和力 影响力的人担任主持人一职 参会者的技能 参会者一定要具有倾听能力 会议的准备工作 一定要提前做好具体的准备工作 开会的原因 目的和 结果 在会议举行之前将开会的原因 目的和结果通知所有的 参会者 四 四 高效会议的八大特征高效会议的八大特征 1 1 会议时间安排的规范会议时间安排的规范 上午 8 9 点之间 正是员工从家到公司 准备开始一天工作的时候 这个时候的员工 心绪尚且混 乱 还需一段时间才能进入工作状态 因此 试图在这一时间段举行会议 试图让员工回应会议提议 或进行业务分析 从人的生理和心理角度来
4、看 是不现实的 上午 9 10 点之间 员工已经开始进入工作状态 在这个时间段最适合进行一对一的会谈 同样也 是进行业务会谈的最佳时机 上午 10 12 点或下午 1 3 点之间 最适合调动员工集思广益 大家利用头脑风暴 不断想出新点子 新方法 下午 3 5 点之间 最好不要安排会议 这个时段的员工开始进入一天当中的倦怠期 人人希望马上 回家 在这个时段举行会议往往会事倍功半 2 2 会议规范本身会议规范本身 会议规范是指大家达成共识的会议守则 会议规范主要包括以下条款 所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人 以找出最适宜所有参会人的开会时间 超过 1 小时的会议应有书面通知 议程表及相
5、关资料 所有与会者都要准备在会上发言 准时开始 准时结束 各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任 所有与会者应知道维护别人的尊严 不在会中羞辱别人 这条规则最重要 需特别注意 意见不同是好事 议论才能面面俱到 甚至有人扮 黑脸 会议结束 2 3 天后 所有与会者应拿到会议记录 所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责 必要时请第三方监控 以保证会议质量 3 3 固定的会议流程规范 固定的会议流程规范 五 五 开会前的准备工作开会前的准备工作 1 1 无需开会的 五个如果 无需开会的 五个如果 图图 3 3 1 1 不需开会的 五个如果 不需开会的 五个如果 如果还有比开会更好的方法 即如果
6、能够通过一些看似原始的方法达到与开会同样的目的 就无需 举行会议 例如写纸条 打电话或发邮件等 这些方式可能在感觉上不如开会那么痛快淋漓 然而却简洁有效 对于一些问题的解决具有经济实 用的优势 如果你是唯一可以做决策的人 那么一定不要浪费自己和他人的时间 召开耗时长久的所谓会议 首先 因为他人的参与可能只能把问题变得更糟 其次 决策既然只能由你做出 就无需聚集他人集 体讨论 结果又全盘推翻他人意见 这种做法只会既不利于解决问题 又容易令自己陷入尴尬境地 会议成本是一个绝对不容忽视的问题 一定要做好会议成本的预算 不能用高昂的会议成本来换取 某些会议的发生 因为长此以往公司必然会不堪重负 得不偿
7、失 2 2 必须开 必须开会的 五个如果 会的 五个如果 图图 3 3 2 2 必须开会的 五个如果 必须开会的 五个如果 听取部门汇报工作 最好采用会议的形式 不能用每周或每月交一次书面报告的方式取代 定时 交书面报告往往会流于形式 往往会使公司上下形成为了交报告而交报告的不良风气 使公司内部缺 乏沟通 使问题和建议无法顺畅流通 长此以往 后果不堪设想 因此 每月一定要召开正式的会议 听取部门汇报工作 使各种信息在公司内部高效流通 表扬和批评是两种很好的激励方式 而当众的表扬和批评具有更强的影响力 采用会议的形式表扬 或批评 有利于充分发挥表扬或批评的作用 在大会上当众表扬 明星员工 可以树
8、立标杆 充分发 挥榜样的好作用 有效推动竞争 当众批评某些情节严重的错误行为 有利于警醒员工 避免同类事 情再度发生 当你给某一个项目小组 或者给你的部门分配任务时 一定要举行会议 不能采用邮件或者其他书 面形式 因为分派任务意味着要达到团结上下 协作完成任务的目的 只有通过会议把任务公共化 明确化 才能促进协作 从而保证任务的及时完成 六 六 准备工作的作用准备工作的作用 1 1 1H 5W1H 5W 图图 3 3 3 3 1H 5W1H 5W 1H 5W 是指会议准备工作需要特别注意的 6 个方面 用英文缩写表示为 1H 5W 2 2 特殊提醒特殊提醒 根据统计调查显示 会议人数最多不应超
9、过 9 个 最为合适的人数是 5 至 7 人 这个人数既能够防止 人数太少 不能集中反映群体思想 又能避免因为人数过多 从而造成一部分人的消极参与 当然 会议 的合适人数应该根据会议的议题 重要性具体决定 3 3 会议准备工作核对单会议准备工作核对单 会议的具体准备工作相当于会议的硬件 因此必须要面面俱到 将这些具体的工作一一列出就是一张 会议准备工作核对单 这张核对单虽然数目繁多 然而却是会议成功的有效保证 会议准备工作核对单 1 了解会议的目的 3 确定会议的形式 5 决定会议的时间 7 决定会议的地点 9 确定出席人数 11 是否准备会议名签 13 是否安排与会者住宿 15 确定视听教材
10、 17 准备会场周边位置图 19 确定自己人的相关资料 2 是否一定要开会 4 安排会议的议程 6 确定会议的主持人 8 研究会场如何布置 10 安排出席者座位 12 是否安排交通工具 14 是否发出了会议通知 16 确定辅助教材 18 是否要求与会者准备资料 20 是否安排会后娱乐项目并做好事先通知 4 4 主持人的准备工作主持人的准备工作 主持人的主持人的 4 4 个准备工作个准备工作 SWOTSWOT 分析分析 图图 3 3 4 4 SWOTSWOT 分析分析 SWOT 是以上四个英文单词的缩合形式 其中 S 和 W 代表主持人自身具有的主持优势和劣势 而 O 和 T 则是指你所进行的这
11、次会议主持工作对你周围的环境 也包括你自身 可能带来的机会或 是威胁 七七 成功会议的五种策略成功会议的五种策略 1 1 如何做开场白如何做开场白 2 2 如何达成决议如何达成决议 决策方式决策方式 彼德 德鲁克决议法彼德 德鲁克决议法 彼德 德鲁克是世界著名的管理大师 他通过多年的学习研究 总结出了达成 协议的如下步骤 通过这些步骤的有效执行 能够顺利达成协议 3 3 4 4 种群体决策种群体决策 4 4 4 4 种团队决策法种团队决策法 5 5 如何圆满结束会议如何圆满结束会议 八 八 会议中的沟通与反馈技会议中的沟通与反馈技巧巧 1 1 3 3 种沟通图画种沟通图画 1 1 沟通漏斗 沟
12、通漏斗 图图 5 5 1 1 沟通漏斗沟通漏斗 这样的漏斗现象时时刻刻发生在我们周围 真的非常可怕 所以 一定要掌握一些沟通技巧 争取让 这个漏斗漏得越来越少 2 2 沟通金三角 沟通金三角 图图 5 5 2 2 沟通金三角沟通金三角 沟通金三角反映的是一种换位思考的思维模式 只有开会沟通的双方采用换位思考的方式 使谈话双 方都站在对方的角度上 设身处地的为对方考虑 才能真正体会彼此的意思 也才能实现成功的沟通 所 以沟通的关键在于换位思考 3 3 沟通的冰山模式 沟通的冰山模式 图图 5 5 3 3 沟通的冰山模式沟通的冰山模式 沟通的冰山模式反映了两个人或者两组人在谈话时 谈的是同一个话题
13、 但是大家说出的内容只是冰 山露出水面的部分 而对方真正想表达的东西大部分隐藏在水面以下 冰山露出水面的部分只占整个冰山 体积的 5 20 隐含在水面以下的冰山体积 即对方真正想说却没说出的内容则占到 80 95 2 2 有效沟通原则有效沟通原则 3 3 造成沟通困难的因素造成沟通困难的因素 4 4 如何建立信任如何建立信任 九 九 会议中的反馈技巧会议中的反馈技巧 1 1 反馈的两种方式反馈的两种方式 2 2 反馈的两种类型反馈的两种类型 图图 5 5 4 4 反馈的两种类型反馈的两种类型 正面指导反馈 积极的反馈是一种正面的强化指导 即一般意义上的表扬 成功的正面指导反馈 一定要具有以下特
14、征 具有肯定行为价值 描述特定的行为 真心的 及时 经常 逐渐减少 建设性反馈是一种劝告指导 即一般意义上的批评 批评要非常注意方式 既要达到反馈的目的 又不能伤害别人的自尊 下面介绍 2 种效果较好的建设性反馈 3 3 反馈时的特征反馈时的特征 4 4 如何接受反馈如何接受反馈 十 十 主持人的会议管理技巧主持人的会议管理技巧 1 1 倾听的技巧倾听的技巧 1 1 倾听的礼节 倾听的礼节 2 2 倾听的具体方法 倾听的具体方法 3 3 倾听的误区 倾听的误区 倾听容易陷入以下误区 一定要格外注意 4 4 倾听 小总结 倾听 小总结 如果用两句日常用语来总结倾听的技巧 那你可以经常使用 我也有
15、相同的经历 如果是我的话 这两句话进入倾听状态 同时也能使会谈者充分感受到你正在倾听 其实 这两句话的作用在于它可以使 你置身于一种既合适表达自己感受 又能与别人融洽沟通的情境中 如此一来 身为主持人的你 当然能 够在会议主持中游刃有余 2 2 会议中的说话技巧会议中的说话技巧 会议中主持人要学会使用以下几种说话技巧 展示 即主持人使用流利的话语把自己的想法展示给大家 探询 与会者面对主持人的展示发言会持有许多不同意见 这时候主持人要用一些经典的探询式问 话来了解与会者的意见 例如 后来呢 那结果怎么样呢 那你到底什么意思呢 你能再 给我们讲清楚一点吗 评论 与会者回答完主持人的探询问话之后
16、主持人将对与会者的回答作出评论 如 我明白你的 意思了 我认为问题是 这样两者的沟通就可以顺畅进行了 建立 评论之后需要采用 建立 的说话技巧 建立 就像搭积木一样 是指主持人将与会者表 达的思想按照层次逐级归纳 从低级到高级 由初级协议至中级协议再到最终达成一致 建立 经 常使用的问话是 我们讨论完第一个问题了 接着我们再进一步 第二个问题您怎么看 那我们 再深一步 你如何看待这个问题的成因呢 我们进一步具体怎么解决这个方案呢 测试理解情况 在会议中总有一些人表示反对意见 对于这些反对意见作为主持人的你可能没听明 白 或者你认为大家可能没有听明白 这时候就要采用 测试 的问话方式 来测试一下大家的理解 情况 例如 刚才这位先生的发言大家都清楚了吗 或者说 您刚才是说的这个意思 我理解对 了吗 这就是测试的说话方式 用其来保证大家真正弄懂一些意见的实际含义 总结 在测试完理解情况之后 就需要总结 即把大家的意见集中 例如 刚才大家讨论非常好 我来总结一下你们说的是一 二 三 排除与引进 排除是指拒绝某些与会者继续发言 引进指邀请某些与会者发言 具体是指当主持人 碰到那些说话容易滔滔不绝
