《精编》领导力训练之角色认识与时间管理

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1、主管領導力訓練 一起思考 什麼是領導 什麼是管理 二者有何區別 管理就是通過他人做好工作領導是給予追隨者以希望和價值 讓追隨者作領導人認為應該作的事 管理 被管理者只是作管理者要作的事 領導 追隨者是作追隨者自己要作的事 領導 角色認識時間管理壓力管理 情緒管理意願強化成長管理人際關係 長處管理衝突管理溝通管理工作激勵 目標管理績效管理 人員管理 自我管理 團隊建設 管理 向上管理向下負責 自我管理 角色認識時間管理壓力管理 角色認識 角色認識 資訊溝通角色人際關係角色決策者角色 及時將上級指令傳達到下級 變為部屬的行動迅速將外部訊息及部屬情況回饋到上級 以供決策橫向部門之間及時交流資訊 進展

2、情況以利協作 在上級面前是被領導者 完成上級指令 在下級面前是領導者 下達指令並對結果負責在同級面前 協作者的角色在客戶面前是公司形象的代表 代表公司履行各項職責 將上級下達任務轉化為部門目標 並有效解決目標實施中的問題幫助解決部屬目標實施中遇到的問題要善於發現將來的問題 並將問題轉化為機會 作為制定規劃的依據 檢驗自己的領導行為 與人分憂瞭解每個人的長處 辦公室的門雖設而常開 為人解決困難 提供意見 經常到現場幫員工加油謀求讓員工更有生產力 更關注公司的目標 並公平地酬勞員工與員工相處融洽沒有特權 高高在上看不見他的蹤影 只會發號施令 等待結果出現只顧自己的利益 地位和自己的對外形象與員工關

3、係不和有特權 走動式管理早到遲退平易隨和虛心傾聽同事和下屬意見公司單位所重視的價值簡單明瞭 在辦公室裏大呼小叫遲到早退看不起普通員工只會自己滔滔不絕地說教把公司單位的價值複雜化 隨時可以找到公平有作決定的魄力謙虛謹慎不屈不撓地面對困難 有助理擋駕 普通員工找不著他對同事和地位相當的員工公平 對下層員工刻薄愛用老闆作擋箭牌傲慢自大運用手段逃避困難 把確認的價值原則堅持到底簡化問題能容忍公開的反對意見能叫出下屬員工的名字有堅強的信念 只有在自己的利益受到危害時才堅持原則把問題複雜化不能容忍反對意見不能叫出下屬員工的名字見風轉舵 必要時拼命工作信任員工把重要的工作分配給別人做不作與公司發展無關的社交

4、樹立公司單位形象 不願拼命工作 只強調客觀原因只相信制度條文和紙上的資料把工作往身上攬對社交樂此不疲只樹立自己形象 勇於承擔責任把功勞歸於他人資訊回饋及時該處分人時 從不回避去蕪存菁 遇事尋找替罪羊把功勞歸於自己 並埋怨部屬無能資訊流到他辦公室就出不來了找人充當惡人老想擴大自己的下屬隊伍 下屬遇到問題時 總是去幫忙在求強的前提下求大尊重所有員工瞭解業務 知道業績的真正貢獻人說話誠實不欺 敢負責任 無端打擾下屬工作 常把下屬叫到辦公室來開會和訓話只求大鄙視基層員工不知幕後英雄為誰表態空洞無物 模棱兩可 主動放棄不必要的控制權喜歡面對面交談溝通直截了當言出必行 為下屬員工所信任承認自己的錯誤 安慰

5、承認錯誤的人 對控制權情有獨鐘喜歡報告申 批旅行喜歡轉彎摸角脾氣變幻莫測 只說下屬員工愛聽的話 討好下屬死不認錯 老是責怪別人 不用行政規章來壓人公開行事紙上作業少從內部提升人才信守承諾 老是裝作公事公辦的樣子行動詭密酷愛紙上作業老是從外面挖牆腳不守諾言 辦公室平實無華認為在單位還有人與自己一樣有能力特別重視公司的目標和價值公司第一認為錯誤是種學習機會 只是不允許犯同樣的錯誤 追求華麗的辦公大廳貶低下屬中的能人 以免威脅自己的地位只自己重視自己的目標和價值個人利益第一認為錯誤就是十惡不赦 應該大加責罰 時間管理TimeManagement 時間管理是什麼 時間管理的架構每日行事安排的技巧時間管

6、理的實務應用各階層主管的時間管理 跳出時間的陷阱 六大陷阱過多的電話不必要的會議不速之客無意義的檔案無能的部屬刁蠻的上司 時間管理是什麼 什麼是時間管理 一 時間管理不是要把所有事情做完 而是更有效的運用時間 時間管理的目的除了要決定你該做些什麼事情之外 另一個很重要的目的也是決定什麼事情不應該做 二 時間管理不是完全的掌控 而是降低變動性 時間管理最重要的功能是透過事先的規劃 做為一種提醒與指引 時間管理不是什麼 時間本身不是問題 因為每個人每天所擁有的時間都是一樣多所以時間管理的問題本身不在於時間 而是在於自己如何善用及分配你自己的時間 時間管理是什麼 時間管理就是自我管理自我管理即是改變

7、習慣 以令自己更富績效 更富效能把事情很快地做完 叫做效率把事情很快又很對地做完 叫做效能時間管理就是事前的規劃或長期的計劃 你的時間管理出了什麼問題 自我檢查 1 我是否難以說清一天裏做了些什麼 2 我是否碰到了一個無法再拖延的問題 3 我是否做了實際上不需要做的事 4 我是否常常越權處理 5 我是否往往對某些任務要花費更多的時間 6 我是否難以按時赴約 7 我是否經常會忘記接下去準備做的事 如何找到原因 1 我做了什麼根本不需要做的事 2 我做了什麼能夠由別人 並且應該由別人做的事 3 我做了什麼耗時過長的事 4 我做了什麼會浪費別人時間的事 你的時間管理出了什麼問題 一 無法管理外在的要

8、求 主管最大的困擾就是 太多來自外界的干擾 隨時得放下手邊的工作去做別的事情 擔任主管的責任之一就是集合多人的努力 共同完成一份工作 換句話說 主管的工作有很大的一部份需要與別人互動 外界的干擾是主管工作的一部份 你可以排定某些時段做為你的緩衝時間 當有人臨時找你需要討論事情時 可以請他在你有空的時間再來 你的時間管理出了什麼問題 二 做事沒有方法 我們常運用自己所熟悉或直覺想到的方法做事 但事實上 這並不是最有效率的方法 完成一件事情 可以有許多方法 重點在於你能否找出最快速的方法 不要毫不考慮的就直接做了 先花幾分鐘的時間衡量一下 有什麼方法可以更有效率的完成事情 你的時間管理出了什麼問題

9、 三 過度溝通而沒有想法 如果真要開會 要避免毫無結果的討論 當我們遇到問題時 第一個想到的是找人開會 希望多一點人一起商量討論 但是 會議的核心目的在於做出決策 而非討論 主管應該事先分析問題的可能原因 可能的解決方法 然後在會議上提出來讓大家討論 聽聽其他人有什麼想法 這樣可以讓你原先的思考更為完整 而且可以當下做出決策 開完會後所有就能立即開始工作 時間管理的架構 艾森豪法則 排出正確的優先順序能量曲線原則 提高工作效率帕雷托Pareto法則 展開你的計劃 時間如何取捨 艾森豪法則 排出正確的優先順序 請排出正確的行事優先順序 A B C D 正確的行事優先順序 象限法 排定Priori

10、ty 時間的取捨技巧 很重要 很緊急 立刻親自處理很重要 不緊急 計劃性處理不重要 很緊急 授權委任不重要 不緊急 當作沒看見 陷阱一 時間的配置不對 消極回應vs積極掌握危機就是轉機規劃重於做事最好的控制是預防預防勝於處理 不合理的時間配置 明智的時間配置 1 重要的事情著重在PlanPlan著重在DoDo著重在CheckCheck著重在Action2 重要的事情要逐漸地交給信任的部屬 這叫 灌能 合理的時間配置 陷阱二 拖延 除了第四項以外 其它的做起來都不太愉快不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情 克服 思維習慣的改變 這件事令人感到為難 但是它非做不可 因此我將立即做完它 以便儘早忘

11、掉它 養成速戰速決的習慣將事情切成好幾塊小塊任務 快速地完成每一塊的任務完成最關鍵的部份 讓事情看起來像做完80 陷阱三 事必躬親 諸葛亮凡事必躬親 後來過勞而死 為何事必躬親 因為怕部屬取代不放心部屬 不信任部屬要求標準過高 陷阱四 有求必應 會花太多時間 會犧牲第二項時間受人尊敬重要 還是受人歡迎重要 不好意思拒絕請託的原因接納請託比拒絕請託容易擔心觸怒請託者想要做廣受愛戴之好人不知如何拒絕他人之請託每個人都有一個好朋友 叫 施小惠 可以適當地拒絕 拒絕的藝術 如何說 不 1 捨得2 勇於拒絕3 交待 1 怡情養性2 輕鬆一下 Conclusions 時間管理架構 1 兵貴速戰速決2 快刀

12、斬亂麻 1 決勝於廟堂之上2 灌能 均衡 緊迫的事 不緊迫的事 重要的事 不重要的事 1 依 重要性 與 緊急性 將工作分為 A類 指計劃於今日完成的工作B類 非A即B通常 1 A類工作不一定比B類重要 2 對今天而言 A B2 工作常可分為 1 欲交代部屬處理的工作 2 要與人聯絡協調的工作 3 必須親自單獨處理的工作通常 1 2 3 如何決定工作的優先次序 如何提高工作效率 能量曲線原則 提高工作效率 如何提高工作效率 1 了解自己每天工作時段的特性 善用之 2 以PDCA分佈週一到週五的工作性質 3 保持良好的體力 養成運動的習慣4 身心均衡地發展 培養良好的嗜好 注意研究你精力最充沛

13、腦子最清楚的時段 在此時段做最有價值的事 注意研究你注意力集中的時間有多長 在此時間內解決問題 該休息的時候一定要休息 在你感到疲倦之前就休息 你每天清醒的時間 就多增加了1小時 生理節奏法 1 工作時段分配法則 2 每週工作性質分配法則 如何展開你的計劃 帕雷托Pareto法則 展開你的計劃 1 捨得2 勇於拒絕3 交待 1 怡情養性2 輕鬆一下 良好的時間管理來自於計劃 1 兵貴速戰速決2 快刀斬亂麻 1 決勝於廟堂之上2 灌能 均衡 緊迫的事 不緊迫的事 重要的事 不重要的事 P A D C 不好 好 耗用時間 花時間在計劃上才是最節省時間的作法 耗用時間 你會怎麼做 假如你手中有100

14、張美鈔 其中有二張為百大鈔 其餘98張則為一元小鈔 若將這100張鈔票撒向天空 任由人們來撿 請問您會如何下手 在最短時間內抓到最多的張數 設法找到那二張百元大鈔 行有餘力 再抓其餘一元小鈔 可怕的80 20理論 80 的手機來電 來自20 朋友80 的生產力 來自20 上班時間80 的請假單 來自20 員工80 的業績 來自20 客戶 80 20法則 帕雷托Pareto法則 二八法則 花最少的力氣 獲得最多的效益你所完成的工作裡 80 的成果 來自於20 的時間 也就是說80 的努力是與成果無關的 80 20原理意示圖 80 時間 20 時間 80 成效 20 成效 重要的少數事物 瑣碎的多

15、數事物 一日之計在昨天下班前一週之計在於週日一月之計在於月底 每日行事安排的技巧 每日行事安排的技巧 事件取捨性質分析確立目標時間評估排定順序執行時段執行檢討其它 每日行事安排的技巧 我今天如何可以讓我更接近我的目標 以完成自己人生目標一小步為主 不是只為別人做事而已 不輕易的答應 勇於拒絕說 輕諾者必寡信 我今天可以做什麼 好讓今天有最多的喜悅 事件取捨性質分析確立目標時間評估排定順序執行時段執行檢討其它 每日行事安排的技巧 重要 緊急性的設定 該延就延 重要指的是對自己的重要 艾森豪法則授權 委外代工 什麼事 誰合適 他甘願做的動機 他如何做 他打算做的計畫實施表 何時該完成 督導時間 獎

16、勵辦法 相關任務 一併處理 事件取捨性質分析確立目標時間評估排定順序執行時段執行檢討其它 每日行事安排的技巧 事件取捨性質分析確立目標時間評估排定順序執行時段執行檢討其它 目標三原則 導向原則 依據公司總體目標及上級目標設立部門或個人目標SMART原則 即目標要符合五項標準具體的 Specific 可衡量的 Measurable 可達到的 Attainable 相關的 Relevant 基於時間的 Time based 承諾原則 上下級共同制定目標 並形成承諾計畫的20 彈性時間 每日行事安排的技巧 每件事要給完成的時間 時限化 及時段計畫的20 彈性時間 事件取捨性質分析確立目標時間評估排定順序執行時段執行檢討其它 每日行事安排的技巧 依重要性排出順序來 依順序一件一件地往下做 事件取捨性質分析確立目標時間評估排定順序執行時段執行檢討其它 每日行事安排的技巧 時間大餅的分割控制 法則每天只安排50 的時間 其它留給彈性時間 突發事件及休息時間休息時間 每小時有 分鐘的休息 大休息時間 事件取捨性質分析確立目標時間評估排定順序執行時段執行檢討其它 每日行事安排的技巧 人喜歡 快樂 的感