《精编》财务会计账簿的概念

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1、会计账簿 本章要点 1 会计账簿的概念 2 会计账簿的分类 3 会计账簿的登记方法 4 会计账簿的核对和错账的更正的方法 5 会计账簿的交接和保管 第一节会计账簿的意义和种类 一 设置与登记会计账簿的意义 会计账簿是由具有一定格式 相互联结的账页所组成 以会计凭证为依据 序时 分类 连续 系统 全面地记录和反映各项经济业务的簿籍 簿籍是账簿的外表形式 账户记录才是账簿的内容 设置和登记会计账簿是会计核算的一种专门方法 账户和账簿既有区别又有密切联系 账簿和账户所反映的经济内容是一致的 账户只是在账簿中按规定的会计科目设置的户头 而账簿可以连续 系统地记录和反映经济业务 是积累 贮存经济活动信息

2、资料的簿籍 在会计核算中 填制和审核会计凭证是不可缺少的一个重要环节 但是 仅有这一环节尚不能提供加强经济管理所必需的诸多会计信息 为此还需要在填制和审核会计凭证的基础上 设置和登记账簿 因为 在会计核算中 通过填制和审核会计凭证 虽然已经能够比较详细地记录和反映经济业务的发生和完成情况 但是 会计凭证数量很多 又比较分散 而且每一张会计凭证只能各自反映其不同的经济业务 说明个别经济业务的内容 既不能连续 系统 全面的反映和监督一个单位在一定期间内发生的同一类和全部经济业务的完成情况 也不便于日后查阅使用 因此 为了便于了解单位在某一期间内的全部经济活动情况 必需设置和登记会计账簿 借以取得经

3、营管理上所需的各种会计核算资料 设置和登记会计账簿 对于提高经营管理水平 加强经济核算 具有重要意义 一 账簿是系统地登记和积累会计资料的工具 通过设置和登记账簿 可以对全部经济业务按照不同的性质进行归类和汇总 使分散的资料进一步系统化 二 正确设置和登记账簿 可为编制各种会计报表提供系统的会计核算资料 有利于正确编制会计报表 三 正确设置和登记账簿 可为计算成本 费用 利润等提供详细资料 便于考核单位计划 预算的完成情况 有利于开展会计分析 检查和监督工作 四 通过设置和登记账簿 既便于保存会计资料和日后查阅使用 也便于会计核算工作的分工 五 保护企业财产的安全与完整 通过设置有关财产的账簿

4、 如设置固定资产 材料 在产品 库存商品 银行存款 现金 应收账款等账簿 日常记录这些财产的增减变化和结存情况 确定企业在一定时点上拥有财产的数量 通过财产定期清查盘点财产 确定其实有数量 并与账面结存数额相核对 如账实不符 应查明原因并及时处理 从而保护企业财产的安全和完整 二 会计账簿的种类 会计账簿的种类是多种多样的 可按照不同的标志进行适当的分类 以便正确设置和运用会计账簿 一 账簿按用途分类 账簿按用途分类 可以分为序时账簿 分类账簿和备查账簿 1 序时账簿 序时账簿也称日记帐 是按照经济业务发生和完成的时间先后顺序 逐日逐笔登记经济业务的账簿 实际工作中主要使用现金日记账和银行存款

5、日记账 分别用于登记现金 银行存款的收 付业务 以便加强对货币资金的监督和管理 2 分类账簿 分类账簿是对全部经济业务进行分类登记的账簿 按其反映内容的详细程度不同 又可分为总分类账和明细分类账 3 备查账簿 备查账簿也称辅助账 是对在序时账和分类账中未能反映和记录的事项进行补充登记的账簿 主要用来记录一些供日后查考的有关经济事项 如 租入固定资产登记簿 代销商品登记簿 等 备查账簿只是对账簿记录的一种补充 它与其它账簿之间不存在严密的依存 勾稽关系 二 账簿按外表形式分类 账簿按外表形式分类 可分为订本式账簿 活页式账簿和卡片式账簿 1 订本式账簿 订本式账簿是在启用前进行顺序编号并固定装订

6、成册的账簿 这种账簿账页固定 既可防止账页散失 也可防止抽换账页 因此订本式账簿一般用于具有统驭性的 比较重要的账簿 如总分类账 现金日记帐和银行存款日记帐等 但由于其账页固定 不能根据记账需要增减账页 再者 在同一时间内只能由一人登记 不便于记账人员的分工 协作 2 活页式账簿 活页式账簿是把账页装订在账夹内 可以随时增添或取出账页的账簿 这种账簿可以根据需要增减或重新排列账页 并且可以同时分工记账 但账页容易丢失或被抽换 采用活页账 平时应按账页顺序编号 并在会计期末装订成册 装订完毕后 应按实际账页数顺序编号 并加目录 这种账簿主要用于一般的明细分类账 3 卡片式账簿 卡片式账簿是由专门

7、格式 分散的卡片作为账页组成的账簿 这种账使用比较灵活 反映的内容比较具体详细 不需要每年更换账页 可跨年度使用 固定资产明细账 一般采用这种形式 三 账簿按账页格式分类 账簿按其账页格式分类 可分为三栏式账簿 多栏式账簿 数量金额式账簿和横线登记式账簿 1 三栏式账簿 三栏式账簿是指由设置三个金额栏的账页组成的账簿 2 数量金额式账簿 数量金额式账簿也称三大栏式账簿 是指在三大栏内 又设置有数量 单价 金额等小栏目的账页组成的账簿 3 多栏式账簿 多栏式账簿是指三个以上金额栏的账页所组成的账簿 4 横线登记式账簿 横线登记式账簿是指利用平行式账页 将同一经济业务的若干内容在同一横线进行详细登

8、记的账簿 三 账簿设置的原则 账簿设置 包括确定账簿种类 内容 作用及登记方法 账簿设置必须做到组织严密 层次分明 账簿之间保持内在联系和勾稽关系 起到相互制约的作用 一般说来 设置账簿应当遵循下列原则 一 会计账簿的设置 必须遵守国家有关会计制度的规定 结合本单位的经营规模和业务特点 全面地反映经济活动情况 满足经营管理的需要 二 会计账簿的设置 必须做到总分类账和明细分类账 日记账相结合 程序科学 相互衔接 配合严密 要力求简便适用 避免繁琐重复 三 会计账簿的设置 必须有利于财会部门内部的分工 便于会计人员记账 算账和报账 节省记账时间 第二节会计账簿的格式和登记 一 账簿的构成要素 在

9、实际工作中 账簿的格式是多种多样的 不同格式的账簿所包括的具体内容也不尽相同 但各种主要账簿都应具备以下基本要素 一 封面 主要标明账簿的名称 如总分类账 材料明细账 现金日记账等 二 扉页 扉页主要列示账户目录及账簿使用登记表 具体包括账簿名称 编号 账簿启用的日期和截止日期 页数 册数 经管人员姓名及交接日期 主管会计人员签章 账户目录等 其格式如表4 1 表4 2所示 表4 1目录表 三 账页 账页是账簿中用来具体记录经济业务的部分 其格式因账簿的类别和记录的经济内容不同而有所不同 但基本内容应该包括 1 账户名称 填写总账科目或明细科目 2 日期栏 填写记账凭证的日期 3 凭证种类及号

10、数栏 填写记账凭证的种类和编号 4 摘要栏 填写经济业务的简要说明 5 金额栏 填写资金项目的增减金额及余额 6 页次 填写该账页的顺序号码 二 日记账的格式和登记 一 普通日记账 普通日记账是指对全部经济业务按照发生的时间顺序进行登记的账簿 其结构一般包括 日期栏 摘要栏 账户名称栏 过账备查栏 借方金额栏 贷方金额栏 由于只有两个金额栏 因此这种格式又称为 两栏式 其格式如表4 3所示 普通日记账的登记方法如下 1 按照经济业务发生时间的先后顺序逐项登记 并指明分录的年 月 日 2 简明扼要地写明每一项经济业务的内容 3 必须写明应借 应贷账户的名称和金额 4 已记入普通日记账的记录应在月

11、终编报表之前登记有关分类账簿 并在普通日记账 分类账页数 栏内注明各有关分类账户的页数 以备查考 二 特种日记账 目前各企业 机关 事业单位一般没有设置按照全部经济业务完成时间的先后顺序进行登记的普通日记账 而是通过设置特种日记账对不同类别的经济业务按发生的时间顺序进行特别的 专门的登记 如现金日记账 银行存款日记账 有的单位还设有序时登记转账业务的转账日记账 1 现金日记账 现金日记账 是用来逐日反映库存现金的收入 支出和结存情况 以利于对现金的保管 使用及现金管理制度的执行情况进行严格的日常监督的账簿 利用现金日记账的记录 可以检查现金收款凭证 付款凭证有无丢失情况 保证账证相符 账实相符

12、 现金日记账必须采用订本式账簿 其账页格式一般采用三栏式 也可以采用多栏式 格式不同 其登记方法也就有一定的差异 1 三栏式现金日记账 三栏式现金日记账主要设有收入 支出 结余三个栏目 其具体格式见表4 4 三栏式现金日记账一般是根据审核无误的现金收款凭证 现金付款凭证直接逐日逐笔登记 填明业务日期 凭证号数 摘要 对方科目 收入或支出金额 每日账要每日清 不得数日合并登记 从银行提取现金收入数 由于只编制银行存款的付款凭证 不再编现金的收入凭证 因而应根据银行存款付款凭证登记 2 多栏式现金日记账 多栏式现金日记账是在三栏式日记账的基础上发展建立起来的 现金支出数应按应借科目分设专栏 收入数

13、按应贷科目分设专栏 各有关专栏的合计数 就可用来登记有关的总账 这种现金日记账的收入栏和支出栏 如果分别按其对应科目设置专栏 并列入一本账簿 那么账簿的篇幅势必太大 因而一般将这种日记账分为现金收入日记账和现金支出日记账 其格式如表4 5 表4 6所示 多栏式现金日记账的登记方法 其基本道理与三栏式一样 区别在于现金收入和支出分别反映在两本账上 根据现金付款凭证登记现金支出日记账 并按日结出每天的现金支出总数填记在支出合计栏内 同时将现金支出日记账上的支出合计数转记到现金收入日记账上 根据现金收入凭证登记现金收入日记账 并按日结出每天现金收入总数 登记在收入合计栏内 同时按 上期结存 本期收入

14、 本期支出 本期结存 的计算公式 结出当天现金的结存余额 与现金的实存数相符 2 银行存款日记账 银行存款日记账是用来逐日反映银行存款的增减变化和结余情况的账簿 通过银行存款日记帐的设置和登记 可以加强对银行存款进行日常的监督和管理 并便于与银行进行账项的核对 银行存款日记帐的格式也有三栏式和多栏式 其基本结构与现金日记类同 由于银行存款的收付 都是根据特定的结算凭证进行的 为了反映结算凭证的种类 号数 特设有 结算凭证 种类 号数 栏 三栏式银行存款日记账的格式 如表4 7所示 为了避免多栏式银行存款日记帐的篇幅过大 在实际工作中 一般也将其划为银行存款收入日记账和银行存款支出日记账 其格式

15、与现金收入日记账和现金支出日记账基本相同 从略 银行存款日记账是根据银行存款收款凭证 银行存款付款凭证直接进行登记的 其方法与现金日记帐的登记方法基本相同 3 转账日记账 各企业 机关和事业单位对于转账业务如设有转账日记账 其内容一般包括 日期 转账号数 摘要 借方一级会计科目和金额 贷方一级会计科目和金额等栏次 其登记方法 根据转账凭证逐日逐顺序登记 月终应当加计月份发生额合计 并核对相符 转账日记账的格式 如表4 8所示 三 分类账的格式和登记 一 总分类账 总分类账也称总账 它是根据总分类科目开设 用以记录全部经济业务总括核算资料的分类账簿 因为总分类账能分类 连续 全面 总括地反映企业

16、经济活动的情况 并为编制会计报表提供资料 所以 每一个企业必须设置总分类账簿 总分类账必须采用订本账 其格式为三栏式 由于订本式账簿页次固定 不能随时增添账页 也不能任意撕掉账页 因而在启用是应根据各科目发生业务的多少适当估计预留页数 三栏式总分类账的格式如表4 9所示 为了清晰地反映经济业务的来龙去脉 借方 贷方 栏目 除登记金额外 可再开设一 对方科目 栏 其具体格式见表4 10 总分类账的登记方法 由于采用的账务处理程序不同 其登记依据和登记程序不一样 它可以直接根据收款凭证 付款凭证和转帐凭证 按经济业务发生时间的先后顺序逐笔登记 也可以通过一定的汇总记账凭证方式按期或分次汇总登记 具体方法将在第十一章结合有关账务处理程序详细介绍 二 明细分类账 明细分类账也称明细账 是根据总账科目所属的明细科目设置 用以记录某一类经济业务明细核算资料的分类账 明细分类账对于加强监督财产的收发和保管 往来款项的结算 收入的取得以及费用的开支等 都起着重要的作用 因此 每一个企业都必须设置原材料 商品 债权及债务 固定资产 业务收入 费用开支以及其它各种必要的明细分类账 明细分类账一般采用活页式