202X年某集团档案管理手册

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1、档案管理手册档案管理手册 目录目录 第一章第一章分类方案分类方案 3 1 1 档案分类方案 3 1 2 档案分类 归档范围与保管期限表 6 第二章第二章管理办法管理办法 12 2 1 全宗卷管理办法 12 2 2 归档文件整理办法 14 2 3 房地产档案管理办法 17 2 4 医药档案管理暂行办法 20 2 5 医疗设备档案管理办法 22 2 6 医药科技档案管理办法 24 2 7 科研档案管理办法 26 2 8 声像档案管理办法 28 2 9 财计档案管理办法 31 第三章第三章规章制度规章制度 33 3 1 档案保密制度 33 3 2 档案保管制度 33 3 3 档案统计制度 34 3

2、4 档案借阅制度 34 3 5 档案鉴定与销毁制度 34 3 6 档案库房管理制度 35 3 7 档案防火安全制度 35 3 8 档案管理的工作流程 36 第一章第一章分类方案分类方案 1 1 档案分类方案档案分类方案 一 目的一 目的 为了加强中国远大集团公司档案工作整体建设与科学化 规范化 标准化管理 促进 档案信息的开发利用 根据 企业档案管理规定 档发 2002 5 号 工业企业档案分类 试行规则 1991 年 7 月 4 日国家档案局发布 使档案资源更好地为企业生产经营服务 结合档案管理工作的实际情况 特制定本分类方案 二 适用范围二 适用范围 本方案主要适用于中国远大集团公司医疗制

3、药 地产开发公司档案的分类整理 组织 案卷和排架管理 是上述企业档案分类的基本依据 其他单位可参照执行 三 定义三 定义 一 企业档案 是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家 社会和企业有保 存价值的各种形式的文件材料 二 类号 是指类目的标识符号 用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序 四 管理职责四 管理职责 一 中国远大集团公司负责制定 企业档案分类方案 二 中国远大集团公司所属各单位执行 企业档案分类方案 五 分类原则五 分类原则 一 中国远大集团公司企业档案分类原则是以企业全部档案为对象 依据企业管理 职能 结合企业档案构成的内容及其形成特点 保持档案之间的有机联系 既可满足企

4、业 档案分类管理的需要 又适当考虑了今后发展的需要 具有一定的包容性和延伸性 便于 科学管理和开发利用 二 中国远大集团公司企业档案分类以办公职能为基础 类目设置考虑了企业档案 的实际情况 为了便于管理利用 本方案只设到二级类目 二级以下类目的设置 根据有 关规定或企业实际可自行调整 六 类目的设置六 类目的设置 一 中国远大集团公司企业档案分类设置八级类目 即 党群工作类 行政管理类 经营管理类 生产技术管理类 科学技术研究类 房地产类 医药档案类 会计档案类 一级类目应保持稳定 不得变动 二 中国远大集团公司企业档案分类二级类目按照企业管理职能和档案特点设置 档案分类 归档范围与保管期限表

5、 中所设二级类目是企业档案分类的基本二级类目 一般不予变动 三 二级以下类目的设置 企业可根据有关规定和自身实际 参照 档案分类 归 档范围与保管期限表 中基本范围自行确定 一般不宜超过三级 四 类目的级位表示上下位的隶属关系 档案数量少的单位 可只分到一级或二级 类目 没有档案实体的类目可空号不用 七 分类方法七 分类方法 一 党群工作类 行政管理类 经营管理类 生产技术管理类的归档文件采用 问 题 年度 保管期限进行分类 二 房地产项目类的二级类目按工程程序设置 三级类目按建设项目或单位工程设 置 其中一些三级类目属类设置自定 三 科学技术研究类的二级类目按管理性文件和项目设置 三级类目按

6、科研课题设 置 四 医药 医疗设备仪器类的二级类目按管理性文件和医疗设备仪器的种类设置 三级类目按单机设置 五 会计档案类的二级类目按文种设置 八 标识符号八 标识符号 一 中国远大集团公司企业档案分类中的类目标识符号 一律采用英文字母与阿拉 伯数字标识 二 中国远大集团公司企业档案分类一级类目英文字母 大写 标识 即 党群工作类 A 行政管理类 B 经营管理类 C 生产技术管理类 D 房地产项目类 E 科学技术研究类 F 医疗设备仪器类 H 会计档案类 I 特殊载体 电子文件类 G 特殊载体 声像档案类 S 特殊载体 信用文件类 X 九 档号编制与排列九 档号编制与排列 一 在编档号时 目录

7、号 案卷号 件号之间用 隔开 在编案卷号时 一级 类目与二级类之间不用隔开 类目与案卷顺序号之间均用 隔开 编号排列有下列三种方式 1 改革后文书立卷以文件级排列示例 A 2001 Y 001 件号 保管期限 年度 一级类号 2 改革前除文书类以外档案各类排列示例 00 G1 0001 001 卷内顺序号 案卷顺序号 一级和二级类号 目录号 3 特殊载体 声像 电子 信用 档案排列示例 00 X 0001 001 卷内顺序号 案卷顺序号 一级类号和载体 目录号 二 党群工作类 行政管理类 经营管理类 生产技术管理类的归档文件以件为单 位进行整理 编号排列方法为 1 归档文件在分类方法最低一级类

8、目内 按事由结合时间 重要程度等排列 会议文 件 统计报表等成套性文件可集中排列 2 归档文件依分类方法和排列顺序逐件编号 在文件首页上端的空白位置加盖归档章 并填写相关内容 三 房地产项目类 科学技术研究类 医药档案类的编号排列方法为 1 均采用按大类流水分属类的排列方法 即在每个一级类目内按顺序编号排列 其中 房地产项目类中的商务资料不能与工程施工资料同时归档 特此规定房地产项目类设两个 流水号 即商务资料与工程施工分别流水编号 2 均不考虑案卷的保管期限与年度特征 以维护文件材料的系统和完整性 便于统计 鉴定 利用等工作 四 会计档案类的编号排列方法 1 按大类分属类编号排列 即在会计档

9、案类下分别按财务报告 帐簿 凭证 其它等 四个二级类目顺序排列 每个二级类目内再分别按年度顺序排列 2 案卷编号排列采用按属类内年度流水编号 五 各类档案的案卷排列 均按该类档案分类编号体例依次排列 即按各类案卷顺 序排列 个别企业由于档案形成规律和利用特点不同 为方便提供利用 在保持档案有机 联系和成套性的原则下 可以采取灵活的排列方法 但必须做到系列规律 井然有序 1 2 档案分类 归档范围与保管期限表档案分类 归档范围与保管期限表 一级一级 类目类目 二级二级 类目类目 类类 号号 名名 称称 类类 号号 名名 称称 概要概要基本内容基本内容 保管保管 期限期限 党代会会议全套材料永久

10、党委会党委会记录 纪要永久 大事记 年度工作计划 总结 报告 请示 批复永久 1 党 务 工 作 党委综合 性工作 工作制度 管理规定 专项工作安排 总结 处理收 发文簿长期 沿革 机构设置 印鉴管理 发展党员 统计报表永久 党员组织关系接转介绍信及存根长期组织管理 组织工作年计划 总结短期 领导人任免 离退休 干部职称评聘永久 内部机构负责人任免材料长期 党员干部 管理 党员评议 考核 领导班子党风廉正民主生活会记录短期 党费管理党费收缴 支出情况报告长期 2 组 织 工 作 评优表彰表彰奖励决定 通报永久 宣传工作年度计划 总结短期 宣传工作 企业对外宣传的出版物 图集 稿件 声像资料长期

11、 统战工作规定 计划 总结 民主党派章程 人员名单 主要活动材料短期 3 宣 传 统 战 港澳台华侨工作 民族宗教事务长期 纪检会议记录永久 纪检工作 纪委工作年度计划 总结 制度 统计工作长期 4 纪 律 检 察 案件审理 对违纪党员处理的材料 包括举报 调查取证 处理决定 请示 批复 证人证言 谈话记录 本人交待 检查 永久 职代会会议全套 包括文字照片 声像 永久 基层工会人员任免 分工长期 工会组织 建设 工会会员花名册 全委会 业务会记录 重要的 长期 工会工作年度计划 总结 请示 批复长期 工会综合 性工作 工会工作规定 制度 办法 经费管理短期 省部级以上劳模的事迹材料 光荣册

12、先进集体和个人材料永久 评优评先 年终先进集体 先进个人评比 表彰的通知长期 职工福利职工劳保福利 休养 困难补助短期 劳动竞赛劳动竞赛工作安排 情况总结短期 A 党 群 工 作 类 5 工 会 工 作 文体活动文体活动的安排 规定材料短期 一级一级 类目类目 二级二级 类目类目 概要概要基本内容基本内容 保管保管 期限期限 类类 号号 名名 称称 类类 号号 名名 称称 女工工作女工工作的材料短期 团代会团代会全套 包括文字 声像 永久 组织建设 团组织机构编制 干部任免 团员花名册 对团员的奖励 处分 团员 入团 退团材料 团员证的颁发 团员登记归入职工档案 长期 团费管理团费的收缴支出材

13、料长期 综合工作团委年度工作计划 总结 请示 批复 制度 宣教资料短期 6 共 青 团 工 作 评优表彰表彰 统计资料长期 专业协会短期 7 协 会 群众团体 成立 请示 批复 章程 成员名单 任职情况 章程 活动内容 学术论文 短期 编制历史沿革 企业史 基本情况介绍 大事记 年鉴及编志材料永久 年度工作会议成套材料永久 上级召开会议成套材料 召开的综合性和专业会议材料长期会议材料 董事会 监事会 股东会 总经理办公会 记录 纪要永久 年度综合性 专题性规划 方案 计划 总结 报告永久 印鉴管理的规定 制度 公文处理 行文规则的规定 车辆管理改革 费用补贴标准规定 办公用品管理 通讯费用补贴

14、标准 规定 保密工 作安排 总结 人员调整材料 一般信访材料 企业调研工作形成的 材料 参与社会活动形成的材料 短期 1 行 政 工 作 综合性事 务 收发文簿 重要信访材料永久 企业成立 合并 撤消 变更 迁址 印章 人员编制 任免永久 内部机构设置 人员编制 项目经理资质审核 申报 审批材料长期 机构设置 与人事任 免 部门职能划分 岗位职责短期 招聘录用 劳动合同 转正定级 军队转业安置 离退休 内退 下 岗 待岗 辞职 退职 丧葬抚恤 奖励 处分 职工调出调入 工 资关系介绍信存根 商调函存根 档案回执 专业技术职务评聘 长期 工作质量及责任目标考核 人事管理的规定 制度 办法短期 人

15、事管理 年度统计报表 职工花名册永久 出国人员因工伤 残 死亡和违纪遣返材料永久 上级和 出国人员条件 待遇 经费标准 外事纪律短期 2 机 构 人 事 企业劳务 出国工作 出国人员申报审批材料 出国劳务合同 经费结算长期 与法律顾问签订的合同协议永久 年度统计报表 计划 总结长期 法制建设的规定 办法 制度短期 经济合同案件 纠纷 诉讼形成的材料长期 3 法 纪 监 察 法律事务 法律问题的咨询 服务短期 政纪监察监察廉政工作的安排 总结 政纪监察的规定 制度 办法短期 4 法 纪 监 察 违纪案件 审理 对违纪案件 违纪人员调查处理永久 审计事务固定资产评估报告 财务审计报告 资金验证永久

16、 通知书 方案 报告 结论及处理决定 被审决定 审计报告 后续 审计 其他记录 永久 专项审计 工作活动 法人代表离任审计 审计书 述职报告 查证材料永久 5 审 计 工 作 审计管理审计方面的规章制度 指示批复 工作计划 总结报表短期 社会治安治安工作的规定 办法 制度 计划 总结短期 武装保卫武装保卫工作的规定 办法 制度 计划 总结短期 B 行 政 管 理 类 6 公 安 保 枪支弹药枪支弹药管理工作的规定 办法 制度 通知短期 一级一级 类目类目 二级二级 类目类目 概要概要基本内容基本内容 保管保管 期限期限 类类 号号 名名 称称 类类 号号 名名 称称 管理 民兵工作民兵工作的管理规定 制度 训练材料短期 重大交通事故的调查报告材料永久 消防 交 通管理 消防 规定 制度 办法 总结 情况反映 通报 责任状短期 属于公安业务的案件材料 按照上级公安机关档案管理规定执行长期 卫 刑事案件 审理 法院判决书永久 普通教育年度普教计划 总结 规章制度 奖励办法短期 中专和职 业教育 招生 录取 毕 结 业 成绩材料永久 高教育招生 录取 毕 结 业 成绩材料永久 职工培训职工培