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1、高效时间管理 现状障碍前提观念关键技巧行动 常见的浪费时间的行为示例 1 自我因素 混乱拖延授权不足个人需求 社会交往 社会接受度 完美度 风险规避 2 环境因素 访客电话邮件等候会议危机上司决策失误 病因 授权不足犹豫不决半途而废故意纵容担心遗忘 对策 该扔则扔不要移师暗处不放无关物品 将物品放在固定地方 让秘书协助建立良好的文件管理系统让文件在面前只流通一次下班最后一件事 收拾办公桌 为什么拖延 喜欢做的事情 熟悉的事情 容易做的事情 花费时间少的事情 已排定时间的事情 资料齐全的事情 经过筹划的事情 别人的事情 有趣的事情 紧急的事情 不喜欢做的事情 不熟悉的事情 难做的是事情 花费时间
2、多的事情 未排定时间的事情 资料不齐全的事情 未经筹划的事情 自己的事情 枯燥的事情 不紧急的事情 对策 切香肠法 各个击破 逐步解决用平衡表分析 对比拖延的理由和不拖延的好处 改变自己爱拖延的思维方式避免过分的追求完美 授权有道 管理是通过他人将事情办妥 授权就是将分内的若干工作委托部属履行 主管所授予的权力应以刚好能够完成指派的工作为限度 授权不卸责 给谁授权 下属 同事 上级外部资源其他 设备 标准 流程 培训等 哪些事情可以授权 管理者亲自履行的工作管理者必须亲自履行 但可借助部属帮忙管理者可以履行 但部属若有机会也可代行必须由部属履行 但在紧急关头可获管理者协助必须由部属履行 授权为
3、什么困难 担心部属做错事担心部属表现太好担心丧失对部属的控制不愿意放弃得心应手的工作找不到适当的部属授权 如何授权 瓶颈多半位于瓶的上端 沟通技巧不佳令部属等候 傲慢 优柔寡断 遥控 干扰部属的工作过分挑剔细节纵容或无视传达信息的人员 任意提高信息的紧迫性 高效时间管理的前提 积极的心态使命与目标 持续成熟模式图 独立 我 公众成功 个人成功 依赖 你 互赖 我们 3 要事第一 1 主动积极 2 以终为始 4 双赢思维 5 知彼解己 6 统合综效 7 不断更新 主动积极的理解 受制于人 主动积极 刺激 反应 刺激 反应 选择的自由 自觉 想象力 良知 独立意志 刺激 目标能唤起你最高尚的才能
4、自己的切合实际的书面的可衡量的有时限的平衡和谐的 下年目标 3 5年目标 10年目标 20年目标 人生目标 目标金字塔 使命宣言 角色 目标 每日目标 每周目标 月度目标 季度目标 年度目标 目标金字塔 每周目标 角色 目标 计划 行事历 授权 规划长期目标 使命宣言 角色 目标 规划每周目标 角色 计划 目标 行事历 授权 为什么不做计划 过分强调 知难行易 认为不做计划也能获得实效不了解做计划的好处认为计划赶不上变化不止如何做计划 四代时间管理理论 第一代时间管理 备忘录型第二代时间管理 事先规划安排行程第三代时间管理 规划 定优先顺序 操之在我第四代时间管理 以原则为中心 以良知为导向
5、创造高品质生活 什么是时间管理 科学的选择艺术的平衡 有障时间管理的四种观念 视时间为主宰 重形式不重实质 岁月不饶人 时间是最好的试金石 视时间为敌人 重效率不重效能 与时间赛跑 视时间为神物 忘记时间视时间为奴隶 工作狂 工作狂的害处 工作效率降低养成拖延的习惯 珀金森定律 可能导致工作的失败 工作狂 的原因 勤勉等于成就 勤能补拙 天黑就吹口哨 欠缺时间管理的技能显示重要性满足烈士感不知休闲的乐趣逃避不愉快的家庭生活 时间管理的关键 优先计划管理 时间管理通则 把每天要做的事列一份清单确定优先顺序 从最重要的事情做起每天都这么做 世界最大的钢铁制造公司伯利恒钢铁公司管理顾问李爱菲 重要
6、非紧急 重要 紧急 重要 紧急 M1 M2 M3 M4 非重要 非紧急 非重要 紧急 优先矩阵 事关重大者不可受制于细枝末节 哥德 优先矩阵分类表 偏重各类事务的结果 重要 非紧急 重要 紧急 重要 紧急 M1 M2 M3 M4 非重要 非紧急 非重要 紧急 尽量避免扩大M1 尽量减少M3事情 多投资时间在M2 尽量避免M4事情 优先矩阵 事关重大者不可受制于细枝末节 哥德 高效能组织 紧急不紧急 重要不重要 I I I I I I I V 20 25 65 80 15 1 4代时间管理的着眼点 第一代 易有成就感 但没有 优先 观念第二代 能未雨绸缪 但也不分轻重缓急第三代 有目标追求 但一
7、 三类事务耗时较多第四代 承认人比事重要 我比别人重要 针对个人独有的使命 帮助个人平衡发展生活中的不同角色 并且全盘规划日常生活 着重第二类事务的完成 如何处理高价值活动 让高价值活动充实每一天 剩余的时间再用于做琐碎的小事 坚持重点 排除外界干扰 头脑中始终有最终的结果 设定最后期限 合理安排事情的进展 将大项目分解 逐步完成 高效运用自己的黄金时段奖励自己 始终保持积极进取的态度 如何处理低价值的活动 授权或分派出这些活动 节约自己的时间 降低自己的标准 不要追求完美 学会放弃既没有价值 又浪费时间的事 将它们汇总 集中时间处理 做正确的事比正确的做事更重要 知识 做什么 为何做 习惯的建立 知识 做什么 为何做 意愿 想要去做 技能 怎么做 习惯 现在就做 立即行动 找出一件一直为你所忽略 但是会对个人回事业产生重大影响的事 写下来作为近程目标根据优先矩阵估计自己化在这四类事务上的时间 然后连续三天记录行事历 每十五分钟为一单位 验证正确与否 你是否满意自己运用时间的方式 有没有应当改弦易张之处 列举可授权的事项及合适的授权对象 并付诸行动 规划下一周的活动 依据不同角色设立目标 再把目标转化为行动 列入行事历 一周后 检讨自己是否成功的把人生目标和价值观融入日常生活 意志是否坚定 下定决心 以后每周固定规划行事历 并选择一定时间来进行 设计合用的表格
