《精编》如何開圈會

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1、1 如何開圈會 一 圈會目的要清楚明確 議題三個最適宜 與會人員以四至十人最理想 會前有資料 以免空口講白話 避免馬拉松圈會 1小時為宜 2小時為極限 准時開始 准時結束 每人發言時間控制在5分鐘之內 言簡意賅 掌握重點 不偏離主題 圈長應帶動討論 激發創意 立場中立 化解沖突 並對會議議程進行適當調控 開放心胸傾聽 尊重別人不同的意見 分享自己的想法與感受 圈會務必達成決議 決議之事項圈長指派專人負責提出行動計劃 圈會主席可以輪流擔當 圈會記錄要忠實和完整 3天內提報QCC推行委員會統計歸檔 追蹤圈會各項決議的行動及結果 2 如何開圈會 二 圈會輪值主席之形式為圈員提供了鍛練組織協調能力的機

2、會 主席一定要珍惜機會 努力開好圈會 與會人員應充分尊重之 要開好圈會 圈長和輪值主席在會前至少要提前4小時 花點時間作些會議組織准備工作 以求 先人一步 有備而來 准備事項包括 本次圈會主題之具體做法是否清楚 如果不清楚 一定要查閱相關資料或進行咨詢 會議中可能會碰到什么問題 怎麼應對 如何引導 上次圈會布置給圈員的准備事項是否已落實 如果不落實或未准備好 不如將會期延期 以達到預定的效果 圈員沒有特殊原因未作好准備致使會議延期 在圈會上作出批評 避免再有類似的錯誤發生 圈會應輕鬆活潑 但不易太松散 會議主席和圈長應適時調控 及時回到主題 圈會主席是會議的主要組織和掌控者 圈長或輔導員只在必

3、要時協助主席開展工作 以保證圈會的方向正確和有效 圈會開始時 由輪值主席先對上次圈會的決定作檢查 再提出本次圈會的主題和任務 圈會結束時 由圈長對本次圈會作總結 點評 明確下次的時間 地點 圈會主題以及下次圈會前各圈員要做好的准備工作等 3 腦力激盪術 一 腦力激盪術是1938年奧斯朋博士提出的一種會議方法 這種會議是對某一主題盡量讓大家在不加批評的氣氛下提出構想 同時利用靈感的相互誘導 由別人的構想聯想到其它的構想 腦力激盪術 有些人亦稱之為 實用的想像力 是一切創造性解決問題方法的來源 腦力激盪術 不是分析性的 僅僅是對于新對策的尋求 亦即采取新措施的方式來解決問題 其目的是盡可能地提出新

4、觀念以備選擇最好的 腦力激盪術的四大原則 1 摒絕批評構想 對任何觀念持有反對意見時 必須保留至稍后之時期 會議中不管別人構想是好是壞 絕不加以批評 2 歡迎自由奔放 異想天開的意見 必須毫無拘束 廣泛地想 觀念愈奇愈好 3 構想愈多愈好 不要掛慮構想內容的好壞 4 根據別人的構想聯想另一個構想 即利用一個靈感激發另外一個靈感 或者是把別人的構想加以修正變成更好的構想 腦力激盪術應避免之詞句 品管圈之圈長或圈員用腦力激盪術解決問題時 不能使用下列之 絕句 如使用這些詞句 會把圈員所提出之創意完全抹殺 1 理論上可以說得通 但實際上並不如此 2 恐怕上級主管不會接受 3 以前試過了 4 違反公司

5、之基本政策或方針 5 會被人譏笑的 6 沒有價值吧 7 可能沒有這麼多的時間 8 可能大家不會贊成 9 我以前想過了 只是沒有多大的把握 10 以后再想想看 或以后再研究吧 4 腦力激盪術 二 腦力激盪術的實施 腦力激盪會議的準備 1 時間 30分鐘左右 不要超過1小時 2 會議室 安靜 不受別事打擾 電話最好切掉 3 記錄人員最好有二人 4 準備小鈴 圈員有違反基本規則時 用按鈴來管理會議 腦力激盪術的實施要領 1 運用腦力激盪術時 若無適當的題目 是不易成功的 2 不能同時有兩個以上的題目混在一起 3 問題太大時 要分成幾個小題 4 創造力強 分析力也要強 更需具有幽默感 5 腦力激盪術分

6、析問題 時間以15分鐘至60分鐘為宜 6 圈長之外 須指定一位助理 將圈員之構想 簡要地寫在黑板上 書寫時 字體要清晰 用以啟發其它圈員的構想 7 使用腦力激盪 會產生出無數的創意 有時在1小時內會有400條以上的創意 但這些創意不一定均具有實用性 8 需要把許多想出來的創意 經過評價 以選取解決問題所必須的創意 9 評價腦力激盪所想出來的創意 圈員最好受過創造性思想訓練 能客觀地判斷 並對問題有廣泛的認識 10 評價各種創意時 可用下列分類處理 10 1 立即可以實施者 10 2 須較長時間 加以研究或調查者 10 3 缺少實用性者 腦力激盪術的效果 據實驗得知 用集體思考共同研討的方法要比

7、個人暗中思考摸索 可以多達44 有價值的創意 在自由開放的氣氛下 激起創意的連鎖反應 很容易使常人跳出經驗的圍牆 而獲得總想不到的成果 腦力激盪術和普通的開會 看起來好象是同一回事 都是評論某一問題由幾個人在一起開會 但腦力激盪術有其獨特之處 例如創意之數量愈多愈好 創意不管是好是壞 絕不批評 歡迎思想自由開放 因而產生了獨特氣氛 導致獨特效果 5 發掘問題的要領 持有 問題在任何地方都有 的意識 不要只做被上級所指示的工作 要具有自主性 經常去思考工作現狀的合理性 有無問題等 有困難時要仔細地觀察及考慮 依據數據做客觀性的判斷 要有 自己現場要由自己的力量改善 之意識 問題的內容不要有先入為

8、主的主觀看法 不要一開始就抱有 非常困難 無法解決 之類的消極態度 對於問題的看法 多聽取別人的意見 把握發現問題點的機會 日常工作中常見的問題 交談中發現的問題 工作結果及反省中發現的問題並及時記錄 自己對本身的工作 要自己去尋找問題 對工作現狀要抱有問題意識 積極地找出來 品質方面常見的問題點 不良率 客退 訴 率 品質異常 變異等 成本方面常見的問題點 人員 效率 經費 設備稼動率 工時等 產量方面的問題點 庫存 保管損失 產量 出貨日期 達成率等 管理方面常見的問題點 士氣提高 安全管理 現場美化等 6 活動題目的選定 列出問題點並作成問題點一覽表 列出問題點的原則 經常發生或困擾的問

9、題 顧客 含后工站 經常抱怨的問題 上級經常要求的事項 經常發生的項目 如品質 不良率高 變異大 效率 工時 稼動率 產量 達成率低等 成本 廢料高 修理工時多等 安全 事故發生件數多 繪製問題點一覽表 決定問題點的重要度 上級指示 符合上級的方針 計劃及指示 本圈的問題 單位內的重要問題 并且大部分是本圈所發生的問題 圈員參與度 大部分圈員都能參與討論 提出對策 協力解決 達成可能 本期活動期間內有達成改善的可能 依重要度決定活動題目 選取能符合自己圈水準的題目 選取圈員平時經常接觸到的題目 選取全員都能參與的題目 選取三個月左右有辦法解決的題目 選取盡可能有辦法反應上級方針的題目 能力 實

10、力及信心提高后才漸次地選取較難而有挑戰性的題目 活動題目選定理由 活動題目選定后 將選定理由以條文式 具體加以說明 7 活動題目評價特性之決定 現場五大任務之評價特性 有關質的評價特性 尺寸 純度 強度 性能 外觀的缺點數 色彩等 有關量的評價特性 收量 效率 工時 不良率 作業時間 加班時間等 有關成本的評價特性 收量 損耗費 廢料 原材料費 工時 加班時間 稼動率 修理工時 不良率等 有關安全的評價特性 災害發生件數 危險場所 不安全動作件數 有關士氣的評價特性 改善提案件數 出勤率 遲到率 不遵守標準作業件數 評價特性值的決定原則 選取能以數值化具體表現的真正的特性值 選取針對活動題目能

11、真正表現活動結果好壞的特性值 選取能每天或至少每周有辦法定期且繼續不斷搜集數據的特性值 針對活動題目 要具體地以數值來表現結果好壞的真正特性值不易選取時 盡量選取能使表現結果數值化的代用特性值 8 活動題目目標值之決定 決定目標值的意義 使圈員對品管圈活動之想法導入同一方向 要改善什么程度的動機 能具體地向圈員表示出來 對活動結果之好壞能夠容易判斷 可做為下期活動之反省 決定目標值時應注意事項 目標必須定的簡潔而明確易懂 目標必須適合全體圈員之能力者 目標必須具體而以數值表示 以約90 達成率以上的值為目標 依照過去的實際 圈員能力制訂 值得長期研討的問題則不妨分段分期制訂目標 9 活動計劃書

12、之擬定 擬定活動計劃書 檢討活動題目及目標 依照品管圈改善活動的步驟擬定活動計劃 活動計劃以周間計劃為宜 有關計劃內容 須經所屬主管之指導及批准 工作分擔 品管圈活動為使能順利進行 更有效地達成活動目標 圈長必須考慮圈員之性格 能力 職務來決定工作分派 非圈長做不可的事項 有辦法發揮自己專長的事項 非某位圈員來做不可的事項 簡單的內容 任何人都有辦法做的事項 為考慮教育效果 特別要由某位圈員來做的事項 複雜由一人無法完成的事項 有需要互相交換意見 一邊調整一邊進行才能完成的事項 共同進行比一人進行會增加效果數倍的事項 10 特性要因圖 一 QC七大手法中的寵兒 特性要因圖 特性要因圖是1953

13、年石川馨教授所提出的一種以把握結果 特性 與原因 要因 的方便而有效的方法 特性要因圖就是能一目了然地表示出結果 製品特性 與原因 影響特性的原因 之影響情形或二者之間的關系之圖形 因其形狀很像魚骨 故又稱為魚骨圖 在目前現場問題改善方面 被視為一種最方便 迅速有效的工具之一 所以在品管圈活動中一直扮演著非常重要的角色 特性要因圖的畫法 決定評價特性 自左向右劃一橫粗線代表製程 並將評價特性寫在箭頭的右邊 以 為何 不良 的方式表示 列出大要因 大要因直接部門可依據製程別分類 也可依4M 人 機械 材料 方法 來分類 大要因以圈起來 加上箭頭的大分枝到橫粗線 各大要因 分別記入中 小要因 利用

14、腦力激盪術 共同研討 依各要因分別細分 記入中要因 小要因 最末端必須是能采取措施的小要因 間接部門由圈員以中 小要因之類別予以歸納 再確定大要因 圈選出重要要因4 6項 用彩筆圈選 這些重要要因是作為下一步查檢的依據 當然圈選時仍需要借助於大家的經驗以及現場實況的狀況來判定 記入必要的事項 製品名稱 工程名稱 完成日期 參與的圈員及圈長 整理 整理於壁報紙或公布欄等 張貼現場 必要時可再召開圈會修正 11 特性要因圖 二 QC七大手法中的寵兒 特性要因圖 繪圖時之注意事項 集合全員的知識與經驗 盡可能地把多數有關人員 現場的主管 技術人員 前后製程的人員等集合起來 以自由發言的方式把要因記上

15、 但必須依據腦力激盪術的4原則的方法 不批評人家的意見 提出很多的意見 展開聯想 自由奔放 歡迎奇特的構想 應按特性別繪製多張的特性要因圖 例如以不良品的特性時 應分為尺寸不良 疵點不良 加工不良等 繪製各別的特性要因圖 把要因層別 應把計量的原因 溫度 速度 壓力 與計數的原因 機械別 人別 群體別 分開來 為使管理責任明確 應依部門別分類 以能解決問題為重點 繪製時 重點先放在 為什么會發生這種結果 分析后要提出對策時再放在 如何才能解決 依5W1H的方法自問自答也是很有效果的 為何必要 why 目的為何 what 在何處做 where 何時做 when 誰做 who 什么方法 how 特

16、性要因圖的用途 用途極廣 現場上 事務上 研究 營業上 甚至軍事上等都可以使用 特性要因圖的作成以腦力激盪法的方式進行 可使全員參加成為可能 使全員的知識得以積極整理 並使思想統一 發揮更大的效果 其用途可依目的分類為 改善解析用 以改善品質 提高效率 降低成本為目標 進行現狀解析 改善時用 管理用 發生很多抱怨 不良品或異常時 為找尋原因 采取除去措施時用 制訂作業標準用 為制訂或修改作業方法 管理點 管理方法等的作業標準 品質管制導入及教育用 導入品質管制 全員參加討論時用特性要因圖整理問題用 做為新人的教育 工作說明時用 12 特性要因圖 三 QC七大手法中的寵兒 特性要因圖 特性要因圖的使用步驟 與作業標準比較 所有要因寫完后 依最末端小板的要因調查現場實情並與作業標準之內容比較 決定改善事項並實施之 對各要因決定其應實施事項及改善事項 全員所決定實施事項必須明確地加以標準化后 確實實施 決定要改善的事項則不斷地作實驗及試行 並經常查檢其結果 確認重要的要因 對特性影響大而重要的要因 由全員以技術或經驗來決定 並分類為重 輕 微的要因 使全員徹底了解 經常公布於大家可看到的地方