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1、酒店档案管理规定1、随时收集各部门办理完毕的文件(含会议文件),资料按“条款类目”分别存放,翌年经检查齐全后,整理立卷归档。2、文件整理原则:1)制定一套能充分解决酒店文件记录保存问题的档案制度。无论归档方法是按字母顺序排列,按题目分类,还是按地区、时间等形式分类,其目的都是为了查找的迅速方便,因此都必须在档案夹里清楚地标明并把档案保存好,对每一份文件都要清楚地注明它归入的档案类目。2)每天都要进行清理归档,以免资料堆积。3)熟悉自己管理的档案,了解各部门的归档制度。4)每年要清理一次档案,及时清除不必要保存之材料。5)准确地做好文件索引,及时清除不必要保存之材料。6)归档要注意整洁,归档前要
2、先把资料进行分类,可把材料按类别分组装入一个待办卷宗,以便要归档时,所有材料都随手而得,避免盲目查找。7)立卷按永久、长期、短期分别组卷;卷内文件要把正文和底稿,文件和附件,请示和批复放在一起;卷内页号一律在右角,案卷目录打印四份,卷内目录打印五份。3、案卷厚度一般在1.5公分至2公分为宜,装订前拆除金属物,做好文材料的检查,如对披损或褪色的材料,应当进行修补和复制;装订部位过窄或有字迹的材料,要用纸加衬边;纸面过大的书写材料,要按宗卷大小摺叠整齐;对字迹难以辨认的材料,应当附上抄件;案卷标题要标明作者、问题或名称,文字要简练、确切、用毛笔或钢笔书写,字迹端正。4、根据卷内文件之间的联系,还要
3、进行系统排列、编页号、拟写案卷标题、填写案卷封面、确定保管期限、装订、案郑排列、编制案卷目录等,档案目录主要由封面、卷宗说明、案卷目录、卷内目录组合而成。5、案卷按年代、机构排列,永久与长、短期案卷分开保管,每个箱要编上顺序号及注明存放案卷年号与卷号。6、注意做好保密工作,档案室的房门窗要坚固,做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。7、每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查,发现问题及时采取补救措施,确保档案的安全。8、对于已失去作用的档案进行销毁或用碎纸机进行处理。销毁档案材料要经过认真鉴定,确定销毁的档案材料必须列册登记,送领导审批后销毁。9、销毁档案材料时,必须指派专人监销,防止失密。