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1、公文写作培训 公文写作培训 办公管理篇 主讲人 培训提纲 会议管理 1 会议记录 2 会议纪要 3 请柬与感谢信 4 公文处理 5 会议种类 会议组织程序 注意事项 企业日常会议 日常会议种类 一 行政技术会议 厂长 经理 办公会 厂务会 党务会 全厂 公司 职工大会 表彰会 经营活动分析会 质量分析会 安全工作会 含治安 消防工作 技术工作会 含生产技术准备会 生产调度会 科务会 车间 作业区 办公会 班组会 班组 科室 班前会 日常会议种类 二 各类代表大会 职工代表大会 党员代表大会 团员代表大会三 论文 成果发布会 QC成果发布会 企管成果发布会 科技成果发布会 企业日常会议程序 会议
2、结束 1 确定会议议题 议题数量 单独一个 多个按重要程度排列 议题来源 领导提出 部门收集 部门提出 会议议题 2 安排会议议程 议题顺序 发言顺序 有关文件 是否保密 通知内容 时间 议题 地点 出席人 3 发出会议通知 议程 编组 会标 花卉等 主席台布置 音响 投影 电脑等 会场布置 座次安排 会场设备 4 会务的准备 检查设备 会议记录 5 会议开始 编制会议纪要 6 会议结束 掌握会议时间 准时开会是准时结束的前提 了解参会领导的近期动态 台签字体要严肃 易于辨认 切忌出现错别字 涉密会议需制定参会人员遵守的保密注意事项 7 会议管理注意事项 培训提纲 会议管理 1 会议记录 2
3、会议纪要 3 请柬与感谢信 4 公文处理 5 会议记录学习要点 会议记录的含义 会议记录的作用和特点 会议记录的格式及写作要求 会议记录常见 病例 重点 会议记录的格式及写作要求 会议记录的含义 会议进程中用文字 或录音 录像 等手段将会议基本情况如实记录下来的书面材料 会议记录的作用 是传达与贯彻会议精神和决议 形成会议文件的依据 是编发会议简报和制作会议纪要的素材 是一个部门或单位历史的资料 依据作用 素材作用 备忘作用 原始性 完整性 真实性 会议记录的特点 只有记录权没有改造权 记录会议的所有内容 未经整理 未经综合 会议记录格式模板 一 会议记录格式模板 二 写作要求 会议内容 组织
4、概况 会议记录写作要求 由会议名称加文体组成 有会议时间 地点 主持人 出席人 列席人 缺席人 记录人组成 整体要求 准确 真实 清楚 完整 另起一行写 散会 二字 最后由主持人和记录人分别签上姓名 用简便的写法代替复杂的 使用省略法 择要而记 记得快 四代 三省 二要 一快 会议记录写作技巧 会议记录常见 病例 病例五 病例一 病例二 病例三 病例四 会议记录常见 病例 会议记录本内无目录 记录不完整 会议记录本没有按工作性质分开 会议记录本不固定 记录字迹潦草 书写材料不符合归档要求 培训提纲 会议管理 1 会议记录 2 会议纪要 3 请柬与感谢信 4 公文处理 5 会议纪要学习要点 会议
5、纪要的含义 会议纪要的作用和特点 会议纪要的格式及写作要求 重点 会议记录的格式及写作要求 会议纪要的含义 适用于记载 传达会议情况和议定事项时使用的一种公文 会议纪要的作用 上呈 向上级汇报会议情况和结果 以便及时得到指导 会后 在相应的范围内指导工作 解决问题 检查贯彻落实会议精神的重要依据 下发 传达会议精神和议定事项 要求与会单位共同执行 遵守 内容必须真实 概其要 精其髓 分析总结出规律 条理清楚 纪实性 概括性 理论性 条理性 会议纪要的特点 理论上的概括 层次分明 会议纪要的格式 标题 成文日期 正文 会议纪要 1 发文机关 事由 文种2 事由 文种3 会议名称 事由4 双标题
6、1 文首无主送机关标识2 先介绍基本情况 再介绍议定事项 1 写在标题下方居中2 无发文字号 结尾 1 提出希望 号召2 交待有关事项 实例一 关于编写产品使用指南的会议纪要 2007年8月18日 为了充分展示我公司产品优势 向顾客提供满意的产品和服务 2007年8月18日 董事长召集有关单位人员召开会议 就编写我公司 产品使用指南 一事进行了研究讨论 现将会议内容纪录如下 一 由营销部产品技术服务员任 负责编写 产品使用指南 要求按不同产品 品种单页设制 其内容编写既要扬长避短 充分展示我公司产品优势 又要有针对性地满足不同层次用户的需求 二 各产品生产单位要积极配合大力协助 使 产品使用指
7、南 编写任务能够及早完成 要求指定专人 技术人员 参与 认真负责 有的放矢地提供有关技术参数或质量指标 单位领导要严格把关 凡涉及我公司内部技术保密的有关内容不得入编 三 品质部负责 产品使用指南 的备案工作 本着 追求卓越 用户至上 的原则 主动与销售处沟通 及时了解掌握国内外市场动态 并根据用户需求不断修订和完善企业产品标准 为 产品使用指南 的编写提供相关资料 使其能够从另一个侧面展示我公司独具特色的风采 四 产品使用指南 编制完成后 营销部须妥善保管 有针对性地发放给公司有关用户 不得随意乱发 以免给公司造成损失 实例二 矿区行政办公会议记录时间 2007年12月28日地点 矿区办公大
8、楼会议室出席人 矿区副主任 劳资科科长 财务科科长 人事科科长 办公室主任 各作业区主管缺席人 生产科科长 因病 主持人 矿区副主任 记录人 办公室秘书 主持人发言 略 与会者发言 散会主持人 签名 记录人 签名 本会议记录共 页 进行加工整理 择其大要而成之通报情况 宣传会议精神 是法定公文 会议记录 内容方式 目的功用 会议记录与会议纪要的区别 一般会议都有会议记录 但未必有会议纪要 培训提纲 会议管理 1 会议记录 2 会议纪要 3 请柬与感谢信 4 公文处理 5 请柬 称呼 标题 正文 结尾 日期 落款 请柬 长辈直接写称谓领导直接写职务夫妻其姓名并列写 邀请者姓名或邀请者单位的名称
9、敬请光临 致以敬礼 恭候指导 请柬刘经理 兹定于7月22日9时 在本厂办公楼四楼会议室召开有关90t电炉改造工程座谈会 敬请光临指导 此致敬礼太钢第三炼钢厂二 七年七月二十一日 请柬的范文 感谢信 感谢信的封面 感谢信日本新日铁公司 我厂90t电炉改造项目于2007年8月15日开展以来 贵公司在设备和技术上给予很大的帮助 尤其是在后期工作中 贵公司派驻我厂的专家组在调试中废寝忘食 兢兢业业 积极配合我厂员工开展工作 他们以饱满的精神 敬业的态度与我厂员工携手并肩 风雨同路 确保了在关键和紧急情况下能够妥善应对 顺利渡过各种预料不到的难关 我们真诚地感谢所有与我们一起奋斗 一起共度难关的各位专家
10、组成员 感谢你们辛勤的工作和无私的奉献 你们这种认真细致 一丝不苟的精神值得我们学习 此致敬礼太钢第三炼钢厂二 八年一月一 感谢信的范文 培训提纲 会议管理 1 会议记录 2 会议纪要 3 请柬与感谢信 4 公文处理 5 公文处理 通常称文书工作 就是指公文的拟制 办理和管理等 即在公文从形成运转 办理 传递 保存到转化为档案或销毁的完整周期中 以特定的方法和原则对公文进行创制加工 保管料理 使其完善并获得的行为或过程 各级行政机关的办公厅 室 是公文处理的管理机构 时限性 机要性 公文处理的特点 凡进入文书部门的公文 都要及时迅速进行处理 不能延误 有的文书的处理要讲究适时 公文各个环节都要
11、注意时间上的衔接 收文 归档 公务文书处理 立卷 发文 公文处理环节 一 收文 签收 外部公文经传递到达本机关或单位之后的接收活动 登记 管理人员对收进 运转 处理的公文的完整数据进行登录 以便查找和统计 审核 公文登记后 进行的审核是决定公文是否被收文机关接受办理的关键环节 收文接收 收文日期应登记收文当日的日期不要误登为文件的成文日期 审核的部门是文秘部门 审核的对象是下级机关上报的需办件 审核内容 是否应由本机关办理 是否符合行文规则 是否符合国家法律 法规及其他有关规定 涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商 会签 文种使用 公文格式是否规范 审核内容 收文办理 拟办 对部分收文的办理
12、提出初步意见 供有关领导者批办时的参考 批办 领导人或部门负责人对公文阅读后 提出处置意见 承办 有关工作按批办意见具体承接处置公文所针对的事务和问题 催办 根据承办时限和内容要求对部分公文的承办情况进行检查 注办 公文办理完毕之后 简要签注承办经过和结果以备查考 收文办理 1 承办的工作范围 1 上级组织针对本单位的指示 有的需向下传达贯彻 有的在本单位内部执行 2 上级领导交代的事项或需要办复的公文 3 来自下级组织的请示及重要的报告 4 平行单位或其他不相隶属单位要求协作的函电 合同等 5 人大代表的建议 议案和政协委员的提案 2 承办的方式 1 领导明确批示要本单位综合办公室 秘书部门
13、 自办的公文 由办公室 秘书部门 直接承担办理 2 领导批示不再办理的公文 由秘书注明办结情况 作为办毕文书处置 3 需要转交有关部门办理的公文 要及时登记转出 即转办 转办分三种方式 原文转办 面告转办 电话转办 承办 中心环节和核心部分 1 上级机关发来需要机关 本部门贯彻执行或办理的文件 2 同级 不相隶属机关要求答复与办理的事项 3 下级机关 部门 报送的请示 4 重要事故 事件 人物等专案的处理 5 人民群众来信来访要求答复与处理的重要事项 6 各种需要传阅的文件 7 会议决议中需要办理落实的重要事项 催办检查的文件范围 二 发文 拟稿 撰写文稿的活动 拟稿是发文工作的第一个环节 会
14、商 当文书内容涉及其他不相隶属 含同级 组织或部门的职权范围时 发文机关应同其协商 征得同意后发文 若协商未果 则不能行文 核稿 公文草稿在签发之前由办公 厅 室进行全面核查与修正的活动 签发 对公务文书负有法定责任的领导人对经审核后的文稿进行终审的活动 发文制作 结构层次序数 依次为 一 一 1 1 签发的类型 签发 签发的权限 1 以机关名义发出的文件由机关领导人签发 2 重大问题须要会议通过或经机关领导人集体讨论后由机关主要领导人签发 3 一般业务的文件由负责该项工作的领导人签发或授权办公部门负责人签发 4 以机关内某个部门名言的发文由部门负责人签发 5 联合发文 须经所有联署机关的领导
15、人会签 签发原则 先核后签 签发后即为定稿 发文管理 注发 签发之后由文书人员在定稿上批注缮印制发要求 缮印 以印刷等方式制作供发出的公文 校对 对缮印的文书校样或印本进行全面核对检查 至少校对三次 用印 在公务文书上加盖发文机关印章证实其法定效力 签署 由签发公文的正职领导人在正本落款处签署其职务 姓名以证实其法定效力 发文管理 分装 按照有关规定和要求 拣配和分装文书 进行发文登记和装封 准备对外发出公文 传递 将分装后的文件 交给外收发人员 要求接收时清点数量 检查封装质量 办理签收手续 根据国家质量技术监督局 国家行政机关公文格式 有关公务文书的排版字号与字体的要求如下 1 发文机关标
16、识 推荐使用小标宋字体 字号以美观醒目为原则酌定 但应小于22mm 15mm 2 密级 秘密等级 保密期限用3号黑体字 3 发文字号 用3号仿宋体字 4 正文 一律用3号仿宋体字 一般每面22行 每行28个字 5 文书的印刷 一般份数较少的文件 采用复印和轻印刷 多者采用胶印或铅印方式 6 纸张 一律使用国际标准A4型号 缮印的要求 用印的要求 1 原则上印章应与发文名义相符 2 用印前后应履行一定手续 未办手续的不得用印 3 印章及供拼装在印版上使用的印模须保管在文书工作机构专人手中 用毕应尽快退回文书工作机构 4 印章应盖在成文日期上 上不压正文 下要骑年盖月 5 公文用印要核实份数 超过份数的不能盖印 立卷 将办理完毕 具有查考和保存价值的文件材料 按照它们在形成过程中的联系组成案卷 归档 将组成的案卷定期向机关档案室移交 清退 将部分办毕文书经清理后退还原发文机关或指定部门 销毁 对失去留存价值或留存条件的公文做毁灭性的处理 立卷和归档是文书办毕后的工作 平时归卷 指机关的公文立卷人员根据已经编好的立卷类目 将已处理完毕的文件 随时按类目上的有关条款归入卷内 组卷方法 按作者特
